Bilag 3a. Kravspecifikation for begrænset udbud af rammeaftale vedr. pleje af grønne områder samt befæstede arealer på Aalborg Universitet i København

Transkript

1 Bilag 3a Kravspecifikation for begrænset udbud af rammeaftale vedr. pleje af grønne områder samt befæstede arealer på Aalborg Universitet i København Delaftale 3

2 Indhold 1. Beskrivelse af udbuddet Indledning og formål Afdelinger omfattet af udbuddet Vejledning og terminologi Beskrivelse af den udbudte ydelse Gældende lovgivning og bestemmelser Generelle krav Arbejdets udførelse Serviceniveau Oprydning Afregning af timepriser... 9 Overholdelse af mindstekrav Beskrivelse af udbuddet 1.1 Indledning og formål Dette bilag indeholder en kravspecifikation for hvad den udbudte delaftale 3 om pleje af grønne områder samt befæstede arealer i København, som Aalborg Universitet gerne vil have indkøbt, skal indeholde. Ordregiver ønsker med dette udbud at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af pleje af grønne områder samt befæstede arealer på Aalborg Universitet i København. Side 2 af 10

3 Rammeaftalen er påtænkt at skulle dække serviceaftale samt indkøb af tjenesteydelser til Aalborg Universitetet i København. Arbejdet udføres efter gældende regler. Ordregiver forventer tillige at opnå økonomiske og servicemæssige attraktive aftaler, der tilgodeser Universitetets ønsker og behov. 1.2 Afdelinger omfattet af udbuddet Ordregiver under denne udbudsforretning er Aalborg Universitet, herunder følgende adresser: - A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV - Fredrikskaj 10a og b, 2450 København SV - Fredrikskaj 12, 2450 København SV 2. Vejledning og terminologi Tilbudsgiver skal besvare nærværende kravspecifikation, samt øvrige bilag, hvor der er tilkendegivet, at Tilbudsgiver skal udfylde et felt eller lignende. Tilbudsgiver tilkendegiver at ville opfylde alle krav i nærværende kravspecifikation ved at underskrive sidste side i nærværende dokument. Ordregivers behov er benævnt som følger: = Minimumskrav (manglende opfyldelse medfører, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt) I = Information om forhold der har tilknytning til nærværende ydelse, som altid skal overholdes Side 3 af 10

4 Vær opmærksom på, at både et minimumskrav () og en information (I) er et krav/information, der SKAL opfyldes af Tilbudsgiver, hvor Tilbudsgiver SKAL bekræfte overholdelse heraf ved, at underskrive sidste side i nærværende dokument. Tilbudsgiver skal bekræfte overholdelse af minimumskravet/informationen, for at dennes tilbud kan tages i betragtning (need to have). 3. Beskrivelse af den udbudte ydelse Aalborg Universitet ønsker med dette udbud at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af pleje af grønne områder samt befæstede arealer på Aalborg Universitet i København. De ønskede krav fremgår af nærværende bilag, samt bilag A (Særlig Arbejdsbeskrivelse). Udbudsopgaven omfatter følgende (bemærk at dette ikke er udtømmende liste): - Renhold, ukrudtsbekæmpelse, beskæring, græsklipning, rodfræsning, plantepleje, algebehandling m.m. Tilbudsgiver skal på kompetent vis kunne udføre opgaverne som beskrevet nedenfor. Alle nedenstående krav skal opfyldes. Tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav og informationer ved at underskrive sidste side i nærværende bilag. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt. Side 4 af 10

5 4. Gældende lovgivning og bestemmelser Krav ID Navn Beskrivelse af kravet Type af krav 4.1 Dokumentation Tilbudsgiver bekræfter på universitetets anmodning herom at kunne fremsende dokumentation for certificering i henhold til det arbejde, der udføres, af de af virksomhedens medarbejdere, som vil være tilknyttet arbejde på universitetet. 4.2 Uddannelse/sprog Alle medarbejdere der tilknyttes arbejde på universitetet skal kunne læse, tale og forstå instrukser på dansk. Dette gælder også eventuelle underleverandører. 4.3 Førerbevis/kurser Tilbudsgiver bekræfter til enhver tid, at det mandskab, der stilles til rådighed har gyldigt førerbevis samt har gennemført relevante kurser for at kunne udføre arbejdet. 4.4 Lovgivning/retningslinjer/anbefalinger Arbejdet skal altid udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Arbejdet skal endvidere altid udføres i overensstemmelse med branchens til enhver tid gældende retningslinjer og anbefalinger. 5. Generelle krav Krav ID Navn Beskrivelse af kravet Type af krav 5.1 Dagligt vedligehold Der vil være en væsentlig del af arbejdet som vil være af karakteren renholdelse af område omkring bygninger samt plantepleje. I 5.2. Planlagt vedligehold Der må påregnes en koncentration af planlagte vedligeholdes I opgaver i sommerferien. 5.3 Studiestart vedligehold Der vil op til studiestart med kort varsel kræves ekstra renholdelse I Side 5 af 10

6 før og efter denne periode. 5.4 Kvalifikationer Tilbudsgiver bekræfter at anvende erfarne og kompetente medarbejdere, der kan indgå i et samarbejde med universitetets driftsansvarlige, så de sammen kan løse opgaven på bedst mulig måde. Hermed accepterer Tilbudsgiveren at være forpligtiget til, at anvende kvalificerede medarbejdere som opfylder de faglige krav, som måtte være påkrævet ved udførelsen af pleje af grønne områder samt befæstede arealer. Ydermere skal de enkelte medarbejdere have gode personlige kvalifikationer, så de kan indgå i et team med universitets driftsansvarlige på området. 5.6 Instrukser/interne regler Tilbudsgivers medarbejdere følger til hver tid de instrukser og interne regler, der bliver givet og anvist af universitets driftsansvarlige på området. 5.7 Mobiltelefon Tilbudsgiver holder medarbejderne udstyret med mobiltelefon, så ordregiver kan kontakte de af tilbudsgivers medarbejdere, der udfører opgaver for ordregiver. 5.8 Logo Tilbudsgivers medarbejdere skal bære arbejdstøj med tydelig logo, så det er nemt at identificere medarbejderne. 5.9 Overenskomst Medarbejderne virker under en overenskomstlignende aftale mellem en faglig organisation og arbejdsgiveren Dokumentation og regningsrettelser Tilbudsgiver skal kunne udarbejde dokumentation og tegningsrettelser i forbindelse med pleje og vedligehold. 6. Arbejdets udførelse Krav ID Navn Beskrivelse af kravet Type af krav 6.1 Afdækning Tilbudsgiver accepterer at fortage afdækning af f.eks. belægninger, i nødvendigt omfang, ved udførelse af arbejder. Det er ordregiver Side 6 af 10

7 6.2 Maskiner, materiel, hjælpeudstyr mv. samt støj der definerer hvad nødvendigt omfang er. Tilbudsgiveren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførelse, herunder nødvendigt værktøj, hjælpeudstyr samt personlige værnemidler. I det omfang intet andet er aftalt, skal Tilbudsgiver ligeledes levere alle nødvendige materialer. Tilbudsgiveren skal i størst muligt omfang anvende lyddæmpede maskiner til arbejdets udførelse, således at støjen på arbejdspladsen minimeres. Såfremt der skal udføres støjende opgaver, skal Tilbudsgiver kontakte Universitetets driftsansvarlige forinden og aftale tidspunkt for udførsel af opgaven. Mk 6.3 Kontrakt Opgaverne udføres i henhold til kontrakt. Der vil løbende blive foretaget stikprøver. 6.4 Kontaktperson Ved bestillingsopgaver skal Tilbudsgiver kontakte den af Ordregiver oplyste kontaktperson. Færdigmelding skal ske straks efter arbejdets færdiggørelse. Dette skal gøres ved hver enkelt opgave med henblik på Ordregivers accept af Tilbudsgivers timeforbrug. Kasseret arbejde udbedres uden merudgift for Aalborg Universitet. Statusrapport Én gang om måneden skal Tilbudsgiver sende statusrapport til Ordregiver på udført arbejde. 6.5 Særlig Arbejdsbeskrivelse Arbejder skal altid udføres i henhold til Ordregivers gældende Særlige Arbejdsbeskrivelse (Bilag A). Den særlige arbejdsbeskrivelse beskriver, hvorledes Side 7 af 10

8 6.6 Retningslinjer eksterne samarbejdspartnere på AAU arbejdsopgaver skal udføres samt hvilke kvalitetskrav der stilles til de enkelte opgaver. Tilbudsgivers medarbejdere skal gøre sig bekendt med retningslinjer for eksterne samarbejdspartnere på AAU, som kan findes her 7. Serviceniveau Krav ID Navn Beskrivelse af kravet Type af krav 7.1 Udførelsestidspunkt Udførelsestidspunktet for planlagte opgaver skal aftales med ordregivers driftsansvarlige. Såfremt der sker ændringer i forhold til det aftalte tidspunkt og/eller tidsplan kontaktes Ordregivers driftsansvarlige. 7.2 Bestillingsopgaver Arbejder må kun udføres efter bestilling fra Ordregivers driftsansvarlige, og arbejdet skal tilrettelægges således at det i videst muligt omfang er den samme person hos tilbudsgiver, som udfører arbejdet på et givent område hver gang. Det præciseres at ordregivers driftsansvarlige informerer Tilbudsgiver om en given arbejdsopgave. Tilbudsgiver overdrager selv opgaven videre til udførende medarbejdere uden yderligere ressourceforbrug af Ordregiver. 7.3 Responstid Bestillingsopgaver skal som udgangspunkt udføres af Tilbudsgiver fra dag til dag. Såfremt dette undtagelsesvist ikke er muligt, skal Tilbudsgiver give Ordregiver besked om dette ved bestilling. 8. Oprydning Krav ID Navn Beskrivelse Type af krav 8.1 Løbende oprydning Tilbudsgivers medarbejdere foretager løbende oprydning ved Side 8 af 10

9 arbejdets afslutning efter anvisning fra Universitets driftsansvarlige på området. 8.2 Affaldsløsninger Tilbudsgivers medarbejdere sikrer at arbejdspladsen ved arbejdsdagens ophør forlades rydelig og at affald er bortskaffet. Som udgangspunkt må Ordregivers affaldsløsninger ikke anvendes men der kan laves lokale aftaler på det pågældende område. 8.3 Maskiner og lign. Maskiner, materialer og lignende som er til fare for sikkerheden eller til gene for den daglige drift fjernes løbende efter anvisning fra Universitets driftsansvarlige på området. Det er Tilbudsgivers medarbejderes eget ansvar at sikre disse mod tyveri og hærværk. 8.4 Henstilling af maskiner mm. Henstilling og opbevaring af maskiner, materialer mv. skal afklares med Ordregiver. Ordregivers anvisninger skal til en hver tid følges. 9. Afregning af timepriser Krav ID Navn Beskrivelse Type af krav 9.1 Afregning Pleje- og renhold iht. til serviceaftaler og bestillingsarbejder (tjenesteydelser) faktureres månedligt. Tilbudsgiver skal sende en fyldestgørende elektronisk faktura. 9.2 Rekvisitionsnummer Servicearbejder samt bestillingsarbejder kan ikke igangsættes uden rekvisitionsnummer fra ordregiver. I Side 9 af 10

10 Overholdelse af mindstekrav Tilbudsgiver skal bekræfte overholdelse af alle mindstekrav og Informationspunkter angivet i nærværende bilag 3a. Overholdes alle mindstekrav markeret med og informationspunkter markeret med I i henhold til nærværende bilag 3a? Undertegnede tegningsberettigede Tilbudsgiver erklærer herved, at overholde alle oplistede mindstekrav og informationer i nærværende bilag: Underskrift: Dato: Navn: Firmastempel og underskrift Side 10 af 10