Dialogmøde 2011 (afholdt i 2012) Danske Funktionærers Boligselskab

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2011 (afholdt i 2012) Danske Funktionærers Boligselskab Dato: 1. februar 2012 *) Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Driftschef Ole Pedersen (OP) Boligrådgiver Janni Larsen (JL) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) *) Se under punkt Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. Kommunen har først modtaget styringsrapporten den 21. december 2011, mod forventet i foråret 2011, hvilket løbende har været drøftet med boligorganisationen. Årsagen har været, at nogle af boligorganisationens afdelinger (i andre kommuner) ikke har godkendt regnskabet, hvorfor boligorganisationen ikke har indberettet styringsrapporten. Retningslinjerne blev drøftet, og der er nu enighed om, at styringsrapporterne skal indberettes rettidigt. 3. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for at drøfte aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja Afd /52, Blommestien /Kirsebærstien/Navrvej Udlejningssituationen ønskes drøftet - drøftet under punkt C. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Danske Funktionærers Boligselskab) 1/5

2 B. Gennemgang af boligorganisationen DFB har i alt 23 afdelinger fordelt i 10 kommuner. Københavns Kommune er tilsynskommune for selve boligorganisationen, og Kalundborg Kommune er tilsynskommune for 1 afdeling, som er beliggende her afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej, som er beliggende i Svebølle. Øvrige kommuner med afdelinger er Frederiksberg, Frederikssund, Gentofte, Glostrup, Holbæk, Høje-Tåstrup, Hørsholm og Nyborg. Elementer i styringsrapporten for selve boligorganisationen drøftes dog på dette dialogmøde, såfremt disse har betydning for afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej. 1) Økonomi/drift Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Rigtig mange afdelingerne har behov for at gennemføre renoveringer og/eller ombygninger eller tilskud til huslejenedsættelser for at imødegå udlejningsbesvær, og får i den forbindelse behov for økonomisk tilskud fra selskabet. Hertil kommer den geografiske spredning, som udfordrer driftsoptimeringsmuligheder, specielt i de mange små afdelinger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der er udarbejdet fremtidssikringsanalyser/helhedsplaner for 20 ud af 23 boligafdelinger. Den udfærdigede fremtidssikringsanalyse for afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej blev udleveret til kommunen på dialogmødet. Ud over en detaljeret kortlægning af hele afdelingen, har analysen også haft til formål at kunne bruges som udgangspunkt for udarbejdelse af en foreløbig helhedsplan, som er en forudsætning for evt. støtte fra Landsbyggefonden til gennemførelse af en egentlig helhedsplan. Herunder støtte til en forebyggende indsats, huslejenedsættelse, genopretningsarbejder m.v. Konklusionen i analysen for Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej er imidlertid, at der ikke udarbejdes en helhedsplan for afdelingen på nuværende tidspunkt, og dermed ikke søges støtte i Landsbyggefonden. Administrationsbidraget ligger lidt over benchmark (gul markering). Øvrige nøgletal er pæne. Opgørelsen over sager ved beboerklagenævnet dækker alle 10 kommuner, hvor der i alt har været 1 sag, som er helt eller delvist tabt. Vedrørende lejetabet i afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej ønskes redegjort for, om det forventes, at boligorganisationens dispositionsfond fremadrettet fortsat vil være i stand til at dække dette, idet dispositionsfonden pr. lejemål er forholdsvis lille iflg. benchmark. OP oplyser, at det ikke er alle boligorganisationens afdelinger som har lejetab, og at det forventes, at dispositionsfonden også fremadrettet vil kunne dække lejetabet i afd. Blommestien/Kirstbærstien/Navrvej. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Beboernes manglende viden om organisationen og beboerdemokratiets muligheder. Organisationsbestyrelsens synlighed i afdelingerne. Den umiddelbare interesse for at indgå i det beboerdemokratiske arbejde. Manglende politikker / værdier for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø for ejendomsfunktionærer. Manglende uddannelsespolitik for nyvalgte (afdelings)bestyrelsesmedlemmer. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Danske Funktionærers Boligselskab) 2/5

3 Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Øget åbenhed om organisationsbestyrelsens arbejde. Politikker /værdier på ovennævnte. Bestyrelsen har ikke det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling Boligorganisationen oplyser de har igangværende overvejelser omkring markedsføring for på den måde at synliggøre sig bedre. Fordeling over udlejningen af boligorganisationens boliger i Kalundborg Kommune : Efter venteliste 26,67 % Kommunal anvisning 70,00 % Fleksibel udlejning 0 % Kombineret udlejning 0 % Annoncering 3,33 %. Opgørelse over ledige boliger i procent, ultimo året (gælder hele boligorganisationen) : Familieboliger 0,23 % Ældreboliger 0,00 % (fordi tomgangslejen dækkes af kommunen) Ungdomsboliger 2,73 % Afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej består af 29 boliger. Men der er p.t. 30 lejemål, idet 1 lejemål er udlejet som 2 selvstændige lejemål (iflg. en gammel aftale med Bjergsted Kommune). Ved genudlejning vil lejemåle igen kun blive udlet som 1 lejlighed. Der er 23 familieboliger og 6 ældreboliger i afdelingen. Kommunen har i dag 100% anvisning til 2 af familieboligerne. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status Der er ingen planlagte eller igangværende byggearbejder i afd. Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej. Der er ingen planlagte eller igangværende støttesager i Landsbyggefonden.. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er kritiske nøgletal i forhold til benchmark i 9 af boligorganisationens afdelinger, heraf Afd. 93/52 Blommestien/Kirsebærstien/Navrvej: Ledige boliger (rød markering) Afd. 93/52 har i forhold til benchmark pæne opsamlede henlæggelser til vedligeholdelse. Afdelingen har en afdelingsbestyrelse, men OP oplyste at den p.t. kun består af 2 personer. (Reglerne foreskriver minimum 3 beboere i en afdelingsbestyrelse). Afd. 93/52 har 17,39 % ledige boliger ultimo regnskabsåret. Afdelingen er ingen venteliste. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Danske Funktionærers Boligselskab) 3/5

4 Boligorganisationen påpeger, at det er meget svært at udleje boliger, idet lejen generelt er for høj i forhold til både det private udlejningsmarked og dels prisen for en ejerbolig. Det er især boligerne på Navrvej, der er svære at leje ud. Der er p.t. 5 ledige. Boligerne er alle på 90 m2 og 4 værelse og lejen er kr./måned. Boligorganisationen har besluttet/igangsat følgende tiltag for at bedre udlejningsvanskelighederne: Penge til bedre markedsføring: Skilte (til leje) i bygningerne/boligerne Gardiner og blomster i de ledige boliger Reklamer Kontakt til virksomheder Herudover har boligorganisationen besluttet at yde tilskud nedsættelse af huslejen i alle 4-rums boligerne. Tilskuddet udgør 500 kr./måned pr. bolig. Forsøget er trådt i kraft pr. 1. januar 2012 og forsøgsperioden er foreløbig 2 år. Kommunen roste boligorganisationen for de mange tiltag i forsøget på at mindske udlejningsproblemerne. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde På sidste års dialogmøde blev det aftalt, at kommunen undersøger nuværende udlejningsaftale og tager kontakt til boligorganisationen med henblik på en afklaring af denne. Kommunen redegjorde for den igangværende gennemgang af samtlige udlejningsaftaler m.v. se under punkt Drøftelse af eksisterende udlejningsaftale med kommunen Nuværende godkendte aftale er gældende fra den 1. januar Kommunen: Der er behov for ny udlejningsaftale. Kommunen er p.t. i gang med en gennemgang af samtlige vores udlejningsaftaler. Kommunen forventer at kunne melde mere generelt ud herom på fællesmødet i februar BDA og HP orienterede om kommunens igangværende gennemgang af ældre- og ældrevenlige familieboliger m.v., herunder at det muligvis kan forventes, at kommunen vil opsige de nuværende ældrevenlige familieboliger med 100% anvisning. 5. Regnskabet for 2010 Regnskabet for 2010 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning uden bemærkninger. 6. Eventuelt Boligorganisationen oplyser, at der ikke er igangværende planer om fusion med andre boligorganisationer. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Danske Funktionærers Boligselskab) 4/5

5 HP oplyste, at de vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes automatisk fra Det er derfor vigtigt, at disse er korrekte. Det er i.h.t. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. HP oplyste, at kommunen har konstateret, at 21 familieboliger slet ikke er registreret i Det drejer sig om Kirsebærstien 1-6 og Navrvej Dette er uheldigt, da registreret bl.a. er borgernes mulighed for at finde oplysninger om boligerne, herunder hvor der måtte være en ledig bolig. Boligorganisationen retter op på disse forhold. 7. Næste dialogmøde 2012 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 29. februar Styringsrapporten indberettes snarest muligt herefter. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Markedsføring Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Ingen. Nærværende referat godkendes af Vestsjællands almene Boligselskab Kalundborg Kommune den / den 13 / Driftschef Ole Pedersen Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign. underskrift) (sign. underskrift) (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Danske Funktionærers Boligselskab) 5/5