Gode råd om. Sygefravær. Sæt fokus på sygefraværet det betaler sig! Udgivet af Dansk Handel & Service

Transkript

1 Gode råd om Sygefravær Sæt fokus på sygefraværet det betaler sig! Udgivet af Dansk Handel & Service Sygefravær 2006

2 Gode Råd om Sygefravær Det betaler sig at stille skarpt på medarbejderens sygefravær. Hvis din virksomhed kan nedbringe medarbejdernes sygefravær, er der gode penge at spare. 2

3 Sygefravær koster hvert år virksomhederne og samfundet milliarder af kroner. Det gennemsnitlige sygefravær for funktionærer i danske virksomheder er på 3,15 procent, hvilket svarer til cirka syv fraværsdage per medarbejder om året.tallene er inklusive sygdom, børns sygedage og sygdom i forbindelse med arbejdsulykker (Kilde DA 2005). Erfaringerne viser, at en tidlig indsats er afgørende for, at medarbejderen kan vende hurtigt tilbage til arbejdet og dermed holde udgifterne til sygefravær nede. Det er imidlertid vigtigt at være opmærksom på, at de årsager, der ligger til grund for sygefraværet, ofte er vidt forskellige fra virksomhed til virksomhed. Det er ligeledes vigtigt at fastholde skellet mellem det hyppigt gentagne fravær (klatfraværet) og det længerevarende sygefravær, da de to typer fravær kræver forskellige indsatser. Nedenfor kan du se forslag til, hvordan din virksomhed kan sætte fokus på og nedbringe sygefraværet. Virksomhedens fokus på sygefravær Et konstant og systematiseret fokus på sygefravær kan i sig selv virke forebyggende på fraværet. Erfaringerne viser, at fraværet falder, når medarbejderen oplever, at der sættes fokus på sygefraværet, og at der bliver fulgt op over for den enkelte. Sådan sætter du fokus på sygefraværet: Analyse af sygefraværet Regler for rask- og sygemelding Fraværsregistrering og statistik Faste rammer for fraværs- og sygesamtaler Fravær som fast punkt på personalemøder Sygefravær som fast punkt ved medarbejderudviklings-samtaler Generel information om virksomhedens fraværsprocent Udarbejdelse af sygefraværspolitik. 3

4 Analyse af virksomhedens fravær For at få succes med at nedbringe virksomhedens sygefravær, er det en god idé at lave en analyse af virksomhedens fravær: Hvor omfattende et fravær er der tale om? Er der tale om hyppigt gentaget fravær, længere fraværsperioder eller decideret langtidssygdom? Er fraværet fordelt på mange eller få medarbejdere? Ligger fraværet på bestemte ugedage? Er årsagerne til fraværet kendte? Herefter er det vigtigt at se på mulige indsatsområder samt på den forventede virkning. Virksomhedens holdning til sygefravær Jo klarere en holdning virksomheden har til sygefravær, jo hurtigere er det muligt at reagere i de konkrete tilfælde. Virksomhedens holdning kan både være udformet som en egentlig fraværspolitik og som en del af virksomhedens personalepolitik.typisk vil der i virksomhedens politik om sygefravær være klare retningslinjer for at indhente lægeerklæringer og reaktionsmuligheder over for medarbejderen. Der vil ofte også være retningslinjer for kontakt mellem medarbejderen og virksomheden under fraværet. Det er vigtigt at understrege, at det som udgangspunkt er tilladt for virksomheden at kontakte en sygemeldt medarbejder, for eksempel for at afklare den forventede varighed af sygefraværet. Virksomheden har ikke krav på at få at vide, hvad medarbejderen fejler. Brug af samtaler og dialog Samtaler og åben dialog er med til både at afhjælpe og forebygge fravær. Dansk Handel & Service har netop foretaget en undersøgelse, hvor en række medlemsvirksomheder blev spurgt om sygefravær. Resultatet viser, at 40 procent af de adspurgte virksomheder anvender sygefraværssamtaler med positiv effekt på fraværet. Der er to forskellige typer samtaler i forbindelse med fravær: Fraværs- og sygesamtalen. Fraværssamtalen er en samtale med en medarbejder, der efter virksomhedens standarder har haft meget fravær. Sygesamtalen er en samtale med en medarbejder, der har haft, er midt i eller står over for længerevarende sygdom. 4

5 Retningslinier for afholdelse af fraværs- og sygesamtalen: Grundig forberedelse: - Hvilken fraværstype er der tale om? - Overblik over gældende regler - Styr på data - Klart mål med samtalen Gennemførelse: - Redegør for årsag til samtalen - Fremlæg status over fravær - Brug evt. et samtaleskema Opfølgning: - Handlingsplan - Støtte Forebyggelse af sygefravær Nedenstående er eksempler på konkrete tiltag, der, ud over de allerede nævnte, kan være med til at forebygge sygefravær i virksomheden. Tiltag til forebyggelse af sygefravær: Arbejdspladsvurdering (APV) Rygepolitik Graviditetspolitik Politik om samarbejde og omgangstone f.eks. en trivselspolitik Medarbejdertilbud f.eks. grøn kantineordning, vaccinationer Konkretisering af forventningerne til både ledere og medarbejdere Brug af deltidssygemeldinger Rekvirering af lægeerklæring på 1. sygedag ved megen pletvis fravær. 5

6 Retningslinjer for sygemelding og lægeerklæringer Medarbejderen skal hurtigst muligt sygemelde sig over for arbejdsgiveren. Virksomheden kan i sin personalepolitik, sine kontrakter eller andet fastsætte nærmere retningslinjer for, hvornår og hvordan sygemelding skal ske. Det kan for eksempel være telefonisk til nærmeste leder. Hvis virksomheden ikke har fastsat en anden frist, skal sygemelding senest ske to timer efter, at medarbejderen skulle være mødt på arbejde. Det er muligt at bestemme, at man ikke accepterer sygemeldinger per eller sms. Virksomheder kan som udgangspunkt først forlange at få udstedt en lægeerklæring på 4. sygedag, således at lægeerklæringen er virksomheden i hænde på 5. sygedag. I særlige tilfælde med megen uforklarlig pletvis fravær, kan virksomheden dog bede om at få udstedt lægeerklæringen på 1. sygedag. I de tilfælde skal virksomheden skrive til medarbejderen og opregne den række af konkrete fraværsdage, der begrunder kravet om en 1. dags erklæring. Dette brev skal medarbejderen medbringe til lægen, der beslutter, om kravet er rimeligt. Endelig er der efter 14 dages sygdom mulighed for at anmode om en varighedserklæring fra egen læge eller en specialist. Varighedserklæringen anvendes for eksempel ved vurdering af behovet for en vikar eller vurdering af, om en opsigelse vil være saglig i forbindelse med langvarig sygdom. Virksomheden betaler alle de lægeerklæringer, som virksomheden beder om. Opsigelse i forbindelse med sygdom Hvis virksomheden overvejer at opsige en medarbejder i forbindelse med sygdom, bør virksomheden søge rådgivning. Hjælp at hente Yderligere information og materiale kan fås på eller hos Dansk Handel & Service Hotline på telefon Du kan med fordel læse Vejen til mindre sygefravær og Gode råd om refusion af sygedagpenge for funktionærer. 6

7 7

8 Spørg os Dansk Handel & Service Vester Farimagsgade København V Telefon Telefax dhs@dhs.dk