M Ø D E I N D K A L D E L S E

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon Direkte LHO Telefax M Ø D E I N D K A L D E L S E Dato Vor ref. DSL 10. styregruppemøde for national implementering af telemedicinsk sårvurdering Tid og sted: Mandag d. 29. juni 2015 fra kl Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Mødelokale lokale 2.28 på anden sal. Holbergsgade København K Deltagere Formand Nanna Skovgaard, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Susanne Duus, Digitaliseringsstyrelsen Birgitte Drewes, National Sundheds-IT Martin Thor Hansen, Danske Regioner Nanna Kathrine Pedersen, Danske Regioner Poul Erik Kristensen, Kommunernes Landsforening Judith Lørup Rindum for kommuner og Region Hovedstaden Britta Ravn for kommuner og Region Midtjylland Charlotte Buch Gøthgen for kommuner og Region Nordjylland Michael Bjørn Kraft, for kommuner og Region Sjælland Iben Kromann, Region Syddanmark Lars Hulbæk, MedCom Stephanie Bernth Ahrenkiel, MedCom (referent) Dorthe Skou Lassen, MedCom Afbud Karen von Pålmann for kommuner og Region Nordjylland

2 Oversigt dagsorden 1. Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vedlagt til orientering 2. Statusorientering for baseline rapport 2015 fra EPIKON, samt status på stikprøveundersøgelser omkring venøse bensår fra de 3 regioner 3. Statusrapportering på udbredelse 4. Status for føderede sikkerhedsløsning for den fælles sårjournal Pleje.net 5. Budgetstatus 6. Statusrapportering på det samlede evalueringsarbejde, som varetages af CIMT 7. Overgang til fælles offentlig systemforvaltning/drift. 8. evt. Bilag: Bilag pkt. 3: A Bilag pkt. 4:A Bilag pkt. 7: A B C Status orientering maj tal telemedicinsk sårvurdering_juni2015 Loesningsbeskrivelse for _Saarjournal_Sikkerhedsarkitektur-v10_Lakeside (vedlagt til orientering) Oversigt_ fakta om telemedicinsk sårjournal Overgang til drift forslag til fremtidig driftsorganisation Overgang til drift emner drøftet med projektledergruppen 2

3 Dagsorden 1. Velkomst og meddelelser, godkendt referat fra sidst vedlagt til orientering 2. Statusorientering for baseline rapport 2015 fra EPIKON, samt stikprøveundersøgelser omkring venøse bensår fra de 3 regioner Baselinerapport 2015 I forhold til gennemgang og anbefaling omkring baselinerapport 2015 fra EPIKON blev det på styregruppemødet d. 10. april 2015 aftalt, at baseline-arbejdsgruppen (nedsat af styregruppen ved baseline år2013) gennemgår baselinerapporten for 2015 med henblik på anbefaling om godkendelse i styregruppen. Baseline-arbejdsgruppen består af Poul Erik Kristensen fra KL, Nanna Kathrine Pedersen fra Danske Regioner, Susanne Duus fra Digitaliseringsstyrelsen samt Stephanie Bernth Ahrenkiel og Dorthe Skou Lassen fra MedCom, endvidere deltager Bjarne Kohl fra EPIKON. Arbejdsmøde d. 11. juni 2015 måtte aflyses på grund valget. Det har ikke været muligt at finde en ny mødedato i stedet for det aflyste møde d. inden styregruppemødet d. 29. juni Efter dialog med KL, DR, SUM og DIGST er ny arbejdsplan for arbejdsmøde omkring baselinerapport aftalt: Udkast på baselinerapport fra EPIKON sendes til orientering ud til hele styregruppen, så alle repræsentanter i styregruppen har mulighed for at læse rapporten inden styregruppemødet d. 29. juni Ny mødedato for baseline- arbejdsgruppe bliver i perioden august 2015, så arbejdsgruppen kan komme med en endelig anbefaling omkring baseline rapporten til styregruppen. Sidste styregruppemøde er d. 17. september Hvis styregruppen og/eller baseline-arbejdsgruppe har emner, der skal afklares eller uddybes yderligere allerede efter styregruppemødet d. 29. juni, så fremsendes disse emner til EPIKON og MedCom. Foreløbig version af baselinerapport 2015 fra EPIKON er fremsendt til styregruppen fredag d. 19. juni Stikprøveundersøgelser kortlægning venøse bensår I forhold til kortlægning af antallet af monosektorielle kommunale venøse bensår, så er der kommet rapport fra Region Midtjylland, mens Region Hovedstaden og Region Syddanmark er i gang med kortlægning og kan aflevere deres rapporter i løbet uge 25/26. Rapporterne vil således være klar til baseline-arbejdsmøde i august måned. EPIKON har tilbudt at foretage udtræk og beregninger Indstilling: - At statusorientering godkendes 3

4 3. Status på udbredelse Bilag: Pkt. 3_Bilag A_Status orientering maj tal telemedicinsk sårvurdering_juni2015 For at sikre fremdrift i projektet aftalte parterne i styregruppen d. 8. oktober 2014 at skærpe opmærksomheden på udbredelse. De fælles regionale/kommunale repræsentanter indsendte november 2014 skriftlig redegørelse for korrigerende handlinger med henblik på målopfyldelse. Den skærpede indsats har haft god effekt, da der er sket en optimering i antallet af kommuner som anvender telemedicinsk sårvurdering på de 2 typer sår. Baseret på maj tallene 2015 rester der dog stadigvæk kommuner med ingen eller meget lav aktivitet. Den månedlige aktivitet er et øjebliksbillede, da aktiviteten naturligt ændrer sig løbende. Siden september 2014 har det været muligt at monitorere detaljeret i forhold til de forventede måltal og en mere retfærdig vurdering kan gøres ved at se samlet på manglende eller lav aktivitet i perioden september 2014-maj En vurdering på denne baggrund er der 18 kommuner med manglende eller lav aktivitet. Hovedparten af disse kommuner er i Region Sjælland hvor opstart og drift først er sket i maj måned 2015, samt i Region Syddanmark hvor det er kendt, at det lokale forskningsprojekt har påvirket implementering af det nationale udbredelsesprojekt. I Region Syddanmark er der nu iværksat tiltag til at sikre fremadrettet aktivitet. Nye måltal På baggrund af gennemgangen af EPIKON baseline rapporten 2015 blev det erfaret, at MedCom og EPIKON ikke har anvendt samme måltal for målopfyldelse af forventede antal sår og indfasningstakt i projektperioden. Indtil maj måned 2015 har MedCom anvendt for høj indfasningstakt og dermed for høje måltal i monitoreringen af udbredelsen af telemedicinske tværsektorielle sår. Det betyder, at der nu forventes en inklusion af 27 % af alle tværsektorielle sår ved projektafslutning i august 2015 og ikke 68 % som før antaget. Måltallene stiger gradvis til og med 31. august 2015 begyndende med blot 3,4 % i januar måned, 6,8 % i februar måned osv. Kravene stiger således per måned for at se status i forhold til slutmål. Procenter for gradvis indfasning år 2015: Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August December Procent 3,4 % 6,8 % 10,2 % 13,6 % 17,0 % 20,4 % 23,8 % 27,2 % 40,8 % Nedenstående DK-kort viser udbredelse per maj måned 2015 baseret på nye måltal: Venøse sår Diabetiske sår Monitorering og statistik kan ses på MedComs hjemmeside eller via MedComs kommunestatistikdatabase 4

5 Status monitorering maj måned år 2015: Der foretages monitorering på, hvor mange kommuner som anvender telemedicinsk sårvurdering til henholdsvis patienter med diabetiske fodsår og venøse bensår. Det var forventningen, at 80 % af kommunerne anvender telemedicinsk sårvurdering ved udgangen af marts Der foretages monitorering på, hvor mange tværsektorielle sår der er inkluderet målet ved projektets afslutning d. 31. august 2015 er 27 % af forventede antal tværsektorielle sår. Kommunerne er afhængige af at samarbejdsregionen anvender telemedicinsk sårvurdering. Maj 2015 Diabetiske fodsår Venøse bensår Måltal per 1. april 2015 var at 80 % af kommunerne skulle anvende telemedicinsk sårvurdering til patienter med diabetiske eller venøse sår* 63 % (62 kommuner ud af 98 kommuner) 64 % (63 kommuner ud af 98 kommuner) Måltallene for inkluderede diabetiske og venøse sår er 27 % per 31. august 2015* 855 sår ud af forventet 816 sår (105 %) 851 sår ud af forventet 1221 sår ( 70 %) *Region Sjælland startede første op på drift og udbredelse i maj Udbredelse i Region Syddanmark skulle forløbe parallelt med lokalt forskningsprojekt, hvor fund har påvirket implementering og udbredelse af telemedicinsk sårvurdering hos patienter med diabetiske fodsår. Kommunerne i disse 2 regioner har naturligvis været afhængige af udbredelses og aktivitets niveauet hos samarbejdshospitaler. 3 regioner er i samarbejde med en række lokale kommuner nået i mål jævnfør nedenstående oversigt. I de 3 regioner er der xx antal kommuner med meget lav eller ingen aktivitet i forhold til måltallene. Diabetiske fodsår maj 2015 faktuel/forventet Venøse sår maj 2015 faktuel/forventet Region Hovedstaden 310/ /238 Region Midtjylland 402/ /175 Region Nordjylland 78/52 124/79 Region Sjælland 10/73 15/111 Region Syddanmark 55/109 61/165 Indstilling: At status for udbredelse godkendes 5

6 4. Status for føderede sikkerhedsløsning for den fælles sårjournal Pleje.net Bilag A: Loesningsbeskrivelse for _Saarjournal_Sikkerhedsarkitektur-v10_Lakeside (vedlagt til orientering) Der arbejdes på at få den aftalte løsningsmodel for etablering af henholdsvis understøttelse af fødereret brugerstyring, samt dybt link/knapløsning mellem sårjournalen og lokale fagsystemer klar til teknisk pilottest. Væsentligt del af løsningen er en optimering af sikkerheden ved opstart af den browserbaserede sårjournal. De nationale dele af den fødererede løsning skal opnås inden projektets afslutning og består i klargøring af sårjournalen, samt etablering af national Identity hos NSI. Efter projektets afslutning bør de regionale og den kommunale føderationsløsning kobles sammen med den nationale service. Eksisterende anvendelse af sårjournalen skal være mulig indtil alle regioner og kommuner kan anvende den fødererede sikkerhedsmodel. Dette forventes at ske i løbet af årene Esbjerg og Odense Kommune opfordrer endvidere til, at man i perioden også forholder sig til, om der er behov for yderligere funktionalitet så som mulighed for advisering om nyt og evt. udveksling af sundhedsfaglige data. Aktuelt ydes en indsats for at få løsningen fuldt ud teknisk beskrevet, et detaljeringsarbejde på token formater er i afsluttende proces. Teknisk pilottest etableres i løbet af juni-august måned NSI og MedCom samarbejder med firmaerne Dansk Telemedicin, Globeteam og Lakeside på de nationale dele. Der er fortsat stort ønske om at pilotteste løsningen. Det udestår, om der skal foretages en målrettet indsats for at sikre at regioner og kommuner kobles på via de kommende henholdsvis fælles regional og fælles kommunal føderationsløsning. Det indstilles: - At status orientering på etablering af den nationale sikkerhedsløsning godkendes 6

7 5. Budgetstatus Per 30. april 2015 er der brugt 74 % af budgettet og rester 7.8 mio.kr. MedCom foretager en opdatering på udgifter torsdag d. 26. juni 2015 for at fremsende seneste regnskabstal med til styregruppen. Næste oversigt med anmodning om udbetaling som fremsendes til Fonden for Velfærdsteknologi d. 2. juli Forbruget af de resterende mio. kr. er allokeret således: Sidste licensbetaling på sårjournalen Udbetaling til Region Sjælland samarbejdsaftale Teknisk analyse og fødereret sårjournal Evaluering af projektet Allokeret pulje for tilpasning af e-learningkurser fra KvaliCare Mødeaktivitet, administration og lønninger hos MedCom I alt i op/ned rundede tal 1.6 mio. kr. 1.0 mio. kr. 1.0 mio. kr. 0.9 mio. kr mio. kr mio. kr. 7.3 mio. kr. Ud over ovenstående skal der allokeres ekstra omkostninger til endelig færdiggørelse af den tekniske dokumentation af fødereret løsningsbeskrivelse, samt ekstra udgifter til revision af baselinerapport Det indstilles at styregruppen godkender: - Status orientering på budget 6. Statusrapportering på det samlede evalueringsarbejde, som varetages af CIMT Det samlede evalueringsarbejde er forsinket et par uger, dels forbi der har været en forsinkelse på baselinerapporten for 2015, endvidere er evalueringsrapporten fra Københavns kommune ligeledes offentliggjort med et måneders forsinkelse. CIMT bruger nogle af tallene fra begge rapporter. Dels har gennemførsel af fokusgruppe interviews baseret, bl.a. på resultater fra spørgeskema undersøgelse sendt til samtlige brugere af sårjournalen, taget lidt længere tid at organisere end beregnet. I praksis medfører den mindre forsinkelse at den færdige rapport afleveres til MedCom d. 10. september 2015 (første udkast leveres d. 4. september 2015). Det indstilles at styregruppen godkender: - Statusorientering på evaluering. 7

8 7. Overgang til fælles offentlig systemforvaltning/drift. Bilag A Oversigt_ fakta om telemedicinsk sårjournal Bilag B Overgang til drift forslag til fremtidig driftsorganisation Bilag C Overgang til drift emner drøftet med projektledergruppen Projektet national implementering af telemedicinsk sårvurdering afsluttes d. 31. august 2015 og skal herefter overgå til fælles offentlig drift og systemforvaltning. Regeringen, KL og Danske Regioner har indgået aftale om varig anvendelse af telemedicinsk sårvurdering ved ØA2015. Omkostninger til drift, udvikling, samt national koordinering af drift og udvikling deles af ligeligt af regioner og kommuner med betalingsmodel i forhold til antal indbyggere. Finansiering foretages via regioners og kommuners samlet indbetaling til sundhedsdatanettet som MedCom administrerer. I projektperioden er telemedicinsk sårvurdering anvendt via den fælles sårjournal Pleje.net fra IT-leverandøren Dansk Telemedicin. Efter SKI-udbud i februar 2013 blev der forhandlet og indgået en fastpris kontrakt med Dansk Telemedicin for projektperioden, der blev endvidere aftalt mulighed for at forlænge kontrakten 2x12 måneder. På styregruppemøde henholdsvis d. d. 4. juni 2014 og d. 10. april 2015 blev det besluttet at anvende muligheden for kontrakt forlængelse x2 i den eksisterende kontrakt med Dansk Telemedicin. Konsulenthuset Netplan, som varetog og rådgav på SKI udbuddet af IT-løsning til telemedicinsk sårvurdering i år , bekræfter, at optionen med at forlænge eksisterende kontrakt med forhandlet fastpris 2 x 12 måneder kan gennemføres. Dog skal der højde for udvikling i antallet af brugergrupper og antallet sår ved prisfastsættelse baseret på fastpris aftalen, da der vil ske en stigning i disse tal og de estimerede 5,5 mio. kr. i ØA2015 ikke fuldt ud kan dække licensomkostningerne i perioden august august Der er i forbindelse med ØA2015 allokeret midler til drift, udvikling 2. level support og administration af den fælles sårjournal med årlig omkostning på 6 mio. kr.: Drift af den fælles sårjournal Udvikling Administration 5 mio. kr. 0,5 mio. kr. 0,5 mio. kr. Driftsomkostninger omfatter omkostninger til driftskontrakt, herunder husning, driftsafvikling, teknisk support til tilsluttende parter, overvågning og sikkerhedslogning. På plads er således valg af system som fælles offentlig løsning for telemedicinsk sårvurdering samt pris frem til d. 31. august 2017 og en permanent finansieringsmodel aftalt, dog skal man være opmærksom stigning i antallet af brugergrupper og antallet af sår. Varetagelse af systemforvaltning aftales i ØA16. Oversigt for fakta om telemedicinsk sårjournal/sårdatabase er vedlagt i Bilag A. Organisering efter overgang til drift MedCom har udarbejdet forslag for organisering for fælles offentlig drift af sårjournalen som er beskrevet i Bilag B: Overgang til drift forslag til fremtidig driftsorganisation, hvor en styregruppe med tilknyttet national brugergruppe referer til den kommende fælles offentlige systemforvaltning for sundheds-it. Regioner og kommuner har forberedt sig til overgangen til drift, parterne varetager lokal administration, systemuddannelse, sårkurser og support. Regioner og kommuner skal være repræsenteret i den nationale brugergruppe. Den kommende udmøntning af fælles offentlig systemforvaltning kan evt. medføre ændringer. 8

9 Nærmere beskrivelse findes i Bilag C Overgang til drift emner drøftet med projektledergruppen. Fremadrette koordinering af tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering, fortsat udbredelse og indrapportering af ændringsønsker via fora i sundhedsaftale organisationen. Regioner og kommuner koordiner en stor del af det tværsektorielle samarbejde via samarbejdsfora i sundhedsaftale samarbejdet. Det lokalt fælles kommunalt-regionalt niveau i Sundhedsaftale strukturen omfatter samarbejdet omkring telemedicinsk sårvurdering. Den fremadrettede koordinering af tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering foreslås håndteret via sundhedsaftale fora og omfatter: sikre at telemedicinsk sårvurdering fortsat har lokal bevågenhed og relevant reesource allokering understøttelse af og bidrag til monitorering af fortsat udbredelse til 100 % i år 2017 indrapportering af ændringsønsker til national brugergruppe samme fora kan vælge en regional repræsentant og en kommunal repræsentant til den nationale brugergruppe. National koordinering foretages via en fælles overordnet systemadministrator for sårjournalen som rapporter til styregruppe, National Sundheds-IT og MedCom styregruppe. Det indstilles at styregruppen godkender: Den foreslåede organisering for drift af sårjournalen og fremadrettede koordinering af på regionalt og kommunalt niveau. Det indstilles, at styregruppen drøfter: Hvorledes udpegning til ny national styregruppe for drift af den fælles sårjournal skal foretages 8. evt. 9