Brugervejledning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase 1. udgave

Transkript

1 LANDSBYGGEFONDEN 3. september 2013 Brugervejledning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase 1. udgave

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. INDLEDNING GENERELT SØG REGNSKABSDATA Vælg søgekriterier Vælg konti Vis valgte data SE REGNSKAB Se et helt regnskab: Eksempler på Søg regnskab : YDERLIGERE FUNKTIONER Kontoplaner: Nøgletalsopslag: VEJLEDNING YDERLIGERE INFORMATION OG KONTAKT BILAG: EKSEMPLER PÅ KONKRETE SØGNINGER I SØG REGNSKABSDATA Eksempel 1: Eksempel 2: Eksempel 3: Eksempel 4:

3 1. Indledning Landsbyggefondens regnskabsdatabase foreligger nu i en ny og forbedret udgave. Layout, brugervenlighed, søgehastighed samt validitet har været i fokus i den nye udgave. Databasen er offentlig tilgængelig, og står derfor til rådighed for boligorganisationer, revisorer, kommuner, ministerier, administrationer, bestyrelser, beboere og andre med interesse i og brug for regnskabsmæssige data fra den almene boligsektor. Adgang til databasen kræver ingen form for adgangskode, registrering eller konto. Landsbyggefonden har til dette brug udarbejdet nærværende brugervejledning til databasen. Databasen lanceres i flere tempi. Denne første version vil snarest blive udbygget med en nøgletalsdel. Den tidligere regnskabsdatabase er ikke længere tilgængelig. 2. Generelt Regnskabsdatabasen kan tilgås fra fondens hjemmeside. Forsiden indeholder en generel information samt indgange til databasens forskellige funktioner, dels via oversigtsbilleder og dels via faneblade. 3

4 3. Søg regnskabsdata I søg regnskabsdata kan der søges efter alle de enkelte regnskabsdata i de indberettede regnskaber. Søgningen sker ved hjælp af en række søgekriterier, der kan definere en konkret søgning, og finde præcis de ønskede regnskabsdata frem. Søgningen består af tre dele: a. Vælg søgekriterier b. Vælg konti c. Vis valgte data Mulighederne og kombinationerne er mange. En detaljeret gennemgang af disse er for omfattende til denne brugervejledning. Nedenfor er de centrale dele i søgemulighederne vist. Som bilag til brugervejledningen er eksempler på konkrete søgninger. Der henvises til disse. 3.1 Vælg søgekriterier Første skridt er at vælge de ønskede søgekriterier. Søgekriterierne giver mulighed for at definere de specifikke søgninger. Første skridt er at vælge om det er organisationsregnskaber eller afdelingsregnskaber, der skal søges data i. Herefter er der mulighed for at anvende et eller flere søgekriterier i søgningen. Kriterierne er forskellige afhængigt af, om det er organisationsregnskaber eller afdelingsregnskaber. De valgte søgekriterier listes op her. Der er mulighed for at fjerne valgt kriterier. Her fremgår hvor mange regnskaber der vil blive udsøgt ud fra de valgte søgekriterier. Her kan fundne regnskaber også slettes fra søgningen Når de ønskede kriterier er valgt trykkes på Vælg regnskaber for at gå videre anden del Vælg konti. 4

5 3.2 Vælg konti Næste skridt er at vælge de konti, noter og stamdata, der ønskes udsøgt. Her vælges de konti og øvrige data, der ønskes udsøgt. Der kan vælges fra alle delene i regnskabet i samme søgning. Både fra stamdata, resultatopgørelsen og balancen. Som standard er der på forhånd valgt regnskabsår, navn og LBF-nr. Her vælges de noter i regnskabet, der ønskes udsøgt. De valgte konti mv. vises her. Det er muligt at slette de valgte konti fra søgningen igen. Her vælges hvordan de udsøgte konti/data skal vises. Der kan fx vælges regnskabstal og budgettal. Data kan også vises fx pr. lejemål. Efter konti og visning er valgt, trykkes på anvend for at komme til resultatvisningen. 3.3 Vis valgte data De valgte data vises i en oversigtstabel. Tabellen kan grupperes efter de enkelte kolonner fx fra mindst til størst. Tabellen indeholder desuden forskellige gennemsnit, der kan anvendes til yderligere sammenligning af data. De valgte data kan eksporterer til fx Excel, hvor de kan bearbejdes yderligere til eget brug fx i diagrammer og tabeller. 5

6 Tabellen kan sorteres efter kolonnerne ved at trække kolonneoverskriften hertil. Ved at klikke på de enkelte kolonner kan der også sorteres efter den enkelte kolonne. En række gennemsnit fremgår også af tabellen Data kan eksporteres til fx Excel til videre bearbejdning. 6

7 4. Se regnskab Regnskabsdatabasen indeholder som nævnt samtlige indberettede regnskaber for administrationsorganisationer, boligorganisationer, afdelinger samt selvejende institutioner fra 2008 og frem. Regnskaberne ligger tilgængelige i sin helhed, og kan åbnes, kopieres og printes. Regnskaberne ligger i pæne PDF-versioner. 4.1 Se et helt regnskab: Funktionen kan tilgås dels via oversigtsbilledet på forsiden og dels via fanebladet Se regnskab. Der åbnes for en oversigt, hvor regnskaberne for seneste regnskabsår er listet op. Regnskaberne er som udgangspunkt sorteret efter boligorganisationens LBF-nr. Oversigten indeholder forskellige søge- og sorteringsmuligheder. Fritekstsøgning: Her kan der søges på fx hele eller dele af boligorganisationens eller afdelingens navn eller LBF-nr. samt regnskabsår. 7

8 4.2 Eksempler på Søg regnskab : Her er søgningen mere specifik: Karlstrup 2012 Resultatet af søgningen indeholder derfor kun regnskaberne for Det ønskede regnskab kan åbnes ved at trykke på blå link. Her vises, at søgningen gav 3 resultater Ved søgninger, der giver et stort antal resultater, kan der være behov for at skabe bedre overblik i oversigten. Oversigten indeholder derfor en funktion til at gruppere de udsøgte resultater. Se eksempel nedenfor. 8

9 Der er søgt på Lejerbo 2012, hvilket er en relativ bred søgning. Med musen kan en kolonneoverskrift trækkes hertil. De udsøgte regnskaber sorteres derefter efter den valgte kolonneoverskrift (LBF-nr., Organisationsnavn m.fl.) Den brede søgning resulterer i 601 udsøgte regnskaber. Der kan derfor være behov for at skabe mere overblik i oversigten. 9

10 Kolonneoverskriften Organisation er trukket op. De udsøgte regnskaber er derfor nu sorteret efter organisationsnavn. De enkelte boligorganisationer kan foldes ud ved at trykke på pilene. 10

11 5. Yderligere funktioner 5.1 Kontoplaner: Under fanebladet Kontoplan kan alle kontoplaner hentes fra fondens hjemmeside. Kontoplanerne ligger i Excel-format. 5.2 Nøgletalsopslag: Landsbyggefonden arbejder på et nøgletalskatalog til brug for statistik og regnskabssammenligning. Når funktionen er færdigudviklet vil den kunne tilgås dels via oversigtsbilledet på forsiden og dels via fanebladet Nøgletalsopslag. Brugervejledningen vil naturligvis blive udvidet med vejledning til de nye funktioner. 6. Vejledning Under fanebladet Vejledning ligger der forskellige former for vejledning. Udover denne brugervejledning ligger også en forklaring og beskrivelse af det bagvedliggende datagrundlag. Endelig ligger der også en FAQ-liste med de hyppigst stillede spørgsmål og svar. Denne liste udbygges løbende. 7. Yderligere information og kontakt Landsbyggefonden Studiestræde København V -adresse:lbf@lbf.dk Telefon Telefax Specielt henvises til Evy Ivarsson Nielsen, Rasmus Kofoed Pedersen og Finn Mørk Jacobsen, Almen Analyse, Landsbyggefonden 8. Bilag: Eksempler på konkrete søgninger i Søg regnskabsdata 11

12 Eksempel 1: Revisions- og bruttoadministrationsudgifter pr. lejemålsenhed i 2012 i alle boligorganisationer i Ballerup kommune. Organisation er valgt som regnskabstype. Ballerup Kommune er valgt er valgt som regnskabsår De valgte kriterier giver 9 fundne regnskaber. De fundne regnskaber kan vises ved at klikke her. 12

13 De fundne regnskaber vises. De kan sorteres og slettes 13

14 Revisions- og bruttoadministrationsudgifter er valgt i resultatopgørelsen Der er valgt dette års regnskabstal og tallene fordelt pr. lejemålsenhed 14

15 Eksempel 2: Renholdelsesudgifter og pr. lejemål i alle afdelinger i Karlstrup Boligselskab perioden Afdeling er valgt som regnskabstype Karlstrup Boligselskab er valgt. Alle afdelinger i Karlstrup Boligselskab er valgt. Regnskabsårene er valgt 15

16 Renholdelsesudgifter er valgt. Opgjort pr. lejemål 16

17 Eksempel 3: Opsamlede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse i afdelinger under 20 boliger i Horsens kommune. Afdeling er valgt som regnskabstype Horsens kommune er valgt Her er valgt afdelinger med under 20 boliger. For at kunne anvende søgekriterierne Antal boliger og Ibrugtagelsesår, skal der først vælges Region eller Kommune. Herefter vælges den ønskede konto i balancen. 17

18 Eksempel 4: Huslejen pr. m2 i 2012 i alle afdelinger fra før Afdeling er valgt som regnskabstype Alle kommuner valgt Ibrugtagelsesår før 1949 er valgt. Ved valg af mange boligorganisationer, afdelinger og/eller kommuner kan visningsfelterne gøres mindre for at skabe et bedre overblik. Det er gjort her. 18

19 Huslejen i afdelingen findes under Stamdata 19