Bestyrelsens beretning 2012/2013

Transkript

1 Bestyrelsens beretning 2012/2013 Indledning Det har været et travlt år, hvor mange forretningsgange er ført ajour. Bestyrelsen årsberetning vil omhandle alle vigtige forhold og beslutninger for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 samt enkelte sager efter denne dato. Det har været et ønske fra organisationsbestyrelsen, at driftschefen deltager i organisationsbestyrelsesmøderne. Dette er nu opfyldt for foreløbigt et halvt år. Økonomi Regnskabet udviser et overskud kr som overføres til arbejdskapitalen. I budgetteret var der kalkuleret med et overskud på kr De væsentligste årsager til overskuddet er følgende: Mødeudgifter: Bestyrelsesudgifter andrager kr mod budgetteret kr og kurser mv. andrager kr mod budgetteret kr Dette modsvares dog delvist af at udgifter til gaver mv. andrager kr mod budgetteret kr Kontorholdsudgifter: Der er afholdt udgifter for kr mod budgetteret kr Diverse indtægter: Beløbet stammer dels fra administrationen af GAA ApS, kr , samt fra en ekstraordinær indtægt på kr fra likvidationen af Byfornyelsesselskabet. Revision: Revisionsudgifter andrager kr mod budgetteret kr Renteindtægter (netto): Disse udgør kr mere end budgetteret. Ekstraordinære udgifter: Udbetaling af bestyrelseshonoraret er tilrettet, så honoraret nu følger regnskabsåret. Dette medfører, at der er medtaget en ekstra termin som korrektion til tidligere år. 1

2 GAAs samlede egenkapital andrager pr. 30. september 2013 kr og er forøget med kr Egenkapitalen er fordelt på foreningsandele kr , dispositionsfond kr og arbejdskapital kr Af dispositionsfonden midler, andrager GAAs egen trækningsret i Landsbyggefonden pr. 30. september 2013 kr Den disponible del af dispositionsfonden er på kr Midtvejsmøde Organisationsbestyrelsen har holdt midtvejsmøde for at evaluere PABs administration af GAA. På mødet var det kommet frem, at der var forhold som ejendomsmestrene var utilfredse med. På den baggrund blev der afholdt et fællesmøde mellem organisationsbestyrelsen, ejendomsmestrene og administrationen. De forhold, der kom frem på mødet, er der i årets løb blevet arbejdet på at forbedre. Der er bl.a. blevet lavet en forretningsgang for beslutningskompetencer. Ejendomsfunktionærerne Organisationsbestyrelsen har behandlet den i 2012 gennemførte APV og fået gennemført en medarbejdertilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen havde vist, at medarbejderne var nogenlunde tilfredse. Der var dog enkelte forhold, så som forholdet til nærmeste leder, faglig udvikling og opfølgning på MUS samtaler, der kan forbedres. Der er lavet en handlingsplan, hvor besvarelser, der lå under 4 i undersøgelsen, behandles. IT E-flyt er implementeret i alle afdelinger. Ligeledes modtages næsten alle fakturaer elektronisk på baggrund af rekvisition udarbejdet i it-systemet. For at forbedre DV-planerne er de gamle bygningsdelskort blevet lagt ind i UNIK. Afdelingsbestyrelserne, med undtagelse af Kildevænget og Bondehavevej, har købt webadgang til it-systemet og kan se fakturaer og følge budgettet via et særligt log-in. 2

3 I udlejningen er det nu it-systemet der tildeler boligerne i henhold til den udlejningsaftale der er indgået mellem GAA og Gladsaxe Kommune. Struktur Mørkhøjvænge, Ved Stadion og Højebo har indgået en driftsaftale om fælles drift af afdelingerne. I forbindelse med denne strukturændring, blev varmeværkslederstillingen i GAA nedlagt, hvilket betyder, at det nu er den enkelte ejendomsmester, der har ansvaret for vameanlægget og fugtsager (skimmel). Fugtsager (skimmelsvamp) Der har i årets løb været en del større skimmelsvampsager i GAA, hvor af den ene nu bliver behandlet ved domstolene. Administrationen har i samarbejde med ejendomsmestrene og den tidligere varmeværksleder, udarbejdet en forretningsgang for behandling af skimmelsager i GAA. Retningslinjer for arbejdet med DV-planer For at sikre en optimal vedligeholdelse af GAAs bygninger og udearealer, har administrationen i samarbejde med bestyrelsen udarbejdet et sæt retningslinjer for arbejdet med DVplaner. Retningslinjerne beskriver beslutningskompetencerne, milæpæle og den proces der er i arbejdet fra markvandring til godkendelse på afdelingsmødet. Forsikringer Der har været afholdt EU-licitation for vores forsikringer. Resultatet blev, at vi har skiftet forsikringsselskab til Gjensidige. Lovgivning Sommeren 2013 blev lovgivningen ændret således, at dispositionsfonden fremover skal dække afdelingernes tab ved fraflytning. Afdelingerne skal alene betale et beløb på ca. kr. 300 pr. lejemål. Dette er indarbejdet i budgetterne 2013/14. 3

4 Kildevængets Børneinstituion Gladsaxe Kommune meddelte i efteråret, at kommunen ville købe institutionen. Der arbejdes på at overtagelsesdagen bliver 1. marts Højebo Den af beboerne godkendte byggesag med udskiftning af tag, isolering af gavle og fugning af facaderne er afsluttet. Budgettet blev overholdt. Kildevænget Afdelingsmødet har besluttet brug af kollektiv råderet til køkkenmodernisering. Det er aftalt, at Gladsaxe Kommune kommer med en vurdering af hvilke energibesparelser og bygningsrenoveringer afdelingen bør gennemføre. Kommunens uvildige rådgivning koster kr , der betales af kommunen. Mørkhøjvænge Beboerne har i maj godkendt et revideret finansieringsforslag i forbindelse med helhedsplanen. Myndighederne har i december 2013 ligeledes godkendt den ændrede finansieringsplan. Det betyder, at byggesagen kan påbegyndes. Marielyst Der er igangsat et stort LAR-projekt, der finansieres med tilbagebetalte tilslutningsafgifter. De øvrige udgifter betales af Nordvand. Både LAR projektet og altanrenoveringsprojektet er under udførelse. 4

5 Uerholdelige fordringer Organisationsbestyrelsen har lavet en aftale med inkassofirmaet Intrum Justicia om, at firmaet overtager uerholdelige fordringer. Såfremt firmaet får indbetalinger på fordringerne, får GAA 62% af beløbet. Kontrakten med PAB Kontrakten med PAB udløber 30. september 2015, med mindre GAA ønsker at forlænge aftalen. Såfremt GAA ønsker at forlænge aftalen, skal dette meddeles PAB senest 1. april På den baggrund har organisationsbestyrelsen haft møde med PAB, hvor samarbejdet blev vurderet. Derudover har organisationsbestyrelsen haft møde med en konsulent fra BL, der kunne redegøre for de muligheder GAA har. Organisationsbestyrelsen vil i 2014 drøfte det videre forløb. Erhverv i GAA GAA har erhvervslejemål i Bakkely, Marielyst og Kildevænget. I henhold til lovgivningen skal GAAs dispositionsfond dække lejetab for disse lejemål. På grund af lavkonjunktur har der været mange lejemål til genudlejning og det må siges, at det kan være vanskelig at udleje lejemålene. Organisationsbestyrelsen har derfor besluttet at give mandat til formanden for GAA sammen med formanden for den pågældende afdeling til at træffe de nødvendige beslutninger vedrørende udlejning af erhvervslejemål, herunder både pris og hvilke erhverv der kan komme i betragtning. Organisationsbestyrelsen orienteres om beslutningen på det følgende organisationsbestyrelsesmøde. Det skal bemærkes, at indtægten fra erhvervslejemålene er steget betragteligt siden PAB har overtaget administrationen. Årsagen hertil er, at mange lejemål ikke var blevet reguleret i årevis. Indtægten er i Bakkely steget med 17%, i Marielyst med 15% og i Kildevænget med 9%. 5

6 Godkendt byggeregnskab for Bondehavevej Bondehavevej har fået nye fyr. Byggesagen er afsluttet og organisationsbestyrelsen har godkendt regnskabet. Budgettet er overholdt. Der var optaget for stort lån. Dette er nedlyst. Forrentning af GAAs midler GAA har ca. kr i formueforvaltning hos Nordea. Organisationsbestyrelsen har overvejet om yderligere overskydende likviditet skulle i formueforvaltning. Da forrentningen er meget dårlig, også på obligationer, har organisationsbestyrelsen besluttet at den overskydende likviditet stiles til rådighed for de afdelinger, der har store byggesager. Afdelingerne slipper dermed for at optage dyre byggelån i banken. Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune 2013 Kommunen er tilfreds med ledelsen af boligorganisationen. Kommunen har et ønske om sprogligt at modernisere udlejningsaftalen. På mødet var kommunen positive overfor spørgsmål om ombygning af erhverv til bolig samt fortætningsbyggeri i Marielyst. 6