AARHUS UNIVERSITET HEALTH

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET HEALTH Møde den: 05. februar 2014, kl Mødelokale: Bygning 1431, lokale 021/023 Fakultetets samarbejdsudvalg REFERAT Deltagere: Allan Flyvbjerg, Anne Marie Bundsgaard, Peter Holm-Nielsen, Jens Heidmann, Steffen Junker, Bertha Beck Mortensen, Diana Gyldenløve, Kim Sørensen, Karin Borup Jensen, Thomas G. Jensen, Søren K. Kjærgaard, Lene Hee Christensen, Steen Harrit Jakobsen, Birgit Honoré. Afbud fra: Kristjar Skajaa, Annette Kudahl Jensen, Hanne Mohr, Ellen Frandsen Lau Referent: Annett Bülow Aagaard og Birgit Honoré Dato: 7. februar 2014 Sagsnr.: SUN Ref: BH/aba Side 1/5 1. Bemærkninger og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Dekanen orienterede om, at drøftelserne under punkt 5 er fortrolige, indtil indholdet er sendt ud af ledelsen til medarbejderne i de enheder direkte under Health, der er uden eget LSU. FSU tog til efterretning, at beslutningsreferatet fra dagens møde skal fremsendes til Det regionale Beskæftigelsesråd, hvorfor eventuelle kommentarer til referatet, der udsendes den 06. februar 2014 skal være sekretariatet i hænde senest den 07. februar 2014 kl Godkendelse af referat fra mødet d. 18. december 2013 og 7. januar 2014 FSU godkendte referaterne fra henholdsvis det ordinære FSU møde den 18. december 2013 og det ekstraordinære FSU møde den 7. januar Budget 2014 på Health Dekanen gav - som opfølgning på tidligere udmelding omkring budget mulighed for, at FSU kunne stille uddybende spørgsmål hertil og dekanen bekræftede herunder, at de udmeldte besparelseskrav for 2014 og årene fremover fortsat står til troende. Det aftaltes, at temasætte universitets økonomi på et af de kommende FSU-møder i (Lukket punkt) Drøftelse af spareplan for enheder direkte under Health (uden eget LSU) I forlængelse af at dekanen på sidste møde i FSU orienterede om, at Health samlet set skal spare 21,1 millioner i 2014, og denne besparelse er fordelt på institutter og enheder efter en omsætningsnøgle, således de bredeste skuldre bærer det største besparelseskrav præsenterede dekanen en samlet spareplan for enheder direkte under Health uden eget LSU. De enheder/konti, der tales om, er: Ph.d.-skolen, Center for Health Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: sun@au.dk

2 Side 2/5 Medicinsk Uddannelse (MEDU), dekanatet, dekansekretariatet og fakultetets vedligeholdelsesmidler. Det samlede sparekrav er på 3,5 mio. kr. i 2014 og 5,3 mio. kr. årligt som fra og med 2015 planlægges indfriet ved besparelser på lønmidler i størrelsesordenen 1 mio. kr. og øvrige driftsmidler på 4,3 mio. kr. Besparelsen på lønmidlerne opnås ved afskedigelser og reduktion i arbejdstiden, og ventes at ville berøre ca. tre personer (svarende til ca. 1,4 årsværk). Bemærk i øvrigt, at ph.d.-stipendier i denne sammenhæng medregnes under øvrige driftsmidler. Det endelige antal berørte personer vil dog afhænge af den konkrete ibrugtagning af fratrædelsesordninger m.m., som ikke kendes endnu. Der kan blive tale om både VIP- og TAP-personale. Besparelsen på øvrige driftsmidler vil omfatte reduktion i ph.d.- stipendier, strategiske midler i ph.d.-skolen, fakultetets vedligeholdelsesmidler, annuum, overførsel af udgifter til projektkonti m.m. Der vil i øvrigt blive praktiseret tilbageholdenhed på alle driftskonti. Efter fremlæggelsen af spareplanen stillede medlemmer af FSU uddybende spørgsmål til dekanen og tog efterfølgende spareplanen til efterretning. 5. Drøftelse af kriterier for udvælgelse af medarbejdere, der påtænkes afskediget som følge af besparelserne Dekanen orienterede om, at Universitetsledelsen efter drøftelse i FSU/ASU og HSU januar 2014 har vedtaget følgende overordnede kriterier for udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse: De nødvendige personalereduktioner skal gennemføres ud fra saglige hensyn og på en sådan måde, at universitetet som helhed stadig fremadrettet er bedst muligt i stand til at varetage sine opgaver og at der derfor ved udvælgelsen af medarbejdere til afskedigelse foretages en saglig afvejning af de enkelte medarbejderes kvalifikationer og funktioner i forhold til universitetets fremtidige opgaver. Dekanen oplyste, at han i samråd med enhedernes ledere i tillæg hertil påtænker at bringe følgende supplerende kriterier ved udvælgelse til afskedigelse i anvendelse i den samlede vurdering: At medarbejderen er beskæftiget med opgaver, der efter en prioritering af den fremtidige opgavevaretagelse, helt eller delvist bortfalder At medarbejderens kompetenceprofil ikke svarer til de fremadrettede forventede kompetencebehov i afdelingen Krav til kvalitet i medarbejderens opgaveløsning Krav til medarbejderens stabilitet og fleksibilitet Efter medarbejderrepræsentanters bemærkninger til de supplerende kriterier besluttede dekanen, at lade krav til kvalitet i medarbejde-

3 Side 3/5 rens opgaveløsning udgå som kriterium ved udvælgelse til afskedigelse på enheder direkte under Health uden eget LSU. Medarbejderrepræsentanterne i FSU gav udtryk for, at de tog de af ledelsen foreslåede kriterier til efterretning. 6. Drøftelse og tilrettelæggelsen af processen for meddelelse om påtænkt afskedigelse FSU drøftede proces for meddelelse om påtænkt afskedigelse i perioden februar, jf. AUs personalepolitik. Dekanen besluttede efter drøftelse med samarbejdsudvalget følgende lokal proces for udlevering af partshøringsbreve: Dekanen mødes med medarbejder og eventuelt vedkommendes bisidder medmindre tillidsrepræsentanten på vegne af medarbejderen giver udtryk for et ønske om anden kommunikationsform. Samtalen er en meddelelse om påtænkt afskedigelse, og vil typisk vare minutter (dels kort orientering om den påtænkte afskedigelse og dels reaktioner og evt. spørgsmål fra medarbejder). HR partner er som udgangspunkt til stede ved samtalen. Samtalen foregår i et nærliggende mødelokale på universitetet, hvis det er praktisk muligt; alternativt på dekanens kontor. Der bør drages omsorg for at sikre den nødvendige diskretion i processen. A. Dekanen informerer i god tid via nærmeste leder - relevante medarbejdere om, at de skal være til stede på deres sædvanlige arbejdsplads tirsdag 25. februar 2014 mellem kl Nærmeste leder kan på forespørgsel hvis medarbejderen ikke selv er bekendt med det oplyse om, hvem der er medarbejderens tillidsrepræsentant. B. Dekanen kontakter den 25. februar 2014 i tidsrummet mellem kl de berørte medarbejdere og beder om en samtale samme dag i tidsrummet kl (jf. punkt A). Samtidig nævnes muligheden for at få en bisidder med til mødet, og medarbejderen får tid til at tilkalde vedkommende. I dagene inden har dekanen ved mail orienteret tillidsrepræsentanterne og aftalt tilstedeværelse som eventuel bisidder. C. Dekanen mødes personligt - medmindre tillidsrepræsentanten på vegne af medarbejderen giver udtryk for et ønske om anden kommunikationsform - med hver enkelt af de berørte medarbejdere, og deres eventuelle bisidder i det pågældende tidsrum (jvf. punkt B), for at overbringe beskeden om påtænkt afskedigelse i forlængelse af budget 2014 besparelserne. Partshøringsbrev udleveres på dette møde, og medarbejderen kvitterer for modtagelse. D. Når alle samtaler er afholdt, orienterer lederen efter henvendelse fra dekanen hele enheden om, at alle berørte medarbejdere er ori-

4 Side 4/5 enteret (kun antal, ingen navne), for eksempel via fællesmøde eller . Lederen tager desuden hånd om individuelle opfølgningsmøder med de påtænkt afskedigede medarbejdere i de efterfølgende dage for at drøfte for eksempel spørgsmål til partshøringsbrevet, støttemuligheder, praktiske forhold, m.m. Selve partshøringen er skriftlig. Personer, der er fraværende på dagen, ringes op af dekanen, som overbringer beskeden om påtænkt afskedigelse, og aftaler et personligt møde hurtigst muligt. Partshøringsbrevet sendes pr. post med afleveringsattest. 7. Orientering om, hvordan omplaceringsmuligheder undersøges, jf. AUs personalepolitik Dekanen orienterede om, hvordan omplaceringsmuligheder undersøges for at undgå uansøgte afskedigelser, herunder f.eks. mulighed for omplacering først på hovedområdet og dernæst på det samlede universitet. Grundet besparelseskravenes samlede omfang og besparelsernes forventede effekt på hele universitetet, må det forventes, at blive meget svært at finde omplaceringsmuligheder i stort omfang. 8. Orientering om den nye Ph.d. undersøgelse Kvalitet i Ph.d. forløb. En undersøgelse blandt ph.d.-studerende på Aarhus Universitet Dekanen orienterede om, at Talentbåndet har fået udarbejdet en undersøgelse af de ph.d.- studerendes oplevelse af ph.d.-uddannelserne. Resultatet af undersøgelsen foreligger nu i rapporten Kvalitet i Ph.d. - forløb. En undersøgelse blandt ph.d.-studerende på Aarhus Universitet. Rapporten blev offentliggjort d. 3. februar 2014 og omdeltes på mødet. 9. Eventuelt Konference om psykisk arbejdsmiljø Styrelsen for Videregående Uddannelser og Akademikerne holder en konference om psykisk arbejdsmiljø og dialog på universiteterne torsdag den 27. marts 2014 kl Konferencen afholdes på Københavns Universitet. Repræsentanter fra AU s ledelse vil deltage, ligesom HSU og HAMU næstformændene er reserveret en plads. Hvert hovedområde har mulighed for at deltage med fire medarbejdere, som kan vælges i samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationens forskellige niveauer eller blandt hovedområdets øvrige VIP medarbejdere. FSU pegede på følgende deltagere: Peter Holm- Nielsen og Steffen Junker begge er allerede tilmeldt.

5 Side 5/5 FSU-møde flyttes Næste ordinære FSU møde flyttes fra den 3. april til den 25. marts kl FSU-sekretariatet indkalder via kalender som vanligt.