Deltagere. Boligforeningen Fyn-Bo. Bestyrelsen

Transkript

1 Boligforeningen Fyn-Bo Bestyrelsen Referat fra møde i organisationsbestyrelsen tirsdag den 6. september 2016, kl , på kontoret hos Boligkontoret Danmark, Sivlandvænget 27B, 5250 Odense S. Deltagere Fra bestyrelsen: Ole Skovsbøll, Peter Bang, Casper Reitz Lis Bundesen, Asger Hansen, Anders Nielsen Suppleanter: Marianne Fjord Mobley og Birthe Brøgger Afbud: Boligkontoret Danmark: Bodil Rønn Winkel Conny Bruun og Torben Hansen DAGSORDEN: 1. Dagsorden - godkendelse af dagsorden og referat fra bestyrelsesmødet og generalforsamlingen d , 2. Revisionsprotokol - intet til behandling 3. Konstituering af bestyrelsen, herunder behandling af følgende, der er vedhæftet: - forretningsorden for organisationsbestyrelsen - habilitetserklæring - forretningsgang for honorar - konstituering af bygge- og renoveringsudvalg - evt. andre udvalg? 4. Orientering fra formanden og administrationen 5. Budget 2017 for afdelingerne er tidligere udsendt på mail hhv. d og d (revideret) - i forhold til det oprindelige forslag er der foretaget ændringer i afdeling , 002 og 003. Vi har efter fremsendelse af de reviderede budgetter, ikke modtaget yderligere reaktion fra afdelingsbestyrelser, eller organisationsbestyrelsen. 6. Økonomi, a) Plan for energioptimering ved fraflytning. vedhæftet - bestyrelsen skal godkende planen, samt finansiering, hvor dispositionsfonden delvis skal yde tilskud til afdelingerne, til dækning af låneydelsen ved optagelse af forhåndslån i afdelingerne. Planen er fremsendt til beboerne i afdeling 1-5, som forslag der behandles på det efterfølgende afdelingsmøde. 7. Aktivitetsoversigten vedhæftet 8. Nyt fra afdelingerne 9. Det efterfølgende afdelingsmøde, - indkomne forslag mv. 10. Eventuelt. Formanden bød velkommen til mødet, og særlig velkommen til Casper Reitz, og suppleant Birthe Brøgger der er nyvalgt i bestyrelsen. Side 1 af 5

2 Ad 1 Godkendelse af dagsorden, samt referat fra møderne d Dagsorden godkendt uden ændringer. Referat fra bestyrelsesmødet og generalforsamlingen d , blev godkendt og protokol underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 3 Konstituering af bestyrelsen Bestyrelsen besluttede enstemmigt at vælge Peter Bang som næstformand for organisationsbestyrelsen Konstituering blev underskrevet. Habilitetserklæring blev gennemgået og underskrevet. Forretningsgang for honorar blev gennemgået og underskrevet. Forretningsorden for bestyrelsen blev gennemgået og underskrevet. Der blev ikke konstitueret et bygge- og renoveringsudvalg, eller andre udvalg. Nedsættes hvis det bliver aktuelt. Bestyrelsen består af: Formand Ole Skovsbøll på valg i 2017 Næstformand Peter Bang på valg i 2018 Asger Hansen på valg i 2017 Lis Bundesen på valg i 2018 Anders Nielsen på valg i 2017 Bodil Rønn Winkel på valg i 2017 Casper Reitz på valg i suppl. Marianne Fjord Mobley 2. suppl. Birthe Brøgger Ad 4 Orientering fra formanden og administrationen Der var intet til punktet. Administrationen fremlægger informationer under pkt. 8, nyt fra afdelingerne. Ad 5 Budget 2017 for afdelingerne Afdelingernes budgetforslag er udsendt på mail til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne hhv. d og d i en revideret version, for så vidt angår afdeling , 002 og 003. Der var reaktion i forhold til lejestigningerne i afdeling 002 og 003, fra Ole og Casper. Administrationen har derfor, efter nærmere aftale med formanden, foretaget ændringer for at reducere lejestigningerne. Efter fremsendelse af de reviderede budgetter, har administrationen ikke modtaget yderligere reaktion fra afdelingsbestyrelserne eller medlemmer af organisationsbestyrelsen, inden den angivne frist d Budgetoversigt fremsendt for det hurtige overblik. Side 2 af 5

3 Budgetoversigt - Budget 2017 Afdeling Huslejestigning i % Huslejestigning pr. kvm. I kr. Gennemsnitlig Stigning pr. mdr. i kr. Ny kvm.leje i kr. Afvikler over- eller underskud 4,66 23,85 193,30 535,92 Overskud 3,25 16,52 122,82 525,24 Underskud 5,51 27,97 214,79 535,85 Overskud 2,73 15,47 129,45 581,68 Overskud 0,00 0,00 0,00 817,87 Underskud 0,00 0,00 0,00 748,75 Underskud Afdelingsbestyrelsen i afdeling meddelte, at de ikke kunne acceptere fremgangsmåden for budgetbehandlingen, hvor budgettet er blevet tilrettet, alene efter aftale med organisationsformanden. Det første budgetforslag kunne afdelingsbestyrelsen uden videre acceptere, trods en lejestigning på 7,77 %, i erkendelsen af, at afdelingen har et underskud der skal afvikles. Ole oplyste, at det i en lang årrække været tradition for at budgetterne blev tilrettet mellem administration og formand. Conny Bruun redegjorde for den aftalte procedure i år, med budgetbehandling via mail, da bestyrelsen ikke ønskede et ekstra budgetmøde. Ved fremsendelse af budgetforslagene, er afdelingsbestyrelsen anmodet om, inden den d , at give tilbagemelding i forhold til budgetforslaget. Der er ikke modtaget reaktion afdeling Uden tvivl, er proceduren administrationens ansvar, og vi tager kritikken fra afdelingsbestyrelsen til os, og vi må sammen finde en fremgangsmåde, der fremadrettet inddrager afdelingsbestyrelserne på en bedre måde. Det er korrekt, at det er afdelingsbestyrelsen som har kompetencen til budgetbehandlingen, samt godkende og indstille budgetforslaget til afdelingsmødet. Afdelingernes budget for 2017 blev godkendt, som det blev fremlagt i henhold til ovenstående budgetoversigt. Fra 2017 og fremefter, aftales budgetmøder med afdelingsbestyrelserne, således afdelingsbestyrelserne bliver inddraget i budgetudarbejdelsen, og får maksimal indflydelse på både proces og indhold. Ad 6 Økonomi a) Oplæg til renoveringsplanen er fremsendt forud for mødet. På baggrund af tidligere drøftelse og beslutninger i bestyrelsen, har det været et mål at kunne fremlægge en renoveringsplan for energioptimering ved fraflytning og ved frivillighed, på det kommende afdelingsmøde. Vi skal bede organisationsbestyrelsen om at godkende renoveringsplanen der tillige ligger som forslag til behandling på det efterfølgende afdelingsmøde, samt godkende finansieringen med afdelingsvis optagelse af et forhåndslån på kr med en årlig ydelse på kr Ydelsen Side 3 af 5

4 på lånet vil delvis vil blive dækket af selskabets dispositionsfond, med årligt kr og resten af låneydelsen kr , vil blive dækket af en lejestigning ved genudlejning på op til kr. 500 pr. bolig pr. måned, svarende til gennemsnitlig lejestigning i procent: Afdeling 1, 3,80% Afdeling 2, 2,04% Afdeling 3, 4,04% Afdeling 4, 1,96% Afdeling 5 1,71% Organisationsbestyrelsen bedes tillige godkende, at såfremt der er behov for at renovere mere eller mindre end 4 boliger pr. afdeling, indenfor 2 år, vil låneoptagelsen ændre sig tilsvarende. Dispositionsfonden dækker tillige ydelsen i perioden fra låneoptagelsen til lejestigningen effektueres. Projektets gennemførelse er betinget af kreditforeningen og kommunens godkendelse. Der er enighed i bestyrelsen om, at der skal være en plan for energioptimering, og at der skal ses på det generelle behov for en opdatering og renovering af afdelingernes boliger, under hensyntagen til, at huslejen fortsat skal være konkurrencedygtig. Det er fortsat et mål, at der opnås tilsagn fra LBF så midler fra egent trækningsret indgår i finansieringen. Fremmødet på det efterfølgende afdelingsmøde er så lavt, at organisationsbestyrelsen vil henstille til, at det omdelte forslag til energioptimering afgøres ved urafstemning. Alternativt, at henstille til afdelingsmødet, at bestyrelsen får kompetencen til sammen med administrationen at udarbejde et mere omfattende renoveringsprojekt, således det inkludere flere boliger og med udvidelse af listen over hvad der vil blive renoveret. I projektet skal LBF ansøges om midler fra egen trækningsret, der sammen med tilskud fra dispositionsfonden, skal udgøre den største del af finansieringen, således en huslejestigning bliver så minimal som det er muligt. Ad 7 Aktivitetsoversigten Oversigten gennemgået. Fremsendes tilrettet til næste møde. Ad 8 Nyt fra afdelingerne Afdeling : - Lukket punkt Afdeling : - lukket punkt Ad 09 Det efterfølgende afdelingsmøde indkomne forslag mv. Der er udover forslaget om energioptimering i afdelingerne indkommet forslag fra Birthe Brøgger, afdeling , vedrørende udvidelse af råderetten med mulighed for opførelse af udestuer og orangeri. Side 4 af 5

5 Drøftelser om forslaget, herunder risikoen for at huslejen ikke vil afspejle værdien af det opførte. Samtidig må der prioriteres i forhold til det aktuelle behov der er for opdatering af boligerne, set i forhold til huslejeniveauet. Torben oplyste, at det nuværende råderetskatalog er fra indførelsen af "Din bolig - Dit valg" i 2004, så der er måske en oplagt anledning til, at der udarbejdes et nyt opdateret katalog, der fremsætte til behandling og afstemning på et ekstraordinært afdelingsmøde. Det indstilles til afdelingsmødet, at der udarbejdes oplæg til nyt råderetskatalog, samt at organisationsbestyrelsen i den forbindelse vil foretage vurdering af ny makimums leje pr. kvm. ved råderetssager. Ad 10 Eventuelt Intet til drøftelse Referent: Conny Bruun Odense d Bestyrelsens underskrift: Ole Skovsbøll Peter Bang Asger Hansen Anders Nielsen Casper Reitz Lis Bundesen Bodil Røn Winkel Side 5 af 5