BILAG 2. Notat. Vedrørende: Forslag til prioritering af it-investeringer på folkeskoleområdet. Skoleafdelingen og it-afdelingen.

Transkript

1 BILAG 2 Notat Vedrørende: Forslag til prioritering af it-investeringer på folkeskoleområdet Skrevet af: Skoleafdelingen og it-afdelingen Dato: Forslag til prioritering af it-investeringer på folkeskoleområdet. Med udgangspunkt i Forslag til faglig og pædagogisk IT-handleplan Indsendte bemærkninger til forslaget Forligsteksten omkring skolestrukturen har skoleafdelingen og it-afdelingen i fællesskab udarbejdet nærværende forslag til prioritering af it investeringer. Forslaget har primært fokus på konkrete initiativer på det it-tekniske område med henblik på opfyldelse af målene i handleplanen. Prioriteringen er sket ud fra: 1. En god og tidssvarende infrastruktur er en forudsætning for opfyldelse af de mål og beskrivelser, der fremgår af handleplanen 2. IT-arbejdspladserne på skolerne er af meget varierende kvalitet 3. En effektiv, driftssikker og dynamisk installation er en nødvendighed. Her er styring af devices og applikationer essentiel 4. Skolernes behov for øget fokus på digitale læremidler og- platforme samt behovet for støtte til implementering og kompetenceudvikling 1. Udskiftning og udbygning af det trådløse netværk. Aktiviteten omfatter dels udskiftning af utidssvarende access-punkter dels etablering af nye accesspunkter med henblik på en, så man understøtter IT-handleplanens forslag om, at elever skal kan medbringe smartphones, Tablets og PC er og netværket skulle kunne håndtere 3 enheder pr. elev og lærer. Det anbefales, at der i 2016 afsættes 4,7 mio. kr. Det indebærer, at der kan opsættes ca. 840 trådløse accesspunkter på skolerne. I udgiften indgår accesspunkter, licenser, service og brug af elektriker. Der vil være udendørs dækning i det omfang, man udefra kan få signal til det indendørs netværk. Det vil være muligt at etablere trådløst netværk, som kan dække udearealerne. Dette er ikke indeholdt i de 840 accesspunkter. 1

2 Hvis det viser sig, at der er brug for flere accesspunkter, anbefales det, at de etableres i Der afsættes derfor 1,6 mio. kr. i 2017 som buffer. I slutningen af 2016 vil det kunne afgøres, hvorvidt der er brug for bufferen helt eller delvis. Det foreslås, at accesspunkter, licenser og service indkøbes via Moderniseringsstyrelsens indkøbsaftale og at der gennemføres en tilbudsindhentning på elektrikeropgaven. Det forventes, at etableringen kan påbegyndes i marts måned og være færdig i sidste kvartal På baggrund af It-afdelingens opfattelse af hvilke skoler, der i dag har dårligst trådløst netværk, vil afdelingen senest i uge 3 fremsende forslag til skoleafdelingen om rækkefølge for installation. 2. Indkøb af arbejdspladser Der er pt. etableret knap It-arbejdspladser på skolerne. Arbejdspladserne omfatter personale PC er, elev PC er og tavle PC er. Der er tale om et spænd af nye arbejdspladser og arbejdspladser, der teknisk er forældet. Det anbefales, at der årligt fra 2016 afsættes 2,0 mio. kr. i til udskiftning eller evt. opgradering af arbejdspladser. Der findes ikke en udskiftnings- eller opgraderingsplan. It-afdelingen vil senest i uge 3 fremsende en oversigt pr. skole, som viser de arbejdspladser, som skolerne har i dag. På den baggrund kan der udarbejdes forslag til udskiftninger og evt. opgraderinger. Til orientering kan det oplyses, at man normalt regner med følgende priser på standard it-arbejdspladser: PC-arbejdsplads: Tablet (ipad) Chromebook Fra kr. Fra kr. Fra kr. Inden en anskaffelse bør krav til it-arbejdspladserne specificeres i samarbejde med skolerne. Der gøres opmærksom på, at Chromebook ikke indgår i det produktsortiment, som findes på den forpligtende SKIindkøbsaftale, som Randers Kommune er tilsluttet. It-afdelingen har rettet henvendelse til SKI med spørgsmål om muligheden for at gøre brug af en anden SKI-indkøbsaftale. Ved brug af CLOUD løsninger forventes, at den tekniske levetid på arbejdspladserne øges. Med en gennemsnitspris på kr. pr. it-arbejdsplads vil der årligt kunne købes/udskiftes i alt ca. 660 itarbejdspladser. Der gøres opmærksom på, at der må påregnes udgifter til opbevaringsskabe med henblik på bl.a. sikring og opladning af udstyr. 3. Ressourcer til gennemførelse af pkt. 1 og 2 Praktiske opgaver omkring udpakning, klargøring og opsætning samt nedtagning af gammelt udstyr er en ressourcekrævende opgave. I forhold til nuværende it-support ressourcer er det nødvendigt, at der afsættes ekstra ressourcer i 2016 og

3 De ekstra ressourcer kan tilvejebringes ved ekstern bistand, midlertidig ansættelse og ekstra arbejde. Det anbefales, at der afsættes en ramme til ekstra ressourcer på kr. i 2016 og kr. i IT-handleplanen er et paradigmeskift af skolernes it-anvendelse. Det vil også have betydning for de opgaver, som it-supporterne i dag løser. Om omfanget bliver mindre, er umiddelbart vanskeligt at besvare. Behovet for it-support i forhold til BYOD og CLOUD-løsninger kan pt. ikke estimeres. Det forhold, at antallet af devices på skolerne er stigende, bør ligeledes medtages i en vurdering af behovet for it-support på skolerne. Det foreslås derfor, at skoleafdelingen og it-afdelingen i fællesskab i 1. halvår af 2017 vurderer omfanget og indholdet af de fremtidige it-supportopgaver i skolerne. 4. Opgradering af internet. I lyset af den øgede internettrafik som følge af CLOUD- og web-løsninger og et øget antal enheder anbefales det, at adgangen til internet opgraderes fra nuværende 1 GB til 4 GB. Merudgiften udgør pt kr. i etableringsudgifter og pt kr. i årlige udgifter. Opgraderingen indebærer, at der laves en redundans løsning. Det vil sige, at linien opdeles i 2, så hvis der er nedbrud på den ene linie, så kan man stadig tilgå internettet med lidt mindre hastighed på den anden linie. Driftsstabiliteten vil således øges. Anskaffelsen kan ske via fællesoffentlige indkøbsaftaler. Anskaffelsen kan derfor hurtig realiseres. Det anbefales, at opgradering af skolernes internetforbindelse sker primo 2017, når opgraderingen af det trådløse netværk er gennemført. 5. BYOD-platform Af handleplanen fremgår, at eleverne skal kunne medbringe eget it-udstyr, som kan kobles på skolernes netværk. Erfaringer fra andre kommuner viser, at der bør etableres en BYOD-platform, så skolerne har mulighed for at styre elevernes eget it-udstyr, fx i forhold til virus, brug af båndbredde. Det foreslås, at der i samarbejde med skolerne udarbejdes en kravspecifikation og dernæst gennemføres en tilbudsindhentning. Det anbefales, at der fra 2017 afsættes en ramme på kr. til køb og drift af en BYOD-platform. 6. Platform til management af skolernes eget udstyr Handleplanen betyder, at skolerne fremover vil have forskellige produkter PC er, tablets og Chromebooks. Det anbefales, at der etableres en platform som muliggør automatisk opdatering, synkronisering, management og styring af forskellige devices og applikationer i forhold til den foreslåede GAfE løsning. Det foreslås, at der i samarbejde med skolerne udarbejdes en kravspecifikation og dernæst gennemføres en tilbudsindhentning. Heri indgår en vurdering af genanvendelse af eksisterende platform. 3

4 Der gøres opmærksom på, at tilbudsindhentningen ikke omfatter hvilken CLOUD løsning, der skal anvendes, idet handleplanen indeholder forslag om brug af GAfE. IT-afdelingen understøtter denne løsning på lige fod med andre CLOUD løsninger Det anbefales, at der fra 2017 afsættes en ramme på kr. til køb og drift af en management-platform. 7. Digitale læremidler, kompetenceudvikling etc. Der peges fra skolernes side på, at der bør investeres i digitale læremidler og platforme. Sidstnævnte er fremadrettet et krav, jf. Brugerportalsinitiativet, som beskrevet i faglig og pædagogisk IT-handleplan. Den løsning, der pt er valgt i forhold til digital læringsplatform og elevplansværktøj, vil i 2016 beløbe sig til ca kr. Samtidig bortfalder undervisningsministeriets tilskudspulje på 50 % til anskaffelse af digitale læremidler formentlig med udgangen af 2017, hvorefter det må forventes, at prisen på digitale læremidler vil blive væsentligt forøget for den enkelte skole. I 2015 udgjorde tilskudsbeløbet en trækningsret på op til 1.1 mio. kr. Det anbefales derfor, at der i prioriteringen af IT-investeringer tages højde for dette ved at afsætte ressourcer senest med virkning fra Skolerne pointerer, at det er væsentligt, at investeringer på det tekniske område (netværk, devices m.v.) følges op af indsatser omkring implementering og kompetenceudvikling. Det anbefales derfor, at der arbejdes med disse områder, efterhånden som de tekniske løsninger omkring infrastruktur og management bygges op, og antallet af enheder udvides. Det anbefales således, at der afsættes 1,5 mio. kr. i 2017 og 3,0 mio. kr. årligt fra Udmøntningen sker senere i forhold til konkrete anskaffelser/initiativer. 8. IWB-installationerne (digitale tavler og projektorer) IWB installationerne på skolerne er af forskellig kvalitet. Der er pt. installeret ca. 550 projektorer og digitale tavler. Nogle er anskaffet tilbage i Det anbefales derfor, at der tilvejebringes en plan over, hvor behovet for udskiftninger er størst. Udskiftning af tavle-pc erne indgår udskiftning af it-arbejdspladser, jf. ovenfor. Umiddelbart skønnes, at behovet for udskiftning af tavler ikke er særlig stort. Der anbefales, at der fra 2018 afsættes en pulje på 0,5 mio. kr. til udskiftning af primært projektorer i IWB installationerne. 9. Opgradering af fiber Randers Kommunes aftale med Verdo vedr. fiber mellem bl.a. Kasernen og skolerne udløber den I den forbindelse skal ydelsen genudbydes i løbet af It-afdelingen vil medtage en opgradering af fibernetværket til at kunne understøtte 10 GB mellem it-afdelingens it-miljø på Kasernen og den kommende leverandør af fibernetværk. Dette kan være aktuelt for skolerne på et senere tidspunkt. Opgraderingen medtages som option. Nuværende priser viser, at opgraderingen koster kr. i etablering og kr. i årlig drift. 4

5 Det anbefales, at der afsættes midler til opgradering af fiber i Samlet økonomi ved It-afdelingens forslag (mio. kr.) Anskaffelse Trådløst netværk 4,7 1, It-arbejdspladser 2 2,0 2,0 2,0 3.Ressourcer til 0,3 0,2 konfiguration og opstilling af udstyr mv. 4.Opgradering af 0,6 0,5 internet 5.BYOD platform 0,3 0,3 6.Management platform 0,5 0,5 7.Digitale læremidler, - 1,5 3,0 platforme, implementering og kompetenceudvikling 3 8.IWB installationer 4 0,5 9.Opgradering af fiber 0,3 0,2 I alt 7,0 7,0 7,0 1: Buffer. 2: Incl. udstyr til opbevaring etc. 3: Udmøntes senere i konkrete anskaffelser/initiativer. 4: Pulje 5