Selskab S ApS. Afgørelse om overholdelse af hvidvaskloven. 1. Indledning Erhvervsstyrelsen aflagde den 11. maj 2013 et tilsynsbesøg hos S ApS.

Transkript

1 Selskab S ApS 13. maj 2013 Sag Afgørelse om overholdelse af hvidvaskloven 1. Indledning Erhvervsstyrelsen aflagde den 11. maj 2013 et tilsynsbesøg hos S ApS. Formålet med tilsynsbesøget var at føre tilsyn med selskabets overholdelse af reglerne i hvidvaskloven 1. ERHVERVSSTYRELSEN Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø Tlf Fax CVR-nr E-post erst@erst.dk Under tilsynsbesøget kunne Erhvervsstyrelsen konstatere, at S ApS ikke i tilstrækkeligt omfang har sørget for at indhente legitimationsoplysninger i henhold til hvidvasklovens 12. ERHVERVS- OG VÆKSTMINISTERIET Styrelsen kunne desuden konstatere, at selskabet ikke har udarbejdet interne retningslinjer i overensstemmelse med hvidvasklovens Afgørelse Erhvervsstyrelsen træffer i medfør af 32, stk. 5, i hvidvaskloven afgørelse om, at: S ApS i henhold til hvidvasklovens 12 for fremtiden skal sørge for at legitimere alle kunder, hvortil selskabet stiller hjemstedsadresse og dertil knyttede tjenester til rådighed samt notere identitetsoplysninger, herunder oplysninger om kundens ejer- og kontrolstruktur og identitetsoplysninger vedrørende virksomhedens reelle ejere samt indhente oplysninger om hver kundes formål med forretningsforbindelsen og det tilsigtede omfang heraf. S ApS senest den 31. maj 2013 skal have udarbejdet tilstrækkelige skriftlige interne regler i henhold til hvidvasklovens 25 og inden samme frist indsende en kopi heraf til Erhvervsstyrelsen. De skriftlige interne regler skal indeholde retningslinjer om kundelegitimation, opmærksomheds-, undersøgelses- samt noteringspligt, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt ud- 1 Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, jf. lovbekendtgørelse nr. 353 af 20. april 2012 med senere ændringer. Loven kan findes her:

2 2/6 dannelses og instruktionsprogrammer for medarbejderne for at forebygge hvidvask og terrorfinansiering. Opmærksomheden henledes på, at forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af hvidvasklovens 12, stk. 1-6, og 25, stk. 1, kan straffes med bøde, jf. lovens 37, stk. 1. Ved særligt grove eller omfattende forsætlige overtrædelser af 12, stk. 1-6, kan straffen stige til fængsel indtil seks måneder, jf. 37, stk. 2. Opmærksomheden henledes desuden på, at Erhvervsstyrelsen kan kræve, at virksomheder eller personer, der er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 18, jf. 3, stk. 1, nr. 5, litra c, udleverer de oplysninger, der er nødvendige til brug for tilsynet med overholdelsen af hvidvasklovens regler, jf. lovens 32, stk. 3. Undlader en virksomhed eller person at udlevere de ønskede oplysninger kan Erhvervsstyrelsen som tvangsmiddel pålægge personen, virksomheden eller de for virksomheden ansvarlige personer daglige eller ugentlige bøder, jf. hvidvasklovens 37, stk. 4. Erhvervsstyrelsen vil følge op på S ApS overholdelse af påbuddene ved et fremtidigt tilsynsbesøg. 3. Sagsfremstilling Erhvervsstyrelsen rettede ved brev af 13. marts 2013 henvendelse til S ApS med henblik på at aflægge selskabet et tilsynsbesøg den 11. april Baggrunden herfor var, at styrelsen havde konstateret, at selskabet den (udeladt) var blevet optaget i styrelsens særskilte register HVL-Reg., som udbyder af tjenesteydelser til virksomheder. I brevet anmodede Erhvervsstyrelsen S ApS om inden tilsynsbesøget at fremsende en redegørelse for de undersøgelser som selskabet foretager i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af kundeforhold, herunder dokumentation i form af tre kundesager. Selskabet blev ligeledes bedt om at fremsende en kopi af selskabets kundeliste og en kopi af de retningslinjer som selskabet har udarbejdet i henhold til hvidvasklovens 25. På baggrund heraf fremsendte S ApS ved brev af 4. april 2013 en redegørelse bilagt tre kundesager samt kopier af selskabets kundeliste og interne retningslinjer. I redegørelsen oplyser S ApS, at selskabet ud over at drive virksomhed som kontorhotel også udøver erhvervsmæssig virksomhed med udlejning af mødeog konferencelokaler, udlejning af PC-udstyr, salg af ydelser indenfor hosting samt webhoteller og udlejning af kontor- og lagerarealer. S ApS oplyser videre, at kontorhotellets kunder får stillet postadresse hos til rådighed og at kunderne herefter enten selv afhenter posten på S ApS adresse eller får posten videresendt. Herudover har kunderne mulighed for at leje et mødelokale hos selskabet.

3 3/6 S ApS oplyser desuden, at selskabet først i efteråret 2012 blev opmærksomt på, at selskabet er omfattet af hvidvaskloven. Dette er ifølge selskabet årsagen til, at selskabet ikke har ladet registrere i Erhvervsstyrelsens særlige register HVL- Reg. før i oktober I redegørelsen oplyser S ApS herudover, at, selskabet altid indgår en kontrakt med kunden og indhenter en udskrift fra Selskabsregisteret. Herudover indhenter selskabet kopi af billedlegitimation for virksomhedens ejer i form af pas eller kørekort, ligesom selskabet spørger ind til kundens formål med postadressen. Den 9. april 2013 var Erhvervsstyrelsen på tilsynsbesøg hos S ApS på selskabets adresse. Ved tilsynsbesøget orienterede styrelsen kort om selskabets pligter i henhold til hvidvaskloven, herunder særligt om opmærksomhedspligten i 6, pligten i 7 om underretning til Hvidvasksekretariatet hos Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet ved mistanke om kunders involvering i hvidvask m.m., reglerne i lovens 12 om kundeoplysninger mv., opbevaringspligten i 23 og om reglerne om interne retningslinjer i 25. Under tilsynsbesøget oplyste S ApS direktør (udeladt), at selskabet har drevet erhvervsvirksomhed med kontor- og lagerudlejning siden Fra 2010 har S ApS desuden drevet virksomhed som kontorhotel for ca. 25 kunder, der udover at have postadresse hos selskabet, også har indgået aftale om tilknyttede tjenester. Det blev videre oplyst, at S ApS først i efteråret 2012 blev opmærksomt på, at selskabet er omfattet af hvidvaskloven, og at selskabet derfor ikke har ladet registrere i HVL-Reg. før dette tidspunkt. Det blev desuden oplyst, at S ApS af samme årsag ikke har været opmærksom på sine forpligtelser efter hvidvaskloven til at indhente legitimationsoplysninger fra sine kunder og til at klarlægge kundernes ejer- og kontrolstruktur og legitimere reelle ejere. Endelig blev det oplyst, at S ApS har et godt kendskab til flere af sine kunder, idet kunderne jævnligt kommer på selskabets adresse. Dog havde selskabet i 2012 en enkelt kunde A ApS - som S ApS følte sig nødsaget til at anmelde til politiet, idet den pågældende virksomhed udviste mistænkelig adfærd. S ApS har ved af 4. april 2013 fremsendt selskabets skriftlige interne retningslinjer til Erhvervsstyrelsen. Ved gennemgangen af retningslinjerne kunne styrelsen konstatere, at retningslinjerne ikke omfattede de i hvidvasklovens 25 krævede oplysninger om kundelegitimation, opmærksomheds-, undersøgelses- samt noteringspligt, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses og instruktionsprogrammer for medarbejderne.

4 4/6 Ved tilsynsbesøget den 11. april 2013 påtalte styrelsen således dette forhold overfor S ApS og indskærpede, at selskabet skal udarbejde tilstrækkelige interne retningslinjer i henhold til lovens 25 og indsende en kopi heraf til styrelsen. Desuden påtalte styrelsen ved tilsynsbesøget det forhold, at S ApS har drevet virksomhed siden 2010, uden som det er krævet efter hvidvasklovens 31, at have sørget for at blive godkendt og registreret i styrelsens særlige register HVL-Reg. Endelig påtalte styrelsen ved tilsynsbesøget det forhold, at S ApS på grund af manglende kendskab til hvidvasklovens regler, ikke som det er påkrævet efter lovens 12, har sørget for at foretage tilstrækkelig legitimering af alle selskabets kunder og i den forbindelse klarlægge kundernes ejer- og kontrolstruktur og legitimere reelle ejere. Styrelsen anmodede i den forbindelse selskabet om at fremsende de identitets- og kontroloplysninger som selskabet var i besiddelse af om sine kunder, hvilket selskabet gjorde senere samme dag. Styrelsens gennemgang af det fremsendte materiale har vist, at S ApS ikke har sørget for at foretage tilstrækkelig legitimering af fire af selskabets kunder, herunder C IS, D ApS, E ApS og F ApS. 4. Begrundelse S ApS driver bl.a. erhvervsmæssig virksomhed som kontorhotel og er således omfattet af hvidvaskloven i henhold til lovens 1, stk.1, nr. 18, jf. 3, stk. 1, nr. 5, litra c., for så vidt angår de af selskabets kunder, der har fast adresse hos selskabet og som modtager dertil knyttede ydelser, herunder videreformidling af post. Det fremgår af hvidvasklovens 12, stk. 1, at de af hvidvaskloven omfattede virksomheder og personer skal have kendskab til deres kunder i overensstemmelse med 12, stk. 2-8, herunder kræve, at deres kunder legitimerer sig når der optages forretningsmæssig forbindelse med disse. I henhold til 12, stk. 3, skal legitimationen når kunden er en virksomhed omfatte navn, adresse og CVR-nr. eller anden lignende dokumentation, hvis den pågældende kunde ikke har et CVR-nr. Desuden skal kundens ejer- og kontrolstruktur klarlægges, og virksomhedens reelle ejere skal legitimeres. Herudover skal der i henhold til lovens 12, stk. 4, indhentes oplysninger om hver kundes formål med forretningsforbindelsen og det tilsigtede omfang heraf. Kundeforholdet og transaktioner, der gennemføres som led i kundeforholdet skal efter lovens 12, stk. 5, løbende overvåges, for at sikre, at transaktionerne er i overensstemmelse med virksomhedens eller personens viden om kunden og kundens forretning- og risikoprofil, herunder om nødvendigt midlernes oprindelse, ligesom dokumenter, data eller andre oplysninger løbende skal ajourføres.

5 5/6 I henhold til hvidvaskloven 12, stk. 7, kan de af loven omfattede virksomheder og personer beslutte at gennemføre legitimationsproceduren m.v. i 12, stk. 1-5, ud fra en risikovurdering afhængig af risikoen ved den enkelte kunde eller forretningsforbindelse, produktet eller transaktionen. Virksomheden eller personen skal dog kunne godtgøreover for den myndighed, der fører tilsyn med den pågældendes overholdelse af loven, at undersøgelsens omfang er tilstrækkelig i forhold til risikoen for hvidvask og terrorfinansiering. Ved tilsynsbesøget oplyste S ApS, at selskabet ikke har været opmærksomt på, at selskabet i henhold til hvidvasklovens 12, er forpligtet til at kræve, at deres kunder legitimerer sig ved indledningen af kundeforholdet. Selskabet har således ikke indhentet de krævede legitimationsoplysninger for alle sine kunder, ligesom selskabet ikke har sørget for at klarlægge alle sine kunders ejer- og kontrolstruktur og legitimeret de reelle ejere. Styrelsens gennemgang af de kundesager, som selskabet har fremsendt ved e- mail af 11. april 2013 har vist, at S ApS ikke har sørget for at foretage tilstrækkelig legitimering i henhold til hvidvasklovens 12 af fire af selskabets kunder, herunder C IS, D ApS, E ApS og F ApS. Det er på den baggrund Erhvervsstyrelsens vurdering, at S ApS har overtrådt hvidvasklovens 12. I henhold til hvidvaskloven 31, stk. 1 skal personer og virksomheder omfattet af 1, stk. 1, nr. 11 og 18, registreres hos Erhvervsstyrelsen for at kunne udøve denne virksomhed S ApS har i forbindelse med sagen oplyst, at selskabet har udøvet virksomhed som kontorhotel siden 2010, men først i efteråret 2012 blev opmærksomt på, at selskabet er omfattet af hvidvaskloven. Selskabet lod sig derfor først i oktober 2012 registrere i Erhvervsstyrelsens særlige register HVL-Reg. Som Erhvervsstyrelsen også påtalte overfor S ApS ved tilsynsbesøget den 11. april 2013, er det styrelsens vurdering, at selskabet ved i perioden fra 2010 til oktober 2013, at have drevet virksomhed, der er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 18, jf. 3, stk. 1, nr. 5, litra c, uden at være registreret i HVL-Reg., har overtrådt hvidvasklovens 31, stk. 1. I henhold til hvidvasklovens 25, stk. 1, 1. pkt., skal de af loven omfattede virksomheder og personer udarbejde tilstrækkelige retningslinjer om kundelegitimation, opmærksomheds-, undersøgelses- samt noteringspligt, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses og instruktionsprogrammer for medarbejderne for at forebygge hvidvask og terrorfinansiering. S ApS har oplyst ikke at have udarbejdet de ovennævnte retningslinjer, hvorfor det er styrelsens vurdering, at selskabet har overtrådt sin forpligtelse i henhold til lovens 25, stk. 1.

6 6/6 5. Klagevejledning Afgørelsen kan påklages til Erhvervsankenævnet, Postboks 2000, Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø. En klage skal være Erhvervsankenævnet i hænde senest fire uger efter, at afgørelsen er truffet. Opmærksomheden henledes på, at Erhvervsankenævnets sekretariat opkræver et gebyr i forbindelse med behandlingen af klagesagen. Gebyret tilbagebetales, hvis der gives medhold i klagen.