Udbud af kommunikations- og kampagneydelser samt markedsføringsopgaver Kravspecifikation

Transkript

1 Udbud af kommunikations- og kampagneydelser samt markedsføringsopgaver 2012 Kravspecifikation

2 1. Indledning De 4 beskæftigelsesregioner i Danmark er - Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland - Beskæftigelsesregion Syddanmark - Beskæftigelsesregion Midtjylland - Beskæftigelsesregion Nordjylland Sagsområder for beskæftigelsesregionerne Beskæftigelsesregionerne har til opgave at følge op på resultaterne af jobcentrenes indsats samt understøtte jobcentrene i at opnå gode resultater. Beskæftigelsesregionerne udarbejder i den forbindelse nøgletal, analyser m.m. om jobcentrenes resultater. Herudover gennemfører beskæftigelsesregionerne analyser af de regionale arbejdsmarkeder samt overvåger udviklingen i ledighed. Den viden, som regionerne herved erhverver om de regionale arbejdsmarkeder, stilles til rådighed for de ansvarlige for indsatsen dvs. kommunerne samt til a-kasser, uddannelsesinstitutioner, andre aktører, vejledningsordninger, m.fl. Beskæftigelsesregionerne administrerer midler herunder puljer til at styrke og udvikle beskæftigelsesindsatsen. Som led i beskæftigelsesregionernes opgaver udbyder beskæftigelsesregionerne ydelser og opgaver inden for områderne: 1. Kommunikation 2. Kampagner 3. Markedsføring Der er tale om at dække et behov for ekstern bistand til varetagelse af ovennævnte områder. Opgaverne kan være enten landsdækkende, regionale/tværregionale eller lokale og kan gennemføres i samarbejde med andre offentlige institutioner og samarbejdsparter. I udbuddets udvælgelsesfase lægges vægt på, at tilbudsgiver findes egnet til at udføre de relevante opgaver. Beskæftigelsesregionernes kommunikationsydelser, kampagner og markedsføringsopgaver skal planlægges og virke inden for rammerne af et komplekst politisk univers med mange forskellige målgrupper og interesser, holdninger, ordninger, regelsæt og retsgrundlag. I tildelingsfasen indgår på den ene side en vurdering af tilbudsgivers timepriser og på den anden side en nærmere bedømmelse af tilbuddets kvalitet med vægt på tilbudsgivers re- Kravspecifikation 2

3 degørelse for fremgangsmåde(r) og evt. koncept, som vil kunne anvendes i forbindelse med leveringen af ydelsen/opgaven eksempelvis med relevant henvisning til erfaring med tilsvarende eller lignende ydelser og opgaver samt tilbudsgivers redegørelse for evnen til projektstyring og koordinering, herunder overholdelse af tidsfrister. Udbydende myndigheder er de 4 beskæftigelsesregioner i Danmark. Ud fra et overordnet skøn vurderes beskæftigelsesregionernes samlede behov for at trække på de af udbuddet omfattede ydelser og opgaver samlet at være i størrelsesordenen 5-10 mill. kr. årligt. Hertil kommer det behov, som måtte opstå hos de øvrige ordregivere, som kan indgå delaftaler under de indgåede rammeaftaler. Følgende myndigheder med tilknytning til beskæftigelsesindsatsen vil være dækket af de kommende rammeaftaler og forventes derfor at indgå specifikke delaftaler: Hele Beskæftigelsesministeriets offentlige myndighedsområde, dvs. ministeriets samlede koncern med alle de til enhver tid hørende styrelser, institutioner mv. oo0oo Kravspecifikation 3

4 2.1 Kommunikation Kommunikation består typisk af: 2. Beskrivelse af ydelser og opgaver Nyhedsbreve og magasiner Pjecer, foldere, brochurer mv. Presseydelser herunder bistand til redigering af ordregivers egne tekster Hjemmesider mv. Sociale medier Designopgaver, manualer, koncepter mv. Kommunikationsstrategi Evaluering af kommunikationsydelsen 2.2. Kampagner Kampagner består typisk af: Foranalyser og udarbejdelse af kampagnekoncept Kampagnestrategi og -planlægning Kampagnematerialer Projektstyring og koordinering Evaluering af kampagnen Phonerydelser Dialogaktiviteter typisk med jobcentre og andre samarbejdsparter PR 2.3. Markedsføring Markedsføring består typisk af: TV-/radiospots Bannere Reklamematerialer, konferencematerialer (f.eks. kuglepenne, blokke, mapper mv.) Events (typisk i f.m. konferencer, åbningsarrangementer, åbenthusarrangementer o.lign.) Det bemærkes, at oplistningen af undergrupper af opgaver og ydelser inden for de ovenfor anførte 3 overordnede tilbudskategorier, ikke kan betragtes som en prioriteret oplistning. Kravspecifikation 4

5 3. Generelt vedrørende alle ydelser Beskæftigelsesregionerne ønsker at indgå rammeaftaler, som kan sikre kvalitet og en mere smidig opgaveløsning samt mulighed for at gøre brug af ekstern bistand til kommunikationsopgaver, kampagner og markedsføring, uden hver gang at skulle gennemføre omfattende udbud. De udbudte ydelser og opgaver vil kunne variere i størrelse og omfang f.eks. fra store kampagneaktiviteter, der involverer hjemmesider, konferencer, annoncer og pjecer til enkeltstående aktiviteter som udgivelsen af en pjece eller andre former for informationsmateriale, kommunikationsrådgivning i en konkret sag eller en enkeltstående konference. Det forudsættes derfor, at tilbudsgiver har et grundlæggende kendskab til det beskæftigelsespolitiske område. Endvidere stilles følgende krav: Kommunikation på dansk Leverandører skal i forbindelse med leveringen af enhver ydelse eller udførelsen af enhver opgave i henhold til dette rammeudbud kommunikere - skriftligt såvel som mundtligt - på dansk i forhold til ordregiver og andre parter i forbindelse med opgaven. Det kan konkret aftales, at kommunikationen helt eller delvis foregår på andet sprog, såfremt det måtte vise sig relevant for opgaven. Rettigheder Ordregiver erhverver ved betaling af det aftalte vederlag de fulde, eksklusive og uindskrænkede rettigheder til de af rammeaftalen og de tilhørende delaftaler omfattede ydelser. Ved rettigheder forstås alle immaterial- og markedsføringsrettigheder, herunder men ikke begrænset til rettigheder i medfør af markedsføringsloven, ophavsretsloven, varemærkeloven, designloven og patentloven. Rettighedsoverdragelsen er uden geografiske, tids- eller mediemæssige begrænsninger, medmindre ordregiver skriftligt har accepteret fravigelse heraf. Uden at begrænse ovenstående giver rettighedsoverdragelsen ordregiver ret til at: Fremstille eksemplarer af ydelserne og gøre dem tilgængelige for almenheden på enhver måde i ethvert medie. Ændre, redigere, omarbejde eller videreudvikle ydelserne. Påtale tredjemands krænkelser af ydelserne og oppebære vederlag og erstatning herfor. Kravspecifikation 5

6 Overdrage rettighederne til koncernforbundne selskaber eller en ny juridisk enhed i forbindelse med overdragelse af ordregivers samlede virksomhed eller en gren heraf. Registrere ydelserne i eget navn, herunder i form af patent-, varemærke- og/eller designregistrering og overdrage sådanne registreringer til tredjemand. Leverandøren er forpligtet til at foranledige, at relevante personer tiltræder de nødvendige erklæringer/blanketter i forbindelse hermed. Leverandøren har ikke krav på yderligere vederlag i forbindelse med ordregivers udnyttelse af de erhvervede rettigheder, ej heller i forbindelse med aftaleophør, uanset årsagen hertil. Ordregiver opnår fuld ejendomsret til materiale, der indgår i og/eller ligger til grund for ydelserne. Alle for ordregiver udarbejdede og betalte kreative materialer/arbejder såsom layouts, tekster, atelierarbejder, film, reproklart materiale, fotografier og negativer hertil, elektroniske lagringsmedier samt alle reproduktionsmaterialer er således ordregivers ejendom og kan til enhver tid uden yderligere vederlag kræves udleveret af ordregiver. Det nævnte materiale kan forlanges udleveret i et sædvanligt læsbart format/brugbart format i et for ordregiver hensigtsmæssigt medie med alle nødvendige koder samt oplysninger, der er nødvendige eller formålstjenlige for ordregivers brug af materialet. Dette omfatter eksempelvis den for materialet foretagne rettighedsclearing med tilhørende optioner på forlængelser/udvidelser. Leverandøren har pligt til at opbevare alt relevant materiale i 1 år fra rammeaftalens ophør, medmindre ordregiver har stillet krav om, at materialet skal udleveres til ordregiver eller destrueres. Leverandøren skal i disse tilfælde følge ordregivers instruktioner. Alt materiale, der stilles til rådighed af ordregiver til brug for leverandørens varetagelse af de af rammeaftalen omfattede ydelser, tilhører ordregiver. I tilfælde af aftaleophør, konkurs mv. har ordregiver krav på at få materialet udleveret. Leverandøren er berettiget til at anvende den generelle viden, der erhverves ved udførelsen af de i nærværende rammeaftale med tilhørende delaftaler anførte ydelser, til brug for leverancer til tredjemand. Hvad angår ydelser og opgaver, som er løst for ordregiver, kan leverandøren kun efter aftale med ordregiver lade disse indgå i leverandørens egen markedsføring og kun under forudsætning af, at det af den aftalte markedsføring tydeligt fremgår, at ydelsen og opgaven er løst for ordregiver. Kravspecifikation 6