Referat. DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6.

Transkript

1 Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Mandag den 3. oktober 2016 kl Sted : HAB s administration Udsendt : 27. september 2016 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Alle mødt. Lisa indledte med pkt. erne og

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Den lille positive De fleste bidrog Protokol fra mødet den 8. september Godkendt og underskrevet 2016 siderne

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Ellen Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32 og 44 - Laurids Afdelingerne 30, 38, 39, 48, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Ove Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Bernhard Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22 og 23 - Leif Afdeling 51 Ole Administrativ orientering Ole gennemgik Intet Intet SU i Varberg. Langt møde med mange relevante punkter. Afd. 26 og 27 ønsker arbejdet omkring sammenlægning igangsat. Adm. kontakter de to afdelingsformænd. Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 13. Der blev ikke valgt en ny afdelingsbestyrelse. Niels Vincent Andersen valgt som kontaktperson. I afd. 25 er formanden gået af. Ny formand valgt sammen med et nyt bestyrelsesmedlem og en ny suppleant. Der afholdes FU på Hjortebro Orientering fra serviceområdet. P.t. ingen inviteret fra serviceområdet/administrationen. Byggeskadefonden vil dække 50 % af udgifterne til udbedring af de 8 kviste. I anden anledning er der Indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 51 Ad : Status på TV fritvalgsordningen. Afholdt møder med både YouSee og Stofa. Der er enkelte divergenser i deres tilbud. Isoleret set er Stofa lidt billigere på grundpakken, har frit valg mellem TV og bredbånd for grundpakkeprisen og er på fibernet. P.t. undersøges handlemulighederne. Status på Gåskærgade 7. Afholdt møde på HAB s initiativ den HAB leverer de tilgængelige data på lån og bygninger m.m., samt får bekræftet et tidligere tilsagn fra LBF om, at det er OK at rive bygningen ned. Herefter overtager kommunen sagsbehandlingen med bl.a. ansøgning om nedrivning hos ministeriet. Notat til kommunen om kommende projekter i Haderslev. HAB er med rådgiver inviteret til møde med borgmester og kommunaldirektør, torsdag den 6. oktober Stillingsopslag om leder af økonomiafdelingen. P.t. indkommet 9 ansøgninger. HAB har indgået aftale med en ekstern virksomhed om at lave personprofiler på de relevante ansøgere samt afholde første samtale. Herefter bliver der lavet en sagsfremstilling med aktuelle kandidater til os, hvorefter Tina, Claus og Christian holder den endelige samtale blandt de udvalgte kandidater. PX 3 indkøb. HAB har indgået en 3-årig aftale med PX 3, indkøb, fra Århus. De gennemgår i fin tråd med forvaltningsrevisionen en stor del af vore indkøb via de gældende aftaler og leverandører, og de garanterer en besparelse på 2 gange det aftalte honorar. Ny fælles boligsocial helhedsplan. I uge 38 afholdtes et fællesmøde for alle beboerne i afd. erne 13,14,15,17,61 og 62 omkring deres muligheder og vilkårene for at være en del af den kommende fælles helhedsplan. God stemning, og alle afdelingerne ønskede, at der blev indkaldt til ekstraordinære afdelingsmøder ultimo oktober. Med indkaldelsen udsendes info om det at være en del af en helhedsplan. 1407

4 Møderne planlagt til den 24. oktober med afd. 61 og 62 og den 27. oktober med afd. 13, 14, 15 og 17. Status på serviceområdet. Kompetenceudviklingsforløb igangsat ligesom planlægningen af møder med afdelingsbestyrelserne, som alle skal være besøgt inden udgangen af november. P.t. planlagt for 17 møder i løbet af oktober/november. Vejen projektet. Miljøtekniske undersøgelser iværksat. Hvis vejret holder, så vil der ligge en samlet miljørapport klar i uge 48/49. HAB nyt medlem af støtteforeningen for Hospice Sønderjylland. Koster 500,- kr. pr år. Voldgiftssag afd. 15. Til behandling på bestyrelsens november møde. Det nødvendige arbejde igangsættes., 1408

5 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Driftsstatus Udsendes inden mødet Fokus på afd. 20 som evt. præsentationsprojekt omkring energi. Lokale virksomheder vandt ved licitationen i afd. 40. God historie. Sune kontaktes. 1409

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Budgetopfølgning pr. 30. september Lisa orienterede om status. Udsigt til et lille overskud Restancesager Pr : ,03,- kr. på gamle sager og ,92,- kr. på nye sager. Pr var der udsættelse af en beboer i afd

7 Bestyrelsens side i december udgaven af medlemsbladet Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling Strategi Opdateret version udsendt samt lagt på hjemmesiden Nyhedsbrev Punktet udsat fra september mødet. Næste udgave, emner m.m.? Emner: Dialog med formænd og områderepræsentanter herunder den skriftlige kommunikation, formandsmøder, byggesagens gang. Klar til udsendelse primo november. Punktet udsat fra september mødet. Emner, ideer m.m.? Forslag udsendes til bestyrelsen fra Leif Formandsmøder Punktet udsat fra september mødet. Frekvens, hvem ansvarlig for emner og afvikling m.m.? Emner: Afventer forslag fra formændene. Ellers trækningsret som tema Generalforsamling 2017 Foreløbig tidsplan udsendt. Bestyrelsen peger på Niels Sørensen fra BL som dirigent Udbud af HAB s revision Excel-ark udsendt til bestyrelsen alene Afd tilskud fra dispositionsfonden Se nedenfor Henvendelse til HAB fra kommunen af Udsendt til bestyrelsen inden mødet. HAB var inviteret til møde , og kommunen ønskede en tilbagemelding på henvendelsen dels om at tildele boliger ved rekvisition og dels om bofællesskaber. CSK laver et forslag. Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår /11 og 7/12 Bestyrelsesmøder første halvår /1, 2/2, 8/3, 6/4, 3/5 og 8/6 Regnskabsmøde 22. december 2016 Generalforsamling februar Ad pkt Sagsfremstilling: Oversigt over udbudsresultatet er uddelt til alle bestyrelsesmedlemmer. Med baggrund i en nyansættelse af økonomichef indstilles det at fortsætte med Beierholm. Indstilling: Det indstilles at Beierholm bliver foreslået, som revisor for HAB på generalforsamlingen i februar Lisa supplerede og uddybede sagsfremstillingen. Godkendt som indstillet. Ad pkt Sagsfremstilling: Økonomien og lejeledighed i afdeling 33 - Slotsgade/St. Klingbjerg Med baggrund i bestyrelsens beslutning af 11. februar 2016 om, at følge og evaluere situationen omkring økonomien og lejeledighed i afdeling 33, Slotsgade/st. Klingbjerg m.h.p. justeringer, ansøges der om et tilskud på kr., som vedrører lejetab af tre boliger i regnskabsåret 2015/

8 Der har været tre lejemål, der har været ledige siden mindst den 1. oktober Situationen pr. dags dato er, at et lejemål er udlejet pr. 1. oktober 2016 og et andet er udlejet pr. 15. september 2016 til genhusning, der er således kun et lejemål (toværelses på 130 m2), der pt. ikke er udlejet. Indstilling: I henhold til driftsbekendtgørelsens 41 stk. 3 indstilles det, at organisationsbestyrelsen giver et tilskud til afdelingen på kr., svarende til afdelingens lejetab på de tre boliger der har været ledige i perioden 1. oktober 2015 til 30. september Tilskuddet finansieres af dispositionsfonden. Der er således givet et tilskud på i alt kr. Godkendt som indstillet 41. Dispositionsfonden dækker tab, herunder forbrugsafhængige udgifter, ved en almen boligafdelings drift, som skyldes lejeledighed. Dispositionsfonden dækker også den del af en afdelings tab ved fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen kan vælge, at lade dispositionsfonden dække en afdelings mindre tab på sådanne udgifter, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Beløbet i 2. pkt. reguleres i overensstemmelse med det nettoprisindeks, som Danmarks Statistik beregner. Reguleringen sker med pristallet for april måned 2012 som basis. Reguleringen foretages én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af pristallet for april måned Dispositionsfonden dækker ikke udgifter til tab ved lejeledighed og tab som følge af fraflyttede lejeres manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, hvis udgifterne dækkes af kommunen efter 54, stk. 4, 59, stk. 13, 62 eller 63, stk. 3, i lov om almene boliger m.v. Hvis dispositionsfondens saldo herved kommer under 2/3 af det minimum pr. lejemålsenhed, som er nævnt i 40, eller særlige forhold i øvrigt taler derfor, kan kommunalbestyrelsen godkende, at tabet helt eller delvist dækkes af afdelingen. Stk. 2. Dispositionsfonden betaler endvidere indskud til kommunen ved genudlejning af kapitaltilskudslejligheder samt betaler tilskud til indeksregulering af beboerindskud for lejere, hvis boligoverenskomst eller lejeaftale er indgået inden den 1. april Stk. 3. Udover stk. 1 og 2 anvendes dispositionsfondens midler til at sikre afdelingernes fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning af afdelingerne. Medgår midlerne til at nedsætte lejen i afdelingerne, skal den efterfølgende leje stå i rimeligt forhold til lejen i sammenlignelige boliger. 1412

9 Dagsordenens punkt 6 Eventuelt Ole Aaris Palle Agø Erik Bernhard Hansen Ellen Corfits Ove Brix Therkildsen Leif Hartmann Laurids Caspersen Christian Skovfoged 1413