UDBUDSBETINGELSER TRYKNING AF NYHEDSBREV

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Teknik- og Miljøforvaltningen Sagsnr Dokumentnr UDBUDSBETINGELSER

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Ordregivende myndighed 3 3. Udbudsmaterialet 3 4. Udbuddets omfang 3 5. Spørgsmål om udbuddet 4 6. Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Teknisk og/eller faglig formåen 4 7. Tildeling af kontrakt Pris Miljø Leveringssikkerhed 5 8. Afgivelse af tilbud Formkrav Tilbudsfrist Afleveringssted Vedståelsesfrist Alternative tilbud Forbehold Fortrolighed Øvrige forhold 6 9. Underretning om tildelingsbeslutning Aflysning 7

3 1. INDLEDNING Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen inviterer hermed alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud på trykning af nyhedsbrevet AFFALD KBH i Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbuddet gennemføres i henhold til Lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven). 2. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Njalsgade København S Danmark i det følgende kaldet Ordregiveren. 3. UDBUDSMATERIALET Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Kravspecifikation Kontraktudkast med tilhørende bilag Tilbudsformular Tro og love erklæring vedr. gæld til det offentlige Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på Københavns Kommunes hjemmeside: Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 4. UDBUDDETS OMFANG Ved nærværende udbud ønsker Ordregiveren at indhente tilbud på tre gange trykning og levering af nyhedsbrevet AFFALD KBH, som omhandler affald og sortering, i 2013, der udgives tre gange årligt til samtlige husstande i Københavns Kommune. Hver udgivelse består af stk. nyhedsbreve. Ordregiveren leverer trykklare filer, og de foreløbige deadlines for tryk er maj, august og november/december Udbuddet omfatter desuden en option på trykning og levering af en tilsvarende publikation i 2014, hvor antallet er steget til stk.. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag A), mens Ordregiverens krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag B).

4 5. SPØRGSMÅL OM UDBUDDET Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregiverens udpegede kontaktperson, som er: Informationskoordinator Mette Ebdrup Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, det vil sige efter den kl , kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på Københavns Kommunes hjemmeside: Rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. 6. TILBUDSGIVERS EGNETHED 6.1. PERSONLIGE FORHOLD - Tilbudsgiver skal angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag C vedlagte Tilbudsformular. - Tilbudsgiver skal vedlægge tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige på over kr , hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag D vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen TEKNISK OG/ELLER FAGLIG FORMÅEN - Tilbudsgiver skal forelægge en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i de seneste 3 år. Det er et krav, at tilbudsgiver indenfor de seneste 3 år har leveret tilsvarende ydelser. 7. TILDELING AF KONTRAKT Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiveren vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Pris: 60 % Miljø: 20 % Leveringssikkerhed: 20 % 7.1. PRIS Tilbudsgiver skal angive én samlet pris for sit tilbud i danske kroner (DKK) eksklusive moms og udfylde samtlige poster i Tilbudsformularen (bilag C). Ordregiveren lægger vægt på en lav pris.

5 7.2. MILJØ Tilbudsgiver bedes så vidt muligt dokumentere miljøbelastningen ved trykningen og leveringen, herunder klimakompensation og CO 2-neutral produktion, af nyhedsbrevet. Ydelser må kun i undtagelsestilfælde indeholde stoffer eller stofgrupper, der er på Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer, jf. Kravspecifikationens afsnit om miljø (bilag A). Ordregiveren lægger vægt på en lav miljøbelastning ved trykningen og leveringen, og at tilbudsgiver i sin tidsplan sandsynliggør at kunne levere ydelserne inden de foreløbige deadlines LEVERINGSSIKKERHED Tilbudsgiver bedes så vidt muligt dokumentere i en tidsplan med milepæle, hvordan tilbudsgiver planlægger at løse opgaven. Ordregiveren lægger vægt på, at tilbudsgiver sandsynliggør at kunne levere nyhedsbrevene i god tid inden de foreløbige deadlines. 8. AFGIVELSE AF TILBUD 8.1. FORMKRAV Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må desuden gerne være på engelsk, norsk eller svensk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbuddet skal afgives i 1 papirbaseret original og 1 elektronisk kopi, indscannet i Portable Document Format (PDF). Det originale tilbud skal være underskrevet af en for Tilbudsgiver tegningsberettiget TILBUDSFRIST Tilbuddet skal, for at være rettidigt og kunne tages i betragtning, være Ordregiveren i hænde senest: Fredag den kl AFLEVERINGSSTED Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev eller pakke) til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Att.: Informationskoordinator Mette Ebdrup Njalsgade 13, receptionen 2300 København S Danmark Tilbuddet skal være mærket: Trykning af nyhedsbrev Tilbuddets elektroniske kopi kan afgives på et USB-stik sammen med tilbuddet VEDSTÅELSESFRIST

6 Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud, det vil sige tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave FORBEHOLD Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Ordregiveren er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiveren er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiveren kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget FORTROLIGHED Ordregiveren vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som tilbudsgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiveren til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiveren er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregiverens interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiveren, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiveren uvedkommende. 9. UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING

7 Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregiverens vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen. Kontrakt skal indgås på grundlag af det vedlagte kontraktudkast (bilag B). 10. AFLYSNING Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiveren.