Statsforvaltningens brev af 29. april 2008 til en borger:

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 29. april 2008 til en borger: TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK De har den 27. februar 2008 rettet henvendelse til statsforvaltningen vedrørende klage over Vejle Kommunes afslag på Deres anmodning om aktindsigt. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Kommunes administration af reglerne om aktindsigt ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen. STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /324 SAGSBEHANDLER: DLUSYD DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: CVR- NR EAN- NR syddanmark@statsforvaltning.dk Statsforvaltningen har derfor anmodet Vejle Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig vedrørende dokument 4. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse: Sagens baggrund I mail af 27. februar rettede De følgende henvendelse til statsforvaltningen: Vedr. klage over afslag på aktindigt: Som det fremgår af vedhæftede mailkorrespondance er jeg af Vejle Kommune blevet nægtet aktindsigt i en sag vedr. vejføring fra nyudstykning til en omfartsvej. EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTIDEN ER I PERIODEN (BEGGE DAGE INCL.): MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Forhistorien er flg.: Et forslag om linieføring fra Uhre til Bredstenvej blev præsenteret på et borgermøde 11. september Her blev der gjort rede for kommende VVM undersøgelse, og borgerne blev opfordret til at komme med forslag til indhold af VVM undersøgelsen. Frist 2. november. Vejle Kommune modtog 111 forslag/indsigelser, og disse er blevet behandlet af forvaltningen med

2 orienterende fremlæggelse for Teknisk Udvalg 19. februar Jeg begærede aktindsigt m.h.p. at gennemgå alle modtagne forslag og fik i løbet af december materialet gået igennem m.h.p. at kunne vurdere forvaltningens behandling af de indkomne forslag Da jeg erfarede, at orienteringen skulle finde sted 19. februar, bad jeg om aktindsigt i forvaltningens fortolkning af de indkomne forslag samt indsigt i de øvrige bilag, der skulle fremlægges på udvalgsmødet. Dette blev nægtet med den begrundelse, som er medsendt i vedhæftede mail Jeg protesterede under henvisning til, at der er tale om en åben dagsorden. Det er efter min mening særdeles utilfredsstillende, at man ikke kan få lov til at checke forvaltningens behandling af de indkomne forslag igennem. Jeg har således bedt om begrundelse for afslaget, som det fremgår af svar fra Jørgen D. Lindberg, men jeg har intet hørt. Af sagens medsendte bilag fremgår, at De i mail af 11. februar 2008 har skrevet således til Vejle Kommune: ( ) Jeg kan se, at der på det sidste møde i TU blev fremlagt forslag om igangsætning af Lokalplan for Planetbyen ΙΙ, Uhre. SIDE 2 Jeg har endvidere hørt, at der på næste møde i TU skal orienteres om forløbet af VVM undersøgelsen, herunder vel også om de forslag/indsigelser, der blev afleveret primo november Jeg går ud fra, at TF kommer med en fortolkning af de indsigelser, der er modtaget, og jeg vil gerne have en kopi af denne fortolkning inden næste møde i TU 19. februar, så vi kan følge sagens fremstilling. ( )

3 Vejle Kommune har besvaret denne henvendelse i mail af 20. februar 2008 således: ( ) På TU Mødet den 19. februar var der på forhånd sendt en meget, meget foreløbig kommentering af de indkomne forslag/indsigelser ud til udvalgsmedlemmerne og ikke til andre. Kommenteringen er foreløbig et internt arbejdsnotat du ikke kan få kopi af endnu. ( ) De har i mail af 21. februar 2008 skrevet således til kommunen: ( ) Tak for tilbagemeldingen. Jeg undrer mig dog noget over, at det bilagsmateriale, der stilles til rådighed for medlemmerne af Teknisk Udvalg ikke kan gøres offentligt tilgængeligt. Når nu der opereres med åben dagsorden, må det vel være den naturligste ting i denne verden, at det materiale, der behandles på dette møde, kan borgerne også få adgang til. Er det en bestemmelse i styrelsesloven, der forbyder offentliggørelse? Jeg ser således frem til at få aktindsigt i de bilag, der er listet i referatet fra mødet i Teknisk Udvalg 19. februar. SIDE 3 ( ) Statsforvaltningen har i brev af 7. april 2008 modtaget en udtalelse fra Vejle Kommune med blandt andet følgende indhold: ( ) Sag nr. 24 var på Teknisk Udvalgs dagsorden den 19. februar 2008 dels som en orienteringssag til udvalgsmedlemmerne og dels som oplæg til en diskussion i udvalget om, hvorledes hovedforslaget kunne formuleres. Det var anført i dagsordensteksten, at bilagene kun skulle vedlægges til udvalgets medlemmer.

4 Årsagen hertil var som anført i af 20. februar 2008 til A at kommenteringen til de enkelte indsigelser var foreløbig. Fire af de med sag nr. 24 udsendte fem bilag var ikke endeligt udarbejdede, og forvaltningen skønnede, at det ville give anledning til for stor forvirring i den offentlige debat at udsende ufærdige kortbilag og ikke-endelige kommentarer til de enkelte indsigelser, jf. offentlighedslovens 8, stk. 1. Et af de med sag nr. 24 udsendte fem bilag var adresseliste over de indkomne bemærkninger/forslag/indsigelser. Disse oplysninger var allerede A bekendt, da han fik aktindsigt i alle de indkomne 111 indsigelser den 6. december Der var tale om en oversigtsliste, Vejle Kommune skrev i dateret den 20. februar 2008, at man ville vende tilbage med en grundigere redegørelse på et senere tidspunkt. Kommunen har den 4. april 2008 fremsendt et svar til samtlige 111 indsigere i sagen. ( ) Følgende fremgår blandt andet af dagsordenpunkt 24 til mødet i Tekniks Udvalg den 19. februar. ( ) Bilag vedlægges kun til udvalgets medlemmer./. uddybende notat dateret den /.[dokument 1] Kort over VVM-undersøgelsesområde./. [dokument 2] Oversigtskort, dateret /. [dokument 3] Adresseliste over indkomne bemærkninger/ forslag/indsigelser../.[dokument 4] Foreløbige bemærkninger til de indkomne lodsejertilkendegivelser. [dokument 5] SIDE 4 ( ) Statsforvaltningen har sammen med udtalelsen modtaget en kopi af de bilag, der var vedlagt til ovenfornævnte dagsordenpunkt 24. Statsforvaltningens udtalelse

5 Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006, senest ændret ved 1 i lov nr. 224 af 8. april 2008). 4, stk. 1, 7 og 8 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005) er sålydende: 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. 8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når SIDE 5 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i 6, 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller 4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. Følgende fremgår af 22 samt 24, stk. 1 i forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007):

6 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. De har henvist til, at da punktet om ny vejforbindelse fra motortrafikvejen Bredstenvej til Jellingvej VVM-analyse er sat på udvalgsmødets åbne dagsorden, burde kommunen have meddelt Dem aktindsigt i de bilag, som var sendt til udvalgsmedlemmerne. Det bemærkes, at udvalgsmøder i modsætning til kommunalbestyrelsens møder - ikke er offentlige. Der er ikke hjemmel til, at kommunalbestyrelsen eller udvalgene heller ikke ved enstemmighed, kan beslutte, at udvalgsmøder skal være offentlige, jf. 20, stk. 4 og stk. 5 i styrelsesloven, der klart forudsætter, at udvalgsmøder ikke er offentlige. At udvalgsmøder ikke er offentlige indebærer, at forhandlingerne i disse udvalg som udgangspunkt er fortrolige. Det vil dog kunne vedtages i et udvalg, at der skal gives offentligheden en orientering om visse eller alle sager, der har været behandlet i et udvalg. SIDE 6 En kommunalbestyrelse kan træffe bestemmelse om, hvorvidt et udvalg skal offentliggøre udvalgets indstillinger til kommunalbestyrelsen, ligesom udvalget i mangel af modstående beslutning fra kommunalbestyrelsen kan bestemme, at sådanne indstillinger skal offentliggøres. For så vidt angår offentliggørelse af de indstillinger fra administrationen, som foreligger i udvalgets dagsordenog sagsmateriale, gælder det samme som for udvalgsindstillinger. Udvalget kan i mangel af modstående beslutninger fra kommunalbestyrelsen - bestemme, at indstillingerne skal offentliggøres. Det fremgår i øvrigt af 20, stk. 7 i styrelsesloven, at en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på udvalgenes møder, med de begrænsninger, der følger af

7 reglerne om tavshedspligt, for så vidt muligt skal være fremlagt et eller flere steder i kommunen. Sagsfortegnelsen er ikke nødvendigvis identisk med den dagsorden, der udsendes til medlemmerne og som kan indeholde baggrundsoplysninger, indstillinger fra administrationen m.v. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 133, 134 og 141. Det bemærkes, at den omstændighed, at det af en sagsfortegnelse fremgår, hvilke bilag der er udsendt til udvalgsmedlemmerne, indebærer ikke i sig selv, at der er adgang til aktindsigt i disse bilag. Som det fremgår ovenfor er udvalgsmøderne ikke offentlige, og der er ikke pligt til at offentliggøre indstillinger fra administrationen. Der er således ikke i styrelsesloven fastsat regler, der nærmere regulerer adgangen til aktindsigt i de bilag, der er vedlagt dagsordenen til udvalgsmøder. Spørgsmålet om adgangen til aktindsigt skal derfor vurderes efter reglerne i lov om offentlighed i forvaltningen. Vedrørende dokumenterne 1,2,3 og 5. Vejle Kommune har meddelt afslag på aktindsigt i 4 akter, der består af dokumenter indeholdende overordnede fordele og ulemper ved de 6 linieforslag, foreløbige kommentarer til de 111 indsigelser samt 2 kort over området med indtegninger af foreløbige linieføringer. SIDE 7 Disse akter kan efter statsforvaltningens opfattelse alle karakteriseres som interne akter, idet de er udarbejdet til eget brug, og er dermed omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 7, nr. 1. Statsforvaltningen har lagt vægt på, at akterne ikke fremstår som selvstændige dokumenter i endelig form, der er karakteriseret ved at indeholde myndighedens beslutning vedrørende en sags afgørelse, gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedslovens 6, udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper, jf. offentlighedslovens 8.

8 Det har således ikke været i strid med lovgivningen, at Vejle Kommune har afslået at meddele aktindsigt i disse dokumenter med henvisning til, at der var tale om interne dokumenter. Vedrørende dokument 4. Det fremgår af offentlighedslovens 4, stk. 1, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Kommunen har undladt at fremsende akter med henvisning til, at De i forvejen var bekendt med oplysningerne idet oplysningerne var indeholdt i dokumenter, hvori De har fået aktindsigt. Det bemærkes, at det efter statsforvaltningens opfattelse ikke vil stride mod lovgivningen, hvis kommunen undlader at sende kopi af akter, som pågældende må formodes at være bekendt med for eksempel fordi kommunen har modtaget akterne fra eller tidligere har sendt akterne til vedkommende. Statsforvaltningen lægger imidlertid til grund, at der her er tale om et dokument, der er udarbejdet efter De modtog aktindsigt i sagen den 6. december Statsforvaltningen finder, at Vejle Kommune ikke kunne meddele afslag på aktindsigt i den pågældende liste med den begrundelse, at dokumentet indeholder oplysninger, som De er i besiddelse af i forvejen. SIDE 8 Statsforvaltningen lægger vægt på, at De ikke tidligere har modtaget aktindsigt i det pågældende dokument. På denne baggrund har statsforvaltningen anmodet Vejle Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. Vedrørende begrundelse af afslaget på aktindsigt. Et skriftligt afslag på aktindsigt skal i henhold til 22 i forvaltningsloven være ledsaget af en begrundelse. Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de regler i offentlighedsloven der giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt jf. forvaltningslovens 24, samt John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 1998, side 289.

9 Statsforvaltningen finder, at Vejle Kommunes administration af forvaltningslovens regler om begrundelse i den konkrete sag, ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen lægger vægt på, at der i afslaget ikke er sket en henvisning til de regler i offentlighedsloven, der giver hjemmel til at begrænse retten til aktindsigt. I øvrigt Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Vejle Kommune med anmodning om at oplyse, hvad Vejle Kommune agter at foretage sig vedrørende dokument 4. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: Med venlig hilsen Stelle Bøttger specialkonsulent / Ditte Lundgaard fuldmægtig SIDE 9