BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN

Transkript

1 BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN

2 PROCESSEN INDTIL HØRINGEN 13. november 2013: Bestyrelsen tiltrådte den interne problemanalyse December 2013 januar 2014: Analysepanelet og ekspertgruppen nedsat 2. juni 2014: Ekspertgruppens rapport 18. juni 2014: Kommentarer fra analysepanelet 15. august 2014: Universitetsledelsens forslag til beslutninger

3 HØRINGEN 15. august 19. september 2014: Høring af beslutningsforslagene 22. oktober 2014: Præsentation af beslutningerne Kl. 10 for alle, kl. 12 for administrationen Efterfølgende møder på fakulteterne 168 svar og ca. 600 siders høringssvar Stort engagement og konstruktive tilbagemeldinger Alle høringssvar læst og overvejet Konkrete pointer undervejs ved de enkelte beslutningsforslag

4 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Generel opbakning til de overordnede linjer i beslutningsforslaget Opbakning til: Øget delegation, decentral beslutningskraft og profilering Organisering i fællesadministration og administrative centre Ønske om: Medinddragelse og nødvendig tid i forhold til implementeringen

5 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Bekymring for: Sammenhæng i administrationen Den administrative kvalitet Rammevilkårene for tværgående aktiviteter

6 BESLUTNINGER

7 MÅL Alle bidrager til kerneydelserne Stærk faglighed og høj kvalitet i s kerneydelser Respekt for diversitet og behov for fleksibilitet Delegering og medinddragelse Et stærkt internationalt, forskningsintensivt universitet Inspirerende arbejds- og studiested med inddragende og nærværende ledelse

8 INDHOLD AF BESLUTNINGER Ledelsesdelegering og -nærvær Økonomi og budget Ansættelser Medinddragelse Organisatorisk indretning af fakulteterne Kommunikation Administrativ understøttelse

9 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR Høringen: Opbakning til etablering af ledelsesteams Administrative lederes deltagelse i ledelsesteams? Administrativ understøttelse en forudsætning Beslutninger justeret i forhold til forslaget: Administrative ledere i ledelsesteams

10 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR Høringen: Opbakning til øget delegering til institutledere og prodekaner Delegering til ledelseslaget under institutledere? Beslutninger fastholdes som i forslaget: Dekanerne uddelegerer ansvar til institutledere og prodekaner Sammen identificerer man de områder, det er relevant at uddelegere Uddelegering især vigtig i forhold til økonomi, ansættelser og afskedigelser

11 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR Høringen: Opbakning til øget delegering til prodekanerne ifm. tværgående opgaver Ens delegation for prodekanerne til tværgående opgaver? Beslutninger fastholdes som i forslaget: Universitetsledelsen uddelegerer ansvar til prodekanerne i forbindelse med tværgående opgaver Dekaner og fakultetssekretariatet kan etablere sig i de faglige miljøer

12 ØKONOMI OG BUDGET Høringen: Opbakning til principperne Hvad menes med en solidarisk enhed? Hvad med store tværgående centre? De centrale principper fastholdes som i forslaget: Fuld transparens omkring fakultetets og institutternes indtægter og udgifter Mulighed for at understøtte høj faglig kvalitet og forbedre indtjeningen Fakultetet fungerer som en solidarisk økonomisk enhed

13 ØKONOMI OG BUDGET Høringen: Kan der overføres overskud mellem årene? Beslutninger fastholdes som i forslaget: Alle økonomiske enheder arbejder med fireårige budgetter Institutternes budget og resultatkrav fastlægges af fakultetsledelsen Fakultetsledelsen beslutter fordelingen af midler til fælles fakultære formål Fakultetsledelsen beslutter, hvilken andel af institutternes indtægter, der føres direkte videre til institutterne og efter hvilke principper

14 ANSÆTTELSER Høringen: Et meget detaljeret afsnit hvorfor? Foraene ønsker at være medbestemmende i forhold til procedurerne Tilsvarende procedurer for lederansættelser? TAP og studerende med i ansættelsesudvalgene? Overordnet justering i forhold til forslaget: En forudsætning, at institutterne får væsentlig indflydelse [erstatter mere]

15 ANSÆTTELSER Beslutninger er justeret i forhold til forslaget: Fakultetsledelsen sikrer effektive procedurer for ansættelser, der klart beskriver ansvarsfordeling, kvalitetsmål og ansættelseskriterier Akademisk Råd og de relevante institutfora skal inddrages i udarbejdelsen af ansættelsesprocedurerne [erstatter forelægges] Institutledelsen har inden for rammen af instituttets budget ansvaret for: Alle TAP-ansættelser Alle ansættelser af VIP-personale i tidsbegrænsede stillinger (ikke karrierestillinger)

16 ANSÆTTELSER Institutledelsen kan iværksætte opslag af nye stillinger som adjunkt, forsker, tenure track, lektor, seniorforsker, seniorrådgiver og professor Institutledelsen er forpligtet til at rådføre sig om opslaget med instituttets lektorer, seniorforskere og professorer eller en repræsentativ undergruppe heraf [erstatter bredt sammensat] Institutledelsen nedsætter bedømmelsesudvalg efter fakultetets retningslinjer og rådfører sig inden nedsættelsen med en gruppe af peers [erstatter undergruppe]

17 ANSÆTTELSER Institutledelsen tager beslutning om udvælgelse af kandidater til ansættelsessamtaler og iværksætter disse Institutledelsen rådfører sig med en gruppe af peers [erstatter undergruppe], inden der sendes en indstilling til dekanen om ansættelse Dekanen påser, at stillingsbedømmelse sker efter de fastsatte regler og kvalitetsmål og afgør, om indstillingen kan tiltrædes

18 MEDINDDRAGELSE

19 MEDINDDRAGELSE Høringen: Medinddragelse er andet end adgang til information Fremtiden for de tværgående fora? Opbakning til øget dialog med de studerende og de ph.d.-studerende - Husk den eksisterende dialog i studienævn og ph.d.-udvalg Udfordring med indflydelsen for de administrative samarbejdsorganer

20 MEDINDDRAGELSE Beslutningerne er justeret i forhold til forslaget: Dekanen beslutter i samråd med formanden for det akademiske råd: Hvorledes rådet i højere grad skal inddrages i planlægning, gennemførelse og opfølgning på rådsmøderne [erstatter kan] Hvordan det akademiske råd får mulighed for at blive inddraget i væsentlige beslutninger forud for, at beslutningen træffes [erstatter diskutere]

21 MEDINDDRAGELSE Institutlederen beslutter i samråd med medarbejdere, studerende og de valgte samarbejdsorganer, hvordan instituttets valgte samarbejdsfora kan inddrages Beslutningerne skal afspejle lokale behov og lokale forskelle og formidles til medarbejderne Institutlederen er ansvarlig for at afholde medarbejdermøder (mindst to pr. år) i forbindelse med instituttets kvartals-forecasts og budget De to nye udvalg (tidligere bånd) skal fremlægge forslag om, hvordan medarbejdere og studerende sikres indsigt og medinddragelse i udvalgenes arbejde De fire tværgående foras fremtid skal afklares

22 MEDINDDRAGELSE Overordnet justering i forhold til forslaget: De studenterpolitiske organisationer og de ph.d.-studerende skal inddrages mere i de beslutningsprocesser, der har betydning for dem [erstatter bedre] Beslutningerne er justeret i forhold til forslaget: et organ oprettes med deltagelse af de studenterpolitiske organisationer og medlemmer af universitetsledelsen som supplement til dialogen i studienævn og ph.d.-udvalg Dekanen mødes regelmæssigt med studerende og med ph.d.- studerende på fakultetsniveau

23 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE

24 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE Høringen: Opbakning til eftersyn af institutstrukturen - herunder eftersyn af studienævnsstrukturen Bekymring for tilstrækkelig inddragelse og fornøden tid Opbakning til særligt fokus på: AR: Institut for Uddannelse og Pædagogik (IUP) ST: Ingeniøraktiviteterne BSS: Business-aktiviteterne

25 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE Beslutningerne fastholdes som i forslaget: Et eftersyn af institutstrukturen på alle fakulteter for at sikre en hensigtsmæssig institutorganisering, der understøtter faglighed og samarbejde Eftersynet skal sikre motivation og medbestemmelse og skal: a) Være bredt inddragende b) Gives den nødvendige tid c) Ske under afvejning af andre igangværende processer

26 KOMMUNIKATION

27 KOMMUNIKATION Høringen: Opbakning til revidering af kommunikations- og profileringspraksis Opbakning til mere dialogbaseret ledelseskommunikation Overordnet justering i forhold til forslaget: De administrative centre skal have mulighed for at agere direkte på de videnskabelige miljøers behov for faglig kommunikation og profilering

28 KOMMUNIKATION Beslutningerne er justeret i forhold til forslaget: Kommunikationsstrategien og -praksis revideres under inddragelse af medarbejdere og studerende Den interne kommunikation skal i højere grad baseres på dialog og udveksling af ideer og argumenter Den eksterne kommunikation skal have et tydeligere fagligt fokus Universitetets hjemmeside revideres med henblik på øget brugervenlighed

29 KOMMUNIKATION Brandingstrategien revideres med inddragelse af medarbejdere og studerende Man skal kunne profilere universitet, fakultet, institut og centre. Der skal gøres op med den nuværende praksis, hvor decentrale enheder nedtones Der etableres større fysisk nærhed mellem de kommunikationsansvarlige og de lokale, videnskabelige miljøer

30 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE

31 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Høringen: Opbakning til: Etablering af fællesadministrationen og de administrative centre Øget brugernærhed Forenkling af administrationen - herunder reducering af antallet af vicedirektørområder

32 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Bekymring for: Tab af kvalitetsløftet og opretholdelse af en fælles standard Manglende forståelse for håndtering af eksterne krav Inddragelsen af de administrative medarbejdere fremadrettet Andet: Mange kommentarer til placeringen af kommunikationsområdet En del forslag til andre justeringer/flytninger i fællesadministrationen

33 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Beslutningerne er justeret i forhold til forslaget: Administrationscheferne: får ansvar for de administrative centre (tidligere Front Office) refererer til universitetsdirektøren og dekanen indgår i universitetsdirektørens ledelsesteam med vicedirektørerne Dialog om opgaver i relation til institutter og beslutning om det mest optimale arbejdssted for de enkelte medarbejdere i det administrative center tages af institutlederen, dekanen og administrationschefen i samspil med funktionschefen og den enkelte medarbejder

34 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Det aftales lokalt, hvilke opgaver, der skal løses i relation til institutterne og hvordan samarbejdet mellem det administrative center og institutsekretariaterne skal organiseres Fakultetsledelsen beslutter i dialog med administrationschefen niveauet for administrativ understøttelse af institutterne nødvendig standard [erstatter minimumskvalitet] Administrativ bistand derudover afholdes af instituttet - fordrer tilslutning fra dekanen

35 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Beslutningerne er ændret i forhold til forslaget: Antallet af vicedirektørområder i fællesadministrationen reduceres til fem: - Økonomi og Bygninger - HR - IT - Uddannelse - Forskning og Erhvervssamarbejde

36 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Beslutningerne er ændret i forhold til forslaget: Antallet af vicedirektørområder i fællesadministrationen reduceres til fem: - Økonomi og Bygninger ( Økonomi og Plan) - HR ( HR) - IT ( IT) - Uddannelse ( Studier, Alumne, Career, EVU, Library, IC) - Forskning og Erhvervssamarbejde ( Forsk. & Talent, dele af Viden og TTO)

37 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Kommunikationsområdet - Mange indspil i mange retninger - Behov for at inddrage medarbejderne i en efterfølgende proces - Afklaring af områdets placering i fællesadministrationen - Prorektor vil i interimsperioden stå i spidsen for området

38 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Back Office ændrer benævnelse til fællesadministrationen Stab og Strategi omdannes til Universitetsledelsens Sekretariatet med reference til rektor Universitetsdirektøren får som opgave at etablere en mindre projekt- og porteføljestyringsenhed med reference til universitetsdirektøren

39

40 DEN VIDERE PROCES

41 IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGER Implementeringsplanerne følger beslutningspunkterne Planer for den overordnede proces, for den administrative og for fakulteterne Løbende opfølgning og sikring af gennemførsel og afslutning Implementeringen kan følges på: au.dk/problemanalysen Alle kan følge processerne for deres område

42 IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGERNE Overordnet administrativ proces Hele den nye organisation på plads februar 2015

43 IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGERNE Eksempel fra Health Følger beslutningspunkterne Ens sekvens på fakulteterne Fremdriften vil kunne følges grafisk

44 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN! Tak for p

45