Faaborg-Midtfyn Kommune. Juni 2016 DRIFT, VEDLIGEHOLD OG ADMINISTRATION AF MATERIEL TIL VINTERTJENESTEN UDBUDSBETINGELSER

Transkript

1 Faaborg-Midtfyn Kommune Juni 2016 DRIFT, VEDLIGEHOLD OG ADMINISTRATION AF MATERIEL TIL VINTERTJENESTEN UDBUDSBETINGELSER

2 Projekt nr Dokument nr Version 2 Udarbejdet af STLA Kontrolleret af Godkendt af

3 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 1 Indledning Den udbudte ydelse Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Særlige betingelser Vilkår for arbejdets udførelse Tilbudsliste Kontrakt Udbudsbetingelser Ordregiver Administrator af udbudsproceduren Udbudsform og retsgrundlag Tilbudsgrundlag Tidsplan Frist for spørgsmål til opgaven og udbudsproceduren Tilbudsfrist Dokumentation for oplysninger i ESPD Underretning om beslutning om tildeling Kontraktindgåelse Kontraktens ikrafttræden Tildelingskriterium Udelukkelsesgrunde og egnethed Dokumentation for oplysningerne i ESPD Krav til tilbuddets indhold Forbehold Alternative tilbud Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Fortrolighed Sprog Omkostninger ved tilbudsafgivelse... 8 BILAG: ESPD-dokument

4 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Den udbudte ydelse Den udbudte opgave omfatter administration, drift, vedligehold og reparation af ordregivers vintermateriel. Kontrakten træder i kraft den 15. oktober 2016 og løber til og med den 31. maj Ordregiver har herudover option på forlængelse af kontrakten på samme vilkår i 2 år. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter med bilag: Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser regulerer Faaborg-Midtfyn Kommunes gennemførelse af udbudsproceduren Særlige betingelser Særlige betingelser indeholder: Faaborg- Midtfyns Kommunes ændringer og tilføjelser til AB Vilkår for arbejdets udførelse Vilkår for arbejdes udførelse indeholder beskrivelse af ydelsen og krav til udførelsen Tilbudsliste Tilbudslisten anvendes til afgivelse af tilbud Kontrakt Kontrakt gældende for entreprisen.

5 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 3 2 UDBUDSBETINGELSER 2.1 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Faaborg- Midtfyn Kommune Natur og Trafik Mellemgade Faaborg Att. Lisbeth Langsted, lilan@fmk.dk 2.2 Administrator af udbudsproceduren NIRAS administrerer udbudsproceduren for ordregiver. Alle henvendelser under udbudsforretningen skal gå til: NIRAS Ove Gjeddesvej Odense SØ att.: Steen Larsen, stla@niras.dk. 2.3 Udbudsform og retsgrundlag Udbudsproceduren gennemføres som et offentligt udbud i henhold til afsnit II i Lov nr af 15/12/2015, Udbudsloven. 2.4 Tilbudsgrundlag Tilbud skal afgives på baggrund af følgende dokumenter oplistet i prioriteret rækkefølge: Eventuelle rettelsesblade uploadet på Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside Nærværende Udbudsbetingelser med ESPD Kontrakt Særlige betingelser Vilkår for arbejdets udførelse AB92 Tilbudsgiver er i øvrigt forpligtet til at overholde lovgivningen og alle myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse og drift af tilbudsgivers virksomhed, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven (LBK 1072 af med seneste ændringer) for det beskæftigede personale påhviler tilbudsgiver.

6 Faaborg-Midtfyn Kommune Side Tidsplan Frist for spørgsmål til opgaven og udbudsproceduren Tilbudsgiver kan stille spørgsmål om den udbudte opgave og udbudsproceduren. Spørgsmål stilles skriftligt til Administrator senest den 29. august Spørgsmål, der er administrator rettidig i hænde, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret senest 6 dage inden fristens udløb, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar Tilbudsfrist Tilbud skal afleveres, senest den 9. september 2016 kl. 10: Dokumentation for oplysninger i ESPD Inden underretning om tildeling af kontrakter anmoder ordregiver den tilbudsgivere, som ordregiver agter at tildele kontrakt til, om at dokumentere, at oplysningerne i det fremsendte ESPD er rigtige. Dokumentationen skal fremsendes ultimo september Eksakt tidspunkt oplyses i anmodningen om dokumentation Underretning om beslutning om tildeling Ordregiver forventer at underrette tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen ultimo september Dette tidspunkt er dog ikke bindende for ordregiver Kontraktindgåelse Kontrakter underskrives efter udløbet af en obligatorisk stand still-periode. Eksakt tidspunkt for underskrift aftales med den tilbudsgiver, der tildeles kontrakt Kontraktens ikrafttræden Kontraktperioden træder i kraft den 15. oktober Tildelingskriterium Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres for denne kontrakt ved tildelingskriteriet Pris. Bemærk at Tilbudssum i alt jf. tilbudslisten kun anvendes til tilbudsvurdering og ikke er kontraktsummen.

7 Faaborg-Midtfyn Kommune Side Udelukkelsesgrunde og egnethed Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vurderes om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135 og 136 og følgende frivillige udelukkelsesgrund, jf. 137, stk. 1 nr. 2. Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende. Tilbudsgivers økonomiske og tekniske egnethed i relation til om de oplyste minimumskrav er opfyldt vurderes ligeledes. Tilbudsgiver skal anvende Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) ved besvarelsen af om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene samt opfylder minimumskrav vedrørende egnethed. ESPD er vedlagt som et XML-dokument. ESPD udfyldes (og kan alene udfyldes) elektronisk via ESPD-tjenesten på Det er ikke muligt at åbne XML-filen fra andre tjenester eller programmer. Udelukkelsesgrunde: Medmindre der efter ordregivers anmodning kan fremlægges tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed, jf. Udbudslovens 138, udelukkes tilbudsgiver såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundende i Udbudslovens 135 og 136 og den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1 nr. 2 Tilbudsgivers egnethed, minimumskrav: Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. I ESPD anføres egenkapitalen i det seneste afsluttede regnskabsår. Teknisk og faglig kapacitet Tilbudsgiver skal have dokumenteret erfaring med opgaver som den udbudte inden for de seneste tre år. I ESPD angives referencer på opgaver som den udbudte, som tilbudsgiver har udført inden for de seneste tre år.

8 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 6 Underentreprenører: Baserer tilbudsgiver sig på en anden juridisk enhed, fx underentreprenører, i opfyldelse af et eller flere minimumskrav vedrørende egnethed, skal der vedlægge et særskilt ESPD udfyldt af denne anden juridiske enhed. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden juridisk enhed, for så vidt angår økonomisk og finansiel kapacitet er det et krav, at denne anden juridiske enhed hæfter solidarisk sammen med tilbudsgiver for opfyldelse af kontrakten. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden juridisk enhed, for så vidt angår teknisk og faglig kapacitet er det et krav, at denne anden juridiske enhed deltager som underentreprenør i kontrakten. Konsortium: Såfremt tilbud afgives af et konsortium skal alle deltagere i konsortiet hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse og der skal udpeges én konsortiedeltager med hvem ordregiver kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne. Alle konsortiedeltagere skal aflevere særskilt udfyldt ESPD. 2.8 Dokumentation for oplysningerne i ESPD Inden tildeling af kontrakt anmoder ordregiver den tilbudsgiver, som ordregiver agter at tildele kontrakt til, om at dokumentere at oplysningerne i det fremsendte ESPD er rigtige. Følgende dokumentation skal fremlægges af den udpegede: Udelukkelsesgrunde: Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 og 137, stk. 1 nr. 2 fremlægges: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativmyndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 3 og 137, stk. 1 nr. 2. Danske tilbudsgivere kan som bevis fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

9 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 7 For udenlandske tilbudsgivere gælder, at såfremt der ikke udstedes de nævnte certifikater eller dokumenter i tilbudsgivers hjemland, kan disse erstattes af en erklæring under ed eller erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens 153, stk. 2. Minimumskrav for egnethed: Oplysning om tilbudsgivers egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår ved fremlæggelse af årsregnskab eller revisorattesteret dokument. Referenceliste over opgaver som den udbudte som tilbudsgiver har udført inden for de seneste tre år med angivelse af ordregiver, tidspunkt og kort beskrivelse. 2.9 Krav til tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde dokumentation som krævet i punkt 2.7 samt en udfyldt tilbudsliste. ESPD skal vedlægges tilbuddet som en XML-fil. Alle felter i tilbudslisterne skal udfyldes Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises. Tilbud med ikke-væsentlige forbehold kan afvises eller forbeholdene kan prissættes Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud og tilbudsgiver kan kun afgive ét tilbud på hver entreprise Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres/sendes i 2 skriftlige eksemplarer samt 1 elektronisk eksemplar på USB eller CD-rom i lukket kuvert. ESPD dokumentet, som XML-fil, afleveres på samme USB eller CD-rom. Såfremt der konstateres uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske eksemplar, gælder det elektroniske. Tilbud mærket "Licitation værksted-tilbud" modtages indtil: Den 9. september 2016 kl. 10:00 hos Faaborg-Midtfyn Kommune, Mellemgade 15, 5600 Faaborg

10 Faaborg-Midtfyn Kommune Side 8 hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter der måtte være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive læst op Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb Fortrolighed Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Faaborg-Midtfyn Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter kommunen til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. Faaborg-Midtfyn Kommune er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af kommunernes interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for kommunen under udbuddet, over for kommunerne påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt Sprog Al kommunikation under udbuddet og i kontraktperioden skal foregå på dansk Omkostninger ved tilbudsafgivelse Alle omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuel kontrahering skal afholdes af tilbudsgiver.