Dagsorden. 1. Kort status på reimplementeringen på hospitalerne (Plenum) Indstilling: At den mundtlige status tages til orientering.

Transkript

1 Regionshuset Viborg Nære Sundhedstilbud Strategi og planlægning Korrigeret referat af møde i Den tværsektorielle FMK-styregruppe Mandag den 7. december 2015 Sted: HL's mødelokale, Bygning 4, Nørrebrogade, 8000 Aarhus C Tidspunkt: Virtuelt møderum: @rm.dk Skottenborg 26 DK-8800 Viborg Tel kontakt@regionmidtjylland.dk Deltagere Gert Sørensen, Aarhus Universitetshospital Henrik Rask Kralund, Foreningen af Praktiserende Speciallæger Søren Svenningsen, PLO - Midtjylland Stinne Kvist, Aarhus Universitetshospital Dorte Medum, Horsens Kommune Mette Ravnebæk Nielsen, Aarhus Universitetshospital Ulrik Hjelme, Hornslet Apotek Jan P. Larsen, Skive Kommune Steen Vestergaard-Madsen, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland Jens Friis Bak, Hospitalsenhed Vest Klaus Roelsgaard, Regionshospitalet Randers Thomas Stadil Pinstrup, Regionshospitalet Randers Torben Østergård, Hospitalsenheden Midt Sanne Vendelboe Hovgesen, Psykiatri og Social Jan Bossow, Psykiatri og Social Heidi Aagård, Kvalitet og Data, Region Midtjylland Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Sara Treldal, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland (sekr.) Dato Kristoffer Stegeager Sara Treldal Tel sara.treldal@stab.rm.dk Sagsnr.: Side 1 Afbud: Pernille Sarto, Hospitalsenheden Horsens Anders Kjærulf, Holstebro Kommune Helle Møller, Patientjournal Produkter, Region Midtjylland Niels Henrik Pedersen, Patientjournal Produkter, Region Midtjylland Inge Pia Christensen, Hospitalsenheden Horsens Kristoffer Stegeager, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland Dagsorden 1. Kort status på reimplementeringen på hospitalerne (Plenum) At den mundtlige status tages til orientering.

2 Region Midtjyllands nye FMK-funktionalitet blev udrullet den 8. november 2015 på alle hospitaler i regionen. Der er blevet gennemført en omfattende undervisningsindsats med henblik på, at alle afdelinger og ambulatorier konsekvent anvender FMK. Målet er, at FMK altid ajourføres i forbindelse med udskrivning fra hospital og ambulante behandlinger, hvor der er foretaget ændringer i medicinordinationerne. På mødet gives en mundtlig status om reimplementeringen fra hospitalsrepræsentanterne I forbindelse med reimplementeringen af den nye version af FMK, der påbegyndtes den 7. november, er der via praksis.dk udsendt en meddelelse til alle praktiserende læger i Region Midtjylland med Gert Sørensen og Kjeld Martinussen som afsendere, der blandt andet orienterer om nye FMK-funktionalitet i MidtEPJ og den omfattende undervisningsindsats, som hospitalerne har gennemført med henblik på at alle afdelinger og ambulatorier konsekvent anvender FMK. Samtidig er de praktiserende læger blevet opfordret til at ajourføre FMK i forbindelse med elektive henvisninger til indlæggelser, ambulant behandling og så vidt muligt også ved akutte henvisninger. Side 2 Implementeringen er forløbet tilfredsstillende og er blevet taget godt imod på afdelingerne. 2. Monitorering på udviklingen i anvendelsen af FMK på tværs af sektorer i Region Midtjylland (Steen Vestergaard-Madsen) At oversigten tages til orientering. Som led i implementeringsindsatsen har den tværsektorielle FMKstyregruppe besluttet, at der løbende monitoreres på udviklingen i anvendelsesgraden af FMK på hospitalerne i Region Midtjylland, i almen praksis, i speciallægepraksis og i kommunerne. Vedlagte rapport indeholder en analyse af udviklingen i ajourføringsgraden af FMK i Region Midtjylland i perioden okt november Bilag: Bilag 1 - Ajourføringsgraden i Region Midtjylland (dec. 2015) Ajourføringsgraden er generelt stigende på hospitalerne. I almen praksis ligger ajourføringsgraden på 11-12%. Steen Vestergaard- Madsen oplyste, at PLO-Midtjylland ikke anerkender MedCom s

3 monitoreringsmodel. Udrulningsgraden i kommunerne varierer noget fra kommune til kommune, men det forventes, at alle kommuner fuldt ud overgår til FMK inden årets udgang. Henrik Rask Kralund ønskede en drøftelse af begrebet ajourføring. AUH s tolkning af ajourføringsbegrebet er følgende: Når man ajourfører har lægen ansvar for egne ordinationer åbenlyse fejl og mangler ift. patientens samlede medicinering at det, der står på FMK er korrekt, dvs. at det er den medicin der er ordineret til patienten (lægen har ikke ansvar for at patienten tager medicinen.) Klaus Roelsgaard tilføjede, at ansvaret ift. ordinationer ikke er ændret med FMK, og at en ajourføring ikke er det samme som en medicingennemgang. Side 3 3. Status på Lokal implementeringsaftale (Steen Vestergaard-Madsen) at styregruppen tager status til orientering. Region Midtjylland, kommunerne i regionen og PLO Midtjylland har underskrevet Implementeringsaftale om oprydning i forbindelse med igangsætningsindsats i forhold til implementering af FMK i kommunerne. Aftalen trådte i kraft den 4. maj 2015 og løber ind til udgangen af året. Nedenstående tabel indeholder en oversigt over anvendelsen af FMKoprydningsydelsen i almen praksis fordelt på kommuner i perioden maj-september Antal Ydelser Favrskov Kommune 78 Hedensted Kommune 6 Herning Kommune 57 Holstebro Kommune 387 Horsens Kommune 896 Ikast-Brande Kommune 510 Lemvig Kommune 197 Norddjurs Kommune 332 Odder Kommune 183 Randers Kommune 781 Ringkøbing-Skjern Kommune 91 Silkeborg Kommune 69 Skanderborg Kommune 131 Skive Kommune 135 Struer Kommune 163 Syddjurs Kommune 51

4 Viborg Kommune Århus Kommune 802 Total Det er estimeret, at der er ca borgere i kommunal medicinadministration i Region Midtjylland. På nuværende tidspunkt har 25 % af populationen fået foretaget en oprydning i FMK. I en del tilfælde har de praktiserende læger allerede ajourført FMK, og kommunerne anmoder derfor ikke om oprydning. Det går planmæssigt fremad med implementeringsaftalen, som udløber ultimo Kommunerne kan anmode om oprydning indtil udgangen af 2015, og praksis kan efterfølgende foretage oprydning i løbet af de første 10 dage i Status på Samarbejdsaftale om korrekt anvendelse af FMK i Region Midtjylland (Steen Vestergaard-Madsen) Side 4 at styregruppen tager orienteringen til efterretning. I henhold til Den nationale handlingsplan for FMK skal der indgås nedskrevne organisatoriske, lokale samarbejdsaftaler i regi af sundhedsaftalerne mellem hospitaler, praksis og kommuner om anvendelse af FMK. Aftalen skal tage udgangspunkt i Sundhedsstyrelsens medicineringsvejledning og den tværsektorielle vejledning, som Danske Regioner har udsendt. Aftalen godkendes endeligt i Sundhedskoordinationsudvalget. Der har siden sidste møde i styregruppen været afholdt to bilaterale møder mellem Nære Sundhedstilbud og PLO Midtjylland vedr. samarbejdsaftalen. På mødet giver administrationen en mundtlig status på forhandlingerne. Steen Vestergaard-Madsen orienterede om, at PLO-Midtjylland ikke vil anerkende, at der altid skal ajourføres ved ændringer eller tilføjelser i ordinationer. Klaus Roelsgaard gjorde opmærksom på, at der er en særlig problemstilling ift. kronikere, hvor der kræves en særlig indsats både i ambulatorier og i almen praksis, før der kan trykkes på ajourføringsknappen. Det lev aftalt, at problemstillingen skulle beskrives, så direktionen i Region Midtjylland gøres bekendt hermed. Klaus Roelsgaard har efter mødet gjort opmærksom på denne problemstilling i den nationale FMK-styregruppe og har beskrevet problemstillingen. Det drejer sig om en gruppe patienter, for hvem vi

5 ikke har nogen aftale om, hvem der laver den første ajourføring af FMK. Eksempelvis er der tale om patienter med kronisk medicinkrævende sygdom, som går til kontroller i et hospitalsambulatorium, og som samtidig har et forløb med medicinering hos egen læge. Det kan f.eks. være diabetikere, KOLpatienter eller patienter med kronisk inflammatorisk tarmsygdom. Der er behov for at finde en passende fordeling af opgaven mellem ambulatorium og praksis. 5. FMK-kontaktpunkterne (Steen Vestergaard-Madsen) At styregruppen godkender den vedlagte procedurebeskrivelse Side 5 Til støtte for almen praksis og kommunerne har hver hospitalsenhed i Region Midtjylland etableret FMK-kontaktpunkter. På sidste møde aftalte styregruppen, at man fastholder det nuværende koncept for FMK-kontaktpunkterne efter den 1. januar 2016, hvor aftalen dog ikke længere vil være begrænset til borgere i kommunal medicinadministration, men vil gælde for alle indlagte og ambulante patienter, hvor FMK ikke er blevet ajourført efter afsluttet kontakt. Hospitalerne har haft mulighed for at ændre lokationsnummer, hvilket ét hospital har benyttet sig af. På baggrund af drøftelserne på sidste møde har administrationen udarbejdet et udkast til en procedure, som regionens samarbejdspartnere kan anvende i de tilfælde, hvor de oplever, at de ikke kan komme igennem til FMK-kontaktpunkterne. Bilag: Bilag 2 - Procedure for håndtering af uenigheder vedr. FMKkontaktpunkter Bilaget blev godkendt. Det blev besluttet, at bilaget ikke skal behandles af Strategisk Sundhedsledelsesforum, hvor hospitalsledelserne mødes, da der er tale om normal ledelsesmæssig håndtering. Det er forskelligt fra hospital til hospital, om der er udleveret telefonnummer til receptionen, afdelingerne eller bagvagten, se nedenstående link: I de tilfælde, hvor hospitalet kontaktes via receptionen, er det vigtigt, at der spørges efter bagvagten.

6 6. Overlevering af skemaordinationer i FMK ml. primærsektor og hospitalerne (Torben Østergård) At styregruppen drøfter problemstillingen. Hospitalsenhed Midt har fremsendt et ønske om, at der findes en fælles regional løsning på håndtering af medicin efter skema i det tværsektorielle samarbejde. Problemet opstår, når hospitalet udskriver patienter med op og nedtrapning i medicin f.eks. smertebehandling og prednisonbehandling, samt medicin der ordineres efter blodprøveværdier f.eks. Marevan. Side 6 Der er ikke nogen mulighed for elektronisk overførsel af disse skemaer mellem MidtEPJ og FMK. FMK kan på nuværende tidspunkt ikke håndtere visning af medicin efter skema. Funktionaliteten medicin efter skema i MidtEPJ er forbedret, men der er ingen printfunktion på skemaet. Løsningen kunne være en anden måde at ordinere medicin efter skema på i MidtEPJ, f.eks. flere enkelt-ordinationer, men dette anses ikke for at være en hensigtsmæssig løsning. En løsning med ordination i fritekstfelt/givningsinstruks i FMK vurderes heller ikke at være en hensigtsmæssig løsning, da det ikke giver overblik over tidligere ordinationer. På Hospitalsenhed Midt er foreslået to løsninger som p.t. er til kommentering af relevante klinikere på hospitalsenheden: 1. Et papirskema 2. Print af medicinskema fra MidtEPJ Der er fordele og ulemper ved begge. Generelt anses et fælles regionalt skema at være mest hensigtsmæssigt så kommuner, praksis og hospitaler kun skal forholde sig til én type skema. Problemet vurderes af stor betydning for patientsikkerheden og for et smidigt samarbejde mellem sektorerne. Det er ikke teknisk muligt at håndtere medicin efter skema i FMK. Det blev besluttet, at skemaordinationer skal sendes i en korrespondancemeddelelse. Kommunerne ønsker ikke at modtage medicin efter skema via fax eller sikker mail. Ulrik Hjelme spurgte til status på et kommentarfelt i FMK beregnet til apotekerne, når de har lavet ændring i en recept. Sagen bør rejses af apotekerforeningen overfor NSI. 7. Oversigt over UTH'er relateret til FMK, 1. april 31. okt (Heidi Aagaard)

7 Hændelsestype Uoverensstemmelse mellem FMK, udskrivelsesrapport, udleveret medicinliste, recepter og epikrise ved udskrivelse Antal 67 Fejlordination i FMK 47 FMK ikke afstemt af egen læge ved indlæggelse 7 Ikke muligt at få svar om FMK ved henvendelse til afdeling 2 FMK ikke afstemt i ambulatorium 16 FMK ikke afstem i almen praksis 13 Gammel medicinliste i EPJ taget i brug ved indlæggelse 17 Hændelser vedr. recepter 18 Tekniske fejl (alle 3 skulle være løst med den nye release) 3 Side 7 Tekniske fejl videregivet til Medcom 2 I alt 192 Heidi Aagaard orienterede om UTH erne. Der er ingen dødelige hændelser, men der er mange hændelser, der kunne have haft en alvorlig udgang, hvis det ikke var blevet opdaget af kommunalt personale. Selvom personalet i kommunerne er opmærksomt, er der stadig patienter der skades pga. fejl og uoverensstemmelser. Der er fortsat mange utilsigtede hændelser ved udskrivelser. UTH erne følges fortsat. 8. Patientsikkerhedsrisici ved anvendelse af FMK i praksis, på hospitaler og i kommuner (Steen Vestergaard- Madsen) At styregruppen drøfter, hvorvidt vedlagte notat giver anledning til iværksættelse af konkrete handlinger. Patientsikkerhedsnetværket i Midtklyngen havde på møde d. 23. juni 2015 fokus på patientsikkerheden i forbindelse med indførslen/anvendelse af FMK i alle sektorer. Gruppen havde derfor inviteret FMK-projektledere fra Skive-, Silkeborg og Viborg Kommune samt medarbejder fra Hospitalsenhed Midts Sundheds-It med til mødet. På baggrund af rapporterede utilsigtede hændelser omhandlende FMK og deltagernes viden om FMK implementeringen, fandt gruppen, at der var behov for at dele gruppens viden om patientsikkerhedsrisici med Den tværsektorielle FMK-styregruppe i Region Midt. Bilag: Bilag 3 Notat om FMK og patientsikkerhed

8 Det blev besluttet, at notatet sendes til behandling i klyngerne. 9. Mødekalender for 2016 At mødekalenderen for 2016 godkendes. Sekretariatet har udarbejdet nedenstående forslag til en mødekalender for styregruppen i Sekretariatet planlægger med 2 møder i 2016, men foreslår, at der reserveres 4 mødedatoer, hvis der skulle opstå behov for at mødes oftere. Side 8 Onsdag den 16. marts (Reservation) Onsdag den 25. maj Torsdag den 8. september (Reservation) Obs: tidspunktet ændres til Onsdag den 30. november Mødekalenderen for 2016 blev godkendt. 10. Eventuelt Intet