Referat af styringsdialogmødet den 26. oktober 2010 med Boligkontoret Danmark

Transkript

1 1 Fra Boligkontoret Danmark: Michael Demsitz, Klaus Kramshøj, Dennis Larsen (vedr. punkt 4), Torben Eriksen (vedr. punkt 5 og 6), Charlotte Heitmann (vedr. punkt 5 og 6) Fra Københavns kommune: Pia Nielsen, Ole Bjerregaard, Jan Kendzior, Susan Fiil Præstegaard (vedr. punkt 2 c) Lis Schmidt (referent) Dagsorden: 1. Formål med styringsdialog Gensidig forventningsafstemning Pia Nielsen indledte med at orientere om mødestrukturen og om den nye politiske hovedaftale mellem BL s 1. kreds og Københavns Kommune, som udgør den formelle ramme om samarbejdet med boligorganisationerne i København. Styringsdialogen er generelt et godt redskab til en systematisk dialog om boligorganisationernes virke. Kommunen forstår desuden styringsdialogen som hjælp til selvhjælp for at få hævet laveste fællesnævner for driften i godt samarbejde mellem parterne. Michael Demsitz tilføjede, at Boligkontoret Danmark - som ikke har særlig stort volumen i Københavns kommune - så styringsdialogen som en mulighed for at lære hinanden bedre at kende. Pia Nielsen erklærede sig meget enig heri. Det blev oplyst, at kommunen i forbindelse med styringsdialogmøderne har gennemgået de indsendte regnskaber som krævet i driftsbekendtgørelsen. Kommunen har ikke kommentarer udover, hvad der drøftes i styringsdialogen.

2 2 2. Boligkontoret Danmark Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. Boligorganisationens vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle sty ringsmålsætninger Michael Demsitz oplyste, at Boligkontoret Danmark er en forretningsførerorganisation med boligselskaber, som har en større selvstændighed end andre tilsvarende organisationer. Boligkontoret Danmarks administrationsydelse er meget præcist beskrevet. Det er en udfordring, at levere administration i konkurrence med andre organisationer, hvor tillid, kvalitet og pris er væsentlige faktorer for partnerskabet. Boligkontoret Danmark har 3 store udfordringer i relation til konkurrenceevne: 1) boligerne (vedr. kvalitet, beliggenhed og naboskab), 2) beboerdemokratiet og 3) at tiltrække medarbejdere. Desuden at implementere den vedtagne forretningsstrategi sammen kan vi mere Michael Demsitz beskrev de nye tiltag for effektiv og økonomisk drift. Boligkontoret overvejer strategisk samarbejde med en anden boligorganisation. Desuden arbejdes der med indkøbsstrategier/ storkundeaftaler og med at samle de administrerede enheder til færre, men større enheder. Boligkontoret har skrevet en vejledning i bestyrelsesarbejdet God Selskabsskik, som har fået opmærksomhed. Støttet Byggeri gav udtryk for, at det var et positivt initiativ og udtrykte tilfredshed med organisationens bevidste arbejde med forvaltningen. Boligkontoret Danmark havde kort inden mødet fremsendt materiale fra det nye site Almenstyringsdialog.dk., rapport om forvaltningsrevision og flere spørgeskemaundersøgelser mm. Kommunen har efterfølgende gennemgået materialet, som er præget af optimisme og parathed til at tage de fremtidige udfordringer op. Der er tale om et meget detaljeret materiale, som viser, at Boligkontoret har fået en god rating både blandt medarbejdere, afdelingsbestyrelsesformænd og beboere. Kommunen må dog særligt om henlæggelserne til planlagt, periodisk vedligeholdelse og teknisk fornyelse pointere, at der iflg. almenboligloven i hver afdeling skal henlægges et beløb svarende til det konkrete behov efter en langtidsplan - omfattende alle arbejder prismæssigt korrekt anslået - der omfatter mindst de kommende 10 år. Det synes at fremgå af opgørelsen

3 3 på side i Mål for alt - Forvaltnings-revision og kvalitetssikring, at opsparingen på konto 120/401 delvis er afhængig af renteindtægter og overskud, samtidig med at det årlige forbrug er større en den tilsvarende henlæggelse. I øvrigt rummer materialet mange værdifulde oplysninger. b. Indledende drøftelse af implementering af den nyeudlejningsaftale vedr. de administrerede organisationer. Det uddybende møde med DVB København om udlejningsaftaler blev afholdt den 30. november I mødet deltog Klaus Kramshøj og Dennis Larsen fra DVB og Tine Engelbrechtsen, Pia Nielsen, Ole Bjerregaard og Ulla Lyndby (Socialforvaltningen) fra kommunen. Et tilsvarende uddybende møde med Boligselskabet Hareskovgård blev afholdt den 16. december. I dette møde deltog Charlotte Heitmann og Torben Eriksen fra Boligselskabet Hareskovgård og Tine Engelbrechtsen, Susan Fiil Præstegaard, Pia Nielsen og Lis Schmidt fra kommunen. Rammerne for udlejningsaftalerne vedr. begge boligorganisationer blev aftalt. Det endelige udkast til udlejningsaftaler fremsendes, når Borgerrepræsentationens godkendelse af aftalen om rammer for udlejning af almene boliger 2011 til 2014 foreligger. (Disse rammer blev godkendt på Borgerrepræsentationens møde den 16. december 2010 som pkt. 31 på dagsordenen). c. Status for levering af særboliger i de administrerede organisationer Boligkontoret Danmark vil sende en redegørelse for forløbet og perspektiverne for gennemførelsen af ommærkning af 48 familieboliger til ungdomsboliger (krav i udbudsvilkårene i forbindelse med opførelsen af afdelingen i Skolegade) 15 særboliger, hvor der resterer 14 (udbud 2003) 1 % særboliger, hvor 2 er leveret ud af 5 (BL-aftalen fra 2006) Det bemærkes, at parterne var uenige om de konkrete antal boliger. Gennemgang af boligorganisationen Boligkontoret Danmark

4 4 a. Økonomi/ drift, herunder den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond Forholdene blev drøftet. b. Forvaltning af boligselskaber, driftsydelse og administrationsbidrag Der henvises til punkt 2 a. 3. Statsbanepersonalets Andelsboligforening a. Boligorganisationens vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger b. Gennemgang af boligorganisationens økonomi/ drift, herunder den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond c. Ledelse/ beboerdemokrati/ henlæggelser/ gennemførelse af energibesparende foranstaltninger d. Afvikling af underskud i afd. 3 i Vanløse ad a - d: Det er kommunens opfattelse, at bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen i forhold til almenboliglovens regler om målsætninger mv. fremover skal indgå i dialogen. Organisationens afdelinger er spredt over fem beliggenhedskommuner, hvoraf afdelingen i Humlebæk er den største, og kun en afdeling er beliggende i København. Afdelingerne har hidtil hvilet i sig selv. Afdelingernes fremtidige udvikling betinger en stigning i henlæggelser samt lejeforhøjelser for at afvikle underskud i afdelingerne. Der er fokus på disse forhold i bestyrelsen og på igangværende renoveringsarbejder. I budget 2011 afvikles underskud og henlæggelser øges. En egentlig henlæggelsespolitik blev efterlyst. 4. DVB Hovedselskabet og DVB København a. Økonomi og drift for DVB Hovedselskabet, herunder organisa-tionens vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens ge-nerelle styringsmålsætninger b. udviklingen i DVB Hovedselskabets dispositionsfond DVB Hovedselskabet, der er oprettet i 1950 erne, overvejer evt. fremtidig afvikling. Der er indkaldt til et forretningsudvalgsmøde i november. Boligkontoret vil sende en redegørelse for opbygningen af organisationen og referat af det kommende bestyrelsesmøde til Kommunen/Støttet Byggeri.

5 5 c. DVB Københavns vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Det er kommunens opfattelse, at bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen i forhold til almenboliglovens regler om målsætninger mv. fremover skal indgå i dialogen. Boligkontoret Danmark fandt, at organisationen lever op til målsætningen om at levere boliger til alle med behov for en bolig med rimelig husleje samt effektiv og økonomisk drift. d. DVB Københavns økonomi/drift, herunder udviklingen i organisationens dispositionsfond Det netop udarbejdede regnskab for 2009/10 - som er tilsendt Kommunen - viser, at udviklingen er vendt til en svag fremgang i alle afdelinger. Boligorganisationens dispositionsfond er vokset markant som følge af indbetalinger fra afdelingerne på dispositionsfondslån. DVB vil fremsende en oversigt over dispositionsfonden inkl. de fremtidige udamortiserede lån. I afdelingerne er der blandt beboerne en større accept af lejeforhøjelse end tidligere, og afdelingernes akkumulerede underskud afvikles eller er afviklet i syv af de ni københavnske afdelinger. Der er driftsoverskud i seks københavnske afdelinger. Genopretningsplanen, som blev præsenteret for kommunen i 2009, har således haft effekt på regnskabet for 2009/10 og der arbejdes fort-sat videre med genopretningen af boligorganisationen. e. Ledelse/ beboerdemokrati/ gennemførelse af energibesparende foranstaltninger i DVB København Beboerdemokratiet er generelt aktivt, dog er afdeling 4 og 7 uden bestyrelse. I forbindelse med renoveringsarbejder indarbejdes energibesparende foranstaltninger i projekterne. Der er således udskiftet gasfyr i 4 afdelinger og iværksat større fokus på vandforbruget i forbindelse med budget f. Genopretningspolitik og handleplan for DVB København inkl. afdelingerne Der er fokus på fremtidssikring af afdelingerne. Michael Demsitz omtalte afdelingen i Herlev, hvor beboerne har vedtaget en renovering, der medfører lejestigning på 24 % til ca kr./m2 over 2 år. I Hectorgården er en renovering netop gennemført, hvorefter akkumuleret underskud og lejetab er afviklet.

6 6 g. Henlæggelsespolitik Der udarbejdes langtidsplaner for 10 år, arbejderne ajourføres og priserne indekseres, men man erkender, at henlæggelserne trods stigende tendens ikke er helt i top. Der udarbejdes egne tekniske tilstandsrapporter. Målsætningen er, at der skal henlægges tilstrækkeligt. h. Kollektivhuset (kort status om arbejdernes stade) Den igangværende renovering afsluttes i december 2010 og der planlægges at opføres ustøttede familieboliger på 1. salen. Der udlejes et antal boliger til studerende. Kommune foreslår i den forbindelse, at disse boliger evt. kunne ommærkes til ungdomsboliger, hvortil der nu kan søges om grundskyldstilskud i kommunen. Boligkontoret Danmark har efterfølgende oplyst, at man fastholder nybyggeri af 14 familieboliger. i. Solgavehjemmet Det er et stort problem, at der ikke er en korrekt opdeling og fordelingsnøgle mellem boligafdelingen og servicearealet gældende for udgiftsfordelingen. Der er ingen lejekontrakt om servicearealet mellem afdelingen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Pia Nielsen oplyste, at der er en ny generel lejeaftale for servicearealer under udarbejdelse med fælles standarder for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen. Det blev aftalt, at Boligkontoret Danmark desuden tager fat i problemstillingen sammen med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, sådan at der kan ske en korrekt opdeling af driftsudgifterne mellem hhv. service- og boligareal. Boligkontoret Danmark har efterfølgende oplyst, at boligarealet er indgået i regnskaberne uden fællesarealer og adgangsarealer. Boligdelen udgør korrekt angivet m2, hvor der hidtil kun har været anført m2 i regnskaberne. j. Kastrupvej Boligkontoret har haft uformelle kontakter om at udleje boligerne til krigsveteraner. Forvaltningen opfordrede til at DVB indgår en ny udlejningsaftale som led i implementeringen af den nye udlejningsaftale og i den forbindelse anvende fleksibel udlejning i afdelingen på Kastrupvej. Det blev pointeret, at udlejningskriterierne må udformes med stor præcision for at leve op til kravene i udlejningsaftalen. Men en forudsætning for at indgå en aftale om fleksibel udlejning i Kastrupvej er DVBs deltagelse i udlejningsaftalen generelt.

7 7 Samdrift med en anden afdeling har været overvejet, men kan ikke etableres. Afdelingen har fuld udlejning, men har for nyligt oplevet et fraflytningstab på kr. Det har været undersøgt at få huslejestøtte fra Landsbyggefonden, som har givet afslag. Alternativet kan være salg af afdelingen. Forvaltningen fremhævede, at sagen kræver særlig opmærksomhed og foreslog at arbejde videre med ideen om veteraner. På mødet den 30. november redegjorde Boligkontoret Danmark for, hvordan afdelingens videre virke kan sikres. Planen på mellemlangt sigt er, at afdelingen på sigt skal sammenlægges med en anden afdeling i DVB. Kommunen tilslutter sig planen om sammenlægning, idet en afdeling på 4 lejemål er alt for sårbar. Boligkontoret Danmark har efterfølgende oplyst, at Landsbyggefonden på et møde har tilkendegivet villighed til at give afdelingen huslejestøtte, forudsat at den sammenlægges med en anden afdeling, og at der indgås udlejningsaftale med Københavns kommune om udlejning til særlige grupper (handicappede). 5. Boligselskabet Hareskovgård a. Boligorganisationens vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Det er kommunens opfattelse, at bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen i forhold til almenboliglovens regler om målsætninger mv. fremover skal indgå i dialogen. Torben Eriksen oplyste, at dialogmøderne har været drøftet i organisationens bestyrelse, som har ytret ønske om at deltage i det mindste i mødet vedr. udlejningsaftalen. Det aftaltes, at der deltager medlemmer af bestyrelsen i mødet den 30. november. På mødet blev der aftalt at indgå en udlejningsaftale inden for rammerne af den nye udlejningsaftale mellem kommune og BL s 1. kreds. b. Økonomi/drift, herunder udviklingen i organisationens dispositionsfond Boligorganisationen vil sende Kommunen en oversigt over udviklingen i dispositionsfonden. Der er overvejelser om at sammenlægge organisationen med naboejendommen, som ejes af Foreningen af Alderdomsfriboligers Byggeselskab. Der henlægges efter 10-årige vedligeholdelsesplaner, men henlæggelserne er i underkanten. Beboerne er opmærksomme på behovet

8 8 for fremtidssikring og har udskiftet faldstammer og vinduer. Ejendommen er beboet af mange ældre. Den kommunale anvisning sker til yngre beboere, men giver stort gennemtræk. c. Ledelse/ beboerdemokrati/ henlæggelser/ gennemførelse af energibesparende foranstaltninger Det blev oplyst, at rekruttering af yngre personer til bestyrelsen er vanskelig. d. Afvikling af underskud Det akkumulerede underskud klares ved udlån fra organisationens dispositionsfond. 6. Foreningen for Alderdomsfriboligers Byggeselskab s.m.b.a a. Boligorganisationens vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Det er kommunens opfattelse, at bestyrelsens vurdering af målopfyldelsen i forhold til almenboliglovens regler om målsætninger mv. fremover skal indgå i dialogen. b. Økonomi/ drift, herunder udviklingen i organisationens dispositionsfond Der var enighed om at sammenlægning med Hareskovgård er fornuftig, bl.a. af hensyn til administrationsomkostningerne. Socialforvaltningen har anvisningsret til 16 konkrete boliger i organisationens ejendom iflg. en udlejningsaftale. 7. Forretningsgange Der henvises til punkt 2 a. 8. Forvaltningsrevision Der henvises til punkt 2 a. 9. Eventuelt Kommunen oplyste, at tilsynet fremover vil foretage teknisk tilsyn med ca. 15 boligafdelinger årligt, og at Boligkontoret Danmark er velkommen til at byde ind med afdelinger, hvor man gerne vil have foretaget teknisk tilsyn. Organisationerne vil overveje, om der er ønske teknisk tilsyn i nogle af afdelingerne og melde tilbage i januar Næste styringsdialogmøde Kommunen udsender invitation, og vi mødes hos Boligkontoret Danmark.

9 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet Aftaler indgået på styringsdialogmødet den 26. oktober 2010 med Boligkontoret Danmark 1. Der er indgået aftale om fleksibel udlejning med DVB København og Boligselskabet Hareskovgård i overensstemmelse med rammerne i den ny udlejningsaftale mellem Københavns Kommune og BL s 1 kreds. 2. Boligkontoret Danmark vil sende en redegørelse for forløbet og perspektiverne for gennemførelsen af ommærkning af familieboliger til ungdomsboliger, levering af særboliger og levering af boliger iflg. BL-aftalen fra Boligkontoret Danmark vil sende en redegørelse for opbygningen af organisationen DVB Hovedselskabet og referat af det kommende bestyrelsesmøde til kommune/ Støttet Byggeri 4. Boligkontoret Danmark vil sende en oversigt over den forven-tede udvikling i DVB s dispositionsfond inkl. fremtidige udamortiserede lån 5. Boligkontoret Danmark og de administrerede organisationer vil overveje, om der er ønske teknisk tilsyn i nogle af afdelingerne og give Støttet Byggeri underretning i januar 2011.