Aarhus Kommune. Intern kommunikation. Kommunikationspolitik for Aarhus Brandvæsen 2011

Transkript

1 Aarhus Kommune Intern kommunikation Kommunikationspolitik for Aarhus Brandvæsen 2011 Kommunikationsgruppen

2 Indhold Introduktion til kommunikationspolitikken... 3 Overordnet strategi for kommunikation... 3 Hvorfor intern kommunikation?... 3 Udfordringen... 3 Målgrupper... 3 Mål for den interne kommunikation... 4 Medievalg... 4 Afdelingsmøder... 4 Fælles møder... 4 Intranet... 4 Kalender... 4 Andre medier... 5 Informationsflow... 5 Medarbejderansvar... 5 Information fra organisationen... 5 Information fra ledelsen... 5 Informationer på kryds og tværs... 5 Ressourcebeskrivelse... 5

3 Introduktion til kommunikationspolitikken Kommunikation optager de ansatte ved Aarhus Brandvæsen. I både SWOT-analyse og arbejdsklimamåling fra efteråret 2008 pegede de ansatte på kryds og tværs af Aarhus Brandvæsen på kommunikation som et kernepunkt, de ønsker forbedret. Derfor har en kommunikationsgruppe bestående af repræsentanter for alle afdelinger i Aarhus Brandvæsen i fællesskab formuleret denne politik for den interne kommunikation. Overordnet strategi for kommunikation Aarhus Brandvæsen har i forbindelse med udarbejdelse af en overordnet beskrivelse af vores mission, vision og strategi formuleret følgende overordnede strategi for kommunikation internt og eksternt. Nærværende kommunikation Baggrund og formål Brandvæsenet skal være klar og let tilgængelig i vores kommunikation såvel internt som eksternt. Relevant og rettidig information er en forudsætning for, at alle kan udføre deres arbejde, hvorfor dette er en gensidig forpligtigelse. Brandvæsenets opsamlede viden skal stilles til rådighed for at understøtte vores forebyggelsesindsats teknisk og taktisk. Forventet nytteværdi Ved indførelse af Kommunikations- og informationspolitik skaber brandvæsenet bl.a.: o En samtalekultur o Ejerskab og trivsel Fokus på kommunikation og information vil eksternt give større forståelse for sikkerhed, med afledte effekt heraf fx færre brande. Brandvæsenet skal være Top of Mind hos medarbejdere, borgere og virksomheder i Aarhus Kommune. Denne interne kommunikationspolitik tager afsæt i den overordnede strategi. Hvorfor intern kommunikation? God kommunikation i en organisation skaber større samhørighed på tværs af afdelinger, øget forståelse og respekt for hinandens arbejde og mulighed for et bredere samarbejde alt i alt en stærkere arbejdsplads. Udfordringen Aarhus Brandvæsen har en stor udfordring i forhold til kommunikationsopgaven. Vi er mange ansatte, vi sidder på forskellige lokationer, vores tilknytning til brandvæsenet er forskellig, vi arbejder på forskellige tidspunkter, og vores opgaver spænder vidt. Målgrupper Den interne kommunikation skal ramme hele Aarhus Brandvæsen og det vil sige: Brand & Redning inkl. deltidsstyrkerne Tilsyn og Myndighed Uddannelsescentret og køkkenet Bygninger og Service KOC Sekretariatet Staben Krise- og Støttefunktionen Operativ ledelse Ledelsen Det er dog ikke al information, der er relevant for alle. Derfor skal der være plads til, at fx afdelinger kan vidensdele internt, uden at det forstyrrer resten af organisationen. På intranettet er der blandt andet mulighed for at sortere informationerne efter særlige målgrupper.

4 Mål for den interne kommunikation Intern kommunikation i Aarhus Brandvæsen har en række formål: At holde alle medarbejdere uanset tilknytning ajour med beslutninger, ændringer, projekter etc. internt i organisationen og i forhold til Aarhus Brandvæsens aktiviteter udadtil. At informere om væsentlige begivenheder/ændringer udefra, der har betydning for vores arbejde i Aarhus Brandvæsen. At sikre en bedre intern sammenhæng i organisationen vi er ét brandvæsen, og alle er en fuldgyldig og værdsat del af Aarhus Brandvæsen. At sikre en lettere kommunikationen mellem afdelingerne og de enkelte medarbejdere. At sikre dialog mellem medarbejdere og ledelse. At sikre, at al information leveres rettidigt, klart og forståeligt uanset medie. Medievalg Afdelingsmøder Afdelings- og holdmøder er det vigtigste medie i vores organisation. Her er der mulighed for dialog såvel som information. Vi kan via Afdelingsledere og holdledere få information fra ledelsen og organisationen. Vi skal i hver afdeling forholde os aktivt til, hvad resten af organisationen skal høre fra os. Møder i afdelingerne skal derfor fremover indeholde punktet Nyt fra ledelsen og afsluttes med punktet kommunikation. Under Kommunikation besluttes det, hvad der eventuelt skal videre til de andre ansatte i Aarhus Brandvæsen. Det kan være emner, der har direkte relevans for andre ansatte, men det kan også være større projekter i afdelingen, status på en bestemt sag osv. Efter mødet skal informationsafdelingen kontaktes. Vi finder så i fællesskab ud af, hvordan informationerne bedst kommer videre. Fælles møder Hele Aarhus Brandvæsen inviteres til fællesmøder to gange årligt. Her gives der primært information fra ledelse til medarbejdere. Intranet Intranettet er det primære medie til både statiske og løbende informationer i Aarhus Brandvæsen. Her ligger eksempelvis information om personaleforhold og sikkerhed. Her publiceres der løbende nyheder, og der er mulighed for at finde sine kolleger, dele viden, se vagtplaner og meget mere. Intranettet flyttes i løbet af et år over på TMportalen. Intranettet er valgt som medie, fordi det: er en let og hurtig måde at nå ud til alle medarbejdere uanset afdeling, lokation og vekslende arbejdstider kan tilgås af alle uanset tilknytning til Aarhus Brandvæsen kan tjekkes både på arbejde og hjemmefra giver mulighed for både nyheder og statiske oplysninger som fx personalehåndbog og telefonlister giver mulighed for at samle mange oplysninger og har plads til historik giver mulighed for interaktion med og imellem brugerne dækker over flere forskellige medier: Tekst, billeder og levende billeder giver let adgang til yderligere oplysninger via links giver mulighed for flere redaktører er billigt og kræver ikke eksempelvis penge til tryk Der ligger en særskilt beskrivelse af planerne for Aarhus Brandvæsens intranet i bilaget: Intranet for Aarhus Brandvæsen. (Under udarbejdelse) Kalender Det er vigtigt at vide, hvor folk er henne og ikke mindst, hvornår de kommer tilbage igen. Ansatte har derfor pligt til at holde deres kalendere opdateret.

5 Andre medier Det er naturligvis også en mulighed at bruge andre medier, hvis det passer bedre til budskabet. Det kunne fx være opslag, der hvor folk opholder sig. Information til hele organisationen skal dog altid forbi informationsafdelingen. Her finder vi i fællesskab ud af, hvilket medie der egner sig bedst. Informationsflow Medarbejderansvar Et kontinuerligt informationsflow og et velfungerende og aktivt intranet kræver medarbejderinvolvering. Alle medarbejdere er forpligtede til at holde sig orienterede. Herudover har alle medarbejdere et ansvar for, at der kommer information fra deres arbejdsområde videre til resten af organisationen. Hvis vi vil vide noget om de andres arbejde, må vi starte med at fortælle om vores eget. Information fra organisationen Der skal være et kontinuerligt informationsflow mellem de forskellige afdelinger i Aarhus Brandvæsen, og det kræver, at de enkelte funktioner leverer informationer fra deres områder til informationsafdelingen. Afdelingslederne har ansvaret for et kontinuerligt nyhedsflow. Informationerne kanaliseres videre fra informationsafdelingen til resten af organisationen via blandt andet intranettet. Information fra ledelsen Løbende information fra ledelsen er den bedste medicin mod rygtedannelse. Det er ledelsens ansvar at melde hurtigt ud i forbindelse med beslutninger, hændelser eller ændringer, der har indflydelse på hele eller dele af organisationen. Den informationsansvarlige sidder med ved funktionsledermøder, og beredskabschefen skal herudover som et minimum levere nyheder til informationsafdelingen hver 14. dag. Informationerne kanaliseres herfra videre til resten af organisationen. Informationer på kryds og tværs På intranettet skal der skabes rammer for, at man kan udveksle information på flere niveauer: Fra ledelse til medarbejdere Fra afdeling til hele Aarhus Brandvæsen Fra afdeling til egen afdeling Fra medarbejder til medarbejder På den måde sikrer vi, at alle får mulighed for at få tilstrækkelig information, uden at andre spammes med unødvendige oplysninger. Takt og tone Når man kommunikerer internt, bør man: holde en ordentlig tone vise hensyn: Sæt ikke kolleger i et dårligt lys og vær varsom med at bruge billeder, hvor kolleger optræder, hvis du ikke har deres tilladelse tænke i sammenhænge: Sæt ikke billeder ind i en krænkende kontekst Ressourcebeskrivelse Aarhus Brandvæsen har en ansat i Staben, som i det daglige varetager opdatering og udvikling af intranettet som en del af sit arbejdsområde. Der er ikke afsat yderligere ressourcer til udvikling og drift på området. Som beskrevet i politikken er det nødvendigt, at alle ansatte bidrager aktivt til den interne kommunikation. Alle ansatte skal tænke intern kommunikation ind i det daglige arbejde. Det vil sige: Være opmærksomme på at få formidlet informationer fra eget område og afdeling videre til informationsafdelingen, og være aktivt opsøgende i forhold til selv at få information.