Projektets navn E-booking Fælles løsning i ét system

Transkript

1 Projektets navn E-booking Fælles løsning i ét system Projektejer Henrik Mølholm Henrik Mølholm Projektleder Kia Fog Kristensen Kia Fog Kristensen Projektgruppe Kia Fog Kristensen Trine Vinderslev Niels Top Gudrun Sørensen Kia Fog Kristensen Lotte Leth Sørensen Trine Vinderslev Niels Top Gudrun Sørensen Anne Mette Pedersen IT (?) Repræsentanter fra de selvejende haller/idrætsanlæg Konklusioner og beslutningsgrundlag Konklusioner og beslutningsgrundlag Baggrund For at Tønder Kommune lever op til kravene, i henhold til den nye lov, er det nødvendigt at købe et modul til den nuværende løsningen som leveres af KMD. Desuden skal vi sikre at de selvejende haller/idrætsanlæg og kulturhuse får implementeret en løsning til booking af lokaler for borger og foreninger. En fælles løsning i ét system rummer som svar på udfordringen et bookingsystem til booking af lokaler samt en samlet foreningsportal for alle foreninger i Tønder Kommune. Det vil understøtte og gavne hele kultur- og fritidslivet i Tønder Kommune, da det vil medføre synlighed omkring faciliteter og aktiviteter via én fælles indgang. Den 1. december 2014 skal det være muligt for borgere (og foreninger) i Danmark at søge om tid i kommunale lokaler via en digital selvbetjeningsløsning. Kravet fremgår af en stor samlelov, som fastlægger at borgerne er forpligtet til at benytte de digitale løsninger (lov nr. 522, 2. juni 2013). 3 i loven indeholder de krav om obligatoriske digital selvbetjening, som efterfølgende er indføjet direkte i folkeoplysningsloven (ny 33a). Kravet fastlægger at ansøgning om anvisning af lokaler og udendørsanlæg efter kapitel 6 og 7 i folkeoplysningsloven skal indgives ved anvendelse af den digitale selvbetjeningsløsning som kommunen stiller til rådighed. 1

2 Gevinster Gevinster i forhold til eksterne Gevinster internt i organisationen Borgere: Kan booke og betale online for de kommunale lokaler. Kort implementeringsproces og omstillingsfase. Borgere: Kan booke og betale online for de alle lokaler via én indgang. Booking af lokaler skal være lige så nemt som f.eks. at booke en flybillet. Haller/Idrætsanlæg/kulturinstitutioner: Øget effektivisering og færre timer bruges på administration. Borger og foreninger håndterer en stor del af bookingerne selv, hvilket gerne skulle øge belægningen. Et samlet system har en positiv effekt på samarbejde kommune, borger og foreninger imellem. Foreningerne: Sparer tid på administration, og booking af lokaler. Øget fokus på flere nye aktiviteter og medlemmer. Automatisering af processer. Arbejdet bliver mere udadvendt, opsøgende, rådgivende og medvirker til at skabe initiativ til flere aktiviteter. Samlet overblik over kapacitet i kommunen. Øget fleksibilitet og dermed bedre udnyttelse af lokaler. Investering over en 4- årig periode A: Driftsudgifter ved uændret opgavevaretagelse A: Driftsudgifter ved uændret opgavevaretagelse i alt Kr ,- A: 1. til 4. år Kr ,- 2

3 B: Investeringsudgifter ved gennemførsel af forslaget: B: Investeringsudgifter i alt B: Kr ,- B: 1. til 4. år Kr. 0,- C: Driftsudgifter ved gennemførsel af forslaget i alt Kr ,- C: 1. til 4. år Kr ,- B: Investeringsudgifter ved gennemførsel af forslaget: B: Investeringsudgifter i alt Kr ,- (?) B: 1. til 4. år Kr. 0,- C: Driftsudgifter ved gennemførsel af forslaget i alt Kr ,- (?) C: 1. til 4. år Kr ,- (?) Uddybning Hvad kan den nye løsning - eller skulle kunne? Tilkøbsmodulet E-booking fra KMD skal gøre det muligt for borger at betale for booking af lokaler online. Minimumskrav Leve op til samtlige krav fra KL/Kombit i Bølge 3 og yderligere krav om integration til borger.dk, virk.dk og NEM-ID følger udmeldingerne fra KL/Kombit. For at indhente gevinsterne beskrevet i dette dokument, skal løsningen leve op til nedenstående krav: Synliggør lokaler for alle. Leve op til 21 i Folkeoplysningsloven. Digital håndtering af de grundlæggende formularer i Folkeoplysningsloven. Skal være direkte integreret i et tilhørende Fagsystem. Alle arbejdsprocesser og bookinger understøttes af en komplet borgervendt webportal. Idrætsanlæg og kulturhuse skal på fordelagtige vilkår kunne etablere sin egen borgervendte webportal. 3

4 Særlige opmærksomhedspunkter og risici Tidsplan med milepæle Nyt modul kan hindre muligheden for at synliggøre kapacitet, udvikling af fleksibilitet og effektivitet. Efterspørgslen fra brugerne på effektiv digital selvbetjening og fleksible tilbud risikerer ikke at blive imødekommet. Brugerne oplever et øget tidsforbrug på administrative opgaver, der ellers kunne være brugt på nye medlemmer og fastholdelse. Selvejende haller/idrætsanlæg og kulturinstitutioner står foran en stor opgave med implementering af deres egne systemer som forvaltningen får svært ved at hjælpe med. Kommunen kan risikere at de selvejende implementere flere forskellige systemer, som kræver forskellige sprog. Det kan være en udfordring for brugerne og begrænse deres brug. 1. Planlægningsfasen Politisk opbakning skabt 2. Dialogfasen Orientering/dialog med selvejende institutioner opnået Tid: 8 uger Alle foreninger skal have en gratis webside på den borgervendte webportal Mange brugertyper og dermed mange behov. Vigtigt med strategiske partnerskaber med de selvejende institutioner og kulturhuse. Erfaringer fra vores nabokommuners implementering af et nyt system kan fungere som guideline for Tønder Kommunes eventuelle implementering af lignende løsning. Risiko for at projektet forsinkes pga. ressourcemangel i Kultur- og Fritidsafdelingen. Kommunen er ikke forpligtet til at anskaffe et digitalt bookingsystem til de selvejende haller/ idrætsanlæg, men den har en stor interesse i at påvirke valg af system og at det bliver ét fælles system. 1. Planlægningsfasen Politisk opbakning skabt 2. Dialog og partnerskabsfasen - Strategiske partnerskaber indgået Behovsafdækning. Tid: 12 uger 3. Indkøbsfasen KMD E-booking købt Tid: 1 uger 4. Implementeringsfasen Løsning implementeret Tid: 2 uger 3. Kravspecifikationsfasen Definering af krav afklaret 4. Indkøbsfasen Løsning købt Tid: 8 uger 4

5 Ressourcetræk internt i organisationen ing Opfølgning og evaluering 5. Kontrolfase kontrol af selvejende institutioner 6. Evalueringsfasen Proces evalueret Tid: 1 uge Det største ressourcetræk vil være i dialog- og implementeringsfasen og den efterfølgende kontrolfase. Evaluering foretages på processen 5. Implementeringsfasen Løsning implementeret Tid: 18 uger 6. Evalueringsfasen Proces evalueret Der kommer til at ligge et væsentligt ressourcetræk i Kultur- og Fritidsafdelingen i hele processen. Dialog- og partnerskabsfasen indeholder en stor kommunikativ opgave. Implementeringsfasen kræver, at en stor mængde af data skal lægges ind i den nye løsning. Overordnet vil andre afdelinger som Digitalisering og udvikling, Udbud og indkøb og særligt IT-afdelingen også blive involveret. Ressourcetrækket for de selvejende haller/idrætsanlæg/kulturinstitutioner vil ligne det i forvaltningen. Evaluering foretages på processen og på gevinstrealiseringerne. 5