Når Furesø Kommune udbyder en opgave er det ud fra en forventning om at en eller flere af følgende scenarier indfries:

Transkript

1 Udbudspolitik 1.1 Indledning Det overordnede formål med Furesø Kommunes udbudspolitik er at sikre at borgerne - som skatteydere og som kunder - får den bedst mulige service og kvalitet for pengene. For Furesø Kommune er det ikke i sig selv afgørende, om en opgave varetages af kommunen eller af private leverandører. Det afgørende er, at opgaven løses bedst og billigst. Når Furesø Kommune udbyder en opgave er det ud fra en forventning om at en eller flere af følgende scenarier indfries: At kommunen kan få løst opgaven billigere af en privat leverandør At den private leverandør kan levere en højere kvalitet i opgavevaretagelsen At der kan opnås en højere grad af forsyningssikkerhed At det kan give borgerne en valgmulighed mellem flere leverandører, eksempelvis den kommunale leverandør og en eller flere private leverandører 1.2 Hvilke opgaver kan udbydes? De fleste kommunale opgaver kan varetages af private leverandører. Dog kan myndighedsopgaver som hovedregel ikke løses af private, for eksempel visitationsopgaver. Endvidere kan det i lovgivningen være fastsat, at en opgave skal udføres af kommunalt ansatte. Det gælder eksempelvis undervisning i folkeskolen. 1.3 Regler for hvordan en opgave udbydes? Hvis en opgave lovligt kan varetages af en privat leverandør og kommunen træffer beslutning om at overlade opgaven til en privat leverandør skal opgaven også i langt de fleste tilfælde udbydes. Ved udbud af tjenesteydelser der overstiger tærskelværdien i EU's udbudsdirektiv skal opgaven udbydes efter reglerne i EU's udbudsdirektiv. Dette gælder dog ikke opgaver undtaget fra udbudsreglerne som eksempelvis opgaver inden for social- og sundhedsvæsenet samt opgaver på kultur- og fritidsområdet. Udbud af opgaver under tærskelværdien gennemføres under hensyn til EF-traktatens principper om ligebehandling, proportionalitet, ikkediskrimination og gennemsigtighed og i overensstemmelse med tilbudslovens krav til annoncering og underretning i forbindelse med indhentning af tilbud og tildeling af ordrer på varer og tjenesteydelseskontrakter, der ligger under tærskelværdierne.

2 2. Furesø Kommunes specifikke mål for konkurrenceudsættelse i perioden Målsætning for konkurrenceudsættelse for perioden er som minimum at fastholde PLI (den private leverandørindikator) på det nuværende niveau omkring 25 pct. Furesø Kommune satser primært på at udbyde de klassiske områder, herunder opgaver på teknik- og miljøområdet som eksempelvis renovation, befordring, bygningsvedligeholdelse og drift af spildevandsanlæg mv. Men også interne servicefunktioner, som eksempelvis rengøring, samt varetagelse af forsikringsopgaven, har været udbudt i Regeringen og KL har i økonomiaftalen for 2007 aftalt, at kommunalbestyrelserne skal opstille specifikke mål for kommunens konkurrenceudsættelse i perioden i udbudspolitikken, herunder kommunens målsætning for konkurrenceudsættelse set i forhold til landsgennemsnittet. KL og regeringen er enige om, at kommuners brug af private leverandører, målt ved den private leverandørindikator (PLI), er et kvalificeret bud på niveauet for kommunernes konkurrenceudsættelse i dag. Samtidig arbejdes der på at udvikle en indikator for konkurrenceudsættelse, der kan skabe et bedre grundlag for at dokumentere kommunernes konkurrenceudsættelse. PLI viser andelen af kommunernes brug af private leverandører til tjenesteydelser i forhold til den del af kommunernes samlede opgaveløsning, der må varetages af private leverandører. PLI omfatter både momspligtige ydelser og ikke momspligtige ydelser. Det betyder, at PLI også omfatter brugen af private leverandører på de sociale områder, hvor der er indført fritvalgsordninger. Målt ved PLI fik kommunerne i 2005 løst ca. 20 pct. af de kommunale tjenesteydelser af private leverandører. Regeringen og KL har i økonomiaftalen aftalt, at kommunerne skal øge andelen til 25 pct. af opgaverne i Målet gælder for alle kommuner og opgaveområder under ét. I nedenstående tabel vises Privatleverandørindikator (PLI) i pct Furesø Kommune 36 40,5 37,3 32,6 33,1 24,6 Kommunerne i Regionen (gennemsnit) 21,5 20,4 20,0 20,1 21,3 21,8 Alle landets kommuner (gennemsnit) 18,8 18,6 18,4 18,8 19,8 20,1 2

3 Som det fremgår af tabellen var PLI for Furesø Kommune i 2006 på 24,6 pct. Set over en femårig periode er PLI for Furesø Kommune faldet fra 40,5 pct. til 24,6 pct. Faldet i PLI for Furesø Kommune skyldes navnlig Farum Kommunes indlicitering af opgaver vedrørende lønadministration, byggesagsbehandling, Materielgården og plejehjem. Det gennemsnitlige PLI for alle landets kommuner ligger omkring 20 pct. i årene 2005 og Furesø Kommune lå således i 2006 højere end landsgennemsnittet og forholdsvis tæt på det niveau som er aftalt imellem KL og regeringen. 2.2 Udbudsplan vedrørende tjenesteydelser for perioden Område Udbudstidspunkt EL 2007 eller 2008 Naturgas 2007 Kørsel aktivitetscenter/genoptræning 2007 Vikarbureauer 2009 Vask af linned 2007/2008 Vask af uniformer 2007/2008 Levering af mad til hjemmeboende 2008 Iltning af Furesøen 2007/2008 3

4 2.3 Opgaver der i øjeblikket varetages af eksterne leverandører Foruden de opgaver, som Furesø Kommune forventer at udbyde i perioden varetages blandt andet følgende opgaver af eksterne leverandører, og forventes udbudt ved kontraktens udløb: rengøring, brandslukning, revision, forsikringer, bankvirksomhed, leasingvirksomhed, bygningsvedligeholdelse, kørsel og drift af spildevandsanlæg. 3. Furesøs generelle betingelser ved udbud Ved hvert udbud afvejer kommunen fordele og ulemper ved en kort kontraktperiode over for en længere kontraktperiode. Furesø Kommune indgår som udgangspunkt ikke kontrakter med en varighed på over fire år. Furesø Kommune vurderer konkret om det er mest hensigtsmæssigt at anvende offentligt udbud, hvor alle interesserede har mulighed for at byde, eller begrænset udbud, hvor kun de prækvalificerede leverandører har mulighed for at byde på opgaven. Løn- og personaleforhold Virksomhedsoverdragelsesloven finder altid anvendelse ved udlicitering af opgaver til en ekstern leverandør. Det betyder, at den valgte leverandør indtræder i eksisterende ansættelsesaftaler og gældende kollektive overenskomster om løn, arbejdstid m.v. for de ansatte. Virksomhedsoverdragelsesloven finder altid anvendelse, og Furesø Kommune ønsker herudover som hovedregel løn- og ansættelsesforholdene for det berørte personale fastholdt uændret i hele kontraktperioden. Miljøkrav Furesø Kommune stiller krav til miljøet i de tilfælde, hvor miljøkrav er relevant for den konkrete opgavevaretagelse. Anvendelse af sociale klausuler En social klausul er et krav i udbudsmaterialet, der pålægger leverandøren en social forpligtelse. Sociale klausuler kan bruges ved alle kommunale service-, bygge- og anlægsopgaver, hvor opgaven kun kan udføres i Danmark. Sociale klausuler sigter mod at integrere ledige og fastholde personer på arbejdsmarkedet. Furesø Kommune vil arbejde for, at leverandører der løser de kommunale opgaver, bevidstgøres om deres samfundsmæssige ansvar og dels påtager sig en forpligtelse over for de borgere, der har svært ved at komme ind på arbejdsmarkedet, dels tilrettelægger arbejdet på en måde, så nedslidning og udstødning af svage medarbejdere undgås. Anvendelse af sociale klausuler er et vigtigt redskab i dette arbejde. 4

5 Leverandøren skal vederlagsfrit påtage sig et socialt ansvar, hvis udstrækning er afstemt efter ydelsens og opgavens karakter. Leverandører til Furesø Kommune forudsættes generelt at medvirke til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. 4. Valg af leverandør Furesø Kommunes valg af leverandør til en given opgave opdeles i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. Dette gælder både ved offentligt udbud og begrænset udbud. Kommunen vurderer i udvælgelsesfasen virksomhedernes generelle egnethed, dvs. om virksomhederne har de nødvendige økonomiske, finansielle og tekniske evner, som kræves for at deltage i udbudet. Til brug for vurdering af økonomisk og finansiel formåen vil Furesø Kommune kunne kræve dokumentation i form af bankerklæring, oplysning om minimumsomsætning mv. Til brug for vurdering af tekniske og faglige evner hos virksomheden vil kommunen bl.a. kunne kræve dokumentation i form af liste over de tjenesteydelser, der er udført igennem de seneste år, oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos leverandøren, hidtidige erfaringer hos leverandøren mv. I tildelingsfasen vurderer Furesø Kommune de indkomne tilbud for at beslutte, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Her tager man således stilling til forhold, der relaterer sig til selve opgaven og til tilbudene. Ved udbud af tjenesteydelser vurderer Furesø Kommune fra opgave til opgave, om det er mest hensigtsmæssigt at anvende tildelingskriteriet laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige bud som tildelingskriterium. Anvendelse af laveste pris som tildelingskriterium vil navnlig være relevant i de tilfælde, hvor kommunens behov for løsning af den konkrete opgave er meget klart beskrevet og fuldt afdækket, således at kommunen har mulighed for at lave en meget klar kravspecifikation. Anvendelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud giver mulighed for at skabe konkurrence på en række elementer ud over prisen. Afhængig af den konkrete opgave kan delkriterierne - udover pris være kvalitet, service m.v. Kriterierne vægtes - og hvis der ikke kan foretages en vægtning angives en prioriteret rækkefølge af kriterierne med det vigtigste kriterium først. Vurderingen af de modtagne virksomhedsoplysninger til udvælgelse og vurderingen af de modtagne tilbud sker på en måde, der sikrer overholdelse af de grundlæggende principper om ligebehandling, ikke-diskrimination, proportionalitet og gennemsigtighed. 5

6 5. Kravspecifikationer Furesø Kommune tilstræber at udarbejde udbudsmaterialet, således at det indeholder en klar og tydelig kravspecifikation med angivelse af: A. Afgrænsning af opgaven B. Hvilken kvalitet og service, der ønskes i opgavevaretagelsen C. Furesø Kommunes politik på området, hvis en sådan findes D. Hvor tit og hvornår opgaven skal udføres, herunder en sikring af helheden i leverandørens ydelser E. Krav til arbejdsprocessen, eksempelvis anvendelsen af specielle produkter/ teknologier eller redskaber, som følge af en vedtaget politik på området (fx miljøkrav), herunder en bedst mulig udnyttelse af samfundets ressourcer F. Særlige krav til bemanding og kvalifikationer hos personalet G. Overholdelse af eventuelle særlige arbejdsmiljøforhold eller personalepolitiske regler for kommunens opgaveudførelse (eksempelvis rygepolitik, alkoholpolitik, tavshedspligt m.v.) H. Uniformeringskrav og arbejdsbeklædning I. Vilkår for anvendelse af materiel tilhørende kommunen eller en tidligere kontraktindehaver, herunder om der er pligt til at overtage materiel tilhørende kommunen eller en tidligere kontraktindehaver J. Vilkår for kommunens eller en ny kontraktindehavers eventuelle overtagelse af materiel m.v. K. Hvilke krav der stilles til faglig indsigt hos leverandøren og evne til at løse opgaven, herunder muligheden for at tilpasse leverancer/ydelser til brugernes behov og ønsker L. Hvilke krav der stilles til sikring af leverancer og kvaliteten i leverancerne, herunder forsyningssikkerhed og personaleuddannelse M. Hvilke krav der stilles til miljø og arbejdsmiljø for den pågældende ydelse N. Hvilke krav der stilles til effektivisering og innovation, samt hvordan en eventuel effektiviseringsgevinst skal fordeles O. Krav til dialogen mellem bestiller og udfører. Det gælder både på det konkrete udførende niveau og den overordnede økonomiske opfølgning. 6

7 6. Kvalitetsopfølgning Furesø Kommune lægger vægt på at formulere kvalitets- og servicekrav, således at der er mulighed for i forbindelse med kvalitetsopfølgningen at måle de opnåede resultater og på den måde sikre, at opgaven løses til den kvalitet, der er fastsat i udbudsmaterialet. Kvalitetsopfølgningen af de udliciterede opgaver indgår som et fast element i den løbende dialog mellem kommunen og kommunens leverandører, og det vil fremgå af kontrakten, hvilken procedure der gælder for samarbejde, tilsyn, kontrol og kvalitetssikring. Kravene til kvalitetsopfølgningen skal være realistiske og stå i et rimeligt forhold til den opgave der skal løses. Kravene til opfølgning er reguleret i kontrakten med leverandøren og har aftaleretlige konsekvenser. Dokumentation er derfor en væsentlig del af opfølgningsprocedurerne. Furesø Kommune inddrager brugerundersøgelser i kvalitetsopfølgningen i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt, ligesom en del af opfølgningen kan være at sikre løbende statistisk materiale. 7. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud I Furesø Kommune er der en høj grad af politisk inddragelse i udbudsprojekterne. Både fagudvalg, økonomiudvalg og byråd inddrages i udbudsprojekternes tre hovedfaser: igangsætning af et udbud, godkendelse af udbudsmaterialet og valg af leverandør. Det er Furesø Byråd, der træffer de overordnede beslutninger om, hvilke opgaver der skal udbydes, i kommunens servicestrategi og i forbindelse med vedtagelse af kommunens budget. Ligeledes er det Furesø Byråd, der træffer beslutning om, at opgaver, der ikke hidtil har været udbudt, skal konkurrenceudsættes. I tilfælde af EU-udbud af opgaver, der allerede er udliciterede, træffer det ansvarlige fagudvalg beslutning om udbudsprocessen, herunder tids- og handlingsplan. Den politiske beslutning træffes på baggrund af et oplæg fra forvaltningen med en analyse af kommunens nuværende aftaler og behov samt opgavens omfang. Er der bevillingsmæssige elementer i sagen eller ændringer i serviceniveau lægges den videre til økonomiudvalg og byråd til beslutning. I tilfælde af mindre udbud under tærskelværdien gennemføres udbudsprocessen som hovedregel administrativt. Kommunen varetager som udgangspunkt gennemførslen af udbud selv, men økonomiudvalget kan efter indstilling fra det ansvarlige fagudvalg beslutte, at der i konkrete sager er behov for at indhente ekstern konsulentbistand. 7

8 8. Inddragelse af personalet Furesø Kommunes MED-udvalg vil i god tid inden der træffes beslutning om udbud informeres om og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget. HovedMED er det øverste udvalg for medindflydelse og medbestemmelse i Furesø Kommune. Orientering og inddragelse af personalet er særligt vigtigt i de situationer, hvor medarbejderne ved en eventuel udlicitering skal overgå til en ekstern leverandør. Medarbejderne inddrages ligeledes i processen, såfremt det besluttes at anvende kontrolbud. 9. Kontrolbud Kontrolbud betyder, at kommunen på lige vilkår med de private leverandører deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Kommunen giver således tilbud på sit eget udbud og kan "vinde" opgaven. Formelt vil der ikke være tale om, at kommunen vinder udbuddet, men hvis kontrolbudet viser sig at være det bedste kan kommunen (som ordregiver) benytte det som begrundelse for at annullere udbudsforretningen og beholde opgaven selv. Der er ingen krav om at kommunen skal udarbejde kontrolbud. Furesø Kommune har ikke en generel politik om, at der altid skal afgives kontrolbud. Dette vurderes konkret fra sag til sag. Dog udarbejdes som udgangspunkt kontrolbud (eget bud), hvis den opgave, der udbydes hidtil har været varetaget i kommunalt regi. Hvis byrådet træffer beslutning om at anvende kontrolbud bruger kommunen de retningslinier for omkostberegning, der fremgår af Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabsvejledning. Såfremt byrådet beslutter at anvende kontrolbud, træffes der samtidig beslutning om hvem der har ansvaret for kontrolbudet, ligesom kommunen beslutter en procedure, der sikrer, at der ikke deltager nogen medarbejdere, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbudet i vurderingen af de eksterne tilbud. 8