DSM. Service Ordre oprettes til Producent. Behandling. 7 Faktura til Producent

Transkript

1 DSM Forhandlerreklamationssystem Overordnet Flowdiagram 1 Forhandler/ÅF Opretter reklamation på web 5 DSM Service Ordre oprettes til Producent 2 DSM Negativ Service Ordre oprettes til Forhandler/ ÅF 6 Behandling 8 Reklamationsrapport til Producent 3 Behandling 7 Faktura til Producent 9 Behandling 4 Kreditnota til Forhandler /ÅF Reklamationssystemet er designet til Importører / Grossister, der har forhandlere som skal indrapportere reklamationer på maskiner. Systemet er baserer og integreret med Magento webshop og DSM systemet, og er designet til at lette arbejdsbyrden ved reklamationsbehandling. Note: i beskrivelsen er de indsatte skærmbilleder med svensk tekst dette skyldes at løsningen i første omgang blev udarbejdet til et antal svenske importører. Der vil senere blive udarbejdet en version, hvor også skærmbillederne er med dansk tekst. 1

2 Ja Reklamationsbehandling WEB / DSM systemet 1. Forhandler / ÅF opretter reklamation på web 1.1 Søg/vælg maskine 1.2 Er maskine overdraget til slutkunde? Nej 1.3 Opret overdragelsesbevis 1.4 Opret reklamation 1.1 Forhandler søger/vælger maskine Det er primært maskiner, som er solgt af forhandleren, der kan søges på, men der kan også vælges maskiner, der er solgt af andre forhandlere, til reklamationsbehandlingen 2

3 1.2 Før forhandler kan lave reklamation på maskinen, skal maskinen være overdraget til slutbrugeren. 1.3 Oprettelse af overdragelsesbevis Her søges igen og maskine vælges 3

4 1.3.2 Slutkunde søges/oprettes Der kan oprettes ny kunde, hvis denne ikke findes. Kunden bliver oprettet som Kunde/slutbruger i DSM systemet, ved synkroniseringskørslen Overdragelsesbeviset påføres dato og sendes 4

5 1.3.6 Derefter skal overdragelsesbeviset udskrives og underskrives af kunde. Først når dette er udskrevet, opdateres slutbruger på maskinen. Der genereres en PDF fil 5

6 1.3.7 Overdragelsesbeviset kan have flere statusser. Ikke underskrevet o Er ikke udskrevet og underskrevet af kunde Underskrevet o Er udskrevet og underskrevet af kunde Registreret hos Importør/Grossist o Er opdateret i DSM systemet og synkroniseret 1.1. Opret reklamation 6

7 Antal rejser Feltet antal rejser danner en ny varelinje med varenummer TRAVELEXP. Dette varenummer skal være oprettet i DSM, som vare med lagerværdi nul. 7

8 Tilføj reservedele Tilføj billeder Registrer/gem reklamation Register reklamation, indsender reklamationen til DSM systemet, mens Gem reklamation gemmer reklamationen til senere færdiggørelse. 8

9 2. Negativ serviceordre oprettes til Forhandler i DSM 2.1. Negativ serviceordre oprettes Denne er markeret med garanti (for at blive vist i garantiopfølgning) og linjerne er markeret med ekskluder garanti. 9

10 2.2. Garantiopfølgning I garantiopfølgningsvinduet kan man filtrere på Webreklamations-id for at få vist forhandler kreditserviceordre og leverandør serviceordre. 3. Behandling 3.1. Dialog med forhandler Via bemærkninger på garantiopfølgning kan der oprettes bemærkninger til forhandler. 10

11 Status skal ændres til Afsluttet og Svar til Delvis godkendt Forhandleren kan finde reklamationen under Afsluttede reklamationer med bemærkningen 11

12 3.2. Forhandler kan redigere reklamationen og gensende reklamationen med nye oplysninger 3.3. Oversigt over reklamationsstatus DSM - WEB DSM WEB Garantistatus Svar Status Afventer n/a Registreret Sendt n/a Registreret I gang n/a Igangværende Afsluttet Afvist Afvist Afsluttet Delvist Godkendt Genåbn Afsluttet Godkendt Godkendt 12

13 3.4. Udskrift af reklamationsrapport (Rapport ) 4. Kreditnota til forhandler Der dannes kreditnota til forhandler som bliver konteret på reklamationsomkostningskontoen (12630) 13

14 5. Serviceordre til Producent 5.1. Leverandør Faktureringskundenummer findes ud fra maskinens kreditor, som via relationen på kontaktkortet, finder kundenummer Maskine Kontakt er linket til både leverandør og kunde 14

15 Findes dette link ikke, benyttes standard reklamationskunde fra Webbutikopsætningen 15

16 5.2. Serviceordre til Producent Priser på varer dannes fra Indkøbspriser fra kreditor 16

17 Med valutakode fra faktureringskunde 6. Behandling Ved behandling af reklamation til Producent skelnes der mellem om der sendes faktura til Producent eller der indmeldes reklamationsrapport via Producentportal og Producent fremsender kreditnota Ved fakturering af leverandør er linjer på serviceordre mærket med ekskludere garanti. De bevirker at der dannes en normal faktura til Producenten og denne bliver bogført på Producentens debitorkonto, hvorfor udligning af betaling skal foregå som en normal debitorbetaling 17

18 Bemærk at virksomhedsbogføringsgruppen på serviceordren bliver hentet fra garantitypen ved oprettelsen fra webreklamationen 7. Faktura til Producent Fakturaudskrift til Producent der konteres på reklamationsindtægtskontoen (12730) Kontering 18

19 8. Reklamationsrapport til Producent 8.1. Hvis leverandøren ønsker at indberetningen af reklamationen, skal foregå via leverandrens portal, kan linjerne på serviceordren markeres med garanti. Dette gøres ved at fjerne fluebenet i feltet udeluk garanti Der fremkommer advarsel om at der er ændret på feltet og der svares ja til at fortsætte Dernæst fremkommer spørgsmål om at genberegne linjer. Her er det vigtigt at der svares NEJ, da ellers prisberegning ikke bliver korrekt. 19

20 8.2. Garantifaktura (Intern) 8.3. Kontering af garanti Når linjerne er markeret med garanti, 20

21 Benyttes garantikontoen fra Garantitypen Kontering (giver 0) 9. Behandling af kreditnota fra Producent 9.1. Garantiopfølgning I garantiopfølgning kan oversigt over omkostninger og indtægter følges 21

22 9.2. Kreditnota fra Producent Når kreditnota modtages, oprettes købskreditnota som normalt Der påføres reklamationsgodtgørelse 22

23 Husk at eksternt reklamationsnummer skal være udfyldt på reklamationslinje før godtgørelsen kan bogføres. 23