Guide til projektledere: Succesfuld konceptudvikling, kommunikationsstrategi og eksekvering af dit projekt på BetterNow

Transkript

1 Guide til projektledere: Succesfuld konceptudvikling, kommunikationsstrategi og eksekvering af dit projekt på BetterNow version 1.0 maj 2012

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Definer budskabet med dit projekt Definer mål og delmål med dit projekt Find din målgruppe Motiver din målgruppe Kommunikationsstrategi og planlægning Vær omstillingsparat Tjekliste

3 1. Indledning Denne guide er til dig, der som projektleder har ansvaret for et projekt på BetterNow. Guiden giver dig indblik i en række overvejelser og praktiske trin, som kan hjælpe dig med at kommunikere dit budskab klart, motivere dine støtter, og optimere indsamlingsresultatet af dit projekt. Sidst i guiden finder du en ugeplan for eksekveringen af din kommunikation om projektet. Brug denne guide som inspiration og tjekliste, når du skal oprette og planlægge et nyt projekt på BetterNow. Denne guide handler om kommunikation. Hvis du ønsker en teknisk gennemgang af BetterNow s funktionaliteter, kan du finde information i publikationen Guide til Velgørende Organisationer der kan downloades på: 3

4 2. Definer budskabet med dit projekt God kommunikation kræver klare budskaber. Sørg for at have helt styr på, hvad du vil opnå med dit projekt. Budskabet med dit projekt skal være gennemskueligt og stemme godt overens med din organisations overordnede formål og budskaber. Vær konkret. Det er vigtigt, at du er konkret, når du formidler budskabet med dit projekt. Jo mere defineret og håndgribeligt dit budskab er, jo nemmere får du ved at engagere støtter i din sag. Sørg for at dit budskab er relevant for dine støtter. Udform dit budskab som en historie dine støtter nemt kan identificere sig med og fortælle videre til andre. Stil dig selv følgende spørgsmål: Hvem skal projektet gavne? Hvordan vil projektet gøre gavn? Hvorfor er det vigtigt at støtte netop dette projekt? Se på dit budskab med en potentiel donors øjne. Når du har udformet dit budskab, kan du teste det ved at se på det med en potentiel indsamlers øjne: Er formålet og budskabet klart? Kan det nemt kommunikeres videre til andre? Ville du selv have lyst til at fungere som indsamler og ambassadør for dette budskab? 3. Definer mål og delmål med dit projekt Sæt klare mål og delmål. Et klart mål og eventuelle delmål er med til at gøre dit projekt meningsfuldt og værd at engagere sig i for dine støtter, dvs. både donorer og indsamlere. Ved at afgrænse og definere klare mål og delmål viser du, at hver enkelt indsamling og donation gør en forskel og du motiverer dine støtter ved at give dem mulighed for at påtage sig en overskuelig opgave. 4

5 Fortæl dine støtter præcis, hvad projektet samler ind til. Det kan for eksempel være: Vi samler ind til at finansiere et tag på denne skole. Taget koster kroner. Du kan også sætte delmål for dit projekt ved at definere et håndgribeligt mål med de enkelte indsamlinger, for eksempel: For kroner kan du brødføde 500 tsunamiramte mennesker i denne region i en uge. Prøv også at definere, hvad en enkelt donation kan gøre. Det er vigtig information, når dine indsamlere skal motivere andre til at donere. Vær hellere realistisk end optimistisk når du sætter indsamlingsmål for dit projekt. Dine indsamlere skal have en reel mulighed for at nå målet ellers kan oplevelsen blive skuffende og demotiverende. Regn som tommelfingerregel med, at hver indsamler kan rejse kroner. Sæt mål og delmål for dit projekt ved hjælp af følgende tjekspørgsmål: Hvad skal pengene gå til helt konkret? Hvad er projektets overordnede indsamlingsmål? Hvor mange penge skal der samles ind, før den enkelte indsamling er en succes? Kan projektets indsamlingsmål stykkes ud til meningsfulde delmål? Hvad kan en enkelt donation konkret bidrage til? 4. Find din målgruppe Kend dine potentielle indsamlere. Når du har fået form på projektet, gælder det om at definere din primære målgruppe af potentielle indsamlere. Stil dig selv disse spørgsmål: Hvem vil du henvende dig til om at yde en indsats som indsamlere? Er det en målgruppe, der allerede kender til din organisations arbejde og er motiveret for at samle ind til projekter som dit? Hvordan kommer du i kontakt med dem? Hvordan kan du kommunikere med målgruppen via , sociale medier eller personlig kontakt? Har du eventuelt allerede en anledning til at møde din målgruppe ansigt til ansigt for eksempel ved foredrag eller andre begivenheder, som din organisation arrangerer? 5

6 5. Motiver din målgruppe Gode intentioner er ikke altid nok. Din målgruppe synes garanteret, at det er en god idé at støtte dit projekt, men det er din opgave at støtte dem til at omsætte denne sympati i en konkret indsats til fordel for projektet. Din målgruppe skal inspireres og motiveres til at handle ved at lave en indsamling, tage rollen som ambassadør for projektet, dele projektets budskab med venner og bekendte, og aktivt opfordre deres eget netværk til at donere penge til deres personlige indsamling. Foruden et klart budskab, der er nemt at kommunikere videre, skal du altså også sørge for at dine indsamlere er motiverede og at de får inspiration til alle de gode anledninger, der kan være til at samle ind. Gør dig helt klart hvilken anledning din målgruppe kan have til at samle ind. Det kan f.eks. være at i din målgruppe er alle deltagere i en sportsevent, som kan bruge deres løb som anledning til at lave deres egen indsamling hvor de fortæller om deres træning og løb. Det kan være din målgruppe er en gruppe af frivillige der skal rejse i et område hvor i laver hjælpearbejde, og kan bruge deres indsamling til at fortælle deres venner og familie om hvorfor de er frivillige, og hvordan penge doneret til projektet er med til at afhjælpe konkrete problemer de selv oplever på deres rejse. Det kan være din målgruppe er medlemmer af jeres organisation der snart har fødselsdag, og som i stedet for at ønske sig gaver, laver en indsamling og ønsker sig donationer fra venner og familie. Når du kommunikerer til din målgruppe, vær da omhyggelig med at kommunikere den konkrete anledning til at lave en indsamling. Tænk over hvilke incitamenter, du kan tilbyde. Overvej for eksempel at udlodde en præmie til dem, der samler mest ind. Undersøg eventuelt om en virksomhed har lyst til at sponsorere præmien. Opret en facebookgruppe, hvor indsamlere kan dele deres resultater 6

7 og give hinanden inspiration, og hvor du løbende kan fortælle den gode historie om projektets fremskridt. Giv de mest ihærdige indsamlere mulighed for at blive fremhævet i din organisations medlemsblad. Der er masser af muligheder men husk at det i høj grad handler om vedvarende at holde dine indsamlere til ilden, ved at inspirere, motivere og lade dem vide at i regner med dem og er der for dem hvis de har brug for hjælp. 6. Kommunikationsstrategi og planlægning Nu har du styr på budskab, formål, målgruppe og anledning til at lave en indsamling. Nu er det tid til at lægge en konkret kommunikations- og eksekveringsplan. Det gør du for at sikre, at projektet er tænkt igennem fra start til slut, og at du ikke pludselig taber indsamlerne på gulvet under projektforløbet. Du behøver ikke at lave alt kommunikationsarbejdet på forhånd men det er vigtigt, at du udarbejder en tidsplan, så du har overblik over, hvornår de forskellige opgaver skal løses. Her får du en skabelon, som du kan bruge, når du skal udarbejde din egen tidsplan. Den skal selvfølgelig tilpasses til den faktiske længde af dit projekt: Hver uge Hver anden dag opdateres jeres Facebook gruppe for indsamlere f.eks. med en historie om projektet eller med et eksempel på gode initiativer blandt indsamlerne. Hver dag postes en top 5 over de indsamlinger, der er nået længst En gang om ugen udsendes en nyhedsmail med status for projektet Husk løbende at sende velkomstmails til nye indsamlere Gå løbende ind på de enkelte indsamlere, og vær med i debatten på deres Facebook kommentar felt. Du kan skrive opmuntringer, kommentarer, svare på spørgsmål, og i det hele taget være med til at støtte indsamleren i at holde gang i debatten på Facebook. Uge 1 Opret Facebook gruppe som alle indsamlere inviteres til løbende Udarbejd kontaktlister på din målgruppe af potentielle indsamlere Send en intromail til alle potentielle indsamlere med opfordring til at samle ind samt invitation til Facebook gruppen 7

8 Sørg for at støtte mindst 2 indsamlinger godt i gang, så nye potentielle indsamlere har noget at sætte kursen efter Uge 2 Følg op på din intromail ved at sende en ny mail til alle, der ikke har reageret Suppler denne mail med et telefonopkald Send en velkomstmail til alle, der har oprettet en indsamling f.eks. med tak for indsatsen, tips til at samle ind og information om projektet Uge 3 Send en nyhedsmail til alle indsamlere f.eks. med en historie om en indsamler, der yder en særlig indsats, påmindelse om præmier eller andre motivationsfaktorer. Mailen kan også indeholde konkrete tips til at optimere en indsamling f.eks. vejledning i brug af SMS-betaling Telefonopkald til alle, der ikke er kommet i gang med en indsamling samt til indsamlere, hvis indsamlinger ikke er kommet godt fra start Uge 4 Send en nyhedsmail med 3 tips til at gøre opmærksom på sin indsamling samt en ny historie om en særligt aktiv eller kreativ indsamler Hvis det i praksis lader sig gøre, så inviter alle dine indsamlere til en event, hvor I kan mødes og udveksle ideer og erfaringer samt eventuelt høre et oplæg fra den indsamler, der har rejst flest penge ind til videre Kontakt lokale nyhedsmedier med historien om projektet eller historien om en af indsamlerne. Pressen er ofte meget mere interesseret i en historie om en bemærkelsesværdig indsamler end i en organisations projekter. Uge 5 Afholdt du en lille event for indsamlere? Så send en video fra eventen til de indsamlere, der ikke kunne deltage 8

9 Start nedtælling til projektets afslutning: Send en mail med status for hvor meget der er blevet samlet ind, og giv dine indsamlere en opfordring til at gøre en ekstra indsats i slutspurten. Vedhæft et udkast til en , som dine indsamlere kan sende til deres netværk med status for projektet samt en opfordring til at give et bidrag. Uge 6 Send en til alle indsamlere med opfordring til at sende en mail til deres venner her før projektets afslutning, med sidste opfordring til at hjælpe dem med at nå deres mål. Skriv selv en skabelon til denne mail, så dine indsamlere nemt kan redigere den og sende videre. Uge 7 På selve dagen hvor indsamlingen slutter sendes en til alle indsamlere med information om, at donationer stadig kan modtages indtil slutningen af ugen, hvor vinderen af en eventuel konkurrence vil blive kåret. Send en takk til alle indsamlere med status for projektet samt en oversigt over, hvad deres indsamlinger vil blive brugt til. Giv information om hvordan dine indsamlere ellers kan involvere sig og støtte din organisations arbejde i fremtiden. 9

10 7. Vær omstillingsparat Ting har det med at ændre sig. Selv om du har fulgt denne guide eller din egen plan til punkt og prikke, kan meget pludselig ændre sig. Tænk over hvordan du kan forberede dig på uforudsete begivenheder. Det kan være, at dit budskab ikke fænger målgruppen, eller at de ikke forstår budskabet, som du havde forventet. Det kan også være, at dine indsamlere ikke følger dine råd og opfordringer. Sørg for at etablere god løbende kontakt. Vær lydhør over for feedback fra dine indsamlere og vær klar til at justere dine planer undervejs i forløbet. Måske reagerer din målgruppe ikke på s. Så prøv Facebook. Ring eventuelt til et par potentielle indsamlere for at få deres input til, hvordan du bedst kan hjælpe dem og holde kontakten ved lige. Held og Lykke Held og lykke med dit projekt, og husk, vi er her til at hjælpe dig Skriv eller ring til os for råd, vejledning og gode ideer Mange hilsener, Team BetterNow 10

11 8. Tjekliste Hvem skal projektet gavne? Hvordan vil projektet gøre gavn? Hvorfor er det vigtigt at støtte netop dette projekt? Er formålet og budskabet klart? Kan det nemt kommunikeres videre til andre? Ville du selv have lyst til at fungere som indsamler og ambassadør for dette budskab? Hvad skal pengene gå til helt konkret? Hvad er projektets overordnede indsamlingsmål? Hvor mange penge skal der samles ind, før den enkelte indsamling er en succes? Kan projektets indsamlingsmål stykkes ud til meningsfulde delmål? Hvad kan en enkelt donation konkret bidrage til? Hvem vil du henvende dig til om at yde en indsats som indsamlere? Er det en erfarenmålgruppe, der allerede kender til din organisations arbejde? Hvordan kommer du i kontakt med dem? Hvilke kanaler vil du bruge til at kommunikere med målgruppen? Har du eventuelt allerede en anledning til at møde din målgruppe ansigt til ansigt? Hvilke anledninger kan din målgruppe have til at samle ind (f.eks. frivilligt arbejde i det område der samles ind til, deltagelse i en sportsbegivenhed, en skolebegivenhed, mærkedage eller andet?) Kan du gøre noget for yderligere at inspirere og motivere dine støtter til at samle ind? 11