Randers Social- og Sundhedsskole Projektlederhåndbog

Transkript

1 Randers Social- og Sundhedsskole Projektlederhåndbog - Guide til projektlederen 2012

2 Indhold Begrebsafklaringer... 2 Projekt... 2 Projektgruppe... 2 Projektleder... 2 Følgegruppe... 2 Styregruppe... 2 Checkliste... 3 Før projektstart... 3 I projektfasen... 3 Afrunding af projektet... 3 Skabelon til udarbejdelse af projektplaner... 4 Hotlines til projektlederen... 5 Side 1 af 5

3 Begrebsafklaringer Projekt Et projekt er en opgave, der har et veldefineret mål, som er afgrænset i tid og ressourcer, og som har en vis kompleksitet. Projekter på Randers Social- og Sundhedsskole kan være såvel eksternt som internt finansieret. Projekter adskiller sig fra skolens udviklingstiltag, som er mindre projekt-organiserede opgaver aftalt ved TUS. Udviklingstiltag skal beskrives i SMTTE modellen. Projektgruppe Projektgruppens opgave er: At gennemføre de tiltag, som handleplanen /aktivitets- og tidsplanen indeholder, og med de ressourcer, som er afsat. Projektleder Projektleder bliver tildelt en lederrolle inden for projektets mål og rammer. Dermed er projektlederen det medlem af projektgruppen, der har hovedansvaret for, at projektet kommer i mål inden for den fastsatte tidsramme og de afsatte ressourcer. Projektlederen har ansvar for at involvere uddannelseschef og/eller styregruppen, hvis projektet afviger fra tidsplan og budget. Følgegruppe Følgegruppens opgave er: At agere sparringspartner for projektgruppen. En følgegruppe er et forum, hvor udvalgte problemer i projektet kan drøftes uformelt. En følgegruppe kan således bidrage til at kvalificere projektgruppens arbejde og til at skabe delvis accept af ideer og forslag. Det uformelle ligger i, at drøftelser med en følgegruppe er uforpligtende for projektgruppen: De kan lade sig inspirere af en følgegruppes synspunkter, men en følgegruppe har i modsætning til en styregruppe ingen beslutningskompetence i forhold til projektet. Styregruppe Styregruppens opgave er: At styre og træffe centrale beslutninger. En styregruppe er ikke altid en obligatorisk del af projektet, men man kan vælge at knytte en styregruppe til projektet. Dette sker ofte, når projektet har en vis størrelse og kompleksitet, har strategisk betydning, og vi ønsker en større kreds af personer til at tage et medansvar for projektet, til at følge projektets fremdrift og til at give projektet status. Styregruppemedlemmer vil derfor typisk være personer, som er beslutningstagere, eller som er faglige kapaciteter inden for projektets emne. Når et projekt har en styregruppe, er styregruppen projektets højeste beslutningsorgan. Styregruppen skal ikke lave selve projektarbejdet det skal projektgruppen. Side 2 af 5

4 Checkliste Checklisten anvendes af projektlederne, så snart den overordnede projektbeskrivelse er godkendt, og projektmidlerne er bevilliget. Før projektstart Indkalde til møde med MAU vedrørende administration af projektet o FirstClass og Dropbox i forbindelse med projekter o Projektet på hjemmesiden o Projektnummer o Afrapportering o Intern timeregistrering o Oprettelse af projekt-kalender i Outlook Etablere kontakt til projektets eksterne ressourcer (følgeforsker, konsulent) ikke alle projekter har tilknyttet eksterne ressourcer, hvilket vil fremgå af den overordnede projektbeskrivelse. Ved inddragelse af praksis kontakt praktikkoordinator (LSI) og MAU. Praktikkoordinator skal koordinere kontakten til praksis. Indkalde til indledende møde med uddannelseschef, teamleder(er) og ABN o Gensidige forventninger o Ressourcer Hvem skal involveres i projektet / projektgruppen? Timeforbrug o Følgegruppe /Sparringsmuligheder o Evt. valg af styregruppe / styregruppemedlem Udarbejdelse af projektplan. Skabelon til projektplan skal anvendes. Projektplanen lægges i FirstClass i projektets konference. I projektfasen I projektfasen følges og justeres projektplanen. Deruover: Etablering af følgegruppe. Det kan være en god ide at etablere følgegruppe på tværs af uddannelsesniveauer og team da det er med til at sikre videndeling af projektet. Månedlig registrering af timer og ressourceforbrug o MAU sender reminder o Registrering afleveres til HM Løbende afrapportering efter aftale med MAU Løbende koordinering med uddannelseschef og involverede teamledere Løbende evaluering og revidering af projektplanen Indkalde til og organisere møder i følgegruppe og styregruppe. Afrunding af projektet Indkalde relevante personer til udarbejdelse af en exitstrategi Evaluering af projektets proces Overveje hvorvidt projektets genererer behov for / ideer til nye projekter. Side 3 af 5

5 Skabelon til udarbejdelse af projektplaner Dato: Navn på projekt /delprojekt: Projektplanen skal tilrettes virkeligheden undervejs; hvad har ændret sig i perioden og hvad betyder det for projektets forløb? Hvad skal ændres? Alle versioner gemmes med datoangivelse. Vision Samarbejdspartnere Slutmål/nyttemål Den overordnede og mangetydige vision, som samler projektets formål med meget, meget få ord, som dem der, deltager i projektet, kan se sig selv ind i. Hvem skal involveres i projektet for at kunne nå slutmålene? Hvad er det, projektet skal gøre godt for? Hvad skal det reparerer på? Delmål Tiltag 1 Hvilke delmål skal nås undervejs i projektet - som tilsammen bringer projektet hen, hvor det er nødvendigt? HVAD: HVEM: HVORNÅR: Tiltag 2 HVORDAN: HVAD: HVEM: HVORNÅR: HVORDAN: Tiltag 3: HVAD: HVEM: HVORNÅR: Implementering Formidling HVORDAN: Hvordan søges projektet implementeret i organisationen? Hvordan skal projektets resultater formidles eksternt og internt? Evaluering Hvordan skal projektet evalueres? Hvad skal evalueres? - og hvornår? At værdsætte at gøre status og fastsætte værdien af den forandring, som projektet har tilvejebragt. Side 4 af 5

6 Hotlines til projektlederen Evaluering: Formidling: Praksis: Projektbeskrivelse: Administration (inkl. Økonomi): Annemette Tarp; Kvalitetskoordinator Marie Holm; Kommunikationsmedarbejder Lonnie H. Simonsen; Praktikkoordinator Anne-Birgitte Rohwedder; Pædagogisk supporter Marianne Udsen; Projektkoordinator Side 5 af 5