Bestyrelsens forretningsorden

Transkript

1 marts 2010/jca Bestyrelsens forretningsorden 1. Hjemmel Iht. vedtægter 6 stk. 6a : Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden dog under hensyn til stk. 6b.6e. Henvisningerne i stk. 6b..6e er indarbejdet i nedenstående afsnit i forretningsordenen. 2. Konstituering og valgperiode Iht. vedtægter 6 stk. 6a: Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde med formand, næstformand og kasserer. Alle bestyrelsesvalg gælder for 2 år. Der vælges 2 suppleanter for 1 år ad gangen. Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år. Næstformand, kasserer og 1 bestyrelsesmedlem er på valg i ulige år. Medarbejderrepræsentanten er på valg i lige år. Bestyrelsen fastlægger hvem der er 1. og 2. suppleant 3. Bestyrelsens funktion og opgaver Iht. vedtægter 2 er foreningens formål: Foreningens virke bygger på et todelt fundament 1) Borgere hjælp og selvhjælp og 2) Foreninger - frivillige og sociale, og vores formål er, at Støtte, udvikle og synliggøre det frivillige sociale arbejde i Odense Virke forebyggende, sundhedsfremmende og integrerende ved at støtte socialt sårbare mennesker. Det er bestyrelsens primære funktion, at sikre foreningens ordnede virke i forhold til formålet og at det sker inden for de juridiske og økonomiske fastlagte rammer samt i henhold til den af bestyrelsen godkendte årlige handlingsplan foretage den nødvendige evaluering og udvikling af bestyrelsens arbejde ansætte centerlederen følge driften inden for de aftalte rammer medvirke til en kontinuerlig udvikling af aktiviteter, ledere og medarbejdere/frivillige og centret som helhed sikre sammen centerleder og teamledere - et godt samarbejde med medarbejdere/frivillige, centrets/foreningens samarbejdspartnere, myndigheder og politikere

2 2 4. Centerlederens funktion og opgaver Iht. vedtægter 6 stk. 6d: Centerlederen har ansvaret for den daglige drift i henhold til bestyrelsens overordnede beslutninger herunder budget og regnskab, ansættelse af ledere og medarbejdere/frivillige, projektledere m.fl. samt udarbejdelse af oplæg til bestyrelsens beslutninger. I praksis omfatter centerlederens hovedfunktion bl. a., at ansætte og afskedige teamledere efter at bestyrelsesformanden forinden har godkendt indstillingen ansætte medarbejdere / frivillige / projektledere / konsulenter m.fl. sikre de driftsmæssige opgavers gennemførelse i centret i henhold til den af bestyrelsen godkendte handlingsplan sikre gennemførelse af de daglige regnskabsmæssige opgaver - herunder i samarbejde med kassereren udarbejdelse af de periodiske og årlige budget- og regnskabsoversigter, så der løbende kan fremvises et retvisende billede af aktiviteter og økonomi forelægge bestyrelsen/forretningsudvalget enhver disposition, som efter centrets forhold er af usædvanlig art eller størrelse, inden beslutningen træffes sikre i samarbejde med bestyrelse, teamledere og konkrete medarbejdere - den fornødne information og kommunikation såvel internt som eksternt herunder løbende ajourføring af hjemmeside, nyhedsbreve, foldere, informationsaktiviteter, kontakt til pressen m.m. 5. Mødeplan Iht. til vedtægter 6 stk. 6b: Bestyrelsen afholder normalt 6-8 møder pr. år. Hyppigere møder afholdes mellem centerleder, formand, næstformand og kasserer. Bestyrelsen afholder pr. år 1-2 informationsmøder med medarbejdere/frivillige. a. Bestyrelsesmøder Der afholdes 6 bestyrelsesmøder pr. år, primært på tirsdage i tidsrummet kl Der kan blive behov for bestyrelsesmøder af længere varighed. Centerleder og sekretær deltager uden stemmeret - i bestyrelsesmøder med mindre bestyrelsen i enkelte tilfælde bestemmer andet. b. Forretningsudvalgsmøder Formand, næstformand, kasserer og centerleder afholder min. 5 møder pr. år, primært tirsdage i tidsrummet kl Der kan blive behov for forretningsudvalgsmøder af længere varighed c. Informationsmøder Bestyrelsen afholder 2 info-møder pr. år med medarbejdere/frivillige. Møderne afholdes i juni (statusmøde) og dec. (ny handlingsplan). Møderne afholdes tirsdage kl Der udarbejdes en mødeplan på 1. eller 2. møde efter generalforsamlingen.

3 6. Dagsorden, beslutningsdygtighed og referat a. Bestyrelsen Bestyrelsesmøder ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Dagsorden 1. Velkomst og indledning 2. Meddelelser fra a. formand b. forretningsudvalg c. centerleder d. medarbejderrepræsentant 3. Økonomi orientering om budget og regnskab 4. Status på handlingsplan og aktiviteter Åbentstående punkter f.eks. Behandling af indstillinger Drøftelse af nye tiltag Løbende eller periodiske sager osv x. Mødets konklusioner og kommende aktiviteter (oplistning af hvem gør hvad) y. Evt. - næste møde 3 Forslag til dagsorden fremsendes til sekretariatet senest 10 dage før bestyrelsesmødet. Formanden sikrer gennem sekretariatet udformning og udsendelse af dagsorden og evt. bilag - ca. 8 dage før bestyrelsesmødet Beslutningsdygtighed. Hvor andet ikke er aftalt træffer bestyrelsen beslutninger ud fra simpelt flertal i forhold bestyrelsens størrelse (ikke fremmødte). Referat Centerlederen sikrer gennem sekretariatet at der udarbejdes og udsendes et beslutningsreferat. Et eller flere bestyrelsesmedlemmer har ret til at få sin mening indført i referatet såfremt man ikke er enig i flertalsbeslutningen. Formanden godkender referatet før udsendelse til bestyrelsens godkendelse. Såfremt der er behov for rettelser sikres de af formanden før ny udsendelse til bestyrelsens endelige godkendelse af referatet. Det godkendte referat sendes pr. mail til bestyrelsen, suppleanter og ledergruppen samt fremlægges på centrets hjemmeside. b. Forretningsudvalg Møderne ledes af formanden, som sammen med centerlederen/sekretariatet sikrer udsendelse af dagsorden. I formandens fravær overtager næstformanden opgaverne

4 Medlemmer af bestyrelse og ledergruppe skal senest 10 dage før mødernes afholdelse fremsende til sekretariatet hvis man ønsker punkter optaget på dagsordenen Ca. 8 dage før møderne udsendes dagsordenen med evt. bilag Centerleder og sekretær deltager i møderne, og sikrer udsendelse af beslutningsreferat til forretningsudvalgets godkendelse. Herefter sendes referat til bestyrelse, suppleanter og ledergruppen samt fremlægges på hjemmesiden 4 7. Økonomi styring og ansvar Iht. vedtægter 8 står der: Det reviderede regnskab omfattende kalenderåret fremlægges til godkendelse af generalforsamlingen. Regnskabet revideres af registreret -/statsautoriseret revisor. I praksis organiseres den økonomiske styring og ansvarsplacering ud fra: Bestyrelsen har det overordnede økonomiske ansvar for såvel budget som regnskab. Kassereren har på bestyrelsens vegne den nødvendige indsigt i budget og regnskab og fremlægger perioderegnskab for bestyrelse og forretningsudvalg samt årsregnskab for generalforsamling. Centerlederen har ansvaret for det driftmæssige i forbindelse med budget og regnskab ud fra de af bestyrelsen fastlagte overordnede regnskabsprincipper. Centerlederen må disponere over beløb på kr Forretningsudvalg må disponere over beløb på kr Øvrige dispositioner skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. 8. Løn og ansættelsesforhold Forretningsudvalget har ansvaret for aftaler om løn- og ansættelsesforhold for centerleder lønpolitik for teamledere og lønnede medarbejdere 9. Tegningsret Iht. vedtægter 9 står der: Formanden og kassereren tegner i fællesskab foreningen i økonomiske og juridiske forhold, og foreningen kan ikke stifte gæld. 10. Habilitetsregler og tavshedspligt a. Habilitetsregler Bestyrelsesmedlemmer må ikke deltage i behandling af spørgsmål, der kan indeholde interessekonflikter. Et bestyrelsesmedlem har pligt til at gøre opmærksom på evt. inhabilitet b. Tavshedspligt Iht. vedtægter 3 stk. 3e står der: I særlige tilfælde - hvor der sker brud på tavshedspligten eller på den tillid, foreningen skal kunne have til medarbejdere og frivillige med tilknytning til foreningen - er den til enhver tid siddende bestyrelse bemyndiget til at fratage den/de personer deres funktion. Det påhviler dog bestyrelsen i

5 sådanne tilfælde at fremlægge og redegøre for en sådan disposition på næstfølgende generalforsamling til endelig vedtagelse Ikrafttræden Forretningsordenen er godkendt i bestyrelsen d. 13. april 2010