Særlige tilsynsindsatser i nedslidningstruede brancher

Transkript

1 Kvalitetsprocedure Særlige tilsynsindsatser i nedslidningstruede brancher Kvalitetsprocedure DT-8 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, 2. kontor Ikrafttræden: 1. januar 2013 Senest redigeret: 13. november 2014 Aktuel for tilsynschefer, tilsynsførende og tilsynssupportere For de særlige tilsynsindsatser gælder: Alle j-enheder kontaktes som hovedregel før tilsynet via anmeldebrev. Der sendes kopi til p-enheden. Tilsynet har fokus på muskel- og skeletpåvirkninger og psykisk arbejdsmiljø. Særlige tilsyn gennemføres som to besøg på hver virksomhed. Et vejledningsbesøg med mundtlig vejledning (1. besøg) og et kontrolbesøg (2. besøg). Der kan være op til flere måneders mellemrum mellem besøgene begge besøg skal altid gennemføres. 1. besøgene er anmeldte. Tilsynscentrene beslutter ved hver enkelt tilsynsindsats, om 2. besøgene på indsatsen skal være anmeldte eller uanmeldte. Der kan afholdes møder med j- enheden (fx kommunemøder) ved indsatsstart og/eller indsatsafslutning. Kun p-enheder, der tilhører en branche, der er udvalgt til en særlig tilsynsindsats, kan få et særligt tilsyn. Der vejledes om sundhedsfremme, sygefravær og forebyggelsespakker. Opgaver i forbindelse med forberedelse af særlige tilsyn Kontakt til j-enheden J-enheden skal som hovedregel kontaktes før det særlige tilsyn. Det sker som udgangspunkt via et anmeldebrev. Der skal altid sendes anmeldebrev til 1. besøget på virksomheder. Hvis 2. besøget er anmeldt, sendes der også et anmeldebrev til dette besøg. Telefonisk kontakt til p-enheden inden tilsynsbesøg eller udelukkende kontakt via anmeldebrev Der skal enten tages telefonisk kontakt til p-enheden inden anmeldebrevet til det 1. tilsynsbesøg sendes. Kontakten sker med henblik på at aftale en dato for tilsynsbesøget, så vidt det er muligt. 1

2 Eller tilsynsbesøget kan anmeldes udelukkende pr. brev. Aftale om et besøg skal som udgangspunkt ske senest 14 dage før indsatsbesøget, hvor anmeldelse pr. brev skal ske senest 14 dage før indsatsbesøget. For p-enheder med skiftende arbejdssteder kan man ved telefonisk kontakt finde ud af, hvor de ansatte udfører arbejde, eller fx hvad deres arbejdsskema er. Hvis 2. besøgene er anmeldte følges samme procedure som den ovenstående. Hvis 2. besøgene er uanmeldte følges denne procedure ikke. P-enheden orienteres om formålet og indholdet af besøget, herunder: Et indledende møde med ledelse og repræsentant for de ansatte (ved 1. og 2. besøg) Rundgang på virksomheden (ved 1. og 2. besøg) Gruppesamtale med ansatte (ved 2. besøg) Samtale med ledelse (ved 2. besøg) Afsluttende møde med ledelsen og repræsentant for de ansatte (ved 1. og 2. besøg) Administrative opgaver i forbindelse med forberedelse af tilsynet De p-enheder, som skal besøges, lægges ind i virksomhedsgrupperingen inden indsatsstart. Dette sker, inden der er udtaget p-enheder til det risikobaserede tilsyn. Med udgangspunkt i en vejledning fra 2. kontor udvælger centrene et antal p-enheder. P-numrene sendes til 2. kontor, og 3. kontor lægger p-enhederne i den givne virksomhedsgruppering. Supporteren opretter indsatsbesøget i den givne indsatsgruppering for den pågældende indsats. Ved oprettelse af 1. indsatsbesøg oprettes samtidigt selve sagen for p-enheden. Sagstypen oprettes som et indsatsbesøg, og tilsynsformen skal oprettes som et detailtilsyn øvrig. 2. besøget skal oprettes på den samme sag som 1. besøget. 1. besøg Tilsynssupporten booker 1. besøget og sender anmeldebrevet. Tilsynsupporteren skal oprette en henvisning fra Anmeldebrev til 1. besøgs besøgsakt. (Henvisningen skal være her for at besøgsdato automatisk kommer over i anmeldebrevet). Efter tilsynssupporteren har sendt anmeldebrevet opretter supporteren i samme arbejdsgang endnu et brev U, tilknytter skabelonen og opretter en henvisning til besøget. Hvis der af en eller anden grund udføres to 1. besøg skal der være en henvisning til begge besøgsakter. 2

3 2. besøg Hvis 2. besøget skal anmeldes booker tilsynssupporteren besøget og sender anmeldebrevet. Supporteren skal oprette en henvisning fra anmeldebrev til 2. besøgs besøgsakt. (Henvisningen skal være her for at besøgsdato automatisk kommer over i anmeldebrevet). Efter tilsynssupporten har sendt anmeldebrevet opretter supporteren i samme arbejdsgang et notat, tilknytter skabelonen og opretter en henvisning til 2. besøgs besøgsakt. Hvis der udføres flere 2. besøg skal der være en henvisning til alle 2. besøgsakterne. Notatet skal altid oprettes, også hvis 2. besøget ikke er anmeldt. Manuelt udtag af virksomheder løbende i en indsats I særlige tilfælde kan der tilføjes nye p-enheder til en virksomhedsgruppering. Dette gælder kun, hvis en udtaget p-enhed er lukket undervejs i indsatsen, eller der ikke længere er ansatte på en p- enhed. Nye p-enheder kan fx udtages som følge af en klage. Tilsynscentrene har ansvaret for, at reglerne for at tilføje nye p-enheder til en virksomhedsgruppering følges (fx i forhold til det risikobaserede tilsyn). 3

4 Supporteren skal sørge for, at følgende retningslinjer er overholdt for en p-enhed, som ønskes tilføjet virksomhedsgrupperingen: Hvis der er gennemført et risikobaseret tilsyn på p-enheden i løbet af det foregående år, skal der gå mindst 3 måneder fra det risikobaserede tilsyn til et evt. indsatsbesøg. Hvis der er gennemført et risikobaseret tilsyn på p-enheden i indeværende år, kan p- enheden ikke udtages til indsatsbesøg. Hvis p-enheden er udtaget til risikobaseret tilsyn i indeværende år, og det risikobaserede tilsyn er varslet, kan p-enheden ikke udtages til indsatsen. Hvis p-enheden er udtaget til risikobaseret tilsyn i indeværende år, kan p-enheden undtagelsesvist udtages til indsatsbesøg, og kun såfremt der endnu ikke er ringet til p-enheden i forbindelse med det risikobaserede tilsyn. Hvis en p-enhed der skulle have haft risikobaseret tilsyn i stedet udtages til indsatsbesøg, så skal p-nummeret sendes til 2. kontor med henblik på, at 3. kontor kan aflyse det risikobaserede tilsyn, så indsatsbesøget kan oprettes. P-enheden vil i stedet blive udtaget til risikobaseret tilsyn i det følgende år. Supporteren sender p-numre på de pågældende virksomheder til 2. kontor mhp. at 3. kontor lægger p-enhederne i den givne virksomhedsgruppering. En virksomhedsgruppering må kun indeholde de p-enheder, som rent faktisk bliver besøgt i indsatsen. Undtaget er, hvis virksomheden er lukket undervejs i indsatsen, eller der ikke længere er ansatte. I et sådan tilfælde aflyser supporteren besøget. (virksomheden bliver i virksomhedsgrupperingen). Den tilsynsførendes forberedelse af det særlige tilsyn Vedr. ViVi - se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn generelt. Faglig forberedelse Du skal orientere dig i følgende: Den/de relevante arbejdsmiljøvejvisere, der dækker den p-enhed, hvor du skal på tilsyn Kvalitetsproceduren om dialog Kvalitetsproceduren om mere vejledning til små virksomheder Retningslinjer for bagatelgrænser Instruks om sundhedsfremme Relevante spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø og At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Spørgeguide til tilsyn med MSB G-402. Du skal sørge for at have følgende materialer med på tilsyn: Besøgsrapport Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud pga. grove overtrædelser. 4

5 Gennemførelse af særlige tilsyn Indledende eller afsluttende møde med j-enheder (fx kommuner) om forebyggelse samt om erfaringer eller formål med indsatsbesøgene Der kan afholdes møder med j-enheden (fx kommunemøder) ved indsatsstart eller indsatsafslutning. Det besluttes fra indsats til indsats, om der skal afholdes sådanne møder. Hvis der afholdes møder med j-enheder, svarer ressourceanvendelsen til et virksomhedsbesøg. Det vil for j-enheder, som ikke er kommuner eller regioner, kunne afholdes møde med j-enheden i tilfælde af, at en virksomhed er landsdækkende eller har samme antal p enheder. Møder der afholdes med j- enheden skal registreres i en særligt oprettet indsatsgruppering med sagstypen indsatsbesøg og tilsynsformen møde relateret til tilsyn. I denne gruppering skal der kun registres de møder, som holdes med j-enheden. Besøg på p-enheder Virksomheder, som besøges via en særlig tilsynsindsats, får to besøg med op til flere måneders mellemrum. 1. besøg (vejledningsbesøget) Det første besøg er primært et vejledningsbesøg, hvor du mundtligt vejleder om, hvordan virksomheden kan arbejde videre med eventuelle udfordringer i arbejdsmiljøet indenfor fokusområderne muskel og skeletpåvirkninger og psykisk arbejdsmiljø, og hvordan virksomheden kan videreudvikle og bevare de gode elementer, der kan være i virksomhedens arbejdsmiljø indenfor disse områder. Du skal ikke gennemføre en kontrol af arbejdsmiljøet på besøget. Du skal dog afgive forbud og strakspåbud. Du skal i forhold til strakspåbud og forbud være opmærksom på instruks 4/2006: anvendelse af strakspåbud og kvalitetsproceduren G-204: Strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser. Hvis virksomheden spørger til, hvorfor den er udtaget? Hvis virksomheden spørger, hvorfor den er udtaget til tilsyn, skal du forklare, at Arbejdstilsynet gennemfører særlige tilsynsindsatser i nedslidningstruede brancher, hvor ansatte har særlig risiko for at blive nedslidte. Du kan evt. supplerende oplyse, at branchen er udpeget som nedslidningstruet branche på baggrund af data om førtidspension, efterløn og sygefravær. P-enhedens arbejdsmiljø på 1. besøg Du skal have en dialog med p-enheden om dens arbejdsmiljø med henblik på at give mundtlig vejledning om muskel- og skeletpåvirkninger og psykisk arbejdsmiljø. Du skal gøre følgende: Afholde et indledende møde med ledelse og repræsentant for de ansatte Rundgang på virksomheden Afholde afsluttende møde med ledelsen og repræsentant for de ansatte. Du kan ved rundgangen med fordel anvende den eller de vejvisere, der dækker p-enhedens arbejdsområde, afklaringsværktøjer samt spørgeguider til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Du skal være opmærksom på, at formålet med rundgangen ikke er at afdække, om der er overtrædelser af 5

6 Arbejdsmiljøloven. Derfor skal du ikke bruge værktøjerne, som du ville gøre, hvis du skulle afdække, om der er en overtrædelse af Arbejdsmiljøloven. Når du giver mundtlig vejledning på 1. besøget, er det med udgangspunkt i, at der er emner indenfor psykisk arbejdsmiljø eller muskel-skeletbelastninger, som er relevante at drøfte med virksomheden. Det kan være emner, som virksomheden af egen drift ønsker at drøfte eller observationer, du har fra rundgangen eller oplysninger, du har fået fra ansatte/ledelse. Den mundtlige vejledning gives derfor ikke fordi, at der er konstateret en overtrædelse af Arbejdsmiljøloven. I forbindelse med 1. besøget vejledes der om muligheden for at søge om en forebyggelsespakke. Afslutning af 1. besøg Afslutningsvis skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af tilsynet, herunder skal du aflevere besøgsrapport. Dette gælder både, hvis der er afgivet reaktioner på besøget (kun forbud og strakspåbud), og hvis der ikke er afgivet reaktioner. Hvis der på vejledningsbesøget blev givet mundtlig vejledning, skal du gøre det klart for p- enheden, hvilke arbejdsmiljøproblememner indenfor muskel- og skeletpåvirkninger og psykisk arbejdsmiljø vejledningen omfatter. Desuden skal du orientere p-enheden om, at der vil blive sendt et opfølgningsbrev, hvori det vil fremgå, hvilke emner der blev vejledt om på besøget. Desuden skal du gøre opmærksom på, at Arbejdstilsynet på kontrolbesøget vil spørge ind til, om p-enheden har arbejdet videre med de emner, som der er blevet givet mundtlig vejledning om på vejledningsbesøget. Hvis det er besluttet, at 2. besøgene er anmeldte på den pågældende tilsynsindsats, så kan du på 1. besøget - vejledningsbesøget aftale tidspunkt for gennemførelse af 2. besøget. I forbindelse med de anmeldte 2. besøg kan der forsat tages telefonisk kontakt til virksomheden. Uanset om du aftaler denne dato eller ej, skal der sendes et anmeldebrev inden 2. besøget. Opfølgningsbrev efter vejledningsbesøget Der skal efter vejledningsbesøget sendes et opfølgningsbrev til j-enheden med kopi til p- enheden. Brevet skal sendes uanset, om der blev givet mundtlig vejledning eller ej. Såfremt der blev givet mundtlige vejledning orienterer opfølgningsbrevet i kort form virksomheden om de arbejdsmiljøproblememner, som p-enheden blev mundtligt vejledt om. Brevet må ikke have karakter af en skriftlig vejledning. Såfremt, at der ikke blev givet mundtlig vejledning på besøget orienterer brevet herom. Du skal i ATIS altid udfylde og følge skabelonen se guide til registrering. 6

7 2. besøg (kontrolbesøget) På 2, besøg skal du drøfte med virksomheden, hvordan den har arbejdet videre med de emner, der blev givet mundtlig vejledning om på 1. besøg. Du skal også føre kontrol med arbejdsmiljøet med fokus på muskel- og skeletpåvirkninger samt det psykiske arbejdsmiljø og træffe afgørelser, hvis der konstateres overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. Afdækning af psykisk arbejdsmiljø Du skal altid afdække det psykiske arbejdsmiljø på kontrolbesøget. Du skal først og fremmest forsøge at afdække det psykiske arbejdsmiljø ved hjælp af samtaler med ledelsen og de ansatte, i første omgang på indledende møder med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte og under rundgangen. Samtalerne tager udgangspunkt i de relevante spørgeguider (G-401: Psykisk arbejdsmiljø - Spørgeguide) til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du tage udgangspunkt i relevante arbejdsmiljøvejvisere. Der kan være behov for at tale med ansatte under rundgangen. Formålet med disse samtaler er at få be- eller afkræftet indhentede oplysninger om det psykiske arbejdsmiljø fra det indledende møde eller anden dialog med ledelse og repræsentanter for de ansatte. Der kan særligt være behov for at kontakte ansatte, når de indhentede oplysninger kun kommer fra ledelsen, og de er uforholdsmæssigt positive, eller når eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø individualiseres, dvs. gøres til den enkeltes problem. Du kan med fordel bruge mere systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt evt. observationer til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø. Du kan læse en nærmere beskrivelse af disse metoder i bilaget til At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø: Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Du kan læse mere om indsamling af - og omgang med - data i selve instruksen. Afdækning af muskel - og skeletpåvirkninger Du skal altid afdække muskel- og skeletpåvirkninger på kontrolbesøget. Du kan starte med at forsøge at afdække muskel - og skeletpåvirkninger ved hjælp af samtaler med ledelsen og de ansatte. I første omgang på det indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Under gennemgangen af virksomheden kan du foretage observationer af arbejdets udførelse, og du skal vurdere, hvorvidt der er overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. Samtalerne, som du har med ledelse og ansatte, kan tage udgangspunkt i de relevante vejvisere for den pågældende branche. Der kan også være udarbejdet en instruks særligt til en indsats, som du skal tage udgangspunkt i. Desuden kan du tage udgangspunkt i At intern instruks nr. 3 / 2010 om vurdering af tunge løft samt At-vejledninger: Løft, træk og skub D.3.1 Vurdering af arbejdsstillinger og arbejdsbevægelser At-meddelelse Ensidigt, belastende arbejde og ensidigt, gentaget arbejde D.3.2 Arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær D.3.4 Forflytning, løft og anden manuel håndtering af personer D

8 Udfaldet af kontrolbesøget Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden, har du følgende reaktionsmuligheder: Se kvalitetsprocedure G-202 Afgørelser. For tidsfrister for efterkommelsen af evt. påbud se kvalitetsprocedure G-202 Afgørelser. For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se kvalitetsprocedure G-201: Reaktioner til virksomheden. Du skal være opmærksom på hhv. høring på stedet og skriftlig høring. Se kvalitetsproceduren G-203: Høring og besøgsrapport Afslutning af kontrolbesøget Afslutningsvis skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af tilsynet, herunder hvorvidt Arbejdstilsynet påtænker at afgive reaktioner. Hvis du er i tvivl om en afgørelse og ønsker at vende problematikken med en kollega, en task force eller en chef, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, hvor du oplyser, om du fremsender en afgørelse på området eller ej. Træffer du en afgørelse, skal du gøre p-enheden opmærksom på, at der skal meldes tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan problemet er løst, inden fristen for tilbagemelding er udløbet. Du skal oplyse p-enheden om, at j-enheden inden 14 dage, såfremt der vil blive afgivet en reaktion, vil modtage et brev eller en mail med resultatet af tilsynet og eventuelle reaktioner. For høring se G-203: høring og besøgsrapport. Det er tilsynssupporten, der i givet fald sender brevet/mailen. Du skal udfylde besøgsrapporten, aflevere den til p-enheden og orientere om indholdet. Se kvalitetsprocedure G-203: retningslinjer for høring og besøgsrapport. Er besøgsrapporten ikke blevet afleveret ved tilsynet, skal den sendes efterfølgende. Gennemførelse af kontrolbesøget over flere dage og gennemførelse af detailtilsyn i forlængelse af et særligt tilsyn I særlige tilfælde kan du undtagelsesvist lade kontrolbesøget strække sig over 2 dage eller lægge et detailtilsyn i forlængelse af et særligt tilsyn: Du kan lade kontrolbesøget strække sig over flere dage, hvis du på kontrolbesøget har en konkret begrundet mistanke om, at der er tale om en lovovertrædelse af Arbejdsmiljøloven inden for psykisk arbejdsmiljø eller muskel- og skeletpåvirkninger, og du mangler at få afdækket arbejdsmiljøet i tilstrækkelig grad til at kunne have datagrundlaget i orden for at kunne træffe afgørelse. Hvis du undtagelsesvist ønsker at udføre kontrolbesøget over 2 dage, skal der rettes kontakt til tilsynschefen, der vurderer fx kørsels- og andre planlægningsmæssige konsekvenser af dette. Hvis du vælger at udføre et detailtilsyn i forlængelse af kontrolbesøget, skal du forinden ringe til tilsynssupporteren for at finde ud af, om det er muligt at udtage virksomheden af hensyn til kørselsplanlægning samt, hvis du eventuelt har andre besøg planlagt på dagen. Der skal ligeledes rettes kontakt til tilsynschefen, der vurderer, om du skal gennemføre detailtilsynet. 8

9 Opgaver for den tilsynsførende efter kontrolbesøget Registrering af, om p-enheden har arbejdet med arbejdsmiljøproblememner mellem vejlednings- og kontrolbesøget Du skal altid på kontrolbesøget registrere i ATIS via skabelonguiden, om p-enheden har arbejdet videre med arbejdsmiljøproblememner, som der blev givet mundtlig vejledning om på vejledningsbesøget. Du skal ligeledes registre via skabelonguiden, såfremt virksomheden ikke har arbejdet videre med arbejdsmiljøproblememner. Såfremt kontrolbesøget udtagelsesvist strækker sig over 2 dage, skal du på den sidste dag for kontrolbesøget via skabelonguiden registrere, om virksomheden har arbejdet videre med de arbejdsmiljøproblememner, som den fik mundtlig vejledning om på det 1. besøg (vejledningsbesøget). Du skal ligeledes registrere via skabelonguiden, såfremt virksomheden ikke har arbejdet videre. Vedr. afrapportering i ViVi og ATIS, hvis der ikke blev afgivet reaktioner, og afslutning af afrapportering - se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn - generelt. Registrering af flere besøg Både vejledningsbesøget og kontrolbesøget registreres på den samme sag, som detailtilsyn øvrige. Besøges p-enheden undtagelsesvist flere gange som del af kontrolbesøgt, skal du oprette et nyt besøg på sagen, der registreres som detailtilsyn øvrige. Det kan eksempelvis undtagelsesvist være aktuelt ved tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, som ikke kan afsluttes på en dags kontrolbesøg. Tilsynssupporternes opgaver efter kontrolbesøget Når den tilsynsførende har afrapporteret og gemt sagen, kan du se breve, der skal sendes under "TG Opgaveoverblik" i ATIS. Se endvidere kvalitetsprocedure om risikobaseret tilsyn generelt vedr. opgaver efter tilsynet. Desuden skal det sikres, at registreringen vedr., om p-enheden har arbejdet videre med arbejdsmiljøproblememner, som der blev givet mundtlig vejledning om på vejledningsbesøget, er journaliseret i ATIS, jf. registreringsguiden. På hvilke besøg registreres reaktioner De afgivne reaktioner registreres på de besøg, hvor de er konstateret. Henholdsvis vejledningsbesøget eller kontrolbesøget. AMP er skal oprettes for henholdsvis vejledningsbesøget og kontrolbesøget. På vejledningsbesøget fx, hvis der er konstateret strakspåbud eller forbud. Afgørelser, der bliver truffet her, tælles ikke med i et eventuelt mangepåbud, som afgives på kontrolbesøget. Det betyder at afrapportering og beregning af mangepåbud m.m. skal ske selvstændigt for vejledningsbesøget og selvstændigt for kontrolbesøget. 9

10 I de tilfælde kontrolbesøget strækker sig over 2 dage skal du registrere eventuelle reaktioner på sidstedagen for kontrolbesøget. Når du er færdig med afrapporteringen, vælges Afrapporter besøg, og tilsynssupporten får automatisk besked om, at brev/påbud ol. er klar via TG Opgaveoverblik. Øvrig information Vedr. partsaftaler - Se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn - generelt Vedr. tilsyn med certificerede virksomheder - se RT-12: Generelt om arbejdsmiljøcertifikater Vedr. hvis virksomheden ønsker at klage over en afgørelse eller AT - se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn generelt. 10