FSFIs lynguide til DFRs elektronisk bevissystem

Transkript

1 FSFIs lynguide til DFRs elektronisk bevissystem Dette er en kort guide i anvendelsen af Dansk Førstehjælpsråd elektroniske bevissystem. Guiden viser og forklarer hvordan du som instruktør og medlem af FSFI kan anvende de grundlæggende funktioner i systemet. Guiden er opdelt i følgende punkter: 1. Login 2. Oprettelse af kursus og kursister 3. Import af kursister fra excel- fil 4. Udstedelse af førstehjælpsbeviser 5. At finde og validere førstehjælpsbeviser For at finde det elektroniske bevissystem skal du først gå til følgende hjemmesideadresse i din browser. har du en nyere computer og browser kan du også taste kursusbevis.førstehjælpsråd.dk (med brug af Æ,Ø,Å). Bemærk at adresserne skal tastes UDEN brug af WWW! Du kommer nu til startsiden hvor du enten kan logge ind med dine brugeroplysninger, eller du og andre kan validere allerede udstedte førstehjælpsbeviser for at teste deres gyldighed. Det er således også her at kursisten efterfølgende kan finde sit eget førstehjælpsbevis igen. Mere herom senere i guiden. Version Juni 2015 Side 1 af 13

2 Login For at logge ind i systemet skal du indtaste dit personlige brugernavn og adgangskode. Dine brugeroplysninger til systemet, finder du ved at logge på og kigge under din personlige profil (klik på rediger profil). Her fremgår loginoplysningerne til de elektroniske beviser, sammen med et link til bevissystemet. Er du godkendt som førstehjælpsinstruktør ved DFR igennem i mere end én organisation, skal du ud over brugernavn og adgangskode nederst vælge hvilken organisation du ved dette login ønsker at udstede beviser for. I eksemplet herunder kan instruktøren vælge imellem to forskellige organisationer. Hvis du skal skifte hvilken organisationer du udsteder beviser for, kræver det at du logger ud af systemet for derefter at logge ind igen, og her vælge den anden organisation. Husk når du er færdig med at anvende systemet, at logge ud via knappen log ud øverst til højre! Version Juni 2015 Side 2 af 13

3 Du er nu logget ind og siden ser således ud: Version Juni 2015 Side 3 af 13

4 Systemets menuer I systemet finder du følgende menuer og undermenuer: Kurser o Opret nyt kursus o Vis kurser Informationer Søgning o Udvidet søgning o Udløbs rapport Menupunktet opret nyt kursus bliver gennemgået senere i guiden. Menupunktet Vis kursus er din oversigt over alle kurser du har haft afholdt, i kronologisk rækkefølge med det ældste kursus øverst. I den nuværende version af systemet vil alle oplysninger blive gemt. Det er dog muligt at man om mange år, når der er kommet meget data i systemet, er nødt til at rydde lidt op og slette de ældste indtastninger. Menupunktet informationer bruges når man logger ind som administrator, og er derfor ikke aktuel (og derfor tomt) for den enkelte instruktør. Menupunktet Udvidet søgning giver dig mulighed for at søge mere detaljeret efter kurser. Du kan søge i et datointerval eller via kursets referencetekst, som er en du selv skriver når du opretter kurset. Søgeresultatet vises her som hele kurser. Menupunktet Udløbs rapport er ligeledes en søgemulighed, men her vises resultatet som hver enkelt deltager du har haft på kursus. Søgninger går således på tværs af alle kurser da fokus som sagt er på hver enkelt deltager. Version Juni 2015 Side 4 af 13

5 Oprettelse af kursus For at oprette et kursus trykker du på kursus og derefter opret kursus. Din skærm ser nu således ud: Fakturering af kursusbeviser Den øverste boks kaldet Fakturering af kursusbeviser er til dig eget brug. I FSFI blander vi os ikke i hvad du skriver i denne boks. Uanset hvad du skriver i felterne, vil de kursusbeviser som du udsteder i regi af FSFI med dit personlige login, blive faktureret dig personligt jf. de oplysninger du har tastet inde på din medlemsprofil på De indtastede oplysninger i boksen bliver gemt, således at du kan bruge dem igen senere. Det betyder at man som selvstændig f.eks. kan bruge oplysningerne i boksen som en slags kundedatabase. Reference/Kommentar I dette felt kan du skrive en kommentar omkring kurset. Som det allerede er nævnt tidligere fremgår kommentaren flere steder i systemet, og kan således bruges som en ledetråd omkring detaljer ved kurset, eks. hvor det blev afholdt eller lign. Bemærk dog, at kommentarfeltet også er synligt for kursisterne når de efterfølgende logger på systemet for at finde deres kursusbevis. Sidste kursusdato Her udfyldes datoen for sidste kursusdag. Dette er således den dato som beviset vil være gældende fra. Version Juni 2015 Side 5 af 13

6 Instruktør Som instruktør i systemet kan du i udgangspunktet kun vælge dig selv som instruktør på kurset. Kursustype Hvis du har gennemført en FUNKTIONSUDDANNELSE, er det i dette felt at du kan vælge denne. Hvis du vælger en funktionsuddannelse, vil de relevante BASIS og TILVALGS uddannelse automatisk blive valgt i afkrydsningsfelterne nedenunder. Har du valgt en funktionsuddannelse, kan du ikke fravælge nogle af de obligatoriske basis- eller tilvalgs- uddannelser, men du kan fortsat tilvælge andre tilvalg. Eksempelvis vil et valg af funktionsuddannelsen færdselsrelateret førstehjælp for bil/mc/traktor betyde at basisuddannelsen førstehjælp ved hjertestop samt tilvalgsuddannelsen færdselsrelateret førstehjælp bil/mc/traktor bliver markeret og ikke kan fravælges. Men det er fortsat muligt at supplere denne funktionsuddannelse med andre tilvalg, eks. førstehjælp ved blødninger eller lign. Vælg Basis eller Tilvalgsuddannelser I afkrydsningsfelterne kan du som før nævnt, markere hvilket kursus det er du skal gennemføre og som kursisterne derfor i sidste ende skal have et bevis for. Det er naturligvis ikke tilladt at markere uddannelser som ikke er blevet gennemført, ligesom det forventes at det angive timeantal samt øvrige minimumskrav for de enkelte uddannelser altid følges af instruktøren. Når du er færdig med at udfylde felterne, trykker du på Opret nederst til venstre på skærmen og kurset oprettes nu i systemet. Hvis du går ud af systemet, kan du senere finde kurset under Vis kurser i menuen Kurser Dit kursus er nu oprettet, og du er klar til at indtaste kursusdeltagere. Din skærm ser nu således ud: Version Juni 2015 Side 6 af 13

7 Kursus informationer Dette felt er fortrykt med de oplysninger du har indtastet på forrige side, og er blot din sikkerhed for at du indtaster de rigtige kursister til det rette kursus. Deltagere: For at indtaste kursusdeltagere i systemet kræver det tre oplysninger på kursisten: adresse, Navn og CPR nummer. adressen er den unikke nøgle i databasen som binder det hele sammen, og kan derfor ikke undlades. Når du til sidst udsteder beviset, vil kursisten på den indtastede adresse modtage en med besked om hvor førstehjælpsbeviset kan findes samt hvordan kursisten logger ind i systemet. Har du en kursist på kursus som ikke har en adresse, kan du evt. bruge en service som eks. til at få en midlertidig adresse som du kan indtaste i feltet (den midlertidige adresse bliver automatisk slettet efterfølgende). Du kan derefter via dit eget login gå ind og finde kursistens bevis frem, og printe en papirudgave som du kan udlevere fysisk til kursisten. I navnefeltet tastes naturligvis kursistens fulde navn. CPR feltet skal i udgangspunktet bruges til kursistens fulde CPR nummer. Skal førstehjælpsbeviset efterfølgende bruges i forbindelse med eks. kørekort, merit eller lign. er det fulde CPR et krav. Ved at det fulde CPR altid tastes, kan det efterfølgende bruges af kursisten selv til at søge sine førstehjælpsbeviser frem senere hen, hvorfor dette anbefales. Vil kursisten ikke udlevere sit CPR nummer, eller har kursisten ikke et dansk CPR, kan du også taste andre numre ind, eks. et kørekortnummer, et pasnummer eller lign. Import af kursusdeltagere Slutteligt kan man også vælge at importere kursusdeltagere ind i systemet via en excelfil. På kan du finde den excelfil som er lavet til formålet. Bemærk, at det skal være denne fil som anvendes ved importen, da den indeholder noget speciel kode. Desuden skal alle felter i filen være udfyldt, for at importen virker. Dette kan være smart hvis du eks. har en sekretær der normalt forbereder dine kursusbeviser for dig. Sekretæren kan dermed forberede excel- filen, og du kan nemt importere alle kursistdata for kurset ind i systemet og nemt udstede dine beviser. Version Juni 2015 Side 7 af 13

8 Billede af excel filens opbygning: CPR validering Når du har indtastet kursusdeltagerne kan du ude til højre se om CPR nummeret der er indtastet er validt. I systemet er indbygget en algoritme der matematisk udregner om det indtastede CPR nummer er et som kan findes i CPR registret. Den tester således ikke om navn og CPR stemmer overens, men blot om nummeret passer til den matematiske formel der ligger bag ved danske CPR numre. I eksemplet herunder kan du se, at kun to af de tilfældigt valgte test- deltagere har et validt CPR nummer, hvilket er markeret med et grønt flueben. Du kan sagtens fortsætte selvom CPR nummeret ikke er korrekt, idet du jo som sagt også kan anvende pasnummer og andet. Det er blot en reminder til dig om at du kan have tastet forkert. Version Juni 2015 Side 8 af 13

9 Når kursisterne først står på listen, som på billedet herover, så er de oprettet på kurset. På det blå ikon ude til højre kan du trykke for at redigere den enkelte deltager, hvis du har brug for at rette i kursistens data. Det midterste ikon viser et PDF filikon, men ikonet er gråt fordi beviset endnu ikke er udsted. Du kan således nu logge af systemet, og oplysninger vil fortsat være gemt. Du kan så senere logge ind, og via menupunktet vis kurser finde kurset frem, for at fortsætte processen og udstede kursusbeviserne. Opret og udsted beviser Nederst på skærmbilledet herover findes knappen Opret beviser. Når du trykker på denne knap oprettes kursistens bevis i systemet, der generes en PDF med beviset som kan downloades, og kursisten får en med besked om dette. OBS! At trykke på denne knap svarer til, at man udfylder og underskriver et førstehjælpsbevis og giver til kursisten. Det betyder samtidig også at et tryk på denne knap også medfører at du efterfølgende vil blive faktureret af FSFI for det antal beviser du netop har udstedt. Rent praktisk fungerer faktureringen således, at du ved at trykke på knappen gør at FSFI bliver faktureret for antallet af beviser af DFR. Faktureringen finder sted 1 gang hver måned. Så snart FSFI modtager denne faktura, vil FSFI viderefakturere beløbet til dig jf. de oplysninger du har indtastet på din medlemsprofil på Version Juni 2015 Side 9 af 13

10 Når beviserne er udstedt skriver systemet kursusbeviser oprettet! i bunden af skærmen, og ikonerne ude til højre skifter farve, samt der kommer et ekstra ikon med en skraldespand. Se næste billede herunder: Version Juni 2015 Side 10 af 13

11 Førstehjælpsbeviset Det udstedte førstehjælpsbevis kan som sagt downloades som PDF og ser ud som på billedet herunder. Du kan som instruktør altid genfinde de beviser du selv har udstedt, ligesom kursisten også selv kan finde sine beviset inde i systemet (såfremt der er anvendt enten korrekt eller CPR nummer). Version Juni 2015 Side 11 af 13

12 Find og valider bevis Instruktører Hvis du som instruktør skal genfinde et førstehjælpsbevis som du selv har udstedt, kan du anvende enten menuen vis kurser, eller en af de to søgefunktion i menuen søgning som forklaret på side 4 i denne guide. Kursister, borgerservice og andre Alle andre som ikke er tilknyttet systemet som instruktører kan også søge et bevis frem for at validere at det er gældende. Der er to måder at gøre dette på. Først skal man igen logge på systemet. Man skal igen tilgå systemet ved at gå til adressen: Her skal man i stedet for sit instruktør login nu blot skrive VALIDER som brugernavn, og ikke taste en adgangskode. Version Juni 2015 Side 12 af 13

13 Man kommer nu ind til systemets åbne søgemulighed. Her kan man søge på to måder: 1: ved at taste et CPR nummer vil man få en liste med alle de kursusbeviser der er udstedt til det indtaste CPR nummer. 2: ved at taste den valideringskode (bevis id) som står nederst på førstehjælpsbeviset. Denne kode er unik for hvert enkelt kursusbevis, og er bl.a. lavet for at sikre at et kursusbevis ikke bare kan efterlignes i et fotoredigeringsprogram på en computer. Herunder er et eksempel på en sådan kode: Den sidste mulighed for at finde et kursusbevis frem igen, er ved det personlige login til systemet som kursisten får tilsendt på . Her kan kursisten, ligesom instruktører, logge sig på systemet men kursisten kan kun se sine egne beviser og skifte egen adresse. Version Juni 2015 Side 13 af 13