Vejledning. BCpro / Byggeregnskab En simpel brugerflade med avancerede funktioner. Version 1.0 August Byggecentrum

Transkript

1 Vejledning BCpro / Byggeregnskab En simpel brugerflade med avancerede funktioner Version 1.0 August 2011 Byggecentrum

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Introduktion...4 Formålet med denne vejledning... 4 Komme i gang...4 Administrere brugere... 4 Log ind... 4 Ikonforklaring... 5 Systemet...5 Overblik... 5 Samarbejdspartnere... 5 Projekter... 6 Byggeregnskaber... 6 Projektstyring... 6 Forberedelsen...6 Samarbejdspartnere... 6 Kontaktpersoner... 6 Slet... 7 Relationer... 7 Labels... 7 Filtrering... 7 Projekter... 8 Entrepriser... 8 Opret... 8 Rediger... 8 Slet... 8 Funktioner... 8 Labels... 9 Filtrering... 9 Tilknyt... 9 Byggeregnskabet...9 Kontrolpanel... 9 Bevilling... 9 Stamdata Kontoplan Rapporter Entrepriserapport Detaljeret Entrepriserapport Kontoplanrapport CIR nr Garanti Entreprise r Stamdata Budget Garanti Aftaler og anvisninger Oversigt byggeregnskab Filter Juli /21

3 Guide til sletning af byggeregnskab og projekt...13 Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer...14 Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer Indholdet på skærmen ser rodet ud Rapporteksempler...15 Entrepriserapport Detaljeret entrepriserapport Kontoplanrapport CIR nr Indeks...21 Juli /21

4 Introduktion Formålet med denne vejledning Vi har udarbejdet denne vejledning for at hjælpe dig i gang med BCpro / Byggeregnskab. Det kan være en god ide at printe denne vejledning, så du lettere kan benytte den samtidig med at du arbejder med BCpro / Byggeregnskab. Vejledningen indeholder de nødvendige skridt du skal igennem, for at få et overblik over systemet uden at skulle sætte dig ind i hvordan hele systemet fungerer. Komme i gang Hvordan administrerer jeg brugere, hvordan logger jeg på Administrere brugere Din første bruger oprettes af byggecentrum med administrative rettigheder, så kan du fremover selv oprette flere brugere og styre dine licenser. Du administrerer dine bruger via produktadgang.dk, manual hertil kan rekvireres hos Byggecentrum BCpro support på Log ind Der findes 2 måder at logge ind på BCpro byggeregnskab, du kan enten gå via byggecentrum.dk eller direkte til bcpro.dk. 1. Via byggecentrum.dk Gå ind på og log ind via log ind boksen i højre side, du får nu en oversigt over de Byggecentrum produkter du har adgang til, klik på BCpro Byggeregnskab adgang eller BCpro Basis adgang. 2. Direkte til bcpro.dk Gå ind på klik på << Indhold August /21

5 Under samarbejdspartnere er dit firma oprettet og dine brugere er oprettet som kontaktpersoner. Ikonforklaring Filter Tilføj Ændring Gem Udvid Luk Se mere Skift Systemet Øverst ses hvem der er logget ind. Du kan navigere rundt i programmet via fanerne. Overblik Moduler Viser hvilke moduler af BCpro du har adgang til. Projekt overblik Viser en liste over alle dine projekter med status og tider. Risikoknappen udtrykker projektets status i forhold til tidsplanen og statusknappen er brugerstyret. Samarbejdspartnere Under samarbejdspartnere opretter du alle dine kontakter, de er bygget op under firmaer og herunder oprettes de enkelte kontaktpersoner. Her ses også en liste over hvilke projekter de er relateret til. << Indhold August /21

6 Projekter Under projekter opretter, redigerer og sletter du projekter. Du får også her et hurtigt overblik over hvem der er projektansvarlig. Byggeregnskaber Det er her du opretter dine byggeregnskaber og tilknytter Entrepriser, opretter aftaler og anvisninger, får et overblik over regnskabet. Trækker rapporter. Projektstyring Her styrer du dine projekter og timeforbruget som på en enkel og effektiv måde giver et overblik over time- og materialeforbruget på tværs af opgaver, tid, kunder og medarbejdere. Løsningen håndterer også oplysninger omkring flex, ressourceforbrug, løn, kørsel i km/tid, udlæg, ferie og meget andet. Du skal have en specifik licens for at kunne benytte denne funktion. Forberedelsen Samarbejdspartnere Opret Under fanen Samarbejdspartnere i søgeboksen indtaster du navnet og trykker på Opret / rediger, du får nu mulighed for at prette en samarbejdspartner og tilhørende kontaktpersoner. Udfyld de relevante oplysninger og tryk på Gem. Rediger Under fanen Samarbejdspartnere finder du den samarbejdspartner du vil redigere, dette gøres enten ved at indtaste i søgeboksen eller vælge i listen. Lav de rettelser der er og tryk på Gem. Slet Søg frem som ovenfor beskrevet, tryk på Slet OBS! En samarbejdspartner kan kun slettes såfremt alle relationer og kontaktpersoner er fjernet først. Kontaktpersoner Opret Åben samarbejdspartneren, tryk på Opret ny Kontaktperson. << Indhold August /21

7 Udfyld de relevante oplysninger og tryk på Gem. Den første kontaktperson får automatisk markering for at være den primære kontakt, dette kan selvfølgelig ændres. Rediger Åben samarbejdspartnere, tryk på navnet, lav dine ændringer og tryk på Gem. Slet Åben samarbejdspartnere, tryk på navnet, tryk på Slet. Relationer Relationer til en samarbejdspartner oprettes, redigeres og slettes automatisk i takt med at de bliver tilknyttet eller fjernet fra Regnskabet og Projektet. Labels Man skal have administrator rettigheder for at administrere labels (se særskilt vejledning her for). Filtrering Der kan filtreres på labels, under fanen Samarbejdspartnere klik på det lille ikon ude i højre side,der vises nu en liste over de brugte labels, sæt en markering ud for dem du vil bruge eller vælg alle, nu vil der kun blive vist de samarbejdspartnere som har en eller flere af de valgte labels tilknyttet. Tilknyt Tryk på Opret Label, skriv navnet på labelen i tekstfeltet og tryk på Gem. << Indhold August /21

8 Projekter Opret Klik på Nyt projekt Udfyld relevante oplysninger og tryk på Gem. Rediger Klik på projektet i projektoversigten, foretag de nødvendige rettelser og tryk på Gem. Slet Klik på projektet i projektoversigten, tryk på slet OBS! Et projekt kan først slettes efter at Regnskabet og Entrepriserne er fjernet fra projektet. Opret kopi Klik på projektet i projektoversigten, tryk på Opret kopi Entrepriser Opret Klik på Ny Entreprise. Udfyld de relevante oplysninger og tryk på Gem. Rediger Klik på entreprisen, foretag de nødvendige ændringer og tryk på Gem. Slet Klik på entreprisen og tryk på slet OBS! En entreprise kan først slettes når den er fjernet fra regnskabet. Funktioner Byggeregnskab Hurtig genvej til oprettelse af byggeregnskabet. Efter oprettelse også en hurtig genvej til byggeregnskabet. Projektstyring Hvis du har modulet Projektstyring, kan du her overføre dit projekt der til. (Se særskilt vejledning i brug af projektstyringsmodulet). Bygherre Bygherre skal være oprettet som Samarbejdspartner Det er muligt at skifte bygherre, klik på pilene ved siden af bygherren. << Indhold August /21

9 Labels Man skal have administrator rettigheder for at administrere labels (se særskilt vejledning her for). Filtrering Der kan filtreres på labels, under fanen Projekter klik på det lille ikon ude i højre side der vises nu en liste over de brugte labels, sæt en markering ud for dem du vil bruge eller vælg alle, nu vil der kun blive vist de projekter som har en eller flere af de valgte labels tilknyttet. Tilknyt Tryk på Opret Label, skriv navnet på labelen i tekstfeltet og tryk på Gem. Byggeregnskabet Byggeregnskabet skal oprettes via projektet du kan vælge at gå til projektet her fra eller gå ind via fanen Byggeregnskaber, her vælger du dit Projekt. Kontrolpanel Bevilling Under bevilling tildeler du bevillinger til dit projekt og styrer budgetdatoen. Det er også muligt at se en bevillingsoversigt. Opret Klik på opret bevilling indtast beløb, vælg indeks og den << Indhold August /21

10 dato bevillingen er givet. Oversigt Giver et overblik over hvornår der er givet bevillinger, alt under den røde streg er bevilget efter budgetdato. Stamdata Hurtigt overblik over hvem er bygherre og hvem er ansvarlig for projektet. Bestemmelse for hvilken valuta der benyttes. Hurtig adgang til Projektet Kontoplan Her oprettes og vedligeholdes byggereg nskabets kontoplan. Rapporter Der er defineret forskellige rapporter som kan trækkes her. Entrepriserapport Formål Grundlag Eksempel Detaljeret Entrepriserapport Formål Grundlag Eksempel Kontoplanrapport Formål Grundlag Eksempel CIR nr Formål Grundlag Eksempel Se eksempler på rapporterne sidst i denne vejleding. << Indhold August /21

11 Garanti Her vises procentdel af garantidækkede aftaler for aflevering samt 1 og 5 års eftersyn. Bagatelgrænse for en kontrakt (under denne grænse skal der ikke stilles sikkerhed) Bagatelgrænse for en tillægsaftale (under denne grænse skal der ikke stilles sikkerhed) I øvrigt henvises til notat fra Universitets- og Bygningsstyrelsen vedr. Entreprenørgaranti af 12. september Entreprise r Tilføj Tilføj entrepriserne til byggeregnskabet ved at klikke på den. Fjern Gå ind på Entreprisen i byggeregnskabet og klik på fanen stamdata, her vil være en knap Flyt entreprise fra byggeregnskabet. OBS! Du kan kun fjerne en entreprise uden Aftaler og anvisninger Stamdata Her tilknyttes Default konto til entreprisen. Her kan man flytte entreprisen fra regnskabet Budget Her kan man få et overblik over budgettet på selve entreprisen, samt hente beløb fra bevillingen eller fra en anden entreprise. Garanti Oplysninger om pengeinstitut og frigivelsesdatoer Frigivelse ved aflevering af projektet - i % af den totale byggesum Frigivelse ved 1 års eftersynet Frigivelse ved 5 års eftersynet I øvrigt henvises til notat fra Universitets- og Bygningsstyrelsen vedr. Entreprenørgaranti af 12. september << Indhold August /21

12 Aftaler og anvisninger Her opretter og vedligeholder du dine aftaler og anvisninger Opret Aftale Under entreprisen i byggeregnskabet, klik på fanen Aftaler og anvisninger, klik på Opret aftale og udfyld relevante informationer. Aftaler er som default markeret til at være indgået, fjern markering hvis det ikke forholder sig sådan og det bliver efterfølgende muligt at markere hvor stor sandsynligheden er. Klik på Gem. Eks. på aftaler der er Indgået og en der ikke er indgået, bemærk at der ikke kan oprettes Anvisninger på en ikke indgået aftale. Opret anvisning Når aftalen er indgået kan der oprettes anvisninger. Klik på Anvis og udfyld relevante informationer, har du valgt en default konto under stamdata, vil denne være vist her. Rediger aftaler og anvisninger Det er muligt at redigere både aftaler og anvisninger, dette gøres ved at redigere i de hvide felter og derefter gemme ved at klikke på Gem ikonet Fjern aftaler og anvisninger Det er pt. ikke muligt at fjerne aftaler og anvisninger, de kan nulstilles. Hvis man ikke ønsker at se disse, er man pt. nødt til at nulstille alle og fjerne entreprisen fra byggeregnskabet. Den kan så tilføjes igen. << Indhold August /21

13 Oversigt byggeregnskab Giver dig et hurtigt overblik over hvad det oprindelige budget var, hvad det aktuelle budget er, eventuelle budgetrevisioner, hvad der er aftalt og anvist og hvor meget der mangler at blive anvist. Filter Det er muligt at lave et filter over sit regnskab, vil man f.eks. vil se hvordan det ser ud, hvis man medtager de aftaler som endnu ikke er indgået. Klik på det lille ikon ude i højre side du får nu mulighed for at vælge procent og markere om du vil have halve aftaler med Guide til sletning af byggeregnskab og projekt For at slette projektet må der ikke være nogen ting som er knyttet op på det, det vil sige at byggeregnskabet skal være slettet og entrepriserne også. Herunder er vist flowet for hvordan det gøres. 1. Nulstil alle anvisninger og aftaler på entreprisen (dette gøres for hver entreprise). 2. På fanen stamdata, kan du nu aktivere knappen Flyt Entreprise fra regnskab. 3. I kontrolpanelet, vælg fanen stamdata og klik på Fjern regnskabet fra projektet. << Indhold August /21

14 4. Klik ind på fanen Projekter, du skal nu ind og slette hver enkelt entreprise. 5. Nu kan du slette projektet. Der kan kun slettes projekter som ikke har været oprettet i Projektstyring Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret For at løse problemet, skal du ændre dine "Internetindstillinger" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Generelt (denne vises som standard) og klik herefter på knappen "Indstillinger under Midlertidige Internetfiler. 3. Vælg "Ved hvert besøg på siden" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Klik Ok igen under fanen Generelt. 5. Din internet-browser er nu indstillet til at opdatere indholdet på websiderne, ved hvert besøg på den pågældende side. Forældet data skulle nu ikke længere vises i systemet. Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer For at løse problemet, skal du tilføje "Udskriv baggrundsfarver og billeder" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Avanceret og scroll herefter ned til punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder. 3. Tilføj markering i punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Din internet-browser er nu indstillet til at kunne printe baggrundsfarver og billeder ud. Indholdet på skærmen ser rodet ud Dette problem kan skyldes, at din skærmopløsning er for lav. Det anbefales at have en skærmopløsning på minimum 1024x768 pixels, ved brug af BCpro. Ellers kan indholdet i tabellerne godt blive meget sammenklemt og overblikket mistes hurtigere. BCpro kan dog sagtens anvendes med en skærmopløsning på 800x600 pixels. << Indhold August /21

15 Rapporteksempler Entrepriserapport << Indhold August /21

16 Detaljeret entrepriserapport << Indhold August /21

17 << Indhold August /21

18 Kontoplanrapport << Indhold August /21

19 CIR nr << Indhold August /21

20 << Indhold August /21

21 Indeks A Adgang... 3;4 Administrere brugere... 3 Aftale... 5;11 Fjern...11 Nulstil...11 Opret...11 Rediger...11 Almindelige problemer.13 Anvisning... 5;11 Fjern...11 Nulstil...11 Opret...11 Rediger...11 B Bagatelgrænse...10 Basis... 3 Bcpro.dk... 3 Bevilling... 8 Opret... 9 Oversigt... 9 Budget...10;12 Byggecentrum.dk... 3 Byggeregnskab... 3;5;7;8;12 Filter...12 Oversigt...12 Slet...12 Bygherre... 7 C CIR nr ;18 E Eftersyn år år...10 Entreprise... 5;7;10 Fjern...10 Opret... 7 Rediger... 7 Slet...7 Tilføj...10 Entrepriserapport9;14;15 F Frigivelsesdato...10 G Garanti...10 H Halve aftaler...12 I Ikoner...4 Filter...4 Gem...4 Luk...4 Se mere...4 Skift...4 Tilføj...4 Udvid...4 Ændring...4 Internet Explorer...13 K Kontaktpersoner...4;5 Opret...5 Rediger...6 Slet...6 Kontoplan...9 Kontoplanrapport...9;17 Kontrolpanel...8 L Labels...6;8 Filter...6;8 Tilknyt...6;8 M Moduler...4 O Opdatere data, fejl P Pengeinstitut Projektansvarlig... 5 Projekter...5;7;8 Kopi... 7 Labels... 8 Filter... 8 Tilknyt... 8 Opret... 7 Rediger... 7 Slet... 7 Projektstyring... 5;7 R Rapporter... 5;9 CIR nr Entrepriserapport... 9 Kontoplanrapport... 9 Risikoknap... 4 S Samarbejdspartne... 7 Samarbejdspartner... 4;5 Labels... 6 Filter... 6 Tilknyt... 6 Opret... 5 Rediger... 5 Relationer... 6 Slet... 5 Skærmopløsning Stamdata... 9;10 Status... 4 U Udskrive farver << Indhold August /21