INDKØB. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Retningslinjer for Indkøb. varer og tjenesteydelser. Vedtaget af Økonomiudvalget den 1.

Transkript

1 INDKØB i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for Indkøb af varer og tjenesteydelser Vedtaget af Økonomiudvalget den 1. oktober 2015

2 Indhold 1. Baggrund for retningslinjerne Hvem gælder retningslinjerne for? Hvilke køb gælder retningslinjerne for? Fælles indkøbsaftaler skal bruges Når der ingen fælles indkøbsaftale er Information og hjælp E-handel Kontrol af indkøb Særligt om priser og samlede omkostninger... 4

3 1. Baggrund for retningslinjerne Lyngby-Taarbæk Kommune køber et stort antal varer og tjenesteydelser og bruger både mange penge og megen arbejdstid på det. Det er derfor vigtigt, at kommunen får mest muligt ud af indkøbene, herunder Får de rigtige varer og ydelser i den rigtige kvalitet og rettidigt Opnår de bedst mulige priser Ikke bruger mere tid end højst nødvendigt på indkøb (bestillinger, modtagelse, kvalitetskontrol osv.) Derudover skal lovgivningen på området, dvs. udbudsreglerne, overholdes. Retningslinjerne skal følges, når der foretages indkøb i kommunen. Retningslinjerne er samtidig tænkt som en hjælp og vejledning for medarbejdere i Lyngby-Taarbæk Kommune, der foretager indkøb på vegne af kommunen. Retningslinjer for Indkøb suppleres af Retningslinjer for Udbud, der handler om, hvordan udbud foretages i Lyngby-Taarbæk Kommune. 2. Hvem gælder retningslinjerne for? Retningslinjerne gælder for alle centre og kommunale institutioner. Selvejende institutioner er omfattet af retningslinjerne, hvis købet betales direkte af kommunen, idet det i så fald er kommunen, der er køber Købet er omfattet af et indkøbsområde, hvor institutionen har tilsluttet sig kommunens fælles indkøbsaftaler Det følger direkte af driftsoverenskomsten Kommunale forsyningsselskaber og 60 selskaber er ikke omfattet af retningslinjerne. 3. Hvilke køb gælder retningslinjerne for? Retningslinjerne gælder for alle køb, med følgende to undtagelser: Køb af bygge- og anlægsarbejder, herunder af teknisk rådgivning Køb og salg af fast ejendom Alle udbud og indkøb af bygge- og anlægsarbejder er forankret i Center for Arealer og Ejendomme og foretages i henhold til reglerne i udbudsdirektivet og tilbudsloven og på baggrund af de standardiserede paradigmer på området (AB92, ABT93 og ABR89). Køb og salg af fast ejendom er forankret i Center for Arealer og Ejendomme med bistand fra Center for Kultur og Jura. 4. Fælles indkøbsaftaler skal bruges For at lette og billiggøre indkøbene og for at sikre kvaliteten af leverancerne indgår Lyngby- Taarbæk Kommune fælles indkøbsaftaler på en lang række områder. Fælles indkøbsaftaler skal bruges, når der købes ind til kommunen. 2

4 Eksempler på fælles indkøbsaftaler i Lyngby-Taarbæk Kommune, er Kontorvarer, aftørringspapir, forbrugsvarer og rengøringsartikler Møbler Flytteservice Kaffe og the Køkkenudstyr Der findes to slags aftaler: Kontrakter, som omhandler et specifikt køb, hvor produkt og mængde er fastlagt på forhånd i aftalen Rammeaftaler, som fastsætter vilkårene for de indkøb, der foretages efterfølgende ikke kun pris og sortiment, men også bl.a. leveringsbetingelser og betalingsbetingelser samt krav til leverandørerne om socialt ansvar, arbejdsmiljø, bæredygtighed/miljøforhold og etiske forhold. Når der er indgået en rammeaftale, kan alle kommunens indkøbere købe de af rammeaftalen omfattede produkter løbende og efter behov. 5. Når der ingen fælles indkøbsaftale er På indkøbsområder, hvor der ingen fælles indkøbsaftaler findes, kan der frit vælges leverandør og produkt, idet det dog er vigtigt at være opmærksom på følgende: Hvis købet af en vare eller en tjenesteydelse overstiger kr., skal købet som hovedregel udbydes hvilket skal ske i samarbejde med Udbud og Indkøb Hvis købet er mellem kr. og kr., skal der rettes henvendelse til Udbud og Indkøb, som skal hjælpe med at vurdere den bedst mulige fremgangsmåde Ved alle indkøb, uanset størrelse, skal princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning efterleves, dvs. at det skal sikres, at varen/tjenesteydelsen ikke kan købes bedre eller billigere andetsteds eller på anden måde, hvilket Udbud og Indkøb kan hjælpe med at afklare, f.eks. ved at bistå med at indhente tilbud fra flere mulige leverandører 6. Information og hjælp Information om fælles indkøbsaftaler kan findes på LyNet. Udbud og Indkøb opdaterer informationerne løbende. Udbud og Indkøb kan altid kontaktes enten via postkassen udbud@ltk.dk eller ved direkte henvendelse til en medarbejder i kontoret. Udbud og Indkøb kan altid kontaktes for hjælp til indkøb store såvel som små. Og Udbud og Indkøb skal altid kontaktes, hvis der er tvivl om et indkøb, eller hvis købet skal udbydes. I Udbud og Indkøb findes både indkøbsmedarbejdere og udbudsmedarbejdere, der kan hjælpe med indhentning af tilbud og afgivelse af ordrer, information om fælles indkøbsaftaler og produktsortimenter, kontaktoplysninger til leverandørerne, vurdering af udbudspligt samt løsninger, hvis en leverandør eller en leverance ikke lever op til det aftalte osv. 3

5 7. E-handel Lyngby-Taarbæk Kommune anvender et e-handelssystem på en række indkøbsområder. E-handelssystemet skal anvendes ved indkøb af varer inden for de varegrupper, der findes i systemet. Der er information om alle kommunens indkøbsaftaler i systemet. Udbud og Indkøb administrerer systemet og kontrollerer de varekataloger, som leverandørerne lægger ind i systemet. Hvis systemet benyttes, kan der derfor ikke købes forkert ind. Samtidig effektiviseres hele indkøbsprocessen og økonomistyringen ved, at konteringen sker samtidig med bestillingen. Udbud og Indkøb vedligeholder varekatalogerne i e-handelssystemet, så sortimenter og priser altid er opdaterede. Udbud og Indkøb arrangerer kurser i brugen af e-handelssystemet med jævne mellemrum. Kurserne er gratis og annonceres på LyNet. I øvrigt kan der altid fås hjælp til brug af systemet hos Udbud og Indkøb. Udbud og Indkøb udarbejder rapporter, som viser, i hvilken udstrækning e-handelssystemet anvendes. 8. Kontrol af indkøb Alle budgetansvarlige ledere skal sikre, at deres indkøb sker i henhold til aftalerne, og at indkøbene i øvrigt efterlever retningslinjerne. Alle, der foretager indkøb på kommunens vegne, har ansvar for at sikre, at de konkrete indkøb foretages hos de leverandører, kommunen har indgået aftale med, at der så vidt muligt handles inden for det aftalte sortiment, samt at de fakturerede priser og de øvrige vilkår svarer til det aftalte. Udbud og Indkøb bidrager til kontrollen ved at følge op på, om der købes rigtigt ind i kommunen, og om leverandørerne overholder de aftalte priser og øvrige aftalevilkår. Udbud og Indkøb udarbejder rapporter, som viser, i hvilken udstrækning de indgåede fælles indkøbsaftaler efterleves. Rapporterne er et hjælpeværktøj til at understøtte dette arbejde. 9. Særligt om priser og samlede omkostninger Undertiden kan en vare købes billigere i en forretning eller via internettet end på kommunens fælles indkøbsaftale. Det kan være svært at forstå, for kommunen har jo gennemført et udbud og derfor burde kommunens priser vel være optimale? Det er fristende at se bort fra kommunens aftale på området og købe, hvor varen er billigst. Men så enkelt er det ikke. For det første er den laveste pris ikke nødvendigvis den samlet set mest fordelagtige løsning for kommunen, fordi de ressourcer, der bruges på at lede efter tilbud på internettet eller gå i 4

6 supermarkedet, også koster penge for kommunen i form af arbejdstid og den omkostning er ofte langt større end prisforskellen. For det andet inkluderer priserne på kommunens fælles aftaler en række forhold, som er vigtige for kommunen i forbindelse med et indkøb f.eks. forsyningssikkerhed, gratis levering, lang betalingsfrist, kvalitetssikring og forhold vedrørende socialt ansvar, arbejdsmiljø, bæredygtighed/miljø og etiske forhold. For det tredje undermineres kommunens fælles indkøbsaftaler, når der købes uden for aftalerne. Der vil derfor være gynger og karruseller i nogle indkøbsaftaler, men det ændrer ikke på, at den leverandør, kommunen har indgået aftale med, har tilbudt den samlet set bedste og billigste løsning for kommunen som helhed og heller ikke på, at kommunen skal leve op til sin del af aftalen. 5