Til Styregruppen vedrørende evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan

Transkript

1 Regionssekretariatet Til Styregruppen vedrørende evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan Tel Referat af 2. møde i styregruppen vedrørende evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan, onsdag den 26. september I mødet deltog: Regionsdirektør Bo Johansen, direktør Lars Hansson, direktør Anne Jastrup, direktør Leif Vestergaard Pedersen, vicedirektør Per Grønbech, Regionsøkonomi, hospitalsdirektør Henning Vestergaard, Regionshospitalet Vest, hospitalsdirektør Gert Sørensen, Regionshospitalet Randers, IT-chef Jens Peder Rasmussen, IT, afdelingschef Lars Dahl Pedersen, Sundhedsstaben, driftschef Gert Pilgaard, Psykiatri og Social, driftschef for børn og unge Else Ammitzbøll, Psykiatri og Social, næstformand Marianne H. Christensen, RMU, næstformand Else Kayser, RMU. Endvidere deltog cheføkonom Kristian Heunicke, Danske Regioner Dato Marianne Bengtson Tel Marianne.Bengtson@stab.rm.dk J. nr Side 1 Der var afbud fra vicedirektør Lars Vildbrad, Regional Udvikling Fra sekretariatet deltog Ditte Hughes og Henrik Bendix fra HR og Carsten Lind, Bob Nielsen, Hans Theut og Marianne Bengtson fra Regionssekretariatet. 1. Status og plan for arbejdet med evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan Bo Johansen orienterede om planen for arbejdet med evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan. Der er udarbejdet forslag til 7 delevalueringer, som skal indgå i evalueringen af Region Midtjyllands organisationsplan. Herudover er der allerede igangsat 4 delevalueringer (A-D), som vil foregå sideløbende med de delevalueringer, som styregruppen iværksætter. Der er tale om en evaluering på HR-området, der gennemføres i samarbejde med Rambøll, og som forventes afsluttet i november 2007.

2 Herudover er der tale om tre evalueringer på sundhedsområdet vedrørende vaskerifunktionen, apoteksfunktionen og det medicotekniske område. Evalueringerne forventes gennemført inden udgangen af Forslag til delevalueringer, der skal indgå i evalueringen af Region Midtjyllands organisationsplan Der blev orienteret kort om de 7 delevalueringers formål, metode og organisering. Styregruppen godkendte, at delevalueringerne iværksættes på baggrund af den skitserede plan og de udarbejdede kravspecifikationer. Marianne H. Christensen spurgte, om der anvendes eksterne eller interne ressourcer til delevalueringerne. Bo Johansen svarede, at der anvendes interne ressourcer, og at der herudover trækkes på materialer og igangværende analyser fra henholdsvis Danske Regioner, AKF og Syddansk Universitet. Side 2 Else Ammitzbøll og Gert Pilgaard spurgte til afgrænsning og definition af visse af de områder, der vil blive undersøgt i delevalueringerne. Bo Johansen svarede, at det i praksis er vanskeligt at gøre afgrænsninger og definitioner præcise, og at det vil være en del af processen i hver delevaluering at se, hvor langt man kan komme. Styregruppen havde følgende konkrete kommentarer til hver af de 7 delevalueringer: Delevaluering 1 - Udnyttelse af de administrative ressourcer Kristian Heunicke fra Danske Regioner (DR) orienterede om, at økonomichefkredsen i de 5 regioner i samarbejde med DR vil udarbejde en benchmarking af forbruget af de administrative ressourcer i regionerne. Undersøgelsen vil kunne indgå som en del af undersøgelserne i delevaluering 1. Else Ammitzbøll bemærkede, at det er vigtigt at huske regionernes forskelligheder i en sådan benchmarking. Gert Pilgaard opfordrede til, at man i delevaluering 1 ser på organiseringens betydning for rekruttering og fastholdelse af kompetencer. Bo Johansen svarede, at man vil kunne komme ind på dette, når der skal evalueres på Region Midtjyllands organisering med flere regionshuse/distrikter. Delevaluering 2 Understøttelse af det politiske niveau Der var enighed om, at det er en god ide at foretage gruppeinterviews med et antal regionsrådsmedlemmer.

3 Der var en diskussion af, hvorledes man kan evaluere samarbejdet mellem politikerne og administrationen. Bo Johansen opfordrede til, at Poul Erik Mouritzen, der på Syddansk Universitet er involveret i demokratiprojektet, inddrages, når der skal formuleres spørgsmål til politikerne. Delevaluering 3 Koncernledelsens funktion Gert Pilgaard bemærkede, at det er vigtigt at være opmærksom på, at dele af organisationen har været ude for meget store ændringer i forbindelse med etableringen af regionen, mens andre har kunnet fortsætte næsten uændret blot med en overligger, der hedder Region Midtjylland. Henning Vestergaard var enig heri og pointerede, at ikke alle har behov for det samme, og ikke alle kan bidrage med det samme. Side 3 Else Ammitzbøll var enig og opfordrede til at fokusere på de kritiske områder. Bo Johansen nævnte, at det også vil gælde for stabene. Delevaluering 4 Opfyldelse af sektormål Der var en diskussion af, hvorledes man kan evaluere samarbejdet i administrationen, herunder samspillet mellem hospitaler/institutioner og den centrale administration. Bo Johansen bemærkede, at det i ledelsesprojektet på sundhedsområdet kan være en mulighed at komme ind på samarbejdet mellem hospitalerne og den centrale administration. Lars Dahl Pedersen bemærkede i forlængelse heraf, at det er vigtigt at være opmærksom på, at det er en ny virkelighed, vi befinder os i. Else Ammitzbøll påpegede, at der inden for Psykiatri og Social er mange tværgående funktioner, og at det derfor kan være problematisk at foretage to særskilte evalueringer af området, som der lægges op til i kravspecifikationen. Leif Vestergaard nævnte, at det er vigtigt at præcisere, hvilke niveauer, vi evaluerer på. Der er nogle fundamenter i organiseringen, vi ikke rører ved, og vi tager udgangspunkt i den organisering vi har, og hvordan denne organisering understøtter opfyldelse af sektormål m.m. Der bør også være fokus på tværgående problemstillinger. Bo Johansen var enig og vurderede, at evaluering af tværgående problemstillinger måske kan være med til at rette op på svagheder i dele af den oprindelige organisationsplan.

4 Anne Jastrup nævnte, at det er vigtigt at være opmærksom på snitflader mellem evalueringerne. Sekretariatet supplerede med en bemærkning om, at der er mange snitflader mellem de enkelte delevalueringer, og at det er vigtigt, at der generelt er fokus på udveksling af viden mellem delevalueringerne. Carsten Lind forklarede, at der nedsættes en tværorganisatorisk arbejdsgruppe for at sikre, at der bliver et fælles koncept for evaluering i alle sektorer, og at der ikke bliver tale om selvevaluering. Den tværorganisatoriske arbejdsgruppe forelægger sine resultater for et antal høringspaneler. Der vil blive nedsat et høringspanel for hver sektor, bestående af ledere og medarbejdere som kan bidrage med viden og holdninger til resultaterne af den evaluering, som den tværgående arbejdsgruppe er i gang med at gennemføre. Side 4 Det blev præciseret af Bo Johansen, at det er vigtigt, at de personer, der udpeges til at deltage i de tværorganisatoriske arbejdsgrupper kan bidrage med en væsentlig arbejdsindsats og være de drivende kræfter i gruppens arbejde. Delevaluering 5 Tværgående administrative funktioner Carsten Lind orienterede om, at der i denne delevaluering vil være særligt fokus på 4 områder inden for fællesstabene. Det drejer sig om indkøb og logistik, IT, økonomi og bygninger. Herudover kan der fremkomme resultater i delevaluering 4, som det kan være relevant at se nærmere på i denne delevaluering. Lars Hansson nævnte, at det bør bemærkes i denne delevaluering, at HR evalueres i andet regi. Endvidere nævnte Lars Hansson, at det er vigtigt at sikre en bred involvering i denne delevaluering. Henning Vestergaard bemærkede, at det er interessant at vurdere, om organiseringen af administrationen er logisk set i forhold til udviklingen og i forhold til opbygningen af den øvrige del af organisationen. Else Kayser bemærkede, at det er vigtigt generelt i evalueringen at være opmærksom på sprogbrugen, da den kan være noget indforstået. Lars Dahl Pedersen spurgte, hvorledes de tværorganisatoriske arbejdsgrupper skal bemandes. Carsten Lind svarede, at det er afgørende, at grupperne bemandes med erfarne medarbejdere, der kan levere en solid indsats. Det er vigtigt, at de valgte medarbejdere kan afsætte en hel del tid og medvirke til, at der bliver produceret det relevante materiale.

5 Delevaluering 6 Internationalt og strategisk perspektiv I denne delevaluering vil den offentlige sektors organisering i Danmark blive sammenlignet internationalt. Henrik Bendix nævnte, at Norge, Sverige, Holland og Østrig vil kunne være relevante lande at sammenligne sig med. Lars Dahl Pedersen bemærkede, at det på det forvaltningsmæssige område er de nordiske lande, det er relevant at sammenligne sig med. Henning Vestergaard nævnte, at England også kunne være en mulighed, specielt på det regionale niveau. Delevaluering 7 - Fleksibilitet Else Kayser sagde, at det er vigtigt i denne delevaluering at have fokus på medarbejderne og deres oplevelse af omstilling og krav til fleksibilitet. Side 5 Marianne H. Christensen satte spørgsmålstegn ved fleksibilitetens pris for den enkelte medarbejder. Leif Vestergaard Pedersen spurgte til muligheden for at validere kvalitative udsagn, der måtte komme frem i denne delevaluering. Carsten Lind svarede, at der kunne tilføjes en bemærkning om, at et udsagn var enkeltstående, hvis det var tilfældet. Ikke alle udsagn vil kunne valideres på anden vis, hvilket også kan gælde i andre af delevalueringerne. 3. Reservation af datoer for kommende møder i styregruppen Det blev aftalt, at det allerede arrangerede møde den 20. november 2007 aflyses. I stedet reserveres følgende datoer til møder i 2008: Mandag den 28. januar 2008 kl Onsdag den 2. april 2008 kl Fredag den 13. juni 2008 kl Det blev herudover aftalt, at sekretariatet skriver til relevante medlemmer af styregruppen, når der skal udpeges repræsentanter til tværorganisatoriske arbejdsgrupper og høringspaneler.