ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 11. november 2011 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 3. november 2011 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Jesper Langkilde, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Erling Schrøder, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Palle Nielsen Åben del Sag 7783 Godkendelse af referat Sag 7784 Revisionsprotokol Sag 7785 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7786 Udlejningsforhold Sag 7787 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7788 Skoleparken 1 Sag 7789 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7790 Afdeling 19 Buddingevej Sag 7791 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe Sag 7792 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7793 Fjernvarme Sag 7794 Det årlige møde med Byrådet Sag 7795 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 7796 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2010/2011 Sag 7797 Afdelingens regnskaber 2010/11 Sag 7798 Afdelingsmøder 2012 Sag 7799 Personaleforhold Sag 7800 Kredsudvalget Sag 7801 Fritidsudvalget Sag 7802 BL-cirkulærer Sag 7803 Eventuelt Sag 7804 Næste møde Sag 7805 Øvrige datoer Lukket del Sag 7806 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 7783 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 22. september 2011 er udsendt den 29. september Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 11. maj 2011 vedrørende byggeregnskab for Pileparken 6/8, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. maj De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 22. september 2011 * Kopi af ansøgning til Fritidsudvalget fra Torveparkens billardklub vedrørende tilskud til istandsættelse af billardlokale * Kopi af brev til Fritidsudvalget fra Pileparkens 3 s billardklub vedrørende ønsker om inventar i forbindelse med tidligere fremsendte ansøgning Udsendt den 29. september 2011 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 9 september 2011 Udsendt den 6. oktober 2011 * Boligbladet oktober 2011 * Lommebog 2012 Udsendt den 13. oktober 2011 * Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret 7. oktober 2011 vedrørende oplysning om tilmeldte samt spørgsmål til mødet med Byrådet mandag den 31. oktober

3 7786 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for september 2011 er udsendt den 6. oktober Godkendt. b. Fleksibel udlejning Kiplingeparken B-sag Fra afdelingsbestyrelsen i Kiplingeparken er der ved brev af 15. september 2011 modtaget forespørgsel omkring godkendelse til fleksibel udlejning (aldersinterval fra 55+). Kopi af brevet udsendtes med dagsordenen. Det indstilles, at der udarbejdes ansøgning til Gladsaxe Kommune om fleksibel udlejning i Kiplingeparken med et aldersinterval fra 55+. Godkendt. c. Ventetider på boliger O-sag På bestyrelsesmødet den 22. september 2011 sag 7779 udtryktes ønske om overblik over ventetider på boliger. Der var en dialog om ventelisterne generelt, herunder om de afdelinger med meget lange ventetider, hvor det næsten er umuligt at få en bolig fra den eksterne venteliste samt om de afdelinger med vigende ventelister, som både kan skyldes huslejeniveau og boligernes manglende indvendige komfort, hvilket der skal ske en opfølgning på. 3

4 7787 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Pileparken 1 badeværelsesrenovering E-sag Bygherre og hovedentreprenør er i tvist på følgende punkter: * Manglende udbedring af mangler. Specielt arbejdskraften på murerentreprisen er omfattet af 1-mands firmaer med udenlandsk arbejdskraft. Ved at det er selvstændige 1-mands firmaer der udfører arbejdet, er der ikke tvunget overenskomst. 1- mandsfirmaerne er hyret til at udføre arbejdet til en gældende tidsplan. De har således ikke tid til at udbedre mangler, idet de ikke kan være to steder på én gang. Bygherren har varslet og igangsat mangeludbedring for hovedentreprenørens regning. Der er tilbagehold på faktura. * Manglende oprydning og rengøring i opgange bl.a. fredag eftermiddag. Bygherren har sat rengøringsfirma på og kræver godtgørelse af hovedentreprenør. Der er tilbagehold på faktura. * Manglende fremlæggelse af kvalitetssikring (KS). Bygherren har tilbagehold på faktura. * Fejlagtig stadeopgørelse bl.a. manglende færdiggørelse af isolering i kældre. Bygherren har tilbagehold på faktura. * Bygherrens varsling og gennemførelse af dagbøder på indtil videre godt kr. Bygherre har tilbagehold på faktura. * Entreprenørs ekstrakrav for ryg mod ryg. Af hensyn til støj og møg er arbejdet planlagt opgangsvis. For enkelte opgange er faldstammer mv. placeret i skel mellem 2 opgange, hvilket medfører, at entreprenøren skal bevæge sig fra opgang til opgang ved samme skakt frem for mellem 2 boliger på samme repos. Ekstrakravet vurderes at være for højt. * Entreprenørens ekstrakrav for projektændring ved at skakte i enkelte opgange flyttes fra baderum til entré. Kravet vurderes at være for højt. * Entreprenørens krav om tidsfristforlængelse som følge af 2 ovenstående forhold. * Entreprenørens krav om ekstrabetaling til byggeplads mv. som følge af tidsfristforlængelse. Krav og modkrav er for begge parter på kr. Tvisten er indbragt som 46 sag i Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed. Bygherren har udført klageskrift og der er kommet svarskrift fra hovedentreprenøren. 4

5 Der er indgået forlig om, at entreprenøren honoreres med kr., hvis afslutningen på de sidste blokke bliver tilfredsstillende. Projektændring vedrørende installationsskakte har udløst tidsfristforlængelse. P.T. afventes hovedentreprenørens endelige færdigmelding, hvorefter afleveringsforretning afholdes indenfor 10 arbejdsdage. Afleveringsforretning forventes afholdt i november b. Kildeparken 1 Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for Kildeparken 2 med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 23. maj 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Godkendt Skoleparken 1 a. Helhedsplan E-sag Selskabet har taget kontakt til Wissenberg A/S og anmodet om følgende: * Faseopdelt handlingsplan med anslået tidsplan frem til skema A. * Udkast til en SKI-aftale for gennemførelse af en tilstandsvurdering (første fase af handlingsplanen). Der er aftalt møde herom mellem Wissenberg A/S og administrationen ultimo november /. Der er modtaget notat fra afdelingsbestyrelsen i Skoleparken 1 (vedlagt), som udtrykker bekymring for bygningernes vedligeholdelsestilstand set i forhold til tidshorisonten for helhedsplan/renovering. Det blev aftalt, at der snarest afholdes et møde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen herom. 5

6 b. Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Hovedprojektet er forinden licitationen så fremskredent og gennemarbejdet, at det ikke giver mening at udbyde i partnering. Projektet er derfor udbudt i hovedentreprise. Licitation afholdes torsdag den 3. november 2011 kl i administrationen. Licitationen udviste en lille overskridelse set i forhold til budgettet. Projektet vil blive gennemgået med den vindende entreprenør for at finde eventuelle besparelser. Der vil med stor sandsynlighed fortsat være en lille overskridelse, som skal dækkes af afdelingen og dispositionsfonden. Et lille tillægsprojekt er afledning af regnvand til faskine med tilskud fra Gladsaxe Kommune vía refusion i tilslutningsafgiften. Skoleparken 1 er bygget på opfyldt grund, og dette kan have indflydelse på godkendelse af et sådan projekt, idet man kan frygte tilstedeværelse af forurenet jord og transport af forurening gennem jordlagene. Denne udredning foregår p.t. i kommunen Støtte til visse boligafdelinger E-sag Ingen sager til behandling Afdeling 19 Buddingevej E-sag Projekteringstiden er øget med min. 3 uger og licitation forventes afholdt primo december Projektet forventes derfor udbudt medio november Der har været en dialog om facadeudtrykket, hvor det efterfølgende er blevet besluttet, at efterisolere hele bygningen med facadepuds. I projektet søges indarbejdet, at nedbør fra tag og befæstede arealer afledes til faskine med tilskud fra Gladsaxe Kommune vía refusion i tilslutningsafgiften. 6

7 7791 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe E-sag Referat fra mødet afventes forsat Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes fortsat videre med sagen Fjernvarme O-sag Gladsaxe Fjernvarme (GF) etape 1: GF ligger fortsat i tvist med E-on om eventuel erstatning for konvertering til fjernvarme. Der graves derfor fortsat ikke mod de boligafdelinger, hvor der i dag er LKV-anlæg. Det drejer sig om Stengårdsparken, Lyngparken 1 og 2 samt Mølleparken 1 og 2. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har fortsat ikke set en endelig tidsplan for udbygningen af etape 1, men vi er mundtligt orienteret om, at man forventer vores konverteringer gennemført senest sommeren GF etape 2: Beboerne i Egeparken 1 og 2 har sagt ja til konvertering til fjernvarme. Egeparken 1 og 2 får i dag overskudsvarme fra LKV med E-on som operatør. Tvisten beskrevet under etape 1 forventes ikke at berøre etape 2. Vestforbrændingen: Beboerne i Skoleparken 1 og 2 samt Højgårdsparken har sagt ja til fjernvarme. 7

8 Vestforbrændingen har meldt ud, at der er fjernvarme til Skoleparken 1 og 2 medio For Højgårdsparken har vi ikke set en endelig tidsplan, men det er tidligere meldt ud, at der kan være fjernvarme til Det årlige møde med Byrådet E-sag Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret 7. oktober 2011 vedrørende oplysning om tilmeldte samt spørgsmål til mødet med Byrådet mandag den 31. oktober 2011 er udsendt den 13. oktober Der deltager 14 afdelingsbestyrelser (i alt 18 personer). Ryno Scheil og Mogens Rysgaard fra Organisationsbestyrelsen, fra administrationen Henning Juul Hovmand og Jesper Loose Smith, fra forretningsførelsen Sv.Aa. Hansen. Dagsordenen på mødet var status på styringsdialogerne, orientering om kommunens planstrategi 2011 samt besvarelse af indsendte spørgsmål fra boligorganisationerne Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt onsdag den 29. september Fra afdelingerne var i alt tilmeldt 19 deltagere (repræsenterende 15 afdelinger). Til mødet kom 12 deltagere, idet 3 havde meddelt afbud og 4 udeblev uden afbud. 8

9 7796 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2010/2011 E-sag Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2010/11 blev udleveret og gennemgået på mødet. Tidligere år er administrationsbidrag og tilskud blevet behandlet i forbindelse med det foreløbige ureviderede regnskab for en eventuel regulering. I forbindelse med ny lovgivning er dette ikke længere muligt, da administrationsbidraget skal være det budgetterede, og der ikke længere gives tilskud, da renten overføres fuldt ud til afdelingerne Afdelingens regnskaber 2010/11 B-sag Tidligere har proceduren været, at foreløbige ureviderede regnskaber har været udsendt til afdelingsbestyrelserne for deres kommentar og eventuel ændring af overskudsdisponering. Efter den nye lovgivning er der ikke mulighed for overskudsdisponering til henlæggelser, da over/-underskud overføres til resultatkonto. Det foreslås derfor, at proceduren ændres til, at der udsendes reviderede regnskab til afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne oplyses om den ændrede procedure samt at de via deres opkobling til systemet, kan se det foreløbige regnskab. Det blev besluttet, at udsende de foreløbige ureviderede afdelingsregnskaber på mail til afdelingsbestyrelsernes mailpostkasse i PDF format. Afdelingsbestyrelserne orienteres om den ændrede procedurer. 9

10 7798 Afdelingsmøder 2012 E-sag Ved skrivelse af 13. oktober 2011 (udsendt med dagsordenen) til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 6 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned Frist for returnering af skema er fastsat til den 23. november 2011, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmøde den 24. november Personaleforhold O-sag a. Medarbejderseminar Jf. orientering på bestyrelsesmøde den 22. september 2011 sag 7775 afholdtes der medarbejderseminar tirsdag den 4. oktober Det var et meget positivt medarbejderseminar, hvor medarbejderne efter en kort indledning af direktøren og beretning/orientering fra formanden, blev bedt om via billeder at give deres syn på organisationen lige nu og som de ser den om 3 5 år. Herefter blev de bedt om at fremkomme med hvad fungere godt i dag og hvad kan gøres bedre samt forslag til fremtidige drøftelser og næste seminar. Gennemgangen blev foretaget af en konsulent fra BL, som ligeledes foretager en opsamling. Denne opsamling vil blive behandlet i Virksomhedsnævnet, hvorefter den vil blive forelagt bestyrelsen. Der blev taget et billede af alle medarbejderne, som udsendtes med dagsordenen til orientering. 10

11 b. Økonomikonsulent Der afholdtes ansættelsessamtaler torsdag den 27. oktober Som ny økonomikonsulent er Per Hedegaard Mouritsen ansat pr. 1. november Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 20. september Referat herfra er udsendt den 29. september Næste møde i udvalget afholdes den 8. december 2011 i Stengårdsparkens selskabslokale Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. oktober Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Referat fra mødet den 26. september 2011 er udsendt til bestyrelsen den 29. september Næste møde i udvalget afholdes den 12. november

12 b. Ansøgning fra Pileparken 3 s billardklub B-sag Billardklubben har ved brev af 18. september 2011 udsendt til bestyrelsen den 29. september 2011 ansøgt om tilskud på kr. til indkøb af køholder med lås eller nyt gulvtæppe. Fritidsudvalget indstiller at støtte klubben med kr. Indstillingen følges. c. Ansøgning fra Torveparkens billardklub B-sag Torveparkens billardklub har ved ansøgning af 18. september 2011 udsendt til bestyrelsen den 29. september 2011 ansøgt om tilskud til istandsættelse af billardlokale. Fritidsudvalget indstiller at støtte klubben med kr. Indstillingen følges BL- cirkulærer E-sag Udsendt den 29. september 2011 * BL informerer nr. 59 af den 26., september 2011 vedrørende Informationsmøder om støttemuligheder vedr. Realdania-Kampagnen DET GODE BOLIGLIV Ikke udsendt * BL informerer nr. 60 af den 26. september 2011 vedrørende Overenskomster for HK/Privat og Faglig Puls * BL informerer nr. 61 af den 26. september 2011 vedrørende Sammenlægning af virksomhedsnævn og arbejdsmiljøudvalg * BL informerer nr. 62 af den 27. september 2011 vedrørende Temadag nyt om Boligjura * BL informerer nr. 63 af den 7. oktober 2011 vedrørende Temadag Nye udbudsregler * BL informerer nr. 64 af den 7. oktober 2011 vedrørende KL afholder konference om legepladser * BL informerer nr. 65 af den 7. oktober 2011 vedrørende Ny vinterbekendtgørelse og vejledning 12

13 * BL informerer nr. 66 af den 10. oktober 2011 vedrørende BL s statistik januar 2011 * BL informerer nr. 67 af den 10. oktober 2011 vedrørende Statistiske nøgletal på boligområder 2011 * BL informerer nr. 68 af den 10. oktober 2011 vedrørende Orientering om forskellige bekendtgørelser i relation til Byggeskadefonden (BSF) og Byggeskadefonden vedr. Bygningsfornyelse (BvB) * BL informerer nr. 69 af den 14. oktober 2011 vedrørende Lister over ghettoområder og boligområder med mulighed for anvendelse af reglerne om kombineret udlejning pr. 1. oktober Eventuelt E-sag a. Boligbladet oktober 2011 Bestyrelsens bemærkninger til Boligbladet oktober 2011 var, at det var godt og nærværende, men at man skulle være opmærksom på grafikken. b. Fradrag i grundvurderinger Der var en kort dialog om mulighed for øget fradrag i grundvurderingerne. Administrationen er opmærksom herpå. c. Fremtidssikring af afdelingerne Der var et spørgsmål til fremtidssikring af afdelingerne. Administrationen er opmærksom herpå og vil arbejde videre hermed. 13

14 7804 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 24. november Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 3. november 2011 er udsendt den 27. oktober 2011 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 3. november 2011 udsendes den 10. november 2011 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 17. november * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 18. november

15 Lukket del 7806 Eventuelle sager til behandling E-sag 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Dispensation varmemålere x Rygepolitik selskabslokaler x 16