Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 2. december 2015 kl i fælleshuset Baunebjergvej Humlebæk

Transkript

1 Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 2. december 2015 kl i fælleshuset Baunebjergvej Humlebæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra administrationen Bestyrelsesforhold Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Domea.dks Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Udlejningsforhold Egeparken budget 2016/ Mødeplanlægning Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Maria Beckwith Bent Irgens Jørgensen Mette Nyrup Ole Meier Tina Thomsen (afbud) Ebba Hyldig Morten Træholt Formand Næstformand Medlem Medlem Medlem Suppleant Suppleant Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea.dk Udsendt den 15. december2015

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. september Domea.dk ønsker til referatet af dagsordens punkt 4.2 at præcisere, at bevillingen til håndteringen af rottesagen i 6804 De Skæve Boliger er ydet, som et lån fra Domea.dk til Domea Fredensborg og ikke som et tilskud. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Maria Beckwith orienterede om, at hun sammen Ebba har været på kursus i basal boligøkonomi, at der har været afholdt styringsdialog med Fredensborg Kommune, at hun og Bent har været til formands- og næstformandskonference i Domea omhandlende Domeas strategi fra 2016, at hun sammen med Matte, Ebba og Bent har været på it-messe på rådhuset. 3.2 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet. Herunder: Status budgettet mv. De Skæve Boliger Status drift og planer drift Dispensation for Tab ved fraflytninger Grundejerforeningen Humlebæk Seniorpark Michael Jørgensen orienterede om, at: Side 2 af 8

3 Der endnu mangler en tilbagemelding fra kommunen vedrørende afgørelse på budgettet for De Skæve Boliger. Kommunen har efterspurgt en række oplysninger fra Domea, inden de vil behandle budgettet. Disse er netop ved at blive fremskaffet. Kommunen har givet dispensation for dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytninger. Det har været drøftet om bestyrelsen skulle udpege et nyt medlem til bestyrelsen i grundejerforening Humlebæk Seniorpark. Maria Beckwith oplyste, at det er aftalt, at hun overlader pladsen i grundejerforeningens bestyrelse til Ebba Hyldig. 3.3 Bestyrelsesforhold Inden repræsentantskabsmødet i næste uge har bestyrelsen flæg. sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Maria Beckwith Formand Repræsentantskabet 2015 Bent Irgens Jørgensen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Tina Thomsen Medlem Domea 2016 Mette Nyrup Medlem Repræsentantskabet 2016 Ole Meier Medlem Repræsentantskabet 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Maria Beckwith og Bent Jørgensen er på valg. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Både Maria og Bent oplyste, at de modtager genvalg. 3.4 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. juli 2014 til 30. juni 2015 vedlægges som bilag. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt og underskrevet. 3.5 Revisionsprotokol Side 3 af 8

4 Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2014 til 30. juni 2015 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollatet blev godkendt. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporterne blev godkendt. 3.8 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 4 af 8

5 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. I nedenstående tabel er oplistet en række nøgletal for afdelingernes regnskaber samt et benchmark, som stammer fra Landsbyggefondens huslejestatisk. Antal lejemål Husleje (kr. pr. kvm) Årets overskud Overskud saldo årets Henlæggelser årets Henlæggelser (pr. lejemål) Henlæggelser saldo Henlæggelser saldo (pr. lejemål) 6801 Egeparken Bøgelunden Frøparken De Skæve Boliger Brønsholmdal Lundegården Humlebæk Seniorpark Benchmark* 803/1194** * kilde Landsbyggefondens huslejestatistik (region Hovedstad) ** hhv. familie- og ældreboliger Det fremgår, at afdelingernes huslejeniveau generelt er højt og opsparingsniveauet lavt i forhold til gennemsnittet for boliger i Region Hovedstaden. Hertil skal dog bemærkes, at almene boliger pga. nettokapitaludgifterne generelt bliver dyrere jo nyere de er. Og på nær Egeparken er boligerne fra 1990erne og frem. Hvad angår familieboligerne er det især huslejeniveauet i Egeparken, der giver anledning til bekymring. I Frøparken, Bøgelunden og Brønsholmdal er det administrationen vurdering, at der er en rimelig sammenhæng mellem standard, vedligeholdelsesniveau og huslejen. Egeparken er herudover i den situation, at det er problematisk at få DV-planen til at hænge sammen inden for rammerne af en rimelig huslejeudvikling, idet opsparingsniveauet er lavt. Administrationen anbefaler organisationsbestyrelsen nøje at følge udviklingen i Egeparken, idet eventuelt lejetab skal dækkes af dispositionsfonden iht. lovgivningen. Hvad angår ældreboligerne er det især 6808 Humlebæk Seniorpark, som organisationsbestyrelsen bør følge på tæt hold. Afdelingens situation udgør ikke sammen potentielle risiko for selskabet som Egeparken, idet kommunen iht. lovgivningen og anvisningsaftalen dækker eventuelt lejetab. Men det er af hensyn til beboerne vigtigt, at organisationsbestyrelsen i samarbejde med administrationen holder ekstra fokus på denne afdelingen pga. det lave opsparingsniveau og den høje husleje. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli til 30. juni 2015 vedlægges som bilag. Side 5 af 8

6 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingernes årsregnskaber blev godkendt. 4.2 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 738 personer. Heraf har 350 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal familieboliger Aktive på liste dec Aktive på liste Nu I alt på liste Aktive pr. bolig Fraflytningsprocent seneste år 68-1 Egeparken ,7 8% 68-2 Bøgelunden ,7 6% 68-3 Frøparken ,3 4% 68-6 Brønsholmdal ,6 18% Ventelistesituationen er bekymrende, men dog generel i bedring. Det skyldes bl.a at Domea.dk har tilbudt gratis opskrivning til Brønsholmdal for personer som er opskrevet i Humlebæk Boligselskab. I årets løb har der været 1 tomgangsmåned i Egeparken og 2 tomgangsmåneder i Brønsholmdal. Udlejningssituationen følges nøje i de 2 afdelinger. Det er generelt vurderingen, at boligkvaliteten står mål med huslejeniveauet i Brønsholmdal, hvorfor at udlejningsvanskelighederne forventes at være af midlertidig karkarter. Der er mere bekymring om udviklingen i Egeparken. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Egeparken budget 2016/17 På regnskabs- og budgetmøde d. 24. november udtrykte afdelingsbestyrelsen stor bekymring omkring Domeas budgetudkast med en huslejestigning på 3,5%. Afdelingen betaler allerede 1126 kr. pr. kvm, hvilket klart er i den høje ende i forhold til tilsvarende afdelinger. Huslejestigningen vil indebære, at lejen for de største lejligheder vil nå op på kr uden forbrug. Det var afdelingsbestyrelsens vurdering, at endnu en huslejeforhøjelse vil medføre, at mange af de nuværende lejere vil flytte, og at det vil betyde tomgang og heraf forbundet tab. Domea har i sit budgetudkast forsøgt at tage højde herfor, derved at der er tale om et yderst skrabet budget, hvor der faktisk ikke er den nødvendige opsparing til DV-planen. Side 6 af 8

7 Afdelingsbestyrelsen ønskede på den bagrund at forelægge et budget uden huslejestigning for afdelingsmødet, som er planlagt til d. 26. januar. Det medfører, at budgettet i forhold til Domeas udkast er nedjusteret med kr fordelt på kr. på konto 115, kr. på konto 120 og kr. på konto 121. Bestyrelsens budget er vedlagt som bilag. Det er som udgangspunkt urealistisk, at dette budget vil holde - ikke mindst i betragtning af at Domeas budget allerede var meget skrabet. Men på den anden side deler Domea afdelingsbestyrelsens bekymring om betydningen af huslejestigningen for udlejningssituationen. Domea tog af samme grund initiativ til at søge Landsbyggefonden om huslejestøtte til Egeparken for ½ år siden. Domea har endnu ikke hørt fra fonden i sagen. Organisationsbestyrelsen har 3 mulige tilgange til budgettet for Egeparken. 1. Organisationsbestyrelsen vedtager Domeas budgetudkast, og budgettet sendes til kommunal afgørelse (under forudsætning af at afdelingsmødet vedtager afdelingsbestyrelsens budget) 2. Organisationsbestyrelsen godkender afdelingsbestyrelsens budget vel viden at det må forventes at betyde, at afdelingen går ud med et substantielt underskud, men til gengæld forbedres chancen for at undgå tomgang. 3. Organisationsbestyrelsen bevilliger et tilskud fra dispositionsfonden. Udfordringen ved tilgang 3 er, at Dispositionsfonden i selskabet kun udgør kr Men på den anden side er der ingen tvivl om, at de økonomiske udfordringer i Egeparken udgør den forretningsmæssige største udfordring for Domea Fredensborg. Organisationsbestyrelsen kunne fx besluttet at bevillige kr , således, at Domeas budgetudkast kan fastholdes samtidigt med, at huslejen holdes i ro. Dette vil ikke være en langsigtet løsning for afdelingen, men det vil gøre det mere realistisk at budgettet holdes og at tomgang undgås. En langsigtet løsning for afdelingen indebærer støtte fra Landsbyggefonden. Oversigt over dispositionsfonden er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om Egeparkens budget. Organisationsbestyrelsen besluttede at bevillige et lån på kr til Egeparken under forudsætning af, at beløbet indgår i afdelingens budget for 16/17, således at Domeas budgetudkast fastholdes og afdelingen undgår en huslejestigning. Lånet er rente- og afdragsfrit frem til og med 30. juni Herefter må der tages stilling til lånets eventuelle forlængelse alt efter afdelingens økonomiske situation og status på huslejeansøgningen i Landsbyggefonden. 5 Mødeplanlægning Ordinært repræsentantskabsmøde kl i fælleshuset i Bøgelunden Der holdes nytårskur for bestyrelse og personale d. 15. januar. Side 7 af 8

8 6 Eventuelt Bent Jørgensen orienterede om bestyrelsens deltagelse på IT- og TVmessen med fokus på mulighederne for at opnå nogle samlede aftaler for bedre og billigere internetforbindelser og TV-pakker til beboerne. Foreløbigt følger bestyrelsen markedet og overvejer løbende, om der kan være fordele ved en fælles løsning for beboerne. Side 8 af 8