Referat af bestyrelsesmøde den 6. september i klubhuset kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde den 6. september i klubhuset kl Referent: Lene Jakobsen Deltagere: Torben Roesen (konst. formand) Lynge Østergaard Finn Bisgaard Lene Jakobsen Steen Ogstrup (1. suppleant og medlem af turneringsudvalget) Lars Kjuul (2. suppleant og formand for baneudvalget Aage Andersen (frivillig og medlem af junior- og eliteudvalget Dorthe Fog (klubsekretær) (TR) (LØ) (FB) (LJ) (SO) (LK) (AA) (DF) Afbud: Jan Lemming og Peter Paulsen Dagsorden var: 1. Godkendelse af seneste mødereferat 2. Valg af ordstyrer 3. Orientering fra: 1. Formanden 2. Kontoret 3. Bestyrelsessekretæren 4. Udvalgene 1. Baneudvalget (PP og LK) 2. Baneservice (FB) 3. Begynderudvalget (FB) 4. Junior- og eliteudvalget (AA) 5. Husudvalget (JL) 6. Kommunikations-og marketingudvalget (TR) 7. Turneringsudvalget (SO) 8. Sponsorudvalget (TR og FB) 9. Forretningsudvalget (TR og LØ)

2 4. Actionlisten 5. Regnskabsgennemgang 6. Generelle sager 7. Enkeltsager 8. Lukkede/fortrolige sager 9. Eventuelt 10. Fastættelse af næste møde Referat fra mødet: 1. Referatet godkendt og underskrevet. Underskrift mangler fra JL og PP. Indhentes af LJ på det ekstraordinære møde den 12/9/16 2. Valg af ordstyrer Finn Bisgaard blev valgt 3. Orientering fra: 1. Formanden. Konstitueret formand Torben Roesen - Orienterede om klubbens tilstand - På baggrund af undersøgelsen Golfspilleren i Centrum roses banens tilstand. - Der skal sendes mere info ud til medlemmerne. Se referat af pkt Firma Hammelsvang har sponsoreret kr ,- til nye måtter til drivingrange. De dårligste udskiftes til sæsonstart Kontoret: - Dorthe foreslog, at man tilkøber modul i golfboks, så man kan have differencierede priser. Dorthe undersøger, hvad det koster. Er nu gjort: man køber et modul, der hedder Yield Management, som kan diffenciere greenfee priserne i 3-5 forskellige priser. Det koster kr. 3000,- excl. moms om året. - Der har været 25 udmeldelser af klubben. Deraf 7 fuldtidsmedlemmer - Fra 15/9 spiller man gratis i resten af 2016 ved køb af medlemskab for Dorthe beder om oplæring i opdatering af hjemmesiden. Hun sætter et opslag på medlemsfacebooksiden med efterlysning af et medlem med IT evner til opgaven på frivillig basis. - Dorthe kontakter Helle Kaare for info om klubbens officielle Facebook side. 3. Bestyrelsessekretæren - Lene skal have videresendelse af sekretærmailen til sin egen adresse. Dorthe og Lene taler sammen, så de indkommende mails går til den rigtige. 4. Udvalgene 1. Baneudvalget: Lars Kjull og Peter Paulsen - Dræn ved drivingrange, hul 4, 13 og 15 er stoppede. Skal repa-

3 reres, så banen forbliver i super stand. LK udfærdiger udbudsbrev vedr. drivingrange. FB kontakter Lars Søndergaard for information om eksisterende dræn på drivingrange. Uden den kan opgaven ikke beskrives tilfredsstillende. Dræn ved hul 4, 13 og 15 repareres internt. Vi skal have drænkort, når der ændres på drænene. - Input fra AA: det er vigtigt at greenkeeper får plan med datoer på diverse turneringer, bl. a. klubmesterskab og Danmarksturnering, således at greenkeeper kan planlægge arbejdet med størst muligt hensyn til turneringerne. - Greenkeeper Mads har fundet opgaver til frivillige, f.eks bunkers og rough. - Ny sand i bunkers til foråret før sæsonstart. - DGU kommer og rater banen mandag den 19/9/ Baneservice: Dorthe Fog har kontakten 3. Begynderudvalget: Finn Bisgaard - Der er ca. 60 nye begyndere. Der er succes med træning og efterfølgende spil på 9 huls banen om torsdagen. Det giver godt socialt samvær. 8 hold af 10 har fået banetilladelse. De får en personlig hilsen, hvor de opfordres til at købe medlemskab. - Udvalget har afholdt deres årlige udflugt, der i år var til Juelsminde Golfklub. De havde en god tur, men spillet var ikke så godt som vejret. 4.Junior- og eliteudvalget: Aage Andersen - Eliteholdet har spillet sig flot i 2. division. Det får elitespillere til at komme udefra og dermed nye medlemmer. - Der har været mange juniorer i år. Udvalget efterlyser et budget. - Juniorsommerlejren var en stor succes 5. Husudvalget: Jan Lemming - JL var ikke tilstede, men FB bemærkede, at der er skiftet et par pærer på dametoilettet! FB orienterede om, at han har afleveret gaver til Peter Hjorth fra hhv. klubbens bestyrelse, A/S bestyrelsen samt herreklubbestyrelsen. 6. Kommunikations- og marketingudvalget: Torben Roesen - Der skal sendes eet nyhedsbrev ud pr. måned. Info til Dorthe lige efter hvert bestyrelsesmøde til udsendelse

4 senest en uge efter. - TR efterlyser nyt fra Karina - Klubben skal markedsføres: den gode beliggenhed og de gode faciliteter. Aage foreslog tiltag for værtshusklubber. Tilbud på runde på 9 huls banen og mad 7. Turneringsudvalget: Steen Ogstrup - SCO bemærkede, at turneringsledelsen har brug for adgang til Mobile Pay telefonen ved registrering til matcher. - Der er i år indført en veteranrække til klubmesterskaberne. Veteranerne efterlyser en tavle som til de øvrige rækker. En sådan bliver efter afstemning i bestyrelsen sat op. Finn Bisgaard stemte imod. - Aarhus Aadal har to hold i årets regionsfinaler. B-rækken og Veteran C-rækken. Såfremt de vinder, skal de spille Danmarksmesterfinale på Sjælland mod regionsmestrene ØST. SCO forespørger i den forbindelse om evt. tilskud fra klubben til omkostninger fra klubben. Det blev aftalt, at Erhvervsklubben vil tage spørgsmålet op ved kommende arrangement den 9/9/ Sponsorudvalget: Finn Bisgaard og Torben Roesen - Netværksmøder er aflyst for resten af Tages op igen i OK benzin har givet kr ,- excl. moms til køb af nye bolde til drivingrange. FB undersøger med Lars Kjær vedr. bolde. Boldene indkøbes ved bedst muligt tilbud og skiftes til sæsonstart. - Vi skal have ny sponsor til 9 huls banen, da Danbolig ikke har overholdt sponsoraftalen. - Pay & Pay mesterskabet: Ango Winther er ikke vendt tilbage. 9. Forretningsudvalget: Torben Roesen og Lynge Østergaard 4.Actionlisten Hurtig gennemgang. Blev tilrettet (vedhæftet). Medsendes for eftertiden dagsorden til bestyrelsesmøde. 5. Regnskabsgennemgang. August måned er forløbet tkr. 45 bedre end budgetteret. Året forventes at give et mindre underskud. Likviditeten er dog væsentlig dårligere end på samme tid sidste år, hvorfor der snarest gøres tiltag til forbedringer af denne, blandt andet ved anmodning om forudbetalinger af medlemmernes kontingenter for 2017

5 6. Generelle sager 7. Enkeltsager 8. Lukkede/fortrolige sager. 9. Eventuelt 10. Næste møde den 11. oktober 2016 kl i klubhuset Torben Roesen Lynge Østergaard Finn Bisgaard Lene Jakobsen