UDBUDSBETINGELSER FOR TILSTANDSREGISTRERING AF KØREBANER OG CYKELSTIER.

Transkript

1 Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen UDBUDSBETINGELSER FOR TILSTANDSREGISTRERING AF KØREBANER OG CYKELSTIER. VERSION SEPTEMBER 2014 DATO: 11/02/2015

2 Sags nr Dokument nr OFFENTLIGT UDBUD Udbudsbetingelser Tilstandsregistrering af kørebaner og cykelstier 2

3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den juridiske person Kontaktperson KONTRAKTENS GENSTAND Kort beskrivelse af kontrakten Forventet mængde eller omfang Antal økonomiske aktører på kontrakten UDBUDSPROCESSEN Regelsæt Udbudsform Udbudsmaterialet Tidsplan for udbuddet Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet Ændringer af udbudsmaterialet Forhandlingsforbud Forbehold Fortrolighed Underretning om tildelingsbeslutning Standstill-periode Aflysning VILKÅR FOR TILBUDSAFGIVELSEN Tilbudsfrist Afleveringssted Sprog

4 5.4 Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud Udskiftning af økonomiske aktører Vedståelsesfrist Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgivers omkostninger EGNETHED OG EVALUERING Tilbudsgivers forhold Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Teknisk og/eller faglig formåen Dokumentation Minimumskrav: Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Tildelingskriterier

5 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for ordregivers udbud af kontrakt (rammeaftale) om tilstandsregistrering af kørebaner og cykelstier i Københavns Kommune. 2. Ordregivende myndighed 2.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Islands Brygge København S (herefter benævnt ordregiver ) Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med ordregiver. 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes skriftligt til den af ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Ekspeditionssekretær, Carsten Bigum carham@tmf.kk.dk Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 3. Kontraktens genstand 3.1 Kort beskrivelse af kontrakten Ved nærværende udbud ønsker ordregiver at indhente tilbud på tilstandsregistrering af kørebaner og cykelstier i Københavns Kommune. 3.2 Forventet mængde eller omfang Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag B), mens ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag A). 3.3 Antal økonomiske aktører på kontrakten Ordregiver ønsker at indgå aftale med én rådgiver. 5

6 4. Udbudsprocessen 4.1 Regelsæt Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsdirektivet, jf. direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med direktivet, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er tilbudsgivers risiko, at et tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig inden for de gældende regler herom ret til at tillade berigtigelse af fejl og mangler i udbud, men ordregiver er ikke forpligtet hertil. 4.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 4.3 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser består udbudsmaterialet af følgende bestanddele: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Bilag F: Bilag G: Bilag H: Rammeaftale med tilhørende bilag Kravspecifikation indgår som bilag 1 til Rammeaftalen Retningslinjer for tilstandsregistreringer kørebaner og cykelstier Udskrift fra Access-fil (eksempel på database til indtastning) Erklæring om fælles befuldmægtiget Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 og forfalden ubetalt gæld til det offentlige Referenceliste Tilbudsliste 4.4 Tidsplan for udbuddet Offentliggørelse af udbudsmateriale 07/ Offentliggørelse af revideret udbudsmateriale 11/02/2015 Spørgefrist 16/ Ordregivers svarfrist 23/ Tilbudsfrist 02/ Underretning om tildelingsbeslutning 06/ Standstill-periode 06/03 16/ Forventet aftaleindgåelse 17/

7 4.5 Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på ordregivers hjemmeside Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via disse hjemmesider Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil offentliggøre rettelsesblade på ordregivers hjemmeside. Såfremt en tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks via spørgsmål/svar processen, jf. pkt , gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 4.6 Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der under offentligt udbud ikke gennemføres forhandlinger inden kontrakttildelingen, ligesom der ikke finder egentlig kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden foregående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. I den forbindelse bør tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende, indeholder alle nødvendige oplysninger, behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende. 4.7 Forbehold Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. 7

8 Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. pkt og Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold. 4.8 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 4.9 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Standstill-periode Ordregiver er i medfør af lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne, 3, stk. 1, nr. 1, forpligtet til efter underretningen om tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en 10 dages standstillperiode, forinden indgåelse af kontrakt Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af aftale, vil udbuddet kunne aflyses af ordregiver. 8

9 5. Vilkår for tilbudsafgivelsen 5.1 Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være afleveret på den i 5.2 angivne adresse senest: Mandag d kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 5.2 Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev eller pakke) til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Att: Ekspeditionssekretær, Carsten Bigum Islands Brygge 37, receptionen 2300 København S Tilbud bedes afleveret i en lukket kuvert mærket Udbud af tilstandsregistrering MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN, Tilbuddet skal afgives i 1 original. Tilbuddet skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiverne bedes derudover samtidig aflevere et elektronisk eksemplar på USB-stik. Den elektroniske kopi af tilbudslisten skal tillige afgives som en fil i redigerbart format (fx som en Excel-fil). 5.3 Sprog Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale, egnethedsdokumentation eller lignende må dog gerne være formuleret på norsk, svensk og engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. 5.4 Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 5.5 Udskiftning af økonomiske aktører Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der gælder snævre grænser for, i hvilke tilfælde der kan tillades udskiftning af økonomiske aktører i forbindelse med udbud. Enhver udskiftning skal på forhånd godkendes af ordregiver. Tilbudsgiverne må påregne, at en sådan godkendelse kun gives undtagelsesvis. Tilbudsgiverne opfordres derfor til nøje at sikre, at tilbud afgives af rette juridiske person (eller anden enhed). 5.6 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristen. 9

10 5.7 Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. 5.8 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er ordregiver uvedkommende. 6. Egnethed og evaluering 6.1 Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af en eventuel kontrakt. Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte kontrakt, skal navne på den eller de relevante juridiske personer angives klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel kontrakt. 6.2 Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c, e og f, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgivere med forfalden ubetalt gæld til det offentlige i strid med lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 er tillige udelukket fra at deltage i udbuddet. Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45, eller lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, skal tilbudsgiver med tilbuddet fremsende erklæring herom, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag F vedlagte formular. Tilbud, der ikke indeholder denne erklæring, vil ikke blive taget i betragtning Teknisk og/eller faglig formåen Dokumentation Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed: a) Forelæggelse af en liste over de betydeligste lignende leverancer, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af tidspunkter samt de offentlige eller private modtagere af disse leve- 10

11 rancer. Ved lignende leverancer forstås tilstandsregistrering af kørebaner og/eller cykelstier. Listen kan omfatte henvisning til leverancer i medfør af kontrakter, der fortsat er i kraft, og hvor leverancen ikke er fuldt ud gennemført. De under pkt. a nævnte referenceoplysninger skal omfatte kontaktperson inklusive kontaktoplysninger hos de pågældende offentlige eller private modtagere. Ordregiver forbeholder sig at kontakte de pågældende med henblik på at opnå bekræftelse af tilbudsgivers oplysninger Minimumskrav: Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten: a) Tilbudsgiver skal fremlægge referencer omfattende mindst 3 lignende leverancer udført i løbet af de sidste 3 år Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Når tilbud afgives af et konsortium, skal følgende fremsendes: a) For hver deltager i konsortiet skal fremsendes dokumentation som anført i pkt , dvs. erklæring om udbudsdirektivets art. 45 mv., hvilket kan ske ved anvendelse af den til brug herfor udarbejdede skabelon, jf. bilag F. b) For konsortiet som sådan skal fremlægges den i pkt nævnte dokumentation, hvilket kan ske f.eks. ved en fælles referenceliste for alle konsortiedeltagere. Konsortiedeltagerne tilsammen skal leve op til minimumskravet i pkt , litra a. 6.3 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen den laveste pris. Evalueringen efter tildelingskriteriet sker ud fra oplysningerne i den af tilbudsgiverne udfyldte tilbudsliste ved, at tilbudsgiver angiver én samlet pris for tilbuddet i tilbudslisten (bilag H). 11