Rapporten er tænkt som inspiration til regionernes videre arbejde med at optimere driften.

Transkript

1 N O T A T Benchmarking af udvalgte støttefunktioner Kredsen af regionsdirektører vedtog ultimo januar 2011 at iværksætte en benchmarking af udvalgte støttefunktioner. Målet med arbejdet har været at støtte op om regionernes samlede effektiviseringsstrategi, ved at give regionerne et arbejdsredskab til sammenligning af udvalgte støttefunktioner, for derigennem at kunne fokusere arbejdet med effektivisering. Fokus i arbejdet har været at sammenligne hospitalernes udgifter til rengøring og vask Sag nr. 11/399 Dokumentnr /11 Jørgen Nielsen Tel jgn@regioner.dk Arbejdet er foregået i samarbejde med kredsen af økonomidirektører og en række relevante medarbejdere på hospitalerne. Der har været nedsat en styregruppe med repræsentanter fra regionerne og fra Danske Regioner. Danske Regioner har fungeret som sekretariat. Rengøring og vask blev udvalgt som analyseområder, dels på grund af deres enkeltstående volumen og dels i et forsøg på at afgrænse analysen, der allerede med to områder indeholder store datamæssige udfordringer. PwC vandt udbuddet på udførelsen af opgaven og har samarbejdet med medarbejdere på samtlige hospitalsenheder i regionerne, for at tilvejebringe og verificere et datagrundlag, der dækker samtlige somatiske hospitaler. Rapporten er tænkt som inspiration til regionernes videre arbejde med at optimere driften. Arbejdet er nu tilendebragt og der foreligger en rapport udarbejdet af PwC. Rapporten indgår nu i de enkelte regioners arbejde på områderne. Metoden Benchmarkingen søger at adressere, hvilke opgaver der bliver udført inden for de to valgte støttefunktioner og på hvilket omkostningsniveau. Analysen

2 har ikke haft til formål at undersøge processerne i den enkelte udførende organisation eller vurdere organisationernes effektivitet i de udførende organisationer. Simpelt udtrykt beskæftiger analysen sig med, hvilke ydelser der bliver leveret og til hvilken pris, men ikke hvordan ydelsen bliver udført. Analysen beskæftiger sig ikke med hvilke rammevilkår, så som regulering og kommercielle forskelle mellem offentlige og private leverandører. Side 2 Der er indhentet data fra samtlige somatiske hospitalsenheder i Danmark. Dette er gjort gennem et spørgeskema. Skemaet er besvaret lokalt, og der er både fra konsulenternes side og fra centralt hold i regionerne gjort et stort arbejde for at sikre, at de indleverede data stemmer overenes med virkeligheden. Analysen omfatter samtlige geografiske hospitalsenheder. Det vil sige en række organisatoriske enheder er underopdelt, for derigennem at sikre at besvarelserne svarer til de fysiske forhold, der er gældende for de enkelte enheder. Enkelte enheder er dog ikke medtaget i den efterfølgende benchmarking. Dette kunne for eksempel være på grund af snarlig lukning af en enhed, og der af følgende mangel på aktivitet. I forbindelse med den kvalitative gennemgang af data, er enkelte enheder fravalgt i forbindelse med den overordnede benchmarking, da de enten bygger på grove estimater eller adskiller sig markant fra øvrige observationer og derfor må betragtes som outliers. Ud af de oprindelig 57 enheder indgår der 55 i de overordnede benchmark for rengøring og 52 for vask. Samtlige data indgår naturligvis i det samlede materiale. Benchmarkingen er foretaget på baggrunde af data fra Hovedkonklusioner Rapporten viser, at der er et relativt stort spænd til udgifterne i hvad de enkelte hospitaler betaler for ydelserne. Der er samtidigt gennemgået en række forskellige faktorer til forklaring af de forskellige udgiftsniveauer. Herunder også organisationsformer, hvor også skellet mellem offentlige og private leverandører er analyseret. Det er ikke direkte muligt at konkludere, at de hospitaler, der har de største udgifter til henholdsvis rengøring eller vask, betaler for meget, da der i de underlæggede faktorer er en lang række forklarende forhold, der nuancerer billedet væsentligt. De opgjorte priser kan bruges som indikator for, hvor

3 der kan iværksættes nærmere analyser af driften for derigennem muligvis at kunne optimere. Side 3 Rengøring Rengøringsområdet omfattede i 2010 samlet set udgifter for 839 millioner kroner pr. år. Primær-benchmark i analysen er, kroner pr. kvadratmeter (kr./m 2 ). Den gennemsnitlige pris for rengøring pr. kvadratmeter er 292 kr./m 2 pr. år. Rengøring på hospitaler er for størstedelen af de danske somatiske hospitaler opdelt på tre kvalitetsniveauer, afhængig af anvendelsen af lokalerne. Gennemsnitspriserne for rengøring af de tre kvalitetsniveauer strækker sig fra 138 kr./m 2 pr år over 399 kr./m 2 pr år til 877 kr./m 2 pr år for de områder der skal være renest. Der er et spænd på ca. 1:2 i prisen for rengøring på hospitalerne fra ca. 200 kr/m 2 til godt 400 kr/m 2. Opstillet i forhold til en standardruminddeling er denne konklusion stadig gældende. Rapporten gennemgår en række forklarende variabler omkostningsdrivere i forhold til udgifterne til rengøring. Omkostningsdriverne er opdelt i udefra kommende omkostningsdrivere, som primært bestemmes af hospitalets drift og fysiske rammer og indefra besluttede omkostningsdrivere, der handler om organisering i bred forstand. Udefra kommende omkostningsdrivere Lokalefordeling Modtagefunktion Lokaleudnyttelse Renoverings- og byggeår for lokalerne Udstrækningen af weekendarbejde Indefra besluttede omkostningsdrivere Leverandør Organisering Rengøringsparadigme Stabsfunktion og ledelse Godkendte lokaler Sygefravær

4 Det er samlet set muligt at forklare en variation på op til 51% af udgifterne ud fra de analyserede forklarende forhold, som konsulenterne har fundet. Den største enkeltstående forklaringsfaktor er ejerforholdet. Det fremgår af rapporten, at privat rengøring er 15 % billigere end offentlig rengøring. Dette er naturligvis et gennemsnitstal og det kan således ikke konkluderes, at offentlig rengøring alle steder er dyrere end privat. Et væsentligt forbehold er, at en vurdering af hospitalernes samlede effekt ved at have serviceassistenter ikke er mulig på baggrund af denne rapport, da ideen ved serviceassistenter er at skabe fleksibilitet i anvendelsen af medarbejderne. Effekterne af denne fleksibilitet er ikke medregnet i rapporten, da denne udelukkende fokuserer på udgifterne ved rengøring. Side 4 Der foretages ikke systematisk sammenlignelig opfølgning på landsplan i forhold til kvaliteten af rengøringen på de danske hospitaler. Det betyder, at rapporten ikke entydigt har været i stand til at give en vurdering af de forskellige omkostningsdriveres effekt på kvaliteten af rengøringen. Vaskeri Omkostninger til vask og logistikken omkring vask omfattede i 2010 samlet set udgifter for 543 millioner kroner pr. år. Der opereres med to primære benchmark i analysen. Dels kroner pr. år pr. medarbejder og kroner pr. kilo. De to benchmark indeholder forskellige fordele. Den første indeholder færrest usikkerheder, men medtager ikke udgifter til patient beklædning og vask af linned til patienter, der er en væsentlig udgift. Udgifterne til vask varierer relativt lidt på benchmark kr. pr. kilo vasketøj, mens udgifterne til vask pr. medarbejder (ansat på det enkelte hospital) varierer med 1:3, hvilke må betragtes som stor variation. Rapporten gennemgår en række omkostningsdrivere i forhold til udgifterne til vask. Opdelt på samme måde som omkostningsdriveren for rengøring. Udefra kommende omkostningsdrivere Hospitalsenhedens fysiske udformning og geografi Andel af medarbejdere der anvender uniform Længden af behandlinger Indefra besluttede omkostningsdrivere Leverandør Pulje- og personmærket tøj Styring af svind og uniformsautomater

5 Tilrettelæggelse af logistikopgaven Varianter i sortiment Holdbarhed og bekvemmelighed Leveringssikkerhed Afregningsform Side 5 Af de undersøgte omkostningsdrivere er det kun muligt at identificere en entydig effekt af tre af de undersøgte omkostningsdrivere. Det er tre endogene omkostningsdrivere, hvilke giver et billede af at der er mulighed for, at påvirke udgifterne som følge af de valgte modeller. I forhold til leverandør, logistik omkostninger og pulje eller personmærkede uniformer er det muligt at opstille en forklaringsgrad på 33 % af spredningen i enhedsomkostningerne. Til sammenligning med rengøringsområdet er offentlig produktion ifølge rapporten 5 % billigere end privat eller delvis privat produktion set som gennemsnit. Det private marked for vask er kendetegnet ved i øjeblikket kun at omfatte to leverandører. Rapporten Rapporteringen af arbejdet er todelt. Der findes en hovedrapport, hvor samtlige konklusioner fremgår og en bilagsrapport, hvor samtlige data er tilgængelige. Af hensyn til de oplysninger, der måtte være af kommerciel interesse i det private marked, offentliggøres bilagsrapporten ikke i modsætning til hovedrapporten. Hovedrapporten offentliggøres efter bestyrelsens behandling af sagen. Det fulde materiale tilgår naturligvis regionerne.

6