Digitaliseringsstrategi Mød din kommune på nettet

Transkript

1 Digitaliseringsstrategi Mød din kommune på nettet BORGER OG ERHVERV KØGE KOMMUNE

2 Baggrund og indledning Køge kommunes Digitaliseringsstrategi afløser den tidligere digitaliseringsstrategi (edoc dok ). Digitaliseringsstrategien tager udgangspunkt i borgernes, virksomhedernes og foreningernes behov samt hensyn til både Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi , Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og Strategien for digital velfærd Kommunen har samtidig et begrænset økonomisk råderum og kigger i lighed med resten af den offentlige sektor, ind i en begrænsning af midlerne. De økonomiske og lovgivningsmæssige målsætninger indenfor digitalisering og velfærd betragtes som vilkår Køge kommune er underlagt. Det er Køge kommunes ambition at følge og implementere de nationale krav. Fra regeringens side er der også sat nogle rammer for kommunerne, som kræver fokus på borgernes forventninger om øget kvalitet i bl.a. velfærdsydelserne, øgede muligheder for selvbetjeningsløsning og imødekommelse af de muligheder den teknologiske udvikling stiller i udsigt eksempelvis løsninger til mobile enheder og pædagogisk indhold, der skal sikre, at de nye borgere bliver mere IT parate. Samtidig stiller EU databeskyttelsesforordningen krav til sikker håndtering af borgernes data og øget bevidsthed om sikkerhed blandt kommunens medarbejdere. Alt sammen vigtige hensyn som stiller krav til kommunens samlede ressourcer og digitale løsninger. Flere borgere har og får fremover brug for offentlig hjælp dels fordi der bliver flere og flere ældre, og dels fordi kommunen modtager flere flygtninge. Det er ikke muligt at øge arbejdsstyrken i et omfang, som kan kompensere for kommunens stigende behov for at kunne yde hjælp til dem, der har behov for det. Der må løbende findes nye og mere effektive måder at løse de samme opgaver på. Ambitionen er derfor, at flest mulige borgere og virksomheder skal kunne betjene sig selv, og at de bagvedliggende arbejdsprocesser er så effektive og automatiserede som muligt. Køge kommunes Digitaliseringsstrategi ruster kommunen til fremtidens velfærdsudfordring ved: At udvikle vores service gennem nye teknologier At hjælpe borgere og erhvervsliv til at kunne selv At investere i gode idéer, som nytænker og moderniserer vores service Med service forstås den samlede palette af ydelser kommunen leverer, hvad enten det er en fysisk hjælp/kontakt eller en serviceydelse i form af en tilladelse, et økonomisk bidrag, et sundhedskort eller lignende. En digital service er blot en anden måde at yde en service på. Digitaliseringsstrategien fastlægger visionen og målsætningerne for de digitale forandringer, der skal til for at sikre en fortsat god velfærd til Køge Kommunes borgere og erhvervsliv. Strategien sætter både nogle IT-mæssige og forretningsmæssige rammer, som sammen skal sikre den mest optimale udnyttelse af digitaliseringen. Alle fremadrettede digitaliseringsinitiativer skal være i tråd med visionen og de strategiske målsætninger i denne strategi. Vision Den digitale forandring, der skal til for at løfte velfærdsudfordringen kræver forandringsparathed både internt i organisationen og hos borgere og erhvervsliv. Hvis borgerne og erhvervslivet ikke tager den digitale forandring til sig og er med i den, vil Køge kommune ikke nå sine mål. Derfor tager strategien og visionen udgangspunkt i netop borgere og erhvervslivet.

3 Køge Kommune vil målrettet øge brugen af kommunale digitale løsninger, som tager udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov Køge Kommune tror på at enkle, nemme og effektive løsninger til borgere og erhvervsliv vil modne den digitale parathed eksternt som internt, og skabe efterspørgsel på endnu flere digitale og selvbetjente løsninger. Strategiske indsatsområder Køge kommune har 2 strategiske indsatsområder: Borgere og erhvervsliv Intern styring og udvikling Indsatsområde 1:Borgere og erhvervsliv Mål: Flest mulig borgere, virksomheder og foreninger skal kunne betjene sig selv digitalt gennem enkle løsninger, der ikke kræver indsigt i det offentlige system Borgere og erhvervsliv skal have adgang til relevant information, vejledning og rådgivning; kommunale ydelser samt demokratiske og politiske processer. Borgere og erhvervsliv skal tilbydes selvbetjening og løsninger, som opleves positive ved at være lette og sikre at anvende. Løsningerne skal understøtte Køge kommunes kanalstrategi og løbende gøre borgerne mere digitalt modne i forhold til selvbetjening, vidensøgning og digital kommunikation med kommunen. Borgere, der ikke kan betjene sig selv, skal have hjælp via andre kanaler For de, der ikke kan eller har særlige udfordringer med at være digitale, skal der tænkes alternative løsninger og kanaler, såsom fx telefonisk assistance eller planlagt fremmøde. Det skal være nemt for borgeren at komme i kontakt med kommunen og få løst sit behov. God service til borgere og erhvervslivet skal opretholdes ved at benytte ny velfærdsteknologi Borgere med behov for fysisk hjælp og kontakt kan hjælpes gennem øget brug af teknologiske løsninger, der understøtter, at borgeren i højere grad kan klare sig selv, så personalet spare tid på transport og tilstedeværelse. Al erfaringen viser, at borgerens livskvalitet forbedres, når denne i højere grad kan klare sig selv. Kommunen skal, hvor det giver værdi, i højere grad kommunikere på samme digitale medier, som borgere og erhvervsliv bruger For at få borgerne og erhvervslivet til at bruge de digitale kanaler, er det vigtigt at møde dem der, hvor de er - således også anvende de digitale medier, som borgere og erhvervslivet er vant til at bruge. Eksempelvis kan facebook og linked-in understøtte, at borgeren ledes videre til selvbetjning på fx hjemmesiden. Metoder: Borgere, erhvervsliv og medarbejdere inddrages i nytænkningen af løsninger

4 Borger- og brugerinddragelse anses for at være den afgørende metode til at sikre, at nye løsninger og services opfylder visionen og målsætningerne om øget selvbetjening. Køge Kommune vil aktivt inddrage borgere og erhvervsliv i nytænkning og forbedring af de kommunale services og udformning af løsninger målrettet borgere og erhvervslivet, sål disse imødekommer behovet og bliver intuitive og forståelige. Gode løsninger kan ikke udvikles alene på baggrund af medarbejder- og leverandørviden, da disse er for velkendte med det offentlige. Der er en klar efterspørgsel på bedre og mere enkle løsninger til borgere og erhvervsliv, og der er behov for at Køge Kommune er opsøgende i inddragelsesprocessen. Indsatsområde 2: Intern styring og udvikling Mål: De digitale løsninger skal være sammenhængende, så borgernes og erhvervslivets sager kan løses hurtigere, billigere og i én arbejdsgang. Løsningerne skal understøtte en effektiv tværgående sagsbehandling Effektive arbejdsgange opnås ved at sikre at alt relevant information er tilgængelig ved borgerens første henvendelse, sådan at borgere ikke skal genoplyse information, som kommunen eller det offentlige allerede har. Medarbejderne skal understøttes i at arbejde på tværs, når borgerens situation kræver involvering af flere fagområder. Sagsbehandlerens overblik over borgerens sager vil give borgeren en bedre helhedsoplevelse i sin relation med kommunen. Borgerne og virksomhederne vil kunne bidrage med viden om, hvor sammenhængene i kommunen halter. De digitale løsninger giver tilfredse borgere og dermed gladere medarbejdere Borgerens oplevelse af den kommunale service, vil være påvirket vedkommendes mulighed for at få opfyldt sine behov. Har borgeren en positiv oplevelse med de digitale løsninger og velfærdsløsningerne, vil dette også smitte af på medarbejderne og øge deres jobtilfredshed. Medarbejdernes tilfredshed påvirkes af deres mulighed for at servicere de borgere, der har et behov, samt muligheden for at løse opgaverne indenfor den aftalte arbejdstid. Endelig kan velfærdsløsningerne understøtte en fysisk aflastning af personalet. De digitale løsninger skal understøtte sikker og fortrolig håndtering af borgerens data Selvbetjening kræver, at borgeren kan føle sig tryg ved brugen af den digitale kommunikation og at vedkommendes private data ikke kompromitteres. Den digitale virkelighed stiller øgede krav til sikkerhed. Antallet af forsøg på at hacke eller virusinficere IT løsninger og infrastruktur er stigende. Det samme gælder antallet af identitetstyverier. Det stiller høje krav til sikkerheden og anvendelsen af de digitale løsninger, og det stiller høje krav til medarbejdernes forståelse og ageren omkring sikker håndtering af data. Metoder: Kommunen skal tidligt med på den digitale udvikling, hvor det vurderes relevant at være hensigtsmæssigt og rentabelt Køge kommune ønsker at være tidligt ude i den digitale udvikling og følge lige efter de store og proaktive kommuner i implementering af nye fælleskommunale løsninger, hvor det giver mening. Således at gevinster kan høstes tidligt samtidig med, at de værste børnesygdomme i de nye systemer undgås og risici ved fejlinvesteringer minimeres.

5 Genbrug af succesfulde digitale løsninger fra andre offentlige og private virksomheder Genbrug at løsninger fra andre anses for at være en hurtigere og billigere vej til bedre og mere effektive løsninger. Køge kommune vil adoptere de mest succesfulde løsninger fra andre offentlige og private virksomheder og primært udvikle egne løsninger i større innovative fællesskaber for derigennem at spare penge. Kommunikation og forandringsledelse tænkes ind i alle digitaliseringsprojekter De digitale projekter skal fra starten af tænkes som organisatoriske forandringsprojekter. Ofte udgør den tekniske løsning kun en mindre del af det, der reelt giver udbyttet af en ny it løsning. Optimering af arbejdsgange, organisatoriske forandringer, uddannelse af medarbejdere og kommunikation er centrale og væsentlige elementer i realisering af gevinsterne. Lederne spiller en særlig rolle i forhold til at sætte fokus på gevinstrealisering, økonomiske såvel som ikke-økonomiske effekter, og fastholde de besluttede og indførte forandringer. Det er også ledernes ansvar at sikre involvering af slutbrugere i projektforløbet, så løsningerne og udnyttelse af systemerne bliver optimale. It betragtes som et redskab der kan understøtte forandringstiltag Forandring og nytænkning kan påvirkes og understøttes ved at anvende redskaber som fx fysisk placering, organisering og kommunikation. Således som det også er gjort i forbindelse med Fremtidens Rådhus, hvor både ændret organisering og fysiske rammer skal danne rammerne for øget mobilitet og fleksibilitet. It anses ligeledes for at være et redskab, som kan påvirke og understøtte forandringstiltag, og bør derfor overvejes og indtænkes tidligt i forandringsinitiativerne i kommunen. Øget samarbejde på tværs af afdelinger og på tværs af den offentlige sektor Decentralisering og suboptimering lokalt giver en særlig udfordring i relation til samarbejde om sagsbehandling på tværs af organisationen. Der kan ligge et betydeligt effektiviseringspotentiale for kommunen her, som ikke bliver adresseret. Bedre sammenhæng mellem de digitale løsninger kan understøtte ledernes og medarbejdernes mulighed for optimering af samarbejdet. Ligesom bedre udnyttelse af de centrale systemer i kommunen (fx KMD Sag/SAPA), der giver sagsbehandleren viden om alle borgerens sager hos kommunen, kan understøtte en mere effektiv sagsbehandling. Indgå i digitale udviklingsfællesskaber og innovationssamarbejder Køge Kommune har indgået et strategisk forpligtigende samarbejde med 10 andre kommuner kaldet digitaliseringsforeningen. Digitaliseringsforeningen er et digitalt udviklingsfællesskab. Målsætningen er, at samarbejde om digitalisering og ensretning af kommunernes it systemer og arbejdsgange for derigennem at minimere omkostningerne og opnå effektiviseringsgevinster. Køge Kommune kan påvirke samarbejdet ved at deltage proaktivt i Digitaliseringsforeningens arbejde og ønsker derfor at spille en aktiv rolle i foreningens projekter. Ligeledes ønsker Køge kommune aktivt at påvirke de nye initiativer i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi gennem samarbejde med KL/Kombit til gavn for borgerne og erhvervslivet og kommunen som helhed. Økonomisk støtte til idéer, der understøtter visionen og målsætningerne Køge kommune har afsat en pulje penge til nytænkning og innovation indenfor digitalisering og velfærdsteknologi. Målet er at yde støtte til afprøvning af nye ideer, der på sigt kan give en bedre brugeroplevelse og effektivisering. Digitaliseringsprojekterne skal følge kommunens projektmodel, og alle større projekter skal have en styregruppe

6 På alle større projekter etableres der en styregruppe med det formål at sikre den fornødne styring, borger-/erhvervslivs-fokusering og gevinstrealisering. I 2015 blev der indført en Køge Kommune projektmodel, som alle fremtidige digitaliseringsprojekter skal følge. Der bliver løbende udbudt projektlederkurser til medarbejdere og ledere, og der etableres et projektledernetværk på tværs af Køge Kommune mhp. på at understøtte den gode projektstyring. Der blev i 2013 etableret en tværorganisatorisk porteføljerapportering til Direktionen for de fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsprojekter. Rapporteringen har 2-3 gange årligt fulgt op på fremdriften og gevinstrealiseringen af projekterne. Direktionsrapporteringen vil fortsætte de kommende år. Afsluttede projekter vil udgå og nye offentlige og kommunale digitaliseringsinitiativer, som afføder aktivitet i Køge Kommune, vil blive omfattet af rapporteringen og opfølgningen. Indsatsområder og handleplan I tillæg til Digitaliseringsstrategien udarbejdes der en handleplan med udvalgte tværgående initiativer og projekter, som bringer Køge kommune tættere på visionen og som følger målsætningerne i strategien. Handleplanen revideres og opdateres årligt. Det er ikke muligt at beskrive en samlet baseline for alle kommunens services under ét, da disse varierer meget fra serviceområde til serviceområde. Derfor er det heller ikke muligt at sætte en samlet baseline for digitaliseringsstrategien og de tilhørende initiativer/projekter. I stedet skal målsætningerne så vidt muligt konkretiseres og gøres målbare for hvert enkelt initiativ i handlingsplanen. Det er vigtigt, at Køge kommune får succes med de initiativer, der igangsættes, da succes vil øge motivationen for nye forandringer og løsninger. Kommunikation Forandringsprocesser kræver høj grad af kommunikation og kommunikation er således et helt centralt emne, der skal adresseres, for at Køge kommune kan få succes med at digitalisere og effektivisere. Her spiller Køge Kommunes kommunikationskanaler i forhold til borgerne og virksomhederne en væsentlig brik. Kommunikationsafdelingen har udarbejdet en særskilt kommunikationsstrategi der adresserer dette. Optimering og løbende forbedring af hjemmesiden og borger.dk som er borgernes primære indgangsvinkel til selvbetjening vil fortsat være i fokus. BORGER OG ERHVERV KØGE KOMMUNE