Deling af ÅU-elever Sidst revideret /version 1.0/UNI C/Steen Eske

Transkript

1 Deling af ÅU-elever Sidst revideret /version 1.0/UNI C/Steen Eske Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en hurtig indføring i de begreber, der omhandler ÅU-elevdeling. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med emnet. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Vejledningen er helt ny. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse ÅU-delehold Et ÅU-delehold er et hold som er markeret som et delehold i blokken ÅU-delehold på vinduet A326 Hold. Der skal oprettes et ÅU-delehold på begge skole med helt den samme periode. På Fra-skolen dvs. den skole som ejer eleven skal der være et Afsender-hold, mens det på Til-skolen skal være et Modtager-hold. Fra-skole Fra-skolen er den skole som ejer eleverne og henter tilskud for eleverne hjem fra UVM. EASY-A har ingen faciliteter til at understøtte den afregning der i den forbindelse skal finde sted mellem skoler. Det må klares som en normal faktura i Navision Stat. 1

2 Til-skole Til-skolen er den skole som modtager eleverne med henblik på at foretage en større eller mindre del af den undervisning der skal finde sted på det aktuelle hold. Til-skolen har ingen muligheder for at ændre på holdet, skolefagene eller eleverne på holdet. Alle ændringer skal foretages på Fra-skolen. Overførsel af karakteroplysninger Karakterer som registreres på Til-skolen på eleverne på ÅU-deleholdet overføres automatisk til Fraskolen når de frigives. Sletninger af frigivne karakterer overføres også. Karaktererne lægges ind i EASY-A på Fra-skolen og skal ikke godkendes. Kommunikation Al kommunikation i forbindelse med ÅU-elevdeling er envejs kommunikation. Den skole der sender elevdelingerne eller ændringer til disse får kun besked tilbage i forbindelse med egentlig kommunikationsproblemer fx hvis den andens skoles base ikke er åben for modtagelse. Der kommer derimod ikke nogen besked tilbage til Fra-skolen om hvorvidt Til-skolen rent faktisk har godkendt elevdelingerne eller ændringer til disse. Der kan derfor opstå situationer hvor de to skolers oplysninger i EASY-A ikke stemmer overens fordi der ligger oplysninger som endnu ikke er accepteret på Til-skolen. Uoverensstemmelser kan også skyldes at det på den ene skole har været nødvendigt at indlæse en backup som mht. ÅU-elevdeling ikke indeholder de samme oplysninger som da systemet gik ned. Generelt Elevdeling af ÅU-elever er en envejs-udveksling mellem en fra-skole og en til-skole. Det er fra-skolen der bestemmer hvilket hold der er tale om hvilken periode holdet har, hvilke fag der findes på holdet og hvilke elever der er knyttet til holdet. Disse oplysninger kan til-skolen ikke ændre i. 2

3 Hele processen styres af at du opretter et hold på din skole som markeres som et ÅU-delehold. Du angiver at holdet er et Afsender-hold med din egen skole som Fra-skole og den anden skole som Til-skole. Bemærk, at delingen omfatter alle eleverne på holdet. Du kan således ikke samlæse elever der skal deles med elever der ikke skal deles på et ÅUdelehold. På Til-skolen skal der oprettes et helt tilsvarende hold med præcis den samme periode, men uden fag. Når du placerer elever på ÅU-deleholdet og de knyttes til skolefagene sendes der automatisk besked til Til-skolen om at oprette de pågældende fag på deres tilsvarende hold og placere eleverne på holdet. Det er således skolefag-på-holdplaceringer der styrer hele dataudvekslingen. Det betyder, at hvis du på den ene eller anden måde sletter alle elever fra et ÅU-delehold på Fra-skolen slettes eleverne også fra fagene på Til-skolen, men oplysningerne om selve holdet, skolefag-på-hold og elevernes holdplaceringer slettes ikke. Til-skolen kan udelukkende acceptere de oplysninger der kommer fra Fra-skolen og kan ikke vælge hvilken rækkefølge oplysningerne accepteres i. Alle oplysningerne fra en given Fra-skole om et givent hold som ligger klar på et givent tidspunkt kan du kun godkende samlet. Systemet styrer selv i hvilken rækkefølge oplysningerne læses ind (de ældste først) så der ikke af den grund opstår problemer. På Til-Skolen kan der ikke ændres på holdets betegnelse, periode, elevers holdplaceringer eller skolefag-på-holdplaceringer. Alle ændringer skal foretages på Fra-skolen og derved overføres til Til-skolen. Der sendes ikke nogen beskeder tilbage til Fra-skolen fra Til-skolen. På Fra-skolen kan du således ikke se om Til-Skolen har godkendt de overførte oplysninger eller om de stadig ligger klar til godkendelse. Når der registreres og frigives karakterer på Til-skolen overføres der automatisk oplysning om de frigivne karakterer til Fra-skolen hvor de automatisk lægges ind i systemet. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Afsendelse af ÅU-elevdelinger Godkendelse af ÅU-elevdelinger Flytning af et ÅU-delehold fra en Til-skole til en anden Til-skole Overførsel af frigivne karakterer fra Til-skole til Fra-skole 3

4 Afsendelse af ÅU-elevdelinger Du starter med at oprette et ÅU-delehold på A326 Hold (menu: Aktiviteter Hold). I blokken ÅU-delehold sætter du Afsender i feltet Afsender/modtager. Du sætter din egen skole (det 3-cifrede nummer) som Fra-skole og den fremmede skoles nummer som Til-skole. Du placerer alle de fag på holdet som Til-skolen skal bidrage med undervisningen i (det gælder både de fag som Til-skole varetager hele undervisningen i og de fag som Til-skolen varetager en del af undervisningen i). Herefter er holdet klart. Det sker der ingen overførsel til Til-skolen af! Kontakt Til-skolen og få den til at oprette et tilsvarende hold (dog uden fag) dvs. med præcis den samme periode og betegnelse. Send evt. en skærmkopi for at gøre det helt klart hvilket hold det er der skal oprettes. Når du nu placerer elever på ÅU-deleholdet og gemmer sendes der automatisk besked til Til-skolen om hver eneste skolefag-på-holdplacering. Hvis du senere har brug for at ændre på holdet eller elevernes holdplaceringer vil ændringerne ligeledes automatisk blive overført til Til-skolen hvor de udelukkende kan godkendes. 4

5 Det kan fx være holdets periode, perioden for en holdplacering, oprette et skolefag-på-holdet, slette en elev, en skolefag-på-holdplacering etc. Godkendelse af ÅU-elevdelinger Når din skole har aftalt med en anden skole (Fra-skolen) at varetage dele af undervisningen af nogle ÅU-elever sender Fra-skolen besked til din skole om hvilket ÅU-delehold der skal oprettes. Du opretter holdet på vinduet A326 Hold (menu: Aktiviteter Hold). I blokken ÅU-delehold sætter du Modtager i feltet Afsender/modtager. Du sætter din egen skole (det 3-cifrede nummer) som Til-skole og den fremmedes skoles nummer som Fra-skole. Du skal ikke knytte skolefag til holdet. Det sker automatisk i forbindelse med modtagelse af skolefag-på-holdplaceringer på holdet. Så længe der ikke er placeret nogen elever på holdet kan du rette i oplysningerne, men når der først er placeret en elev på holdet kan du ikke ændre noget som helst på holdet. Alle ændringer skal foretages af Fra-skolen. De skolefag-på-holdplaceringer der overføres fra Fra-skolen kan du se på vinduet C070 Hold indbakke (menu: Elever Elever på ÅU). Du skal sørge for at afgrænse så du ikke få vist brobygningselever som dette vindue også anvendes til. Det kan du gøre ved at angive ÅU% i feltet Holdtype. 5

6 På vinduet kan du fremsøge modtagne og endnu ikke godkendte skolefag-på-holdplaceringer fra en given Fra-skole (nye oprettelser, ændringer og sletninger). Oplysningerne vises hold for hold for hvert hold som der er skolefag-på-holdplaceringer til. Systemet vil automatisk vise det tilsvarende hold på din egen skole i blokken EASY-A. Hvis du af en eller anden grund ikke har fået anvendt den helt samme betegnelse kan systemet ikke finde dit eget hold automatisk. Du må så trykke F9 som giver en værdiliste med ÅU-delehold med Fra-skolen og din egen skole som modtager (og Til-skole) og som har præcis samme periode som holdet på Fra-skolen. Du vælger så det korrekte hold. Holdet i EASY-A blokken skal udfyldes. Husk at angive en elevafdeling inden du trykke på knappen Behandl så eleverne knyttes til den ønskede elevafdeling. Der vil automatisk være sat J i feltet Godkend for alle rækkerne (knappen Sæt J ved alle elever har ingen betydning ved ÅU-deleelever). Du kan ikke ændre på værdien i feltet Godkend. Det eneste du kan gøre er at trykke på knappen Behandl. Herved godkendes alle de fremsøgte oplysninger på det givne hold. Det bør du som udgangspunkt gøre med det samme, da Fra-skolen forventer at oplysninger læses ind på din skole. Af feltet Operation vil det fremgå hvad overførslen går ud på (Opret, Ændre, Slet). Flytning af et ÅU-delehold fra en Til-skole til en anden Til-skole Hvis du ved en fejl er kommet til at registrere en forkert Til-skole på et af dine ÅU-delehold hvor din skole er Afsender (og Fra-skole) retter du bare Til-skolen og gemmer igen. Herved overføres der slettemarkeringer til den oprindelige Til-skole og skolefag-på-holdplaceringer til den nye Til-skole. 6

7 Du skal selvfølgelig i forvejen have aftalt med den rigtige Til-skole at de har oprettet det tilsvarende ÅU-delehold hos dem med dem som Modtager. Du bør kontakte den oprindelige Til-skole og orientere den om rettelsen. Hvis de ikke har indlæst oplysningerne endnu vil slettemarkeringerne automatisk ophæve oprettelserne således at der ikke ligger nogen rækker på dette hold på vinduet C070. Så skal skolen ikke gøre noget. Hvis de har godkendt de oprindelig skolefag-på-holdplaceringer skal de også godkende slettemarkeringerne så oplysningerne falder på plads i EASY- A. Selve holdet og skolefag-på-holdet slettes imidlertid ikke. Det skal skolen selv sørge for at gøre. Overførsel af frigivne karakterer fra Til-skole til Fra-skole Når du registrerer frigivelse af karakterer for elever på et ÅU-delehold hvor din skole er Modtager overføres de frigivne karakterer automatisk til Fra-skolen. Selve registreringen af karaktererne medfører ikke en overførsel. Det er først når karaktererne frigives at de overføres. Hvis du sletter en frigivet karakter overføres sletningen med det samme (da den jo ikke skal frigives). Hvis du retter i en frigivet karakter (hvor din skole er Til-skole) overføres oplysningen først når du frigiver den nye karakter. Der kan derfor i en kort periode være forskel i elevens karakterer på de to skoler. Da Fraskolen ikke kan vide at der er sket en ændring er det nødvendigt at Tilskolen hurtigst muligt frigiver ændrede karakterer på sådanne elever. 7