Vejledning til anmodning om driftslignende tilskud fra Undervisningsministeriet

Transkript

1 Vejledning til anmodning om driftslignende tilskud fra Undervisningsministeriet 1

2 1. INDLEDNING 3 2. HVEM KAN ANMODE OM DRIFTSLIGNENDE TILSKUD 3 3. KRAV TIL ANMODNINGENS FORM OG INDHOLD 3 4. DET ELEKTRONISKE ANMODNINGSSKEMA 3 5. PUNKT FOR PUNKT GENNEMGANG AF DET ELEKTRONISKE ANMODNINGSSKEMA Hovedmenu og blanketoversigt Udfyldning af anmodningsskemaet Gem anmodningen 5 6. VEDLÆG BILAG TIL ANMODNINGEN Sådan vedlægges bilag 5 7. SKEMA TIL AKTIVITETSPLAN OG UDKAST TIL RESULTATAFTALE Udfyldning aktivitetsplan tilskud kr Udfyldning aktivitetsplan tilskud kr Udfyldning udkast resultataftale tilskud over kr DETALJERET BUDGET 8 9. SEND, UDSKRIV OG UNDERSKRIV DEN ELEKTRONISKE ANMODNING Udskriv og underskriv 8 2

3 1. Indledning Følgende indeholder en vejledning til, hvordan der anmodes om et driftslignende tilskud fra Undervisningsministeriet. Undervisningsministeriets driftslignende tilskud afholdes af finanslovskonto Tilskudsmodtagerne er helt overvejende nævnt med navn på Finansloven. De skal derfor ikke ansøge om deres tilskud, men anmode om at få det på Finansloven til dem afsatte tilskud udbetalt. Tilskudsmodtagerne skal dog opfylde en række krav i forbindelse med anmodningen og tilskudsudbetalingen. 2. Hvem kan anmode om driftslignende tilskud Det er alene organisationer, foreninger med videre, som allerede modtager et driftslignende tilskud fra Undervisningsministeriet, der kan anmode om denne type tilskud. 3. Krav til anmodningens form og indhold For at kunne behandle jeres anmodning, skal ministeriet modtage: 1. En elektronisk anmodning vedlagt de krævede bilag: Anmodninger om tilskud under 2 mio. kr., skal vedlægges to bilag: 1) Et udfyldt aktivitetsplansskema 2) Et detaljeret budget. Anmodninger om tilskud over 2 mio. kr. skal vedlægges et bilag: 1) Et udfyldt skema til udarbejdelse af resultataftale. 2. En underskrevet og indscannet kopi af anmodningen 4. Det elektroniske anmodningsskema Der anmodes om tilskud via et elektronisk anmodningsskema, som findes på tilskuddenes hjemmeside. Anmodningsskemaet kræver kode og password. Alle vil få mail med deres login-koder. Anmodningen inkl. krævede bilag udskrives, underskrives af foreningens/organisationens tegningsberettigede person, indscannes og sendes til puljefou@uvm.dk. I mailens emnefelt skrives Driftslignende tilskud + blanketnummer, så ministeriet nemt kan matche den elektroniske anmodning og den underskrevne. Ministeriet forventer, at scanning og indsendelse i løbet af 2014 vil blive afløst af en digital valideret identifikation af ansøgere ved ansøgning til Undervisningsministeriet. 5. Punkt for punkt gennemgang af det elektroniske anmodningsskema Følgende er en gennemgang af det elektroniske anmodningsskema med kommentarer og vejledning til de centrale punkter. 3

4 5.1. Hovedmenu og blanketoversigt I den internetbaserede anmodningsportal, som der er link til på tilskuddenes hjemmeside, vælges blanketten 265 Anmodning om driftslignende tilskud 2014 fra hovedmenuen, hvorfra man går videre til blanketoversigten. Tabel 1: Blanketoversigt fra anmodningsportalen Blanket Ræk Status Kladde nr. ker dato Indtast Udskriv KLA 10-jun-12 Nyt blanket Indtast nr. Godkendt dato Uaktuel dato Et nyt anmodningsskema kommer frem ved at trykke på knappen Indtast. Et nyt skema har status som kladde: KLA. I eksemplet i tabel 1 er blanket nr den kladde, der kan arbejdes med. Anmodningen tildeles samtidig automatisk et blanketnummer, som har betydning for den videre sagsbehandling i ministeriet. Tabel 2: Forklaring på cellerne i blanketoversigten: Celletekst Forklaring Indtast/Vis For ikke-sendte ansøgninger står der indtast i dette felt. For sendte ansøgninger står der Vis. Udskriv Anvendes til at udskrive ansøgningen. Om funktionen Udskriv se også punkt 8.1 Blanket nr. Anvendes til ministeriets elektroniske sagsbehandling. Rækker Indeholder statistiske oplysninger Status Viser status på din anmodning. Status kan være én af følgende: 1) KLAdde (anmodningen har status af kladde. Der kan rettes i en kladde). 2) GODkendt (anmodningen er indsendt elektronisk til ministeriet. Der kan ikke rettes i anmodningen.) 3) UAKtuel (anmodningen er annulleret/slettet). Slet Anvendes til at slette en kladde Godkend Anvendes til at godkende og sende anmodningen til ministeriet. Der kan ikke foretages rettelser i godkendte anmodninger. Uaktuel Anvendes til at annullere indsendte anmodninger, dvs. anmodninger der er indsendt til ministeriet, men som ønskes slettet. KOPI Anvendes til at få en kopi af sin ansøgning. Kopien oprettes på blanketoversigten med et nyt blanketnummer. Der kan rettes i kopien Udfyldning af anmodningsskemaet Felt 1 9: Skal ikke udfyldes, da de omfatter oplysninger om anmoder, der er fortrykt på skemaet. Felt 7, CVR/CPR/SE-nummer skal ikke udfyldes. Felt 10, 11 og 12: Kontaktperson, telefonnr. og Alle felter skal udfyldes. Felt 13: Titel Feltet skal udfyldes. 4

5 Felt 14: Formål Feltet udfyldes kortfattet, da dette skal beskrives nærmere i henholdsvis aktivitetsplanen (tilskud 0-2 mio. kr.) eller resultataftalen (tilskud over 2 mio. kr.) Felt 15 og 16: Startdato: Slutdato: Felt 17. Anmodning om tilskud fra Undervisningsministeriet Her anføres det tilskud, I anmoder ministeriet om. Udfyldes med helt antal kr. Betegnelsen kr. må ikke skrives i felterne. Der må ikke laves nogen form for skilletegn i tallet, f.eks. tusindtalsseparator i form af punktum eller lignende. Felt 18: Totalbudget Feltet udregnes automatisk af systemet Gem anmodningen Når der i anmodningsskemaet trykkes GEM anmodning, vil programmet returnere med Succes! Skemaet er nu gemt og har status som kladde (status KLA). Der kan rettes i en kladde, lige så mange gange man ønsker. Når ansøgningen har været gemt mindst én gang tilbydes 4 knapper: 1. Gem rettelser: Anvendes hvis der er foretaget rettelser, som skal gemmes. 2. Godkend/send: Anvendes til at indsende den elektroniske anmodning. Når anmodningen er sendt, kan der ikke længere rettes i den. 3. Udskriv anvendes til at udskrive ansøgningen. Bemærk at det ikke er tilstrækkeligt at lave et skærmdump, da ikke alle oplysninger ses på skærmen. Se også punkt 9.1 vedr. udskrivning. 4. Vedlæg bilag anvendes til at vedlægge bilag til anmodningen, jf. punkt 6 herunder. 6. Vedlæg bilag til anmodningen De krævede bilag (aktivitetsplan eller udkast til resultataftale samt evt. budget) vedlægges anmodningen som filer. Der skal ikke vedlægges andre bilag end de påkrævede Sådan vedlægges bilag Inden filer kan vedlægges, skal anmodningsskemaet være gemt. Når det er sket, kommer knappen Vedlæg bilag frem. Tryk på denne knap, og siden Indlæs fil kommer frem. Med Gennemse får man adgang til filer på ens computer. Find og vælg den ønskede fil og tryk Indlæs. Derefter kommer en oversigt over indlæst(-e) fil(er). Der kan vedlægges flere filer. Når man er færdig med at vedlægge filer, returneres til anmodningens forside med klik på Retur til skema. 5

6 7. Skema til aktivitetsplan og udkast til resultataftale Der er udarbejdet et skema til brug for udarbejdelse af henholdsvis en aktivitetsplan (tilskud 0 2 mio. kr.) eller udkast til resultataftale (tilskud over 2 mio. kr.) for tilskuddets anvendelse. Skemaet skal benyttes. I finder link til disse skemaer på tilskuddenes hjemmeside eller ved at benytte linket: Link til skemaer og skabeloner, der skal anvendes ved udarbejdelse af bilag til ansøgningen på det elektroniske anmodningsskema. Der udfyldes det skema, som passer til størrelsen på det tilskud, der anmodes om. Nedenfor i henholdsvis punkt 7.1., 7.2. og 7.3. gennemgås de forskellige skemaer punkt for punkt. Den udfyldte aktivitetsplan/udkast til resultataftale vedlægges det elektroniske anmodningsskema, jf. pkt BEMÆRK: Et driftslignende tilskud ydes til foreningens/organisationens drift. Generelt gælder, at aktivitetsplanen/resultataftalen så vidt muligt skal omhandle konkrete aktiviteter, som planlægges gennemført for tilskuddet. Med konkrete aktiviteter menes oplysninger om fx udstillinger, netværksdeltagelse eller udarbejdelse af undervisningsmateriale i modsætning til intern drift (lønadministration, it og bygningsvedligeholdelse). Forud for skemaets udarbejdelse kan der for nogle af tilskuddene være en proces sammen med ministeriet, hvor aktiviteter og eventuelle mål for det kommende år drøftes. Kontakt jeres faglige sagsbehandler herom, inden planen udarbejdes Udfyldning aktivitetsplan tilskud kr. Felt 1: Titel Her oplyses en overskrift/samlende titel for de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 2: Formål Her beskrives formålet med de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 3: Målgruppe Her beskrives målgruppen(erne) for de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 4: Aktiviteter Her beskrives de konkrete aktiviteter, som planlægges gennemført for tilskuddet Udfyldning aktivitetsplan tilskud kr. Felt 1: Titel Her oplyses en overskrift/samlende titel for de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 2: Formål Her beskrives formålet med de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 3: Målgruppe Her beskrives målgruppen(erne) for de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Felt 4: Aktiviteter Her beskrives de konkrete aktiviteter, som planlægges gennemført for tilskuddet. 6

7 Felt 5: Konkrete delmål Her beskrives konkrete delmål (effektmål) for de aktiviteter, der anmodes om tilskud til. Delmålene skal efterfølgende kunne bruges af Undervisningsministeriet til at vurdere, hvorvidt formålet med tilskuddet er opfyldt. Felt 6: Dokumentation Her beskrives jeres overvejelser om, hvordan det efterfølgende kan dokumenteres overfor Undervisningsministeriet, at formålet med tilskuddet er opfyldt Udfyldning udkast resultataftale tilskud over kr. Bemærk at skemaet af hensyn til at lette den videre sagsbehandling er udformet som udkast til resultataftale. Udfyld kun punkterne i afsnit Resten udfyldes af ministeriet. Til inspiration anbefales det at læse Prototypen på en resultataftale, som er udarbejdet i samarbejde med Experimentarium. I finder den på tilskuddenes hjemmeside. Felt 2: Præsentation af tilskudsmodtager Her præsenteres foreningen/organisationen i form af: Baggrund: Hvad er baggrunden for foreningen/organisation Organisation: Hvordan er organisationen/foreningen organiseret og ledet Historie: Hvad er foreningens historie Nøgletal: Centrale aktivitetsbaserede nøgletal for jeres virke i tabelform, fx besøgstal, antal udgivelser, foredrag og lign. Felt 3: Økonomi Om foreningens/organisationens økonomi. Tilskud fra UVM skal fremgå af alle tabeller. Tabel 3.1: Her indsættes seneste regnskabstal Tabel 3.2: Her indsættes budgettal for det år, der anmodes om tilskud til Tabel 3.3: Her indsættes seneste regnskabstal fordelt på udgiftstyper/aktiviteter i det omfang dette er muligt. Felt 4: Konkrete mål for tilskudsmodtagers arbejde Her beskrives konkrete delmål for foreningens/organisationens arbejde. Der opstilles delmål for de konkrete aktiviteter, som planlægges gennemført for tilskuddet. Antal relevante delmål varierer fra tilskudsmodtager til tilskudsmodtager. Drøft gerne dette samt de konkrete resultatkrav, mål m.v. med jeres fagkonsulent i ministeriet. Under hvert delmål beskrives følgende: 1. Aktivitet: a. Her beskrives emnet/temaet for det givne delmål 2. Resultatkrav for aktiviteten: a. Her beskrives, hvad I vil opnå/har som mål med den givne aktivitet b. Der kan godt opstilles flere resultatkrav inden for samme emne/tema 3. Resultatmål: a. Her opstilles et konkret og målbart mål for det givne resultatkrav. 7

8 b. Målet skal efterfølgende kunne bruges af UVM til at vurdere, hvorvidt resultatkravet er opfyldt. 4. Procent: a. Her angives den procentvise vægtning af det givne resultatkrav set i forhold til samtlige resultatkrav. b. Pct. af samtlige resultatkrav skal summerer op til 100. c. Der bør være en vis sammenhæng mellem resultatkravets vægtning og aktivitetens økonomiske volumen, jf. tabel 3.3. Regnskabstal fordel på udgiftstyper. Således bør økonomisk tunge aktiviteter veje procentvis mere end økonomisk mindre tunge aktiviteter. Dette for at sikre relevans og sammenhæng mellem målarbejdet i resultataftalen og foreningen/organisationens aktiviteter. 8. Detaljeret budget Anmodes der om tilskud på 2 mio. kr. eller derunder, skal der vedlægges et detaljeret budget til anmodningen. For tilskud over 2 mio. kr. angives budgetoplysninger i resultataftalen, og der skal derfor ikke vedlægges særskilt budget. Til brug for udarbejdelsen af et budget kan UVM s budgetskabelonanvendes. Budgetskabelonen ligger på tilskuddenes hjemmeside og findes desuden på link i det elektroniske anmodningsskema. Budgettet skal i det omfang det er muligt være fordelt på aktiviteter, jf. bemærkning herom i punkt Send, udskriv og underskriv den elektroniske anmodning Når det elektroniske anmodningsskema inkl. de krævede bilag er udarbejdede, og anmodningen er godkendt af ledelsen, er man klar til indsendelse. Der trykkes Godkend/send. Indsendelsen skal altid ske inde fra det elektroniske anmodningsskema. Programmet kontrollerer herefter indtastningen, og eventuelle fejlmeddelelser bliver oplyst, så man kan rette til. Anmodningen får betegnelsen GOD i feltet Status, når den er vellykket indsendt. Ønsker man at trække anmodningen tilbage, trykkes på knappen UAKtuel Udskriv og underskriv Ved tryk på Udskriv åbnes programmet Acrobat Reader, og man kan på skærmen se opsætningen af ansøgningen i udskriftformat. Tryk på print-knappen. Den endelige udskrift kan først laves, når ansøgningsskemaet er sendt. Status skal være GOD (for godkendt) i øverste højre hjørne af udskriften. BEMÆRK: Det er vigtigt, at udskrift sker via knappen Udskriv og dermed Acrobat Reader og ikke direkte fra browseren. Bruges skærmbilledet, vil kun skærmbilledet og ikke alle de bagvedliggende indtastede oplysninger komme med på papiret. 8

9 Den udskrevne anmodning underskrives af foreningens/organisationens ledelse, indscannes og indsendes sammen med de krævede bilag på til Skriv Driftslignende tilskud + blanketnummer i ens emnefelt. 9