Opfølgning og Auditering

Transkript

1 DI version S Opfølgning og Auditering S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side 1 af 6

2 5S Opfølgning og Auditering Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Indhold Rettigheder... 2 Indhold... 2 Formål med 5S... 3 Målet for 5S ved en kaizen event... 3 Opfølgning og auditering af 5S Ledelsen følger op Medarbejderne følger op... 3 Status... Opfølgning... 1 Ledelsen følger op - Skema Medarbejderne følger op - Skema S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side 2 af 6

3 5S Opfølgning og Auditering Formål med 5S Ved 5S etableres en standard, som efterfølgende skal fastholdes. 5S er derfor en træning i at fastholde en standard. Målet for 5S ved en kaizenevent På arbejdspladerne og i området er kun dét, der skal anvendes ved processerne. Alt andet fjernes fra området. Der etableres struktur og orden, som fastholdes ved en relevant opmærkning. Opmærkningen skal udføres, så den er nem at overholde. Hvis det ikke er nødvendigt at overholde opmærkningen, skal der ikke opmærkes. Det aftales, hvilken struktur og orden der skal opretholdes i området, hvilket dokumenteres som standarden for området. Der etableres en opfølgning på den aftalte standard. Der etableres en tavle med opfølgning på standarden for 5S og kvaliteten for områdets leverancer. Tavlen indeholder en daglig opfølgning og resultatet for en periode. Opfølgning og auditering af 5S For at fastholde standarden skal både medarbejdere, ledere og ledelsen være involveret i at følge op på, at aftalerne overholdes. Der skal derfor udføres en daglig vurdering af overholdelsen af standarden, indtil der ikke længere findes afvigelser i en længere periode. Der anføres her to metoder til at udføre denne opfølgning: 1. Ledelsen evaluerer dagligt 2. Medarbejderne følger op hver dag og ledelsen foretager en regelmæssig auditering For begge metoder gælder, at der er en daglig opfølgning på resultat af opfølgningen på 5Sstandarden. Denne opfølgning udføres som det første i forbindelse med det daglige tavlemøde ved processen eller for afdelingen. 1. Ledelsen følger op Standarden er beskrevet i korte punkter, som karakteriserer, hvorledes arbejdspladserne og området skal se ud, når der arbejdes. På et tilfældigt tidspunkt på dagen kommer lederen eller en fra ledelsen og udfører opfølgningen efter de anførte punkter. Vurderingen anføres på listen, og det samlede resultat anføres med det samme for dagen. Opfølgningen udføres ved det efterfølgende tavlemøde. 2. Medarbejderne følger op For at medarbejderne kan følge op, skal der udarbejdes et skema for opfølgningen. På et fastlagt tidspunkt udfører en udvalgt medarbejder, lederen eller ledelsen en opfølgning på 5Sstandarden. Opfølgningen udføres i henhold til den udarbejdede liste, hvor vurderingen for de enkelte punkter anføres. Det samlede resultat for vurderingen gøres op og kan enten anføres for dagen med det samme eller i forbindelse med det efterfølgende tavlemøde. Hvis resultatet af vurderingen ikke er anført for dagen, kan medarbejderne vurdere, om standarden er overholdt, inden resultatet af opfølgningen bekendtgøres. Hvis medarbejdernes S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side 3 af 6

4 5S Opfølgning og Auditering vurdering afviger fra opfølgningen, eller hvis der er en afvigelse fra standarden, er der grundlag for en kort evaluering. Hvis vurderingen udføres af forskellige personer, er der stor risiko for, at vurderingen løbende ændrer sig. For at fastholde vurderingen, kan der med passende intervaller udføres en audit af lederen eller en udpeget person med erfaring i at udføre audit. Status Status for 5S kan fastlægges ved at følge udviklingen i de daglige opfølgninger. For at få en vurdering af evnen til at fastholde den aftalte standard, kan der anvendes en skala fra 1 til 5 svarende til de fem trin i 5S. Det besluttes, hvor mange dage med afvigelser der er acceptabelt for en måned. Hver måned opgøres antallet af dage med afvigelser, og det vurderes, om målet for måneden er opfyldt. For at stige et trin på den anvendte skala bør standarden være overholdt i et kvartal. Det kan i praksis udføres ved, at hvert trin består af tre skridt med samme tal (1-5). Hvis standarden er opfyldt for måneden, rykkes status et trin op på skalaen. Hvis den ikke er opfyldt, rykkes der et trin ned på skalaen. Umiddelbart efter, at der er udført 5S, er området på niveau 3. Det er derfor naturligt at starte midt på niveau 3. Når området når ovenud af skalaen, er standarden indarbejdet, og fokus kan i stedet rettes mod sikkerhed og trusler mod sikkerhed. Opfølgning Til den daglige opfølgning er der udarbejdet en cirkel med 31 dage, svarende til hver dag i måneden. Den anvendes til den daglige opfølgning. Der er to versioner af den daglige opfølgning for 5S. I den ene cirkel er 5S et ensfarvet, og i den anden er der et S med en skala med skridt som beskrevet oven for under Status S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side af 6

5 5S Auditering 1. Ledelsen følger op - skema Opfølgningen udføres på et skema i formatet A5, som kan placeres på bagsiden af 5S-skiltet for status. Neden for er udarbejdet et eksempel på denne opfølgning: Område Hvornår udføres audit Ansvar for audit Mål Daglig - 1 gang pr dag Leders leder Mindre end 20 % med afvigelser pr måned Audit punkter: Alt står indenfor deres afmærkede områder Alt værktøj, der ikke er i brug, er på deres plads Højst 2 vare mellem hver arbejdsplads (flow) Overtøj, sko og tasker i personligt skab / omklædningsrum Rengøring overholdt i henhold til afdelingens plan Signatur I dokumentet 5S og Flow - Mål og Resultat er dette skema under fanen 5S - Standard. Skemaets tekst og mål rettes til efter den standard, der er aftalt for det pågældende område S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side 5 af 6

6 5S Auditering 2. Medarbejderne følger op - skema Der udarbejdes ét skema til daglig opfølgning og ét til auditering. Punkterne til vurdering er ens for de to skemaer, som hentes i dokumentet 5S og Flow - Mål og Resultat. For skemaet til daglig opfølgning er der plads til at anføre kommentarer, mens skemaet til auditering fastholder resultatet for hver måned i året. Der anføres relevante punkter til hvert S i 5S. Neden for er et eksempel til inspiration. 1S - Sortér og smid ud Unødvendige ting er fjernet. Alt, der er i området, er der et løbende behov for. 1 Der er ikke fremmede genstande i området 2 Alle fritliggende genstande er i brug 3 Affald er i opmærkede beholdere 2S - Skab orden og system Alt er nemt at finde. Ting har en naturlig plads. Området er indrettet ergonomisk korrekt. 1 Ikke anvendte redskaber er på en opmærket plads 2 Genstande står i opmærket område 3 Der mangler ikke opmærkede genstande 3S - Skrub og skur Der er holdt rent. Rengøringen omfatter gulve, vinduer, ruminddeling, døre, inventar og udstyr. 1 Gulve og plane flader er renholdte 2 Maskiner og udstyr fremtræder rent 3 Værktøj og arbejdspladser er rene S - Standardisér Den etablerede standard overholdes og forbedres løbende. 1 Der er en synlig standard for rengøring 2 Det er verificeret, at rengøring er udført 3 Der er klare og synlige sikkerhedsprocedurer 5S Selvdisciplin Det er en del af kulturen at opretholde og forbedre den etablerede orden og renlighed. 1 Der er en procedure for audit af 5S-standarder 2 Alle medarbejdere involveres i 5S 3 Standarden for 5S er opdateret/vedligeholdt S - Opfølgning Og Auditering Alle rettigheder tilhører DI side 6 af 6