Notat. Udvikling af ny Folkeregisteradministration BESKÆFTIGELSE OG BORGERSERVICE

Transkript

1 Til: Kpi til: BESKÆFTIGELSE OG BORGERSERVICE Dat: 1. maj 2014 Tlf. dir.: Ntat Udvikling af ny Flkeregisteradministratin Indledning Flkeregisteret er indgangen ved tilflytning til kmmunen, g efterfølgende i frbindelse med udbetaling af ydelser g igangsættelse af mange tiltag i kmmunen. Sm følge af udviklingen på mrådet, freslås det at udvikle en ny Flkeregisteradministratin, sm giver større styringsmuligheder i frhld til tilflyttende brgere. Prblemstillingen vedrører en væsentlig tilflytning af persner på ffentlig frsørgelse, sm f.eks ikke mdtager hjælp i den nuværende kmmune. Dette har bligmråde-mæssigt g øknmisk set str betydning, g med frslaget m ny administratin kan det bedre sikres, at Ballerup varetager de frpligtende pgaver fr Ballerups egne brgere, g ikke vertager andre kmmuners prblemer. Udfrdringen er således, at tilflytning af brgere på ffentlige ydelser i flere tilfælde sker på baggrund af mangel på hjælp i fraflytter kmmune. Frslaget er mfattende g hvis det skal gennemføres vil det kræve tilførsel af ressurcer, jf. business casen afslutningsvist i ntatet. Brgerservice har i frvejen væsentlige prblemer ift. sammenhæng mellem pgaver g persnaleressurcer, g derfr kan denne nye pgave ikke kan tages ind, uden tilførsel af ressurcer. Der lægges p til, at både mdel g ressurcespørgsmålet evalueres. Baggrund Der er væsentlig vækst i f.eks antal kntanthjælpssager i Ballerup, hvr stigningen i høj grad skyldes tilflytning. Ud ver den generelle prblemstilling m at kntanthjælpsmdtagere flytter til Ballerup ifm tildeling af en lejlighed via bligselskaberne, så viser analyser g knkret sagsbehandling på enkeltsagsniveau andre årsager:

2 Tilflytninger til CO-adresser, med efterfølgende ønsker m egen blig mv. Frskellige fremleje prblemstillinger Ulvlig tilflytning i klnihaver g smmerhuse i kmmunen Fraflytterkmmunerne er i ngle tilfælde bevidste m brgernes fraflytning g har assisteret med, at flytningen sker. I ngle tilfælde er der ydet øknmisk støtte til flytningen. Det er kendetegnende, at der er en række persnsager, hvr svage persner ikke mdtager en sammenhængende, kvalificeret hjælp i nuværende kmmune, herunder tilbud m blig. C-BB har været nede i en række sager af denne karakter, g er gået i knstruktiv dialg med de pågældende kmmuner m de knkrete sager. Det kan i en række sager knstateres, at den nye mere direkte måde at håndtere udfrdringerne på i Ballerup har betydet, at disse brgere nu får en bedre samlet hjælp i hjemkmmunen, frdi udfrdringerne tages p. Dette er psitivt, gså fr de knkrete persner. De analyser er sagsbehandlinger der er gennemført har betydet en yderligere knkret indsigt på dette kmpleks mråde. Derfr ønsker vi at gå videre mhp. en generel ny g frstærket Flkeregisteradministratin, der kan frhindre utilsigtede tilflytninger af denne karakter, g samtidig afklare de frviklinger, sm brgere på vej ind i Ballerup kan have i frhld til hjem-kmmunen. Der ønskes derfr etableret et styrket Flkeregister, der kan udvikle arbejdet med tilflytninger til kmmunen generelt, ligesm der ønskes mere fkus på brgere uden fast bpæl, samt brgere der ønsker CO-adresser. Det er grundlæggende fr frslaget, at Ballerup selvfølgelig frtsat skal verhlde lvgivning mv. på Flkeregistermrådet, g at vi sm Kmmune er imødekmmende ver fr almindelig flyttembilitet, g dermed gså almindelig tilflytning til kmmunen. Sagsfremstilling Sm led i de afklarende analyser i frbindelse med temaet beflkning g bliger har der været fkus på kntanthjælpsmrådet, hvr der er en betydelig vækst i nye sager. Der er gennemført et fr-arbejde til en ny Flkeregisteradministratin, g det er målet at gennemføre en udviklingspgave, der betyder langt flere sagsskridt gså tværgående fr at gøre den samlede drift i stand til at undgå utilsigtede tilflytninger, eller reducere mfanget. Opgaven vil bl.a. mfatte følgende udviklingspgaver: En bredere, løbende g dyberegående sagsbehandling i Flkeregisteret. Herunder: Nye arbejdsmetder der sikrer løbende vervågning af samtlige tilflytninger til kmmunen. Samarbejde med hjem-kmmune eller fraflytter-kmmune m sammenhængende scial indsats g løsning af brgerens bligsituatin. Systematisk pfølgning på alle advis er, fulgt p af straks handlinger fra Flkeregisteret. Der udvikles IT-muligheder til vervågning/kntrl af advis er. Der skal arbejdes yderligere med udtræk g statistikker, der kan afsløre eksempelvis fædre hteller, adresser med gennemtræk g lign. i samarbejde med Kntrlgruppen. Side 2

3 Der skal udvikles nye filtre i et IT-system til løbende vervågning af tilflytningen til kmmunen. Det betyder, at samtlige tilflytninger skal vurderes manuelt. En arbejdsgang i frhld til brgere der ønsker at tilmelde sig uden fast bpæl, der er grundigere end i dag, sm gør det mindre attraktivt ikke at have fast bpæl. Tættere generel dialg g erfaringsudveksling med leverandør af ITsystemet, herunder nye muligheder, ændringsønsker g mulighed fr rå-data mhp kube e.a. Udvikling af en egentlig serviceprfil fr Flkeregisteret, således at brgerne får en rdentlig service i prcessen. Der skal arbejdes med en ny arbejdsfrm i rganisatinen mkring hvrnår man går i gang med at sagsbehandle tilflyttere, således at det først sker når Flkeregisteret har givet grønt lys på tilflytningen. Der skal i den frbindelse kunne hldes infrmatins- g samarbejdsmøder rundt i hele Ballerup Kmmunes rganisatin afhængig af den knkrete sag. Sammenhængende sagsbehandling, herunder: På tværs i C-BB med ugentlige tværgående sagsvurderingsmøder, hvr Flkeregister, Bliganvisning, Ydelser er faste deltagere g Kntrlgruppen g Jbcenter er ad hc medlemmer. Her gennemgås de mange bs-sager g indstilles til beslutning i den enkelte sag. Der skal være mulighed fr at afhlde møder med brgere i frbindelse med udredning af sager mkring flkeregistrering. Sikring af, at der ikke påbegyndes sagsbehandling nget sted i kmmunen, før brgeren reelt er gdkendt i Flkeregisteret, således at der ikke skabes håb m nget der ikke skal ske, hvis flytteanmdningen afvises af Flkeregisteret. Opbygning af et tættere samarbejde med bligselskaberne i kmmunen med henblik på tæt dialg m sager, hvr en tilflytter ønsker at flytte ind i en lejlighed CO. Det er ønsket, at sager kmmunen ønsker afvist på et sagligt grundlag gså afvises af bligselskaberne ud fra dialgen med Flkeregisteret. Ulvlig bsætning i kmmunens klnihaver g smmerhuse, herunder: Langt bedre værn md flytninger fra andre kmmuner fr brgere, der ikke får rdentlig hjælp i hjem-kmmune, dels fr at fasthlde mråderne med rekreativt frmål. Med ulvlig bsætning menes både de der ønsker tilmelding i Flkeregisteret, men gså de der blt er flyttet ind i egen eller lånt klnihave. Frstærket samarbejde mkring klnihaver g smmerhuse i samarbejde med Miljø & Teknik med fx mere frmelle arbejdsgange. Straks-handlinger g en beskreven service-prfil på mrådet skal udarbejdes. Ny service/samarbejde med bestyrelserne i klnihaverne. De har en central g vanskelig pgave i frhld til at stppe g mdvirke ulvlig bsætning. Det nye Flkeregister tilbyder derfr administrativ g praktisk hjælp til bestyrelserne i frbindelse med bsætning, herunder til besøg af de bebere sm har taget permanent phld i deres klnihave. Disse punkter vil hver især grundlæggende betyde, at der vil blive tale m langt flere sagsskridt g prcedurer i den ny administratin. Opgaverne vil være udver de pgaver, der er i frvejen i Flkeregisteret. Side 3

4 Frslag m at investere i ny g frstærket Flkeregister administratin Det freslås at tilføre mrådet ressurcer mhp at mdvirke utilsigtede tilflytninger. Der vil være tale m en større udviklingspgave, samtidig med at pgaverne skal fungere i drift. Frslaget hænger sammen med vergangen til digital selvbetjening i Det kan knstateres, at selvbetjening har ngle uhensigtsmæssige knsekvenser. Det kan ikke afskaffes, men det er årsag til en række afledte prblemer. De frslag, der beskrives verrdnet her svarer til at sple tilbage på ngle mråder, g at vi laver manuel, mere knkret sagsbehandling med vervågning af indflytninger g FR-registreringer, g med tværgående sagsbehandlings-skridt på sager, der giver anledning hertil. Når digitaliseringsprgrammet har ført til besparelse på medarbejderressurcer i Flkeregisteret i Brgerservice, så svarer frslaget gså til at sple tilbage på dette. Der er tale m en pgave, sm kræver udvikling på mange tværgående mråder, g i frhld til de andre kmmuner vedr. de enkelte sager. Det er en præmis fr frslaget, at der er tale m et 3-årigt udviklingsprgram, g sm evalueres i frhld til direktinen i fråret 2016, samt endeligt i fråret Ved evalueringerne skal vurderes resultater, bemanding, samt fremtiden. Med frslaget m flere ressurcer, vil der dermed være tale m et 3-årigt udviklingsprgram, sm evalueres i frhld til sin endelige bemanding g i frhld til resultater g business case. Fr at understøtte den daglige drift samt evalueringen, skal der udarbejdes et registrerings-/evalueringsværktøj, der kan pfange viden m sagsbehandlingens effekter. Business case g investering Med erfaring i de enkeltsagsbehandlinger, der allerede er gennemført er det frsigtigt vurderingen, at der sm minimum kan frhindres 20 utilsigtede tilflytninger årligt, der skyldes mangel på tilstrækkelig hjælp i hjem-kmmune. Med afledte udgifter til scialpsykiatrisk eller sundhedsmæssige tilbud, vurderes en besparelse i alt på ca. 4 mi. kr. årligt, hvis der ud ver frsørgelsesudgifterne tillægges udgifter på 30 pct. til andre mråder. Med den kmmende refusinsrdning på de statslige tilskud, vil der være yderligere frdele fr kmmunerne ved at persner på kntanthjælp eller FØP mv. flytter til andre kmmuner. Dvs. at trafikken ud ver de eksempler vi ser i dag, kun kan frventes at blive større. Der er tale m en udviklings- g driftpgave, sm vurderes at mdsvare 3 årsværk. Det er ikke sikkert, at mrådet efter 3 år behøver 3 årsværk, hvrfr 1 årsværk vil være midlertidigt. I den pressede situatin Brgerservice er i frvejen er det ikke muligt at pnå effektiviseringer g pgavemlægninger, så pgaven kan gennemføres inden fr eksisterende ressurcer, eller uden en ressurcetilførsel på det skønnede niveau. Dvs, hvis satsningen skal ske, så vil det kræve ressurcer på det anførte niveau. Det freslås derfr at tilføre den ny Flkeregisteradministratin lønsum svarende til årligt kr. til 2 faste stillinger g 1 stilling sm udviklingsstilling. Side 4

5 Estimat Estimat Beskrivelse Tilførsel Opgaver der ikke kan nås i nuværende nrmering på 1,6 Advis følges ikke p. Ukendt adresse henstår. Ønskelig pfølgning sker ikke. Sagsbehandlingstiderne på 14 dage kan i mange tilfælde ikke verhldes. 0,5 Straksafklaring ved tilflytning til kmmunen indenfr 24 timer. Ændring af kultur i rganisatinen Støtte til bestyrelser i klnihaverne Skrankeekspeditin g møder med brgere Tættere samarbejde med bligselskaberne Tværgående samarbejde i CBB Udvikling af arbejdsgange g IT-systemer Hele rganisatinen skal fremadrettet afvente grønt lys fra FR inden tiltag påbegyndes fr tilflyttere. Det kræver straksafklaring Der skal pågå inf. g frmidlingsarbejde mkring den nye arbejdsmetde Straksafklaring i FR. Tænkes at ske ved persnalemøder, samt temamøder. Ved ulvlig permanent indflytning g frebyggelse af samme tilbydes støtte, ligesm der skal ske en løbende inf af bestyrelserne i sager i deres frening gså inden det bliver en rigtig sag fr dem. Overtage skrankeekspeditin, når brgere møder mkring prblematiske flytninger, eller møder med brgere i frbindelse med udredning af sager. Fr at sikre at der arbejdes i samme retning, skal der specifikt samarbejdes på en ny måde, når nuværende lejere ønsker at blive lgivært Der etableres et tværgående frum Mercedes der mødes ugentlig g afklare sager på tværs af Flkeregister, Ydelser, Bliganvisning, samt ad hc Jbcenter g Kntrlgruppe Der skal udarbejdes g udvikles nye metder g systemer til brug i det daglige fr at ptimere pgaven, samt sm dkumentatin g ledelsesinfrmatin I alt 3,0 1,2 0,3 0,3 0,1 Indstilling Sagen frelægges fr Øknmiudvalget med indstilling m at der iværksættes en ny g frstærket Flkeregisteradministratin med henblik på at få mindsket de utilsigtede tilflytning fra andre kmmuner, samt at udvikle g ptimere mrådet. Det indstilles gså, at Flkeregisteret i udviklings- g implementeringsperiden pnrmeres med 3 årsværk, g at der udarbejdes evalueringer af prjektet, sm frelægges i første halvdel af 2016 g afsluttende i fråret Endelig indstilles det, at finansieringen revurderes/evalueres henhldsvis efter 2 g 3 år m.h.p. evaluering af den samlede business-case. Side 5