REFERAT AF STYRINGSDIALOGMØDE MED BOLIGFORENINGEN 3B DEN 25. NOVEMBER 2011

Transkript

1 1 Deltagere Boligforeningen 3B Bent Frederiksen (Boligforeningen 3B) Peter Juul Andersen (Boligforeningen 3B) Per Bro (Boligforeningen 3B) Solvejg von Barm (Boligforeningen 3B) Villy Sørensen (formand i Boligforeningen 3B s organisationsbestyrelse) Steffen Morild (næstformand i Boligforeningen 3B s organisationsbestyrelse) Københavns Kommune Pia Nielsen (Teknik og Miljøforvaltningen) Anne Mette Friis Pedersen (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Rina Sandberg (Teknik og Miljøforvaltningen) Merete Papapetros (Børne og Ungdomsforvaltningen), deltog kun i mødet under pkt. 5.b. 1. Opfølgning på styringsdialog og aftaler i 2010 Pia Nielsen indledte med at takke for invitationen, og fortalte derefter om kommunens forventning til styringsdialogen. Herefter blev enkelte aftaler indgået på sidste års styringsdialog drøftet. Pia Nielsen orienterede om, at problematik om renholdelse af fortove er blevet drøftet på møde mellem Boligselskabernes Landsforening (BL) og Teknik og Miljøborgmesteren i august Mødets konklusion var, at kommunen har stor forståelse for problemet, men at der ikke pt. kan dispenseres. Pia Nielsen oplyste endvidere, at kommunen arbejder på en evalueringsrapport om ordningen, som vil foreligge i efteråret Formålet med rapporten er at vurdere behovet for et nyt koncept, herunder evt. en niveauopdeling i opgaveløsningen. Det er aftalt, at boligorganisationerne via BL s 1. kreds høres i forbindelse med udarbejdelsen af evalueringen. Pia Nielsen gjorde opmærksom på, at Merete Papapetros fra Børne og Ungdomsforvaltningen ville deltage i mødet under punkt 5.b. for at diskutere indsatsen over for årige. Boligforeningen 3B påpegede, at emnet får for lidt fokus i Samarbejdsforum. 3B pointerede desuden, at de gerne vil udleje lokaler til brug for væresteder, men at det er en kommunal opgave at drive værestederne. 3B tilføjede, at boligforeningen i visse tilfælde oplever et pres for at sætte aktiviteter i værk, der for boligforeningen at se, bør drives kommunalt. Pia Nielsen foreslog at nedsætte en temagruppe via Samarbejdsforum, som kan afklare ansvarsfordelingen og snitflader.

2 2 3B bemærkede, at der er gode erfaringer med værestedet i Folehaven. Klubberne kan ikke opsuge alle unge, men i nogle tilfælde kan værestederne bidrage til at samle flere op. På sidste styringsdialog blev kapacitetsbehov for kommunens institutioner drøftet. Der var enighed om, at denne problematik i det store hele var afklaret. Herefter spurgte Pia Nielsen til, hvad styringsdialogen har igangsat i 3B. 3B påpegede, at mange af de tiltag, som er iværksat, ville være udarbejdet uanset styringsdialogen. Det handler bl.a. om arbejdet med gennemsigtighed i både bestyrelsesarbejdet og i 3B s leverancer til afdelinger og beboere, samt i arbejdet med retningslinjer og andre strategier på politisk niveau. Men styringsdialogen er med til at sætte fokus på de enkelte afdelinger og er desuden med til at skabe et tættere samarbejde mellem 3B og kommunen. Pia Nielsen spurgte herefter til 3B s arbejde med god almen ledelsesskik. 3B bemærkede, at der internt har været lange diskussioner om god almen ledelsesskik. 3B tilføjede, at dokumentationspakken er et godt redskab til at synliggøre, hvad man mangler mere viden om. Derudover har udarbejdelsen af dokumentationspakken styrket arbejdet med ledelsesdokumentation. 3B tilføjede, at bestyrelserne er med til at udfylde dele af styringsrapporterne. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet 3B udtrykte ønske om at deltage i samarbejdet og oplever selv at de er med på alle punkter, bl.a. arbejder de meget med de fleksible udlejningskriterier og bidrager til den boligsociale anvisning. Derudover er der et godt samarbejde i Urbanplanen under Sikker By programmet. Desuden spiller 3B godt ind ift. de områdebaserede og fysiske indsatser. Pia Nielsen roste 3B s deltagelse og medvirken til nybyggeri. Derefter orienterede Pia Nielsen om kommunens holdning til TV overvågning, som kommunen generelt er positivt indstillet overfor. Hun informerede endvidere om, at der netop er afsat yderligere midler i Budgetaftale Her er afsat 2 x kr. i 2012 og Midlerne kan bruges til at supplere boligorganisationernes eksisterende TV overvågning. 3B bemærkede hertil, at de godt kunne være interesseret i at søge midler til TV overvågning for at dække de sorte huller, som ikke overvåges i dag. Pia Nielsen gjorde derefter opmærksom på Hovedaftalens tema om klima og opfordrede 3B til at anvende midler fra dispositionsfonden til energirenovering. 3B ser en udfordring i, at mange af

3 3 dispositionsfondens midler allerede er disponeret. 3B er dog opmærksom på behovet og dedikerer allerede penge fra dispositionsfonden og egen trækningsret til klimatilpasning og energirenovering. Det blev aftalt at drøfte energirenoveringer på et senere tidspunkt. 3B efterlyste et større fokus på børn under 18 år i Hovedaftalen. Pia Nielsen bekræftede behovet for et større fokus på de unge, men ser samtidig en udfordring i det stigende befolkningstal i København. Udfordringen er at skabe plads, så alle unge kan deltage i klublivet. Derefter blev muligheden for socioøkonomisk virksomhed drøftet. 3B gjorde opmærksom på, at de gerne vil have erhverv ind i boligområderne og gerne vil bidrage med lokaler til formålet. 3B fortalte desuden, at de arbejder på oplæg til CSR politik (Corporate Social Responsibility). 3. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. 3B s vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger 3B har angivet, at de i Nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligforeningen forklarede, at målopfyldelsen Nogen grad er udtryk for besindighed, idet der altid er rum for forbedring. 3B har besluttet at udarbejde en fælles strategiplan, som løber frem til Strategien fastlægger mål og retningslinjer, som endnu ikke er realiseret, derfor har 3B svaret i Nogen grad. 3B mente, at der var plads til forbedring især på det boligsociale område og påpegede, at målet om bedre boliger er en løbende proces, som aldrig slutter. Pia Nielsen roste 3B s vækststrategi og tilføjede, at det er godt med klare målsætninger og initiativer, som 3B s organisation kan arbejde ud fra. 3B bemærkede, at de ikke kan bygge sig til vækst, derfor er strategisk samarbejde vejen frem. Pia Nielsen pointerede, at kommunen fortsat ser frem til et tættere samarbejde med boligforeningen. b. Modernisering af lejekontrakter for institutionslejemål Pia Nielsen oplyste, at der pågår et arbejde med fælles paradigme til kontrakt for institutionslejemål i en arbejdsgruppe nedsat af Samarbejdsforum. Arbejdet ventes færdigt i foråret Pia Nielsen opfordrede 3B til at kigge meget professionelt på ejendomsporteføljen for at sikre, at kontrakterne for institutionslejemål er opdaterede. 3B orienterede om, at ikke alle erhvervslejemål er udskilt i forbindelse med hjemfaldsaftalen endnu, men at de så småt er i gang. Det tager dog tid at udarbejde selvstændigt regnskab og budget samt tilstandsrapport og tegningsmateriale for hver institution.

4 4 c. Servicearealer 3B ønsker at drøfte fordelingen af udgifter og m² på servicearealer 3B efterlyste overblik over udgifter og m 2 på servicearealer, som deles af Socialforvaltningen og boligforeningen. Udfordringen er især mærkbar i Bogfinkevej og Dannebrogsgade. 3B anbefalede, at man indgår en tidligere dialog om, hvor arealerne ligger brugsmæssigt. Pia Nielsen anbefalede, at 3B tager kontakt til Socialforvaltningens nye Kontor for Byggeri og Kontrakt. d. Udsættelser 3B ønsker at drøfte en fælles indsats i forhold til udsættelsessager Pia Nielsen ønskede en status på udviklingen i antallet af udsættelser. 3B oplyste, at der er en stigning i antallet af udsættelser på % ift Tallene bekræfter den generelle stigning i antallet af udsættelser i København. Ifølge 3B handler det bl.a. om beboere, som er anvist af kommunen, og som ikke altid får den tilstrækkelige opfølgning. 3B oplyste, at de har iværksat initiativer til at imødegå udsættelser. Pia Nielsen informerede om ny rapport om udsættelser, som behandles i Samarbejdsforum i december. 3B har deltaget i arbejdsgruppen og afventer behandling af rapporten i Samarbejdsforum i december e. Indledende drøftelse omkring indgåelse af Initiativaftale for Hørgården Pia Nielsen informerede om Initiativaftalen med staten fra august 2011 og om den kommende Strategiaftale med BL s 1. kreds om de ti særligt udsatte boligområder. Kommunen vil gerne indgå en konkret initiativaftale med 3B om en særlig indsats i Hørgården. Pia Nielsen spurgte herefter til, hvilke initiativer 3B især ønsker implementeret i Hørgården. 3B pointerede, at der allerede foregår et stort arbejde i regi af helhedsplanen, og at de har fokus på kernedrift, som et af redskaberne til at løfte den boligsociale opgave. Derudover vil 3B gerne lave en fysisk screening for at åbne området bl.a. omkring Brydes Allé. De oplyste, at Hørgården lige er blevet renoveret, men der er stadig udfordringer omkring udearealerne og parkeringsarealerne, som med fordel kunne åbnes for at skabe bedre sammenhæng til bl.a. Sundholm og Englandsvej. 3B vil derfor gerne indgå initiativaftale, hvor der bl.a. er fokus på bedre infrastruktur i området. Det blev aftalt, at kommunen retter henvendelse til 3B om initiativaftale for Hørgården efter vedtagelse af strategiaftalen med BL s 1. kreds. 4. Gennemgang af 3B Pia Nielsen informerede om kommunens kritiske regnskabsgennemgang i forbindelse med det årlige styringsdialogmøde, hvor relevante konti screenes ift. en række kritiske nøgletal. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne om resultatet af gennemgangen sker på det årlige styringsdia

5 5 logmøde. a. Økonomi/drift Pia Nielsen spurgte til udviklingen og anvendelsen af midlerne i 3B s dispositionsfond. 3B oplyste, at boligforeningen i de første tre kvartaler af 2011 har oplevet et lejetab på kr., hvoraf ca. halvdelen er lejetab i Egedalsvænge (Kokkedal). Tabet dækkes af dispositionsfonden. Derudover har 3B brugt midler til renoveringsprojekter i form af tilskud og ydelsesstøtte. 3B følger tæt udviklingen i lejemål, der ikke kan udlejes. 3B arbejder derfor på at identificere, hvilke boliger, der er svære at udleje og har planer om, at screene alle afdelinger ift. fraflytningsmønstre, ventelister, antal boligtilbud og fysiske kvaliteter. Arbejdet forventes færdigt i Pia Nielsen påpegede, at 3B har flere afdelinger med lave henlæggelser. 3B henviste til deres henlæggelsespolitik, som har en tidshorisont på 20 år. 3B har været gode til at italesætte behovet for større henlæggelser over for afdelingsbestyrelserne og bestyrelserne har generelt været positive. Det blev aftalt, at 3B sender oversigt over udviklingen i dispositionsfonden til kommunen. Pia Nielsen roste 3B s henlæggelsespolitik og støttede den aktive anvendelse af dispositionsfonden. 3B har udarbejdet et administrationskatalog, der beskriver hvilke ydelser, der præcis er dækket af administrationsbidraget. Målet er at synliggøre, hvad beboerne får for deres penge. b. Ledelse og beboerdemokrati 3B oplever, at flere afdelinger har problemer med at aktivere yngre beboere. Til gengæld har AlmenBolig+ projektet fået en god start med stor deltagelse i opstartsmøder. 3B har stort fokus på beboerdemokrati og vil gerne bruge flere midler til uddannelse og udviklingssamtaler med afdelingsbestyrelserne. c. Udlejning og velfungerende boligafdelinger Pia Nielsen informerede om den nye Ungdomsboligstrategi og opfordrede 3B til at deltage i fællesanvisning til ungdomsboliger. 3B vil meget gerne drøfte fællesanvisning med kommunen. Det blev aftalt, at fortsætte dialogen om fællesanvisning til ungdomsboliger. Herefter spurgte Pia Nielsen til status på ommærkning af familieboliger til ungdomsboliger. Pt. har 3B 154 ungdomsboliger, og der skal iht udbuddet ommærkes yderligere B påpegede,

6 6 at de har prioriteret leveringen af særboliger og puljeboliger. Pia Nielsen opfordrede til større fokus på ommærkning, men roste samtidig 3B for levering af alle 56 særboliger. Der var enighed om, at 3B har leveret 7 puljeboliger ud af 27. d. Byggeri, renoveringer og klima Der var en drøftelse af muligheden for kommunal grundkapital til byggeri af ungdomsboliger. Pia Nielsen oplyste, at den kommunale grundkapital er øremærket nybyggeri af familieboliger, og at der, jf. den nye ungdomsboligstrategi, ikke vil blive givet midler til opførelse af nye ungdomsboliger. Pia Nielsen orienterede om at kommunen har fokus på en tidlig dialog med de almene boligorganisationer og deres rådgivere omkring konkrete renoveringsprojekter støttet af Landsbyggefonden. Formålet er at øge kvaliteten i renoveringsprojekterne og få foretaget en forventningsafstemning omkring projektprocessen mv. Pia Nielsen oplyste, at man næste år vil screene 30 afdelinger og gennemføre teknisk tilsyn med ca. 15 afdelinger. Udgangspunktet er udvælgelse af afdelinger, som ligger i de udsatte byområder. Kommunen vil fremover lægge vægt på, at der udarbejdes tilstandsrapporter eller lignende for hver afdeling, som kan anvendes til at forbedre DV planer og ansøgninger om renoveringer og helhedsplaner. 3B henviste til deres igangværende bygningseftersyn. Screeningen har været i gang i et år og forventes færdig om 5 år. Herefter starter man forfra. 3B bemærkede, at der endnu ikke er udarbejdet energimærker for alle afdelinger, men at opgaven udbydes i foråret Rebecca Forsman informerede herefter om resultaterne af kommunens Teknisk tilsyn 2011, som bl.a. viser, at der er behov for en særlig opmærksomhed på opretholdelsen af et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau hos afdelinger, som afventer Landsbyggefondsstøtte. Pia Nielsen spurgte til 3B s overvejelser om klimatilpasning. 3B pointerede, at der er stor fokus på sikring af kældre og kloakker. Der er drøftelse om at ansætte en medarbejder, som skal screene afdelingerne, og klarlægger behovet for fx nedsivning af regnvand. Medarbejderen vil etablere kontakt til kommunens vandteam under Center for Miljø v/ Morten Ejsing Jørgensen, e mail ZI0M@tmf.kk.dk, telefon B vil lave et oplæg til tilføjelse til strategi2015 med initiativer om tilpasning til fremtidens klima. 3B orienterede om deres PCB screening, som omfatter alle afdelinger. Der er identificeret 13 afdelinger, hvor der er risiko for forekomster af PCB, fx Remisevænget i Urbanplanen og afdelingen Egedalsvænge. Problemet er vurderet som minimalt i de 13 afdelinger, og 3B har stort fokus på at

7 7 bortskaffe PCB affaldet på den rigtige måde. 3B har drøftet udfordringer og erfaringer om PCB med KAB. Det blev aftalt, at 3B sender statusinformation til kommunen om afdelinger, hvor der er risiko for PCB. 5. Afdelinger i 3B med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal a. Økonomiske udfordringer Pia Nielsen informerede om, at kommunen har foretaget en kritisk regnskabsgennemgang af afdelingerne, som bl.a. har vist økonomiske problemer i afdelingerne 3053 Elmehaven, 6084 Grønrisvej og 6092 Dannebrogsgade. Der var en drøftelse af afdelingernes udfordringer og 3B forsikrede, at der rettes op på de økonomiske problemer samt at der allerede er sat en proces i gang. Det blev aftalt, at kommunen giver tilbagemelding på status i sagen om udmatrikulering af afdeling Elmehaven. b. Indsats over for de årige 3B ønsker en generel drøftelse af kommunens indsats på ungeområdet, fordi flere afdelinger har problemer med utilpassede unge og en underforsyning af fysiske faciliteter til de unge. 3B savner klare udmeldinger omkring rollefordeling på unge området. Merete Papapetros informerede om den kommunale ansvarsfordeling på området. Hun gjorde opmærksom på, at Børne og Ungdomsforvaltningen ikke behandler sager om unge over 18 år. Generelt er der ingen lovgivning for unge over 18. Kun Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen har en del opgaver rettet mod den aldersgruppe. Herefter orienterede hun om en arbejdsgruppe, der er nedsat i regi af Sikker By, som skal løse problemer relateret til børn og unge. Det blev aftalt, at Merete Papapetros giver tilbagemelding på status på arbejdet i arbejdsgruppen og 3B opfordrede til, at der også gives en tilbagemelding til Samarbejdsforum. 3B nævnte desuden Solvang Centret, hvor der er problemer med unge mellem år. Der er planlagt et møde med Landsbyggefonden den 7. december 2011 om netop Solvang Centret. Både Sundheds og Omsorgsforvaltningen og Børne og Ungdomsforvaltningen har udvist interesse for at medvirke til en fremtidig løsning med etablering af ældre og plejeboliger / center og en udvidelse af fritidshjemmet. Herefter orienterede 3B om, at de arbejder på en ansøgning til Realdanias pulje på 100 millioner kroner til fysiske tiltag, der kan forny de almene boligområders fælles faciliteter.

8 8 Kommunen roste 3B for deres engagement ift. Krattet og Ellehjørnet. 3B påpegede i den forbindelse, at det er problematisk, at de reelt betaler så mange penge til driften. 6. Tilsyn med drifts og vedligeholdelsesplaner for 3B s afdelinger Punktet blev drøftet under punkt 4.a. 7. Forretningsgange og forvaltningsrevision Pia Nielsen ønskede en status på boligforeningens arbejde med forvaltningsrevisionen. 3B oplyste, at de har stort fokus på at udvikle planer og strategier. Derudover er der fokus på indkøbspolitik, og der er ansat fælles indkøber sammen med Boligkontoret Danmark. Det blev aftalt, at 3B sender deres politik for arbejdskapitalen, som beskriver, hvordan 3B aktivt bruger midlerne. 8. Kommunens planer for udbud af kommende byggegrunde 3B ønskede at drøfte Københavns Kommunes planer for udbud af kommende byggegrunde. Pia Nielsen informerede om Budgetaftale 2012, hvori der er afsat 65 mio. kr. til kommunal grundkapital til nybyggeri. Heraf er 35 mio. kr. øremærket Nordhavnen. Hun opfordrede 3B til at byde ind med projekter i den kommende udbudsrunde. 3B oplyste, at de bruger mange ressourcer på at udarbejde materiale/idéoplæg til udbud. 3B opfordrede til at kravene lettes. Pia Nielsen havde forståelse for problemet og tilføjede at kommunen har fokus på det og at kommunen meget gerne vil modtage input fra 3B til udbudskriterierne. Hun fortalte, at kommunen havde fået lignende spørgsmål fra andre boligorganisationer i forbindelse med styringsdialogen fx vil Lejerbo formulere bud på, hvordan totaløkonomien kan indgå med større vægt i bedømmelsen af ansøgning om kommunal grundkapital. Herefter drøftede parterne konkret sag på Amagerfælledvej. 3B bygger AlmenBolig+ på grunden, som har vist sig at være forurenet. 3B påpegede, at det er et dilemma både at betale markedspris for byggegrunde og betale regningen for oprydning efter forureningen, og samtidig holde huslejen nede. Pia Nielsen kunne godt se dilemmaet og oplyste, at kommunen er opmærksom på problematikken. 9. Eventuelt Til slut blev kollektive forbedringer drøftet. 3B var interesseret i at vide, om kommunen stiller garanti i forbindelse med individuelle kollektive forbedringer. Pia Nielsen påpegede, at individuelle kollektive forbedringer anses som forbedring, og at kommunen derfor ikke stiller garanti.

9 9 3B ønskede at drøfte mulighederne for at flytte beboere rundt inden for de enkelte afdelinger og fx målrette hele blokke til unge mennesker i Tranehavegård. 3B har allerede dialog med Sundhedsog Omsorgsforvaltningen omkring dette, og 3B tager initiativ til at konkretisere denne dialog i forhold til Socialforvaltningen.

10 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet Aftale mellem Boligforeningen 3B og Københavns Kommune for driftsåret Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 25. november Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Det blev aftalt, at fortsætte dialog om fællesanvisning til ungdomsboliger. Ansvarlig for aftalen: Kommunen kontakter 3B. Deadline for aftalen: 1. halvår Parterne er enige om at indgå initiativaftale om Hørgården. Ansvarlig for aftalen: Kommunen fremsender 1. udkast efter vedtagelse af Strategiaftale med BL s 1. kreds. Deadline for aftalen: 1. kvartal B sender status på PCB screening til kommunen/center for Bydesign. Ansvarlig for aftalen: 3B. Deadline for aftalen: Udgangen af januar Kommunen giver tilbagemelding om nedsættelse af temagruppe under Samarbejdsforum, som skal afklare ansvarsfordelingen og samarbejdsstrukturer vedr. problemer relateret til børn og unge. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Medio Børne og Ungdomsforvaltningen giver tilbagemelding om status på arbejdsgruppen i Sikker By, som skal kortlægge, hvordan problemer relateret til børn og unge løses. Ansvarlig for aftalen: Børne og Ungdomsforvaltningen. Deadline for aftalen: Medio B kontakter Socialforvaltningen vedrørende fordelingen af udgifter og m² på servicearealer. Ansvarlig for aftalen: 3B. Deadline for aftalen: Parterne aftaler selv nærmere herom. 7. 3B sender oversigt over udviklingen i organisationens dispositionsfond til kommunen. Ansvarlig for aftalen: 3B. Deadline for aftalen: Udgangen af januar 2012.

11 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet Kommunen giver tilbagemelding på status i sagen om udmatrikulering af afdeling Elmehaven. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Udgangen af januar B sender politik for anvendelse af dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret til kommunen. Ansvarlig for aftalen: 3B. Deadline for aftalen: Udgangen af januar B tager initiativ til at konkretisere dialogen med forvaltningerne om at samle bestemte grupper af beboere i enkelte blokke eller opgange. Ansvarlig for aftalen: 3B. Deadline for aftalen: 2. kvartal Det blev aftalt, at drøfte energirenoveringer på et senere tidspunkt. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Mødet afholdes 11. januar 2012.