Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU)

Transkript

1 Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU) 1. Indledning På baggrund af budgetstyringsanalysen og de heraf afstedkomne anbefalinger fra BDO, er følgende prioriteringer og indsatser besluttet i CFU s ledelse. Der peges på 5 hovedoverskrifter ift. at imødekomme de anbefalinger som revisionen kommer med: 1. Plan for endelig udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag 2. Plan for endelig udarbejdelse og implementering af samtlige arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet i CU. 3. Udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer 4. Udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer 5. Plan for ledelsessparring Side 1

2 2. Formål med de 5 hovedindsatsområder og kort beskrivelse: 1. Plan for udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag Formålet er, at - understøtte at faglighed og økonomi går hånd i hånd - sikre ejerskab hos medarbejderne Se bilag 1 for operationalisering af punktet. 2. Plan for udarbejdelse og implementering af samtlige arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet i CU Formålet er, at - ensarte forståelsen og brugen af arbejdsgange omkring visitationsprocedurerne - etablere et fælles fagligt sprog - øge fokus på tværfaglighed og effektmåling - sikre en ensartet opfattelse af kompetenceplanens rammer og muligheder samt begrænsninger - opnå datadisciplin - sikre sammenhæng mellem økonomisk overblik i sagen, faktisk kontering/udbetaling og det forventede forbrug Se bilag 2 for operationalisering af punktet. Side 2

3 3. Udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer Formålet er, at - sikre ensartethed i sagsbehandlingen gennem implementering og styrkelse af socialfaglige arbejdsmetoder (ICS/VUM) 1 - sikre ensartethed i sagsbehandlingen ved hjælp af elektroniske styringsværktøjer til håndtering af socialfaglige metoder (DUBU/CSC Vitae) 2 - afstemme fagligt fokus og initiativ i forhold til de budgetmæssige forudsætninger - iværksætte fagligt ledelsestilsyn med henblik på sagsgennemgang ift. ovenstående - iværksætte fagligt ledelsestilsyn med henblik på at indhente efterslæb i sagerne Se bilag 3 for operationalisering af punktet. 4. Udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer De budgetmæssige forudsætninger er sammen med de lovgivningsmæssige aspekter med til at skabe rammen om sagsbehandlingen. Økonomi og faglighed er to sider af samme sag. Formålet er, at - sikre økonomisk gennemskuelighed og overblik over budgetter, forventet regnskab, disponering, indhentelse af refusion, mv. - opnå det fulde overblik over forbruget på de enkelte foranstaltninger - iværksætte økonomisk ledelsestilsyn med henblik på en sagsgennemgang ift. ovenstående - etablere et enkelt budget, som alle i CU i deres daglige arbejde kan navigere efter Se bilag 4 for operationalisering af punktet. 1 Integrated Childrens System (børn) og Voksen Udrednings Metoden (voksne) på serviceloven (SEL) 2 DUBU er fagsystemet på børneområdet (SEL) og CSC Vitae er fagssystemet på voksenområdet (SEL) Side 3

4 5. Plan for ledelsessparring På samme måde som økonomi og faglighed går hånd i hånd, hænger ledersparring ift. medarbejderne ulasteligt sammen med, at også lederstaben modtager sparring i en vanskelig opstartsfase og en turbulent hverdag. Indsatspunktet her deles derfor op i fokus på både medarbejderstaben samt lederne i CU. Formålet ift. medarbejderne er, at - behovet for konkret ledersparring ift. de enkelte medarbejdere identificeres og konkretiseres med henblik på at iværksætte en detaljeret implementeringsplan. - Der skabes overblik over aktuelle fokuspunkter og ansvarsområder. Formålet ift. ledelsesgruppen er, at - lederstaben i CFU tilbydes ledersparring behovet skal identificeres med henblik på og udarbejde en plan målrettet den enkelte. Se bilag 5 for operationalisering af punktet. Side 4

5 3. Bilagsoversigt operationalisering af de 5 fokusområder Bilag 1 plan for udarbejdelse og implementering af serviceniveau og anbringelsesgrundlag: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4 3 Gennemgang og dialog omkring eksisterende serviceniveaubeskrivelser. Igangsættes nov herefter løbende gennemgang og vedligeholdelse. Sagsbehandlere i team 2 og 3 Faglige er og ledere Faglige er og ledere Gennemgang af og dialog om anbringelsesgrundlaget i CFU. Afstemning af kommunalt serviceniveau på overlappende - samarbejdsmøder og drøftelser med CFA og Socialenheden samt CAM. Afstemning af procedure for etablering af unge på eget værelse. Ultimo 2014 herefter løbende gennemgang og vedligeholdelse. Er iværksat på enkelte områder skal udrulles til samtlige områder i løbet af oktober Samarbejdsmøder afholdes fortløbende. Igangsættes ultimo 2014 e er e er e er e er 3 Team 2 = SEL-voksne, team 3 = SEL-børn og team 4 = LAB (Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats). Side 5

6 Bilag 2 plan for udarbejdelse og implementering af arbejdsgange på myndigheds- og udførerområdet: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4. Gennemgang af og dialog om visitationsprocedurer i CFU. Se endvidere næste pkt. særskilt for team 4. Er igangsat - herefter kontinuerlig gennemgang og vedligeholdelse. Sagsbehandlere i team 4 Sagsbehandlere i team 2, 3 og 4 Ledelsen og faglige er Alle sagsbehandlere Alle sagsbehandlere Alle medarbejdere Alle medarbejdere Udvikling og implementering af visitationspraksis ift. kategorisering af åup, up og ap. 4 Er igangsat og forventes fuldt implementeret ved udgangen af Der er nedsat et særskilt visitationsudvalg til formålet og til gennemgang af sager. e er Faglige er og ledelsen. Udarbejdelse af procedure og skabelon for visitationsmøder Igangsættes ultimo oktober 2014 e er Udvikling af tilbudsviften. Løbende er igangsat Ledelsen og faglige er. Revidering og implementering Ultimo 2014 af kompetenceplaner Oprettelse og implementering Er igangsat. Adm. Modtager Administrationen af blanketter med start- og endvidere referat fra stopdatoer, bevilling, ændring visitationsmøder med henblik og ophør i nye sager. på en yderligere Opstramning af rutiner omkring kvittering af regninger i OPUS 5 løbende. Etablering af arbejdsgange for bestilling af mentor. 4 Åbenlyst Uddannelsesparate, Uddannelsesparate og aktivitetsparate 5 Koncernstyringssystem her med fokus på økonomidelen, fakturerings og kontering. kontrolfunktion. Er igangsat Er etableret Afdelingsleder Afdelingsleder og er Side 6

7 Alle sagsbehandlere samt udførere Udarbejdelse og implementering af procedurer for bestilling af foranstaltninger internt mellem myndighed og udførere. Er igangsat. Afdelingsleder og er Side 7

8 Bilag 3 udvikling og etablering af faglige styringsværktøjer: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Sagsbehandlere i team 3 Iværksættelse af samarbejdsmøder med CFA med henblik på sagssparring og drøftelse af overlevering. Igangsættes oktober 2014 Sagsbehandlere i team 3 Sagsbehandlere i team 2 Sagsbehandlere i team 2 Alle teams Iværksættelse af samarbejdsmøder med CFA ift. ensretning af faglighed og faglige metoder. Herunder indførelse af og undervisning DUBU ift. ICS-metode (Integrated Child System). Socialfaglig metode bl.a. med fokus på økonomi. Iværksættelse af samarbejdsmøder med Socialenheden med henblik på sagssparring og drøftelse af overlevering. Iværksættelse af samarbejdsmøder med Socialenheden ift. afstemning af faglige metoder. Bl.a.arbejdet med VUM-metoden (CSC) Udbredelse af tværfaglig viden på fælles teammøder samt sagssparring. Igangsættes oktober 2014 og forventes fuldt implementeret ultimo november Igangsættes oktober Møder afholdes hver 14. dag Igangsættes oktober 2014 Er i gangsat afholdes hver 4. uge. Alle sagsbehandlere Fagligt ledelsestilsyn Igangsættes oktober 2014 og forventes gennemført ultimo Herefter årligt. og superbrugere Side 8

9 Alle sagsbehandlere Udarbejdelse af plan for håndtering af efterslæb i eksisterende sager; 50, 140, 141 i forbindelse med fagligt ledelsestilsyn Plan forventes udarbejdet ultimo 2014 og eksekveret primo 2015 Side 9

10 Bilag 4 udvikling og etablering af økonomiske styringsværktøjer: Administration og ledelse Administration Alle sagsbehandlere Administrationen Administration Afdelingsleder og administration Administration og afdelingsleder Udvikling og ibrugtagning af Køb og salg lister på foranstaltninger Udveksling af oplysninger ift. økonomien på foranstaltninger der oveleveres fra familieafd. til CFU. I januar afleveres liste over unge i foranstaltning, der fylder 15 år i indeværende år og dermed overgår til CFU. Gennemførelse af økonomisk ledelsestilsyn i alle sager med foranstaltninger Beregning af ugepris/elevpris med henblik på indhentelse af refusion (step up 6 ) Sammenstilling af data i Børn og Voksne systemet 7 med excelark (Acadrelister) 8 og økonomisystem. Gennemgang af refusionssager med henblik på overblik over korrekt hjemtagning mm. Oprettelse af pris- og mængde beregninger på de forskellige foranstaltningstyper (SEL) Igangsættes ultimo 2014 Er igangsat. Igangsættes oktober 2014 og forventes gennemført ultimo Herefter årligt. Foreløbig beregning er foretaget endelige tal udarbejdes ultimo 2014 Igangsat og implementeret med udgangen af 2014 Igangsættes november 2014 Er igangsat forventes gennemført ultimo oktober Administrationen Administrationen Afdelingsleder og administration Afdelingsleder og administration Afdelingsleder og administration Ledere, administration B&K økonomi Sagsbehandlere Undervisning i brug af Børn og 4. kvartal 2014 Afdelingsleder 6 CU s interne kommunale projekt, hvor de unge kompetenceløftes, afklares og udvikles mens de modtager uddannelseshjælp 7 Økonomisystem der håndterer foranstaltninger på SEL (serviceloven) 8 Fælles kommunale journaliseringssystem, hvor bl.a. sager uden cpr.nr og interne arbejdsdokumenter journaliseres Side 10

11 Administration og afdelingsledere Administration og chefkonsulent Voksensystemet brug af funktioner i forhold til økonomisk overblik Etablering af controller funktion. 4. kvartal 2014 Ledelsen Med henblik på sparring ift. Analyser m. m. knyttet til økonomiopfølgning, budgetlægning og andre økonomiske opgaver. Opus LIS 9 - implementering 4. kvartal 2014 Ledelsen 9 Ledelsesinformationsdelen i OPUS (statistik, dataudtræk mv.) Side 11

12 Bilag 5 Plan for ledelsessparring herunder optimering af ledelsesressourcer: Målgruppe Aktivitet Tidsperspektiv Ansvarlig Medarbejderne Etablering af ledelsessparring og Igangsættes november 2014 Afd.ledere rammesætning Ledelsen Ledersparring Igangsættes ultimo 2014 Centerchef herefter fortløbende. Ledelsen Opfølgning på handleplanen Oktober 2014 når handleplan er godkendt og derefter fortløbende ved ledelsesmøder. Ledelsen Side 12