FORSLAG TIL BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN

Transkript

1 FORSLAG TIL BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN

2 DEN INTERNE PROBLEMANALYSE 13. november 2013 tiltrådte bestyrelsen den interne problemanalyse Målet var at få identificeret og håndteret betydende problemer som følge af DFU Kommissorium udarbejdes af et analysepanel og universitetsledelsen i starten af 2014 Problemanalyse gennemføres af en ekspertgruppe med inddragelse af medarbejdere og studerende. Ultimo januar til den 2. juni, 2014 Analysepanelet kommenterer rapporten Ekspertgruppen og analysepanelet præsenterede deres resultater og kommentarer den 18. juni, 2014

3 ENKELTE KONKLUSIONER Centralisering og standardisering som fællesnævnere for problemerne Den faglige udviklingsproces har fremmet en uhensigtsmæssig ledelseskultur og -praksis Væsentligt behov for at forbedre den reelle medinddragelse Den mangfoldighed og forskellighed, som karakteriserer Aarhus Universitet rejser krav om en organisering, som respekterer lokal forskellighed og medejerskab Et stort flertal anser det for vigtigt, at Aarhus Universitet fremstår som en helhed

4 TAK Tak til ekspertgruppen og analysepanelet Tak til de 30 indlæg Tak for debatten Vi har læst det hele Også de mange siders kommentarer Danner baggrunden for de forslag universitetsledelsen præsenterer i dag

5 FORSLAG TIL BESLUTNINGER

6 FORSLAG OVERORDNEDE BEMÆRKNINGER Høj faglig kvalitet er afgørende for at fastholde og forbedre s udgangspunkt som et stærkt internationalt forskningsintensivt universitet Derfor er ønsket, at sikre gode betingelser for stærk faglighed og høj kvalitet i universitetets kerneydelser grundlæggende for forslagene På linje med decentralisering På linje med medinddragelse På linje med respekt for diversitet og behov for fleksibilitet Overordnet organisering fastholdes for at bevare robustheden overfor stadig stigende eksterne krav.

7 INDHOLD Ledelsesdelegering og -nærvær Økonomi og budget Ansættelser Medinddragelse Organisatorisk indretning af fakulteterne Kommunikation Administrativ understøttelse

8 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR

9 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR Yderligere ledelsesrum til institutlederne Dekanerne uddelegerer ansvar til institutlederne Sammen identificerer man de områder, det er relevant at uddelegere Uddelegeringen er især vigtig, hvad angår økonomi, ansættelser og afskedigelser

10 LEDELSESDELEGERING OG -NÆRVÆR Yderligere ledelsesrum til prodekanerne Universitetsledelsen, specielt dekanerne, skal sammen med prodekanerne identificere hvilke områder Større ansvar til prodekanerne i forbindelse med deres opgaver i de tværgående aktiviteter Dekaner og fakultetssekretariatet kan etablere sig i lokaler i de faglige miljøer

11 ØKONOMI OG BUDGET Økonomiansvar baseres på følgende centrale principper Fuld transparens omkring fakultetets og institutternes indtægter og udgifter Muligheden for at understøtte høj faglig kvalitet og forbedre indtjeningen Fakultetet fungerer som en solidarisk økonomisk enhed

12 ØKONOMI OG BUDGET Alle økonomiske enheder arbejder med fire-årige budgetter Institutternes overordnede budget og resultatkrav fastlægges fakultetsledelsen Fakultetsledelsen beslutter fordelingen af midler til fælles fakultære formål Fakultetsledelsen beslutter, hvilken andel af institutternes indtægter, der føres direkte videre til institutterne og efter hvilke principper Fuld transparens af alle fakultetets og institutternes indtægter og udgifter

13 ANSÆTTELSER Fakultetsledelsen sikrer effektive procedurer for ansættelser, der klart beskriver ansvarsfordeling, kvalitetsmål og ansættelseskriterier Procedurerne skal forelægges Akademisk Råd og de relevante institutfora Institutledelsen har inden for rammen af instituttets budget ansvaret for: alle TAP-ansættelser og alle ansættelser af VIP-personale i tidsbegrænsede stillinger (ej karriere)

14 ANSÆTTELSER Institutledelsen kan iværksætte opslag af nye stillinger som adjunkt, forsker, tenure track, lektor, seniorforsker, seniorrådgiver og professor Institutledelsen er forpligtiget til at rådføre sig om opslaget med instituttets lektorer, seniorforskere og professorer eller en undergruppe heraf Institutledelsen nedsætter bedømmelsesudvalg efter fakultetets retningslinjer Inden nedsættelsen rådfører institutledelsen sig med den nedsatte gruppe

15 ANSÆTTELSER Institutledelsen tager beslutning om udvælgelse af kandidater til ansættelsessamtaler og iværksætter disse Institutledelsen rådfører sig, inden der sendes en indstilling til dekanen om ansættelse, med den nedsatte gruppe Dekanen påser, at stillingsbedømmelse sker efter de fastsatte regler og afgør, om indstillingen kan tiltrædes

16 MEDINDDRAGELSE

17 MEDINDDRAGELSE Det foreslås, at: Dekanen i samråd med formanden for det akademiske råd beslutter: hvorledes rådet i højere grad kan inddrages i planlægning, gennemførelse og opfølgning på rådsmøderne hvordan det akademiske råd får mulighed for at diskutere væsentlige kommende beslutninger forud for, at beslutningen træffes

18 MEDINDDRAGELSE Institutlederen beslutter i samråd med medarbejdere, studerende og de valgte samarbejdsorganer, hvordan instituttets valgte samarbejdsfora kan inddrages Beslutningerne skal afspejle lokale behov og lokale forskelle og formidles til medarbejderne Institutlederne er ansvarlig for afholdelse af medarbejdermøder (mindst 2 pr. år) og skal gøre medarbejderne bekendte med instituttets kvartalsforecasts og budget De to nye bånd skal fremlægge forslag om, hvordan medarbejdere og studerende sikres indsigt og medinddragelse i båndenes arbejde

19 MEDINDDRAGELSE De studenterpolitiske organisationer og de ph.d.-studerende skal inddrages bedre i de beslutningsprocesser, der har betydning for dem Det foreslås, at oprette et organ med deltagelse af de studenterpolitiske organisationer og medlemmer af universitetsledelsen et udvalg på fakultetsniveau, hvor dekanen mødes regelmæssigt med studerende og ph.d.- studerende

20 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE

21 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE Det foreslås, at gennemføre: Et eftersyn af institutstrukturen på alle fakulteter for at sikre en hensigtsmæssig institutorganisering, der understøtter faglighed og samarbejde Eftersynet skal sikre motivation og medbestemmelse og skal: a) Være bredt inddragende b) Gives den nødvendige tid c) Ske under afvejning af andre igangværende processer

22 ORGANISATORISK INDRETNING AF FAKULTETERNE Dekanerne for AR, ST og BSS skal i forbindelse med eftersynet i særlig grad have fokus på: AR: Institut for Uddannelse og Pædagogik (IUP) ST: Ingeniøraktiviteterne BSS: Business-aktiviteterne

23 KOMMUNIKATION

24 KOMMUNIKATION Det foreslås, at: Kommunikationsstrategien og -praksis revideres under inddragelse af medarbejdere og studerende Den interne kommunikation skal i højere grad baseres på dialog og udveksling af ideer og argumenter Den eksterne kommunikation skal have et tydeligere fagligt fokus Universitetets hjemmeside revideres grundlæggende m.h.p. øget brugervenlighed

25 KOMMUNIKATION Brandingstrategien revideres fra bunden (nyt navn) med inddragelse af medarbejdere og studerende Der skal gøres op med den nuværende praksis med nedtoning af decentrale enheder Man skal tvangfrit kunne profilerer universitet, fakultet, institut og centre Der etableres større fysisk nærhed mellem de kommunikationsansvarlige og de lokale videnskabelige miljøer

26 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE

27 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Det foreslås, at: Administrationscheferne får det ledelsesmæssige ansvar for de administrative centre (hidtidige front office) Administrationscheferne refererer både til universitetsdirektøren og fakultetets dekan Administrationschefen indgår fortsat i universitetsdirektørens ledelsesteam sammen med vicedirektørerne

28 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Beslutning om fysisk placering af de enkelte medarbejdere i det administrative center tages lokalt af institutlederen, dekanen og administrationschefen Det aftales lokalt hvilke opgaver, der skal løses i relation til institutterne og hvordan samarbejdet mellem det administrative center og institutsekretariaterne skal organiseres Fakultetsledelsen beslutter i dialog med administrationschefen niveauet for administrativ understøttelse af institutterne Administrativ bistand derudover, skal instituttet selv afholde og have tilslutning til fra dekanen

29 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Nuværende vicedirektørområder mindskes væsentligt mht. antal medarbejdere og portefølje. 9 vicedirektørområder giver meget betydelig intern koordinering Universitetsdirektørens ledelsesteam består af 14 medlemmer (9+4+1) En skæv balance mellem administrationschefer og vicedirektører Derfor foreslås:

30 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE En sammenlægning af administrative områder (vicedirektør-områder), så antallet mindskes fra de nuværende ni til fire-fem. Disse kunne være: - Økonomi og planlægning - HR og kommunikation - IT - Uddannelser - Forskning og erhvervssamarbejde Endelig beslutning om sammenlægning afventer resultatet af høringen

31 ADMINISTRATIV UNDERSTØTTELSE Back office ændrer navn til fællesadministrationen Stab og Strategi omdannes til et ledelsessekretariat med direkte reference til rektor og tager sig af supportfunktioner for universitetsledelsen Der etableres en lille projekt- og porteføljestyringsenhed direkte under universitetsdirektøren for at sikre en effektiv og professionel projektstyring

32 DEN VIDERE PROCES

33 DEN VIDERE PROCES Høringen igangsættes nu og løber frem til den 19. september 2014 Høringen vil foregå på institutter, vicedirektørområder og i de kollegiale organer samt blandt studenterorganisationerne Debatten fortsætter på Fortsat mulighed for at sende mail: 2014@au.dk Plan for den efterfølgende proces fremlægges efter høringen Processen skal respekteres og høringssvarene vil blive grundigt studeret og vurderet m.h.p. eventuel indarbejdelse før en endelig beslutning med tidsplan meldes ud

34 EN NY START Den nuværende situation er ikke holdbar problemerne skal løses Forudsætning for et samarbejdende universitet Et samarbejdende universitet bliver et endnu stærkere universitet Derfor en ny start på vejen frem efter et svært år Vi ser frem til at løse opgaven sammen med jer

35