Manual udgivet af Projekt Arbejdsglæde

Transkript

1 Manual udgivet af Projekt Arbejdsglæde

2 Mødetavle.indd :28:44 Indhold Rulles sammen med tryksiden udad Intro Emne Resultat Check-in Tid Start / slut Pause / pauser / Slut Hvad handler dette møde om? Hvad skal der komme ud af dette møde? Hvem er med til dette møde? Agenda Fokus Skal vi nå på dette møde Vil vi meget gerne nå Tager vi, hvis vi har tid Afsluttet 1 Velkommen til Meget Bedre Møder Hvorfor holde Meget Bedre Møder? Mødetyper Før det første møde Mødeindkaldelse Til det første møde Start på mødet & intro Lav agendaen Start på agendaen Referat Evaluering af mødet Fem gode tips til Meget Bedre Møder Nye forsyninger God fornøjelse Referat Evaluering Startede mødet til tiden? (10 point) Sluttede mødet til tiden? (10 point) Nåede vi alle mål for mødet? (10 point) Hvor mange agenda-punkter nåede vi? (2 point per stk.) Nåede vi alle punkter under prioritet 1? (10 bonuspoint) Hvor mange punkter kom i referatet? (2 point per stk.) Hvor mange synes, det var et godt møde? (2 point per deltager som er enig) Beslutninger To do Spørgsmål I alt: Månedens high score Score: Hvem: Dato: Rulles sammen med tryksiden udad God fornøjelse med mødet! Meget Bedre Møder - side 3

3 1 Velkommen til Meget Bedre Møder Tillykke med jeres køb af Meget Bedre Møder - vi håber I bliver glade for det. I røret finder I: 1 magnetisk mødetavle 10 tuscher Post-it sedler 1 manual (det er den, du læser i nu) Det er alt, hvad I skal bruge for at holde mere strukturerede, sjove, dynamiske og effektive møder. 2 Hvorfor holde Meget Bedre Møder? Møder er dyre - meget dyre. De koster både tid og penge, men man glemmer let hvor dyre de er. Danske virksomheder bruger mere og mere tid på møder. Når møderne ikke fungerer optimalt, giver det en række problemer: 1. Deltagerne føler de spilder deres tid 2. Man træffer dårligere beslutninger 3. Det giver dårlig stemning og manglende motivation 4. Det fører til mindre handling på beslutningerne fra mødet Gode møder derimod: 1. Gør mødet mere effektivt, så I når mere på kortere tid 2. Sikrer gode, kreative beslutninger 3. Giver mere handling efter mødet 4. Øger arbejdsglæde og motivation Det handler simpelthen om, at bruge sin tid optimalt, både under og efter møderne. Med Meget Bedre Møder får I: Klare rammer for mødet Effektiv prioritering af dagsordenen Struktureret mødeledelse Et klart og tydeligt referat, som er klar straks efter mødet Og mest af alt undgår I følelsen af, at spilde tiden i dårligt planlagte, uproduktive møder. Meget Bedre Møder - side 4 Meget Bedre Møder - side 5

4 3 Mødetyper I kan bruge dette system til mange typer møder, for eksempel: Personale- eller afdelingsmøder Projektmøder Gruppemøder Ledelsesmøder Idémøder Kundemøder I kan bruge mødetavlen internt med jeres egne kolleger eller eksternt med kunder og leverandører. I kan bruge systemet til møder med op til 20 deltagere. Er I flere end det, er det svært for alle at deltage aktivt. Mødetavlen er ikke velegnet til rene informationsmøder, hvor der ikke er oplæg til diskussion. 4 Før det første møde Start med at få tavlen hængt op på et whiteboard i mødelokalet. Det er en fordel hvis den hænger et sted, hvor det er muligt for deltagerne at sidde omkring tavlen uden mødeborde mellem deltagerne og tavlen. Det er også en god idé, hvis mødelederen har sat sig ind i brugen af systemet inden det første møde, så der er mindst én person i gruppen, som har prøvet det før og ved hvad der skal ske. 5 Mødeindkaldelse I indkalder til møderne fuldstændig som I plejer. Lav gerne en dagsorden, så deltagerne ved, hvad der skal ske og inviter de rette deltagere til mødet. En god mødeindkaldelse bør indeholde følgende: Start- og sluttidspunkt for mødet Sted Emne for mødet Dagsorden Liste af deltagere Hvad deltagerne skal forberede (hvis nødvendigt) 6 Til det første møde Første gang I bruger systemet, er det en god idé, at alle deltagerne ser instruktionsvideoen. Den er et kvarter lang og viser hvordan I gør, skridt for skridt. Saml hele teamet, server evt. lidt popcorn og se filmen. I finder instruktionsvideoen på: Du kan som mødeleder sætte dig ned og se videoen på eller du kan booke os til at lave et kursus i brug af systemet. Meget Bedre Møder - side 6 Meget Bedre Møder - side 7

5 7 Start på mødet & intro Når mødet starter, så følg denne tjekliste. 1: Gør lokalet klar Sæt stolene i en halvcirkel med tavlen som centrum. Helst uden mødeborde møderne bliver mere aktive og engagerende, hvis I ikke har borde mellem deltagerne og tavlen. 2: Uddel redskaber Hver mødedeltager tager en tusch og en lille stak post-its. 3: Gentag start- og sluttid for mødet Skriv start- og sluttidspunkt for mødet på en post-it og sæt den på tavlen. Hvis mødet varer mere end 1 time, bør I holde pause undervejs. Skriv også hvornår der er pause(r). 4: Emnet for mødet Forklar hvad emnet for mødet er. Skriv emnet på en post-it og hæng det i emne-feltet. 5: Resultat Hvad skal der kommer ud af mødet? Deltagerne skriver de nødvendige resultater for mødet på post-its og sætter dem på tavlen. NB: Det er ikke agendaen I laver her, så skriv ikke alle de punkter op I skal tale om. Skriv de outcomes og resultater I bare SKAL nå på dette møde. 6: Check-in Hver deltager skal nu checke ind til mødet. Ud fra den tid der er sat af og emnet for mødet, skal man vælge om man vil deltage. Hvis nogen er i tvivl, kan de sige til nu, og evt. vælge at forlade mødet og bruge deres tid på noget andet. 8 Lav agendaen Nu skal I lave mødets dagsorden. Alle deltager i dette, og man skriver hvert dagsordenspunkt på en separat post-it, og hænger den på plakaten under agenda. Når du foreslår et emne, så skriv også dit navn nederst på sedlen. Agenda indeholder 3 felter, til at prioritere punkterne, så hæng dem der hvor det passer bedst: 1. Punkter vi SKAL nå på dette møde 2. Punkter vi meget gerne vil nå på dette møde 3. Punkter som vi tager, hvis vi har tid Der kan opstå lidt snak om, hvilke punkter der hører til hvor det er fint, men brug ikke for lang tid på det. Hvis I har udsendt en dagsorden sammen med mødeindkaldelsen, skriver I hvert af punkterne fra dagsordenen på en seddel og hænger på tavlen. Det er også tilladt at skrive punkter på dagsordenen senere på mødet, hvis man kommer i tanke om et punkt mere, så alt behøver ikke komme på nu. 9 Start på agendaen Spørg deltagerne: Hvilket punkt skal vi starte med? Flyt sedlen med det udvalgte punkt til Fokus feltet, og gå i gang med at behandle emnet. Når I er færdige med punktet, flytter I det ned til Afsluttet feltet. Fortsæt med dette indtil alle punkter er behandlet eller indtil der er 5 minutter tilbage til mødets sluttidspunkt. Dem der gerne vil deltage skriver deres navn på en post-it og hænger den op i check-in-feltet. Meget Bedre Møder - side 8 Meget Bedre Møder - side 9

6 10 Referat Undervejs skal der selvfølgelig tages referat, og det er der 3 felter til, nemlig beslutninger, to-do og spørgsmål. Beslutninger I det første felt hænger I alle de beslutninger der bliver truffet på mødet en beslutning på hver post-it. Eksempler: Vores nye website skal have en blå baggrundsfarve Fremover skal alle bruge formular B-41 To-do Under to-do hænger I de opgaver, der bliver uddelegeret på mødet igen en opgave pr. post-it. Husk også at skrive hvem der skal løse opgaven og hvornår den skal være klar. Eksempler: Christian finder en designer til web-sitet senest den 13. maj Line udvikler en nye formular til at modtage ros fra kunder i denne uge Spørgsmål Under spørgsmål hænger I de spørgsmål der dukker op, men som I ikke kan eller skal besvare på dette møde et spørgsmål på hver post-it. Eksempler: Hvilken skrifttype skal det nye website have? Skal vi bruge en anden formular til klager fra storkunder? Det er alle deltageres ansvar at lytte efter beslutninger, spørgsmål og to-do opgaver og være med til at opsamle dem på tavlen. 11 Evaluering af mødet De sidste 5 minutter af mødet, skal I bruge på at give mødet point. Jo flere point, jo bedre var mødet. Brug listen på tavlen og tæl sammen, så I kan se hvor mange point I har samlet. Hvis I har slået denne måneds high score, skriver I scoren, datoen og navnet på jeres afdeling/team i high-score feltet. 12 Fem gode tips til Meget Bedre Møder Her er lidt gode tips, som kan hjælpe jer til at få mest muligt ud af processen. 1: Sørg for at alle kommer til tavlen Undgå at det kun er mødelederen, der står ved tavlen og skriver alle dagsordens- og referatpunkter på tavlen. Mødet virker bedst, når alle deltager aktivt og kommer op til tavlen. 2: Ingen mødeborde Vi har skrevet det før i dette hæfte, men lad os skrive det igen: Væk med mødebordet. Mødet virker meget bedre uden. 3: Husk pauser Hvis mødet varer mere end 1 time, skal I holde en pause undervejs. Hvis mødet varer mere end 2 timer, skal I holde pause mindst en gang i timen. 4: Sluk alle mobiler, computere osv. Det er meget distraherende, at blive forstyrret undervejs af opkald og s både for personen der får beskeden, men også for de andre deltagere. Hold dit fokus 100% på mødet mens det er i gang. 5: Hold korte møder Lav ikke møderne for lange. Man når mere på 2 møder af 2 timer hver, end man gør på 1 møde på 4 timer. Meget Bedre Møder - side 10 Meget Bedre Møder - side 11

7 13 Nye forsyninger Hvis I er ved at løbe tør for forsyninger, kan I købe nye post-its og tuscher der hvor I normalt handler kontorforsyninger, men der er to ting I skal være opmærksomme på. 1: Post-its skal helst være med ekstra meget lim, så de bliver hængende også selvom de bliver flyttet rundt på tavlen. Vi har gode erfaringer med 3Ms Super Sticky post-it notes, som er dem der følger med oprindeligt. Andre slags har det med at drysse ned under mødet. 2: Tuscherne skal skrive med forholdsvis tyk skrift så teksten kan læses på lidt afstand. Hvis du skriver med kuglepen eller en helt tynd tusch, skal man helt tæt på, for at læse hvad der står. Køb gerne penne/tuscher i forskellige farver. 14 God fornøjelse Rigtig god fornøjelse med Meget Bedre Møder. Vi håber I får rigtig mange glade og effektive møder fremover! Hvis I har spørgsmål eller ideer, skal I endelig kontakte os. Du kan finde vores kontaktinformation på hvor der også er mange flere tips og ideer til Meget Bedre Møder. Med kæmpe arbejdsglædehilsen Meget Bedre Møder - side 12