Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. Referat af 20. maj 2015 Repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Deltagere Afbud Ikke mødt Dagsorden Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokale, Rugvænget 31 torsdag den 23. april 2015 kl Fra Repræsentantskabet Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Laila Arlofelt, Svend Erik Pedersen, Paul Nielsen, Kim Gunnarson, Irene Jørgensen og Michael Larsen Suppleanter Svend Vang og Maria Nielsen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Grete Kristiansen Michael Jensen, Torben Ljungkvist og Bjarne Ramussen 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra repræsentantskabsmødet den 8. oktober Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 4. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Kirstinelund b. Afdeling Kornvænget c. Afdeling Egebjerghaven d. Afdeling Børneinstitutionen e. Boligorganisationen Kirstinevang f. Sideaktiviteter g. Spørgeskema h. Revisionsprotokollat 5. Budget Fastsættelse af administrationsbidrag 6. Evaluering af Almenbos konference Generelt om tavshedspligt i Boligselskabet Kirstinevang 8. Behandling af indkomne forslag 9. Valg af revisor 10. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 11. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag 22. oktober Eventuelt. 535

2 ad 1 - Valg af dirigent Marie-Louise Scharling blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 8. oktober 2014 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. ad 3 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formanden aflagde følgende beretning: Så er tiden kommet til afholdelse af beretning for året 2014/2015. Jeg vil starte med at sige, det er glædeligt at alle afdelinger er kommet gennem år 2014 uden underskud, for huslejen kan ikke holde til vi kommer ud med underskud som skal dækkes ind via en lejeforhøjelse. Vi har i bestyrelsen ikke afholdt så mange møder det sidste år, men derfor har vi alligevel formået at få en del gennem hænderne. Bestyrelsen har siden sidste beretning, fået opstrammet regler for husdyrhold, hvilket har ude på ejendomskontorerne har givet anledning til en del spørgsmål, som vi senere på dette møde skal høre meget mere om. Vi har i bestyrelsen haft en debat omkring vores butikker i afdelingerne, i Vængerne skuldes bagerens kontrakt genforhandles, og i Egebjerghaven er der en udfordring med den del tomme butikker som ikke ser pænt ud i området. Afdelingsbestyrelsen i afdeling Kirstinelund har arbejdet på at forbedre standarden i flyttelejligheder og de økonomiske konsekvenser heraf, det betød at vi indkaldte alle medlemmer af de enkelte afdelingsbestyrelsesmedlemmer, til at fællesmøde, her skal der tales frit om de tiltag eller ændringer som bestyrelserne nu havde af ting til flyttelejlighederne, dette møde blev afholdt i starten af år 2015, der vil senere på dette møde komme mere info om hvad der kom frem på dette møde. Bestyrelsen har også arbejde med råderetten, hvor det kom frem at der ønskes et loft på hvor stort beløb der kan godkendes, Almenbo oplyste at grænsen er på kr. 120,610 som skal afvikles mellem år. Bestyrelsen har også haft en debat med Almenbo omkring licitering i udbuddet omkring vore håndværkere, vi mener den nuværende aftale var for lang en periode, hvis håndværkeren ikke overholdt sine forpligtigelser. De enkelte afdelingsbestyrelser, har gennem året også haft deres at se til, jeg vil benytte lejligheden til at takke alle i afdelingsbestyrelser, organisationsbestyrelse, repræsentantskab og ikke mindst Almenbo for at godt samarbejde i året som er gået og ser frem til vi i det kommende år nok skal få vores at se til. ad 4 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Kirstinelund Afdelingen havde i 2014 et overskud på kr., der primært skyldes lavere vandafgift samt besparelser på renholdelsesudgifter. Afdeling Kirstinelunds regnskab for 2014 blev herefter godkendt. 536

3 b. Afdeling Kornvænget Afdelingen havde i 2014 et overskud på kr., der skyldes lavere vandafgift samt lavere ejendomsskat end budgetteret. Der blev spurgt om vandforbruget også var blevet mindre. Til referat kan oplyses, at forbruget i 2014 var m 3, hvilket er 100 m 3 mindre end i Der blev spurgt, om beløbet vedrørende tilgodehavende på inkasso på kr. var steget eller faldet siden sidste regnskab. Til referat kan oplyses, at sidste års saldo på inkasso var kr. Afdeling Kornvængets regnskab for 2014 blev godkendt. c. Afdeling Egebjerghaven Afdelingen havde i 2014 et overskud på kr., der bl.a. skyldes en lavere vandafgift. Administrationen undersøger, om der kan opnås særlig driftsstøtte fra Landsbyggefonden, idet der ligger mange opretningsarbejder forude, der uden støtte kan medføre store huslejeforhøjelser. Den gennemsnitlige husleje ligger p.t. på 965 kr./m 2. Afdeling Egebjerghavens regnskab 2014 blev godkendt. d. Afdeling Børneinstitutionen Årsregnskabet anviser et underskud på kr., der skyldes lavere vandafgift. Afdeling Børneinstitutionens regnskab for 2014 blev godkendt. e. Boligorganisationen Kirstinevang Årsregnskabet udviser et overskud på kr. Overskuddet skyldes kursregulering på værdipapirer. Boligorganisationens balance udgør kr. Egenkapitalen udgør kr., hvor dispositionsfonden udgør kr. og arbejdskapitalen udgør kr. f. Sideaktiviteter Boligorganisationens regnskab for sideaktiviteter 2014 blev godkendt. g. Spørgeskema Boligorganisationens spørgeskema 2013 blev godkendt h. Revisionsprotokollat Samtlige årsregnskaber er forsynet med revisionspåtegning uden forbehold. Boligorganisationens Kirstinevangs revisionsprotokollat for 2014 blev godkendt. ad 5 - Budget 2016 Forelæggelse af administrationsbidrag Boligorganisationens administrationsbidrag for 2016 er reguleret med 0,6% til kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Stigningen svarer til stigningen i Almenbos administrationsbidrag, der udgør 0,6% jævnfør Almenbos takstoversigt 2016, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 25. februar 2015 Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2016 på efterårsmødet. 537

4 ad 6 - Evaluering af Almenbos konference i 2014 Der var stor tilfredshed med konferencen, specielt var Bent Madsens indlæg fredag aften glimrende. Administrationen havde fremsendt de udfyldte spørgeskemaer som inspiration til hvilke forhold, der kan forbedres i afdelingerne. ad 7 Generelt om tavshedspligt i Boligselskabet Kirstinevang Administrationen orienterede om lovgivningen omkring tavshedspligt samt om organisationsbestyrelsens beslutning på deres møde den 23. april 2015 om, at afdelingsbestyrelserne fremadrettet skal udlevere tavshedspligtserklæringer til nye medlemmer. Afdelingsbestyrelserne skal endvidere sørge for at nye medlemmer er indforstået med indholdet af tavshedspligtserklæringen og konsekvenserne af at overtræde denne samt sørge for underskrift af tavshedspligtserklæringen. Endvidere skal der på efterårsmøderne gældende fra efteråret såfremt der er valgt nye repræsentantskabsmedlemmer på afdelingsmøderne et punkt på dagsordenen vedrørende tavshedspligt, hvor lovgivningen gennemgås. ad 8 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 9 - Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 10 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden orienterede om, at bestyrelsen arbejder på en folder vedrørende ind- og fraflytning, som skal omdeles til alle beboere. Folderen skal også kunne hentes fra afdelingernes hjemmesider. Formanden foreslog, at der arrangeres en inspirationstur for organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet til de forskellige boligafdelinger, som Almenbo administrerer. Næstformanden vil også stille forslaget til Almenbos bestyrelse for at høre, om de andre boligorganisationer også er interesseret i at deltage i et sådant arrangement. b. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at Pia Mielko gik på efterløn den 1. marts og at administrationen pr. 1. maj har ansat Marianne Nielsen Hansen som ny udlejningsmedarbejder. Administrationen orienterede om, at HTH varslede lejeforhøjelser, hvilket vil kunne påvirke forbedringslejeforhøjelserne. Administrationen vil drøfte emnet på de kommende budgetforhandlinger med de berørte afdelinger. Administrationen oplyste, at boligorganisationen Lundebjerggård har ansat en sekretær til at assistere ejendomsmesteren og afdelingsbestyrelserne. c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund Afdelingsbestyrelsen afventer materiale fra administrationen vedrørende indgangspartierne. Afdelingsbestyrelsen arbejder på flere projekter og har mange gode ideer, som kan gøre afdelingen mere attraktiv. Disse projekter og ideer fremsendes til administrationen til drøftelse på det kommende budgetforhandlingsmøde. 538

5 Afdeling Kornvænget Afdelingen havde ingen meddelelser. Afdeling Egebjerghaven Afdelingsbestyrelsen oplyste, at Ballerup Kommune har solgt grunden bag Netto til KAB, som vil opføre 60 boliger på grunden. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten havde ingen meddelelser. e. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. ad 11 Fastsættelser af dato for næste møde. Forslag torsdag 22. oktober 2015 Næste repræsentantskabsmøde blev fastsat til torsdag den 22. oktober 2015 ad 12 Eventuelt Der blev spurgt, om husordenen kan udarbejdes på engelsk. Administrationen svarede, at BL mod et honorar kan oversætte dokumenter på mange sprog. Det er også muligt at få hjælp til oversættelser i Ballerup Kommune. Administrationen erindrede om, at Almenbos generalforsamling i år holdes i afdeling Nordre Munkegård. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent 539