Deltagere: Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Karsten Søndergaard (KSØ) Bestyrelsesmedlem. Anne Margrethe Hansen (AMH)

Transkript

1 Referat: Bestyrelsesmøde den For selskaberne Egedal Forsyning A/S, Egedal Spildevand A/S, Egedal Vandforsyning A/S Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse Klokken Deltagere: Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Ric Jakobsen (RJA) Bestyrelsesmedlem Karsten Søndergaard (KSØ) Bestyrelsesmedlem Peter Hansen (PHA) Bestyrelsesmedlem Anne Margrethe Hansen (AMH) Poul Michael Fanøe (PMF) Direktør Økonomichef Afbud: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Mødeleder: Referent: Jens Jørgen Nygaard (JJN) Poul Michael Fanøe (PMF) Gæster: Per Timmermann Statsaut. Revisor, PWC 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af referat af samt Godkendelse af referat af Bilag: 1.1 Referat Bilag: 1.1 Referat Referatet indstilles godkendt. Referater godkendt 1.2 Godkendelse af dagsorden for Bilag: 1.2 Dagsorden Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt 2. Meddelelser fra formanden - ingen bemærkninger. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 1

2 3. Årsregnskab 2013 for Egedal Forsyning A/S, perioderegnskaber 2013 samt orientering om associeret selskab Furesø Egedal Forsyning A/S Årsregnskaber for de enkelte selskaber forelægges til bestyrelsens godkendelse. Administrationen udarbejder tillige en årsberetning for 2013 i en populærudgave, der beskriver koncernens samlede aktiviteter for året. Koncernens samlede årsberetning forelægges til bestyrelsesformandens godkendelse og til efterfølgende orientering i bestyrelsen, samt fremlæggelse på selskabets ordinære generalforsamling. Selskabet afholder ordinær generalforsamling 28. maj 2014 for formel vedtagelse af regnskabsaflæggelse for Generalforsamlingen afholdes i forbindelse med byrådsmødet i Egedal Kommune. 3.1 Forelæggelse af perioderegnskaber 2013 for Egedal Forsyning Bilag 3.1 Perioderegnskab Egedal Spildevand 4.kvt. Bilag 3.1 Perioderegnskab Egedal Vandforsyning 4.kvt. Perioderegnskab for 2013: Af hensyn til kontinuiteten i præsentationen af årets perioderegnskaber fremlægges perioderegnskabet for 4. kvartal (hele 2013) for de 2 datterselskaber til bestyrelsens endelig godkendelse. Selskabernes resultat før skat samt afvigelser fra budget fremgår af nedenstående skema. Perioderegnskab 4. kvartal før skat og evt. over/underdækning Realiseret 2013 (tkr.) Budget 2013 (tkr.) Periodens afvigelse (tkr.) Resultat: Egedal Vandforsyning Resultat: Egedal Spildevand Kommentarer til perioderegnskabet: Egedal Vandforsyning A/S afviger regnskabsåret 2013 negativt med 829 tkr. Afvigelsen skyldes hovedsageligt lavere end forventet indkomst fra tilslutningsbidrag bl.a. som følge af forsinkelse af udbygningen af vandforsyningen i Egedal By. Egedal Spildevand A/S afviger regnskabsåret 2012 positivt med 516 tkr. Afvigelsen skyldes hovedsageligt højere end forventet indkomst fra tilslutningsbidrag, lavere omkostninger til administration til dels modvirket af hensættelse af udgifter til tømning af slambede. Bestyrelsens kommentar: Perioderegnskaber godkendt. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 2

3 3.2 Forelæggelse af regnskaber 2013 Bilag 3.2 Koncernregnskab Egedal Forsyning 2013 Bilag 3.2 Årsrapport Egedal Vandforsyning 2013 Bilag 3.2 Årsrapport Egedal Spildevand 2013 Årsregnskaber 2013 med tilhørende specifikationer for de 4 selskaber foreligger til bestyrelsens godkendelse. Alle regnskaber er revideret af statsautoriseret revisor PWC. Ingen af regnskaberne har givet anledning til anmærkninger. Egedal Forsyning & Service A/S hhv. Furesø Driftsselskab A/S fusionerede pr til Furesø Egedal Forsyning A/S (FEF). Furesø Forsyning Holding A/S ejer 50% og de resterende 50% ejes af Egedal Forsyning A/S. FEF indgår således som et associerede selskab i koncernregnskabet for Egedal Forsyning A/S. Regnskabet for FEF er uden anmærkninger og fremlægges af revisor på selskabets bestyrelsesmøde 1. april Årsregnskaberne indstilles til bestyrelsens godkendelse. Årsregnskaber godkendt 3.3 Forelæggelse af revisionsprotokoller 2013 Bilag 3.3 Egedal Forsyning A/S - revisionsprotokol 2013 Bilag 3.3 Egedal Vandforsyning A/S - revisionsprotokol 2013 Bilag 3.3 Egedal Spildevand A/S - revisionsprotokol 2013 Revisionsprotokollater for de respektive selskaber fremgår af vedlagte bilag for de enkelte selskaber. Protokollaterne indstilles tiltrådt af bestyrelsen. Protokollater tiltrådt. 3.4 Perioderegnskab 2013 for Furesø Egedal Forsyning Bilag 3.1 Perioderegnskab Furesø Egedal Forsyning 4.kvt. Perioderegnskab for 2013: Til orientering fremlægges perioderegnskabet for 4. kvartal (hele 2013) for det associerede selskab. Selskabet udviser et overskud på 56 tkr. mod et budgetteret underskud på -72 tkr. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 3

4 4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.2 Selskabets økonomi og likviditet Status på opkrævning Bilag Status på opkrævninger Status på opkrævning fremgår af bilag til orientering for bestyrelsen Likviditet Forsyningskoncernens kassebeholdninger udgjorde pr for Egedal Vandforsyning DKK og for Egedal Spildevand DKK Erklæring fra direktion om at skatter, moms og andre afgifter er rettidigt betalt Bilag: 4.3 Status moms og afgifter Skematisk oversigt vedr. afregning af moms og afgifter i selskaberne under Egedal Forsyning A/S foreligger til bestyrelsens orientering. 4.4 Forhold af øvrig interesse for bestyrelsen Opdatering af vedtægter for selskaberne i Egedal Forsyning A/S Bilag Egedal Forsyning_vedtægter Bilag Egedal Spildevand_vedtægter Bilag Egedal Vandforsyning_vedtægter Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 4

5 Sagsfremstilling Forslag til opdaterede vedtægter fremlægges i udgave med MarkUp, hvoraf ændringer fremgår. Opdateringen vedrører hhv. tidspunkt og varighed for bestyrelsens tiltrædelse, hhv. konsekvensrettelse sfa. det fællesejede selskab Furesø Egedal Forsyning, hhv. opdateringer der bringer vedtægterne i overensstemmelse med selskabernes gældende praksis. De opdaterede vedtægter indstilles til bestyrelsens godkendelse. Konsekvensrettelse af benævnelsen kommunalbestyrelse til byråd. I pkt. 8.2 præciseres tiltrædelsestidspunktet. Vedtægter godkendt med ovennævnte rettelser Opdatering af forretningsorden for selskaberne i Egedal Forsyning A/S Bilag Forretningsorden_ Sagsfremstilling Forslag til opdateret forretningsorden fremlægges i udgave med MarkUp, hvoraf ændringer fremgår. Opdateringen vedrører hhv. en indføjelse af beslutningen om at tilbyde forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer plads i bestyrelsen for Egedal Forsyning, samt øvrige opdateringer der bringer vedtægterne i overensstemmelse med selskabernes gældende praksis. Den opdaterede forretningsorden indstilles til bestyrelsens godkendelse. Konsekvensrettelse af benævnelsen kommunalbestyrelse til byråd. Forretningsorden godkendt med ovennævnte rettelser Generel orientering om selskabets drift Sagsfremstilling Orientering om selskabets drift gives på mødet v. direktionen. Resume af evaluering af vandsektorloven fremsendes til bestyrelsen. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 5

6 4.5 Samarbejde med øvrige forsyninger (lukket punkt) 5. Aktiviteter som følge af Vandsektorloven 5.1 Valg af forbrugerrepræsentanter til netselskaberne Orientering gives på mødet. 6. Orientering fra bestyrelsesmødet 6.1 Emner til fremlæggelse på årets generalforsamling Selskabets ordinære generalforsamling vil i år blive afholdt i forbindelse med Egedal byrådsmøde d. 28. maj Ud over de vedtægtsbestemte emner jf. pkt. 6.2 som behandles på den ordinære generalforsamling, indstilles til bestyrelsens godkendelse tillige at fremlægge følgende forslag på den ordinære generalforsamling: - Forslag til opdatering af vedtægterne jf. pkt Forslag om tiltrædelse af forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i Egedal Forsyning s bestyrelse. Forslag til dagsorden godkendt. 6.2 Orientering til offentligheden For at imødekomme et generelt ønske om større åbenhed omkring selskabets aktiviteter, har administrationen undersøgt mulighederne for at opfylde dette. Direktionen anbefaler bestyrelsen fremover at gøre bestyrelsesreferater tilgængelige via For håndtering af eventuelle fortrolige punkter anvendes samme praksis som benyttes ved de politiske udvalg. Indstilling godkendt. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 6

7 7. Eventuelt Orientering om ejermøde med borgmester og bestyrelsesformand ultimo april. Fælles temadag med TMU og selskabsbestyrelsen om klimaaktiviteter planlagt medio juni, forsøges flyttet til medio august grundet begrænset deltagelse. Administrationen undersøger forsyningens mulighed for deltagelse i Egedal Kommunes Grønne Råd. Orientering om generalforsamling i KVE d. 28. april. Sted: Dato: Kim Røgen Karsten Søndergaard Ric Jakobsen Peter Hansen Jens Jørgen Nygaard Anne M. Hansen Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 7