Status for implementering af handleplanen på arbejdsmarkedsområdet

Transkript

1 Status for implementering af handleplanen på arbejdsmarkedsområdet Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 18. november 2014 en handleplan for arbejdsmarkedsområdet. Handleplanen omfatter 5 indsatsområder: 1. Hurtigere sagsbehandling 2. Bedre kommunikation med borgerne 3. Styrke dialogen med omverdenen 4. Godt arbejdsmiljø 5. Fastlægge en klar og tydelig ledelsesstruktur Efterfølgende besluttede Kommunalbestyrelsen den 24. februar 2015 et oplæg til ny organisering af arbejdsmarkedsområdet. Oplægget var udarbejdet af kommunaldirektøren i samarbejde med medarbejderne. Økonomiudvalget bad samtidig om en afrapportering på implementeringen af handleplan og organisationsændringer i efteråret Nedenfor findes den ønskede afrapportering. Herunder en orientering om de udviklingstiltag, der er igangsat på området. 1. Implementering af ny organisation På baggrund af handleplanen og organisationsændringen blev der pr. 1. april 2015 ansat ny direktør for området. Herefter er ansat to nye chefer og en souschef til de nye chefstillinger, der var vakante. Chefstillingerne blev besat pr. 1. juni 2015 og souschefstillingen pr. 1. august Siden ansættelsen af ny direktør og de efterfølgende chefansættelser har den nye chefgruppe etableret sig som samlet ledelsesenhed med fastlæggelse af fælles målsætninger og udviklingsmål. Endvidere har den nye chefgruppe, frem mod en fællesdag for alle medarbejdere den 18. september 2015, arbejdet med implementeringen af handleplanen og organisationsændringerne. Status for organisationsændringerne er således: Den ændrede organisation er sat i værk pr. 1. juni 2015, herunder en ændret MED- og AMRstruktur, der følger den nye afdelingsstruktur (se figur nedenfor). De med organisationsændringen ny-normerede medarbejderstillinger er slået op. Det har vist sig vanskeligt at rekruttere socialrådgivere - et generelt problem i mange kommuner i øjeblikket. Det forventes at de sidste stillinger kan besættes pr. 1. november De manglende stillingsbesættelser har betydet et fortsat betydeligt pres på især sygedagpengeområdet. Der er gennemført en lokalerokade på rådhuset i Grenaa, der skal understøtte den nye organisationsstruktur. Lokalerokaden er afsluttet i september Ligeledes har ledelse og medarbejdere arbejdet på forberedelse af indflytningen af Ungeenheden i de nye lokaler på GDgrunden. Indflytningen er blevet forsinket af lejekontraktforhandlingerne. Det forventes at indflytningen kan ske omkring 1. februar Lokalerokaderne skal følges op af APV-vurderinger af alle arbejdspladser. 1

2 2. Udvikling af arbejdsmarkedsområdet Chefgruppen har konkretiseret de tiltag, der skal ske på handleplanens indsatsområder. Herunder har chefgruppen arbejdet med at identificere de centrale problemstillinger i områdets drift. Både i den enkelte afdeling og mellem afdelingerne. Hertil er bl.a. anvendt revisionsbemærkninger, input fra borgerrådgiveren samt fra Kontaktudvalget for syge borgere i Norddjurs Kommune. På baggrund af de problemstillinger der er identificeret i organisationen, har chefgruppen fremlagt en række udviklingstiltag. Overordnet er der tre mål med de udviklingstiltag, der er sat på skinner i organisationen: a. At skabe grundlag for en større grad af selvstændighed, men også et større ansvar, hos den enkelte sagsbehandler til at træffe afgørelser. b. At effektivisere og forkorte arbejdsgangene til gavn for både borgere og medarbejdere. c. At skabe grundlag for større arbejdsglæde hos medarbejderne. Kompetenceudvikling Der er planlagt et samlet kompetenceudviklingsprogram for alle medarbejdere med start i november Kompetenceudviklingsprogrammet tager udgangspunkt i et fælles administrationsgrundlag fastlagt af chefgruppen og retter sig mod at etablere en fælles og ensartet sagsbehandling på arbejdsmarkedsområdet i Norddjurs Kommune. Kompetenceudviklingen består af to dele: a. En fælles grundlæggende kompetenceudvikling på områderne for retssikkerhed, forvaltningsret og offentlighedslovgivning. Alle medarbejdere gennemgår dette forløb. 2

3 b. En specifik kompetenceudvikling i den faglovgivning de enkelte afdelinger arbejder med. Kompetenceudviklingen er primært rettet mod de sagsbehandlende afdelinger. Kompetenceudviklingsprogrammet forventes gennemført i løbet af efteråret Kompetenceudviklingen følges op af en gennemgang og udvikling af arbejdsgangene i alle afdelinger. Det er forventningen at gennemgang og ændringer af arbejdsgange vil ske i løbet af efteråret 2015 og de første måneder af Faglige koordinatorer Chefgruppen har defineret en ny, klar og entydig rolle for de faglige koordinatorer. Herunder er også hvordan de faglige koordinatorer fremover skal understøtte arbejdet i organisationen. Det er målet at skabe større sammenhæng i den faglige sparring og en større grad af faglig dialog, mellem fagkoordinatorer og rådgivere om faglig retning og lovfortolkning. Ligeledes skal en stærkere faglig dialog om ny lovgivning og centrale reformer omsættes af chefgruppen til politisk drøftelse af niveauer og rammer. Den nye arbejdsform indebærer også en tydelig inddragelse af chefniveauet i de faglige prioriteringer og en klar rollefordeling mellem chefer og faglige koordinatorer. Den nye ordning forventes implementeret i løbet af efteråret Ny samarbejdsaftale med speciallæger Aftalen er trådt i kraft den 1. august 2015 og omfatter en samling af den lægelige sparring hos Enhed for Klinisk Socialmedicin og Rehabilitering i Region Midt. Ny samarbejdsaftale om fysioterapeutiske udredninger For at effektivisere indhentningen af fysioterapeutiske udredninger er der indgået samarbejdsaftale med virksomheden Quick Care herom. Aftalen trådte i kraft 1. september Ændring af de fysiske rammer for borgerservice i Ørsted De fysiske rammer i Ørsted er ikke tilfredsstillende. Der er bl.a. ingen flugtvej, og borgerne har ikke mulighed for, at få den nødvendige diskretion. En plan for ændring af de fysiske rammer er under udarbejdelse. Ændring af åbningstider. Som et led i omorganiseringen blev det besluttet at ændre åbningstiderne til: Mandag - onsdag: :00 Torsdag: :00 Fredag: 10:00-12:00 De ændrede åbningstider gør at medarbejderne kan bruge tiden fra kl. 8:00 til kl 10:00 til administrativt arbejde og tværgående mødeaktivitet. De ændrede åbningstider evalueres med udgangen af Fastsættelse af målsætninger for den nye organisation For at sikre fremdrift i handleplanen har chefgruppen fastsat en række målsætninger, som skal anvendes til løbende at vise fremdriften i handleplanen. Nedenfor er listet et udvalg af de mål, der løbende vil blive anvendt til justering af indsatsen. 3

4 Borgertilfredshed: Månedlige opgørelser af antallet af stadfæstede, ændrede og hjemviste ankesager i Ankestyrelsen Nedbringelse af antallet af klagesager, der må løses med politisk eller direktør-involvering Halvårlige borgertilfredshedsundersøgelser. Det forventes at der indgås samarbejdsaftale med Epinion herom. Øget medarbejdertilfredshed: Halvårlig temperaturmåling af medarbejdernes opfattelse af fremdrift i handleplanens implementering Ugentlig medarbejdertrivselsmåling Synlig og nærværende ledelse: Årlig ledelsesevaluering foretaget af medarbejderne Øget tilfredshed hos samarbejdspartnere: Årlig tilfredshedsmåling hos udvalgte samarbejdspartnere, fx faglige organisationer, A-kasser og erhvervsorganisationer Årlig tilfredshedsmåling hos virksomheder med kontakt til Arbejdsmarkedsforvaltningen. Herudover skal handleplanen også give sig udslag i betydeligt færre revisionsbemærkninger og i en positiv udvikling i Borgerrådgiverens årsrapport. Ligeledes forventes det, at handleplanen vil have effekt på arbejdsmarkedsområdets produktivitet og effektivitet samt være en forudsætning for nedbringelsen af forsørgelsesudgifterne vedtaget i Budget Fællesdag for medarbejderne 18. september Den 18. september 2015 blev afholdt en fællesdag for alle medarbejdere på arbejdsmarkedsområdet. På fællesdagen blev status for handleplanen drøftet, og chefgruppen fremlagde sin plan for aktiviteterne i det videre udviklingsarbejde. På fællesdagen blev bl.a. drøftet: Status for handlingsplanen, herunder måling af medarbejdernes opfattelse af fremdriften i handlingsplanen. Ønskede effektmål for udviklingsprocessen. Konkrete målsætninger for udviklingsprocessen, herunder tidsrammer. Den videre proces. 4

5 På fællesdagen blev den første halvårlige måling af medarbejdernes opfattelse af fremdriften i arbejdet med handleplanen (Temperaturmålingen). Temperaturmålingen gentages halvårligt. Af oversigten ovenfor fremgår medarbejdernes vurdering af fremdriften. Der er tilsvarende lavet temperaturmålinger for de enkelte afdelinger. Det er chefgruppens vurdering at fremdriften på nuværende tidspunkt er tilfredsstillende. Der er tale om en basismåling, der først bliver rigtig interessant sammenlignet med fremtidige resultater. 5. Økonomi Den samlede økonomi i organisationsændringen er opgjort til 5,5 mio. kr. der er indarbejdet i Budget Det videre arbejde På fællesdagen præsenterede chefgruppen planen for udviklingen af organisationen (se afsnit 2 og 3). Nedenfor findes i oversigtsform planen for det videre arbejde. I efteråret 2015 har to af de nuværende afdelingschefer for afdelingerne Tidlig Indsats og Job og Virksomhed - meddelt at de ønsker at fratræde på pension pr. 31.december De to chefstillinger genopslås snarest muligt. De to fratrædelser giver dog, sammen med erfaringerne fra det hidtidige arbejde med implementering af handleplanen, chefgruppen anledning til at analysere den tværgående opgavevaretagelse på tre områder nærmere. Det drejer sig om: Den administrative servicering af de nye afdelinger. Den samlede virksomhedsservice Samarbejdsfladerne mellem afdelingerne Tidlig Indsats og Ressource og Udvikling. Forvaltningen vil i løbet af efteråret 2015 og foråret 2016 analysere disse områder nærmere, om muligt med inddragelse af de forventede nye chefer for de to afdelinger. Ud over de her skitserede udviklingsinitiativer vil der fra 2016 være behov for yderligere udviklingsarbejde. I den forbindelse kan nævnes: Ledelsesudvikling. Udvikling af ledelses- og stryringssamarbejdet internt i chefgruppen og på tværs af afdelingerne Udvikling af afdelingsbudgetter. Udvikling af spillereglerne mellem afdelingerne for anvendelsen af afdelingsbudgetterne. På arbejdsmarkedsområdet er der en høj grad af afhængighed mellem afdelingerne i indsatserne. Det er derfor afgørende at der er en betydelig budgetmæssig koordination mellem afdelingerne. Udvikling af områdets indsatser. Arbejdsmarkedsområdet er traditionelt præget af en stor variation af indsatser. Det er nødvendigt at se kritisk på hvilke indsatser der virker og hvilke ikke. Den gode kollegiale kultur. Udvikling af hvordan ledelse og medarbejdere bedst understøtter hinanden på tværs af afdelingerne. Udvikling af indsats og service på basis af borgertilfredshedsmålingerne. 5

6 En overordnet skitse for den videre implementering er vist i figuren nedenfor: 6