INDKALDELSE TIL KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 19. maj 2014 INDKALDELSE TIL KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 22. maj 2014, kl. ca på Hotel Scandic Østergade Århus C med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Velkomst b. Bestyrelsens arbejdsform (B) * c. Godkendelse af forretningsorden (B) * d. Konstituering (B) * 2. Kommende møder a. Dato for introduktion for nyvalgte bestyrelsesmedlemmer (B) b. Program for bestyrelsesseminar den juni (O) * c. Emner til næste ordinære møde, der holdes den 14. august 2014 (B) d. Mødeplan 2014 (O) * 3. Eventuelt (O) Mødet holdes umiddelbart efter afslutning af repræsentantskabsmødet. Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.b Professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde DATO 19. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus på linje med bestyrelserne i det daværende Bo83, Højbo og VesterBo tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering. INDSTILLING Det indstilles, at konceptet fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen.

3 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

4 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor

5 fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning 9 Direktørens rolle 10 Seminar Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne.

6 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder.

7 15 Revisionsprotokol 16 Tavshedspligt Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

8 NOTAT TIL PKT 1.d Konstituering DATO 19. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget af formand og næstformand samt ét medlem valgt af organisationsbestyrelsen. Siden 30. maj 2013 har Johnny Defeuth Eriksen været valgt.. ii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 30. maj Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Torben Kjølhede og Henrik Autzen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Der bør også udpeget som minimum én suppleant. På nuværende tidspunkt er Johnny Eriksen 1. suppleant og Kirsten Hillebrandt 2. suppleant. iii) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender senere særskilt indstilling hertil, som behandles på bestyrelsesseminaret den juni. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen

9 At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. iv) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation.. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Det indstilles, at forretningsudvalget fremsender et forslag til kontaktpersoner til udvalgene, som godkendes på bestyrelsesseminaret den juni. v) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Søren Høgsberg har siden 30. maj 2013 repræsenteret Boligkontoret Århus. vi) Styregruppen for de boligsociale helhedsplaner Indtil nu har Johnny Defeuth Eriksen repræsenteret alle boligorganisationer i styregruppen for den boligsociale helhedsplan for Frydenlund og Henrik Autzen tilsvarende for Vandtårnsområdet. Da det er en fælles udpegning for boligorganisationerne, kan disse ikke uden videre omkonstitueres. vii) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Henrik Autzen siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen for den fælles portal for Møllevangskvarteret samt helhedsplanerne i Frydenlund og Herredsvang. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 2/2

10 BESTYRELSESSEMINAR 20. og 21. juni maj 2014 INDBYDELSE

11 MÅLRETTET EFTERUDDANNELSE - for organisationsbestyrelsen i Boligkontoret Århus Fredag Ankomst og indkvartering Vejlsøhus Hotel & Konferencecenter Vejlsøvej 51, 8600 Silkeborg 15:30 Velkomst Introduktion til programmet for seminaret v/bestyrelseskonsulent Carsten Stenrøjl I mit arbejde som rådgiver, forfatter, foredragsholder, sparringspartner og bestyrelsesmedlem fokuserer jeg på at hjælpe ledere og virksomheder med at nå deres mål eller eventuelt sætte mål. Jeg arbejder indenfor emnerne strategi, organisationsudvikling, lederudvikling og personlig sparring. 16:00 Hvilken værdi kan og skal bestyrelsen skabe for Boligkontoret Århus? Debat om hvilken situation Boligkontoret Århus befinder sig i og om hvilket fokus bestyrelsen skal have i den kommende periode 19:30 Middag og hyggeligt samvær Lørdag 9:00 Opsamling på fredagens drøftelser 9:15 Bestyrelsens arbejdsgrundlag De generelle og basale elementer i en bestyrelses rolle, forudsætninger, ansvar og opgaver 12:00 Frokost 13:00 Bestyrelsens sammensætning, ressourcer og kompetencer Afdækning af kompetencer og dialog om arbejdsfordeling og arbejdsmetoder 14:30 Afslutning Eventuelle afbud til Mette senest den 2. juni 2014!

12 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 19. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i Dato Arrangement Indhold juni Bestyrelsesseminar Evt. opfølgning på repræsentantskabsmøde Bestyrelsens arbejdsform 14. august Bestyrelsesmøde Strategiske mål Ajourføring af digitaliseringsstrategi 19. august Dialogmøde 4. september Bestyrelsesmøde 25. september Bestyrelsesmøde 21. oktober Dialogmøde 6. november Bestyrelsesmøde 4. december Bestyrelsesmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.