Høring af udbudsmaterialet på sprogtolkning

Transkript

1 Høring af udbudsmaterialet på sprogtolkning Skemaet indeholder alle spørgsmål med svar, der er modtaget i forbindelse med høringen. Alle spørgsmål og svar offentliggøres på KomUdbud.dk Nummer Spørgsmål Svar 1 Afsnit 3.6. side 9, Aflysning/forsinkelse, hhv. 20, side 16, udkast til rammeaftale, Bod. I udkastet under Tolkens/leverandørens aflysning/ 20 bod står: Der kan som udgangspunkt ikke aflyses. Leverandøren skal kunne levere en substitut ellers pålægges DKK 1500 i bod pr. aflysning. I det konkrete tilfælde kan rekvirenten acceptere dette, men rekvirenten er ikke forpligtiget. Dette skyldes, at ikke alle enheder har videoudstyr mv Vil medlemskommunerne i KomUdbud kunne acceptere, at leverandørens substitut tolk leverer telefontolkning eller videotolkning? Afsnit 3,7, side 9, Sortiment. I udkastet står: Aftalen dækker alle sprog. Vil udbyder i endeligt udbudsmateriale nærmere definere de sprog, som der ønskes tolkning på? Pkt ret til at løse de udbudte ydelser inhouse. Betyder det, at udbyder også fremadrettet f.eks. kan ansætte egne tolke? Pkt Service, e-booking. Det er af flere årsager praktisk umuligt eller metodisk en dårlig idé. 1 Vi har ikke mulighed for at afgrænse, hvilke specifikke sprog aftalen skal dække; hvilke sprog, der er behov for ændrer sig løbende og er forskellig fra år til år og fra kommune til kommune. Ja. Generelt gælder, at ordregivende myndigheder altid har ret til at løse en opgave inhouse. Tildelingskriteriet er defineret på baggrund af ønsket om at kunne planlægge i én sagsgang; det er ikke den enkelte tolks kalender, der ønskes indsigt i nærmere det enkelte sprog man

2 5 Rent praktisk er de fleste tolke freelance ansat ved flere arbejdsgivere eller har andet arbejde i øvrigt. Vi (og de fleste andre tolkebureauer) har ikke umiddelbart selv adgang til tolkenes kalendere, men aftaler fra gang til gang eller har periodiske aftaler om dispositionstider. Metodisk er det en dårlig idé, da det stort set udelukker vores mulighed for at sikre det rette match mellem tolk og opgave. Vi gør rigtig meget ud af at finde den bedste tolk til den konkrete opgave og samtidig at indtænke ruteplanlægning(rationel ressourceanvendelse), eventuel igangværende sagsforløb og opgavens karakter og dermed tolkens specifikke, faglig kvalifikationer. Telefonisk kontakt mellem ordregiver og tolkebureau er næsten altid det mest optimale. Tildelingskriterium Service Beskrivelse af e- booking Det vægtes positivt, hvis tilbudsgiver kan levere et bookingsystem, hvor rekvirent har adgang til Tolkenes kalender. Hvordan har tilbudsgiver tænkt at det skal praktiseres? Er det kun med det formål, at få en straks bekræftelse? Hvad menes med, at tilbudsgivers bookingsystem kan koordinere bestilling på tværs af kommuner? Forslag: rekvirent bestiller tolk online, eller telefonisk, tilbudsgiver bekræfter straks pr, mail, sms eller telefonisk ( alt efter rekvirentens ønske). Bemærking: vi har mere en 600 tolke og det er vores arbejde, at koordinere deres opgaver til forskellige rekvirenter. Der er mange faktorer der skal tages hensyn til ved booking af tolk, bla. Geografisk afstand, opgavens omfang og indhold, køn, mm. Vi kender de tolke der er tilknyttet og ved hvilke 2 ønsker at kunne booke direkte i leverandørens kalender. Kriteriet skal ses i sammenhæng med udbudsmaterialets punkt 3.3, hvorefter leverandøren skal bekræfte straks, hvis bestilling er foretaget 4 eller flere dage før tolkning. I stedet for at få denne straksbekræftelse via tlf. er der ønske om, at rekvirent selv kan booke direkte i leverandørens kalender og herved undgå mulig ventetid i telefon. Det forventes således ikke, at der skal kunne bookes i systemet (og dermed straksbekræftes) hvis bestilling sker 3 eller færre dage før tolkning. Det understreges, at der er tale om et tildelingskriterium et ønske og dermed ikke et minimumskrav. Tilbudsgiver vil således ikke blive udelukket, ifald den ønskede løsning ikke kan leveres; der vil bare være mulighed for at score point, ifald løsningen kan leveres. Se svar på spørgsmål 4. Ønsket om, at bookingsystem kan koordinere bestillinger på tværs af de enkelte kommuner fjernes.

3 tolke der skal vælges alt efter opgavens karakter Pkt. 3.2 Levering. Vi skal opfordre til at videotolkning også bliver omfattet af 2 timers fristen, da vi som ved fremmødetolkning ikke kar tolkene siddende på ventebænken døgnet rundt på kontoret. Tolkene skal af sikkerhedsmæssige årsager køre til bureauets kontor, hvor videotolknings-udstyret befinder sig i specialindrettede arbejdsbåse. Pkt. 3.3 Levering. Underpunkt 1: Der henvises til kommentarerne under punkt 2.17 vedrørende online-booking. Underpunkt 7: General kommentar. Vi er ikke ukendte med begrebet bod i forskellige sammenhænge, men mener, at det ikke giver mening i denne sammenhæng. Hvis manglende leverance, forsinkelse eller utilstrækkelig kvalitet kan der være behov for at udbyder kan rekvirere tolkning fra anden side / andet bureau. Dette kan eventuelt medføre en større udgift end aftalt og så er det yderst relevant at tale om dækning af merudgift. En bod som almindelig straffeaktion giver ikke mening. Pkt. 3.4 Skriftlige oversættelser. Det vil være velkomment, hvis fristen for bekræftelse kan være senest følgende arbejdsdag. Pkt. 3.6 Aflysning / forsinkelse. Vi skal henvise til kommentarerne under pkt. 3.3 underpunkt 7. Vi skal dog pointere, at udbyders meromkostninger i disse tilfælde naturligvis skal dækkes efter et aftalt koncept. 3 Det accepteres, at fristen øges til 2 timer. Boden bliver kun relevant i det tilfælde, hvor leverandøren ikke lever op til det aftalte, hvilket flere kommuner desværre har erfaring med. At der er valgt et fast bodsbeløb frem for en konkret udmåling af udgifter i de enkelte tilfælde, skyldes et ønske om at lette de administrative omkostninger ved at håndhæve boden. Bodsstørrelsen er fastlagt ud fra en gennemsnitsvurdering indeholdende omkostninger til ekstra sagsbehandling/ekstra (forgæves) mødetid samt evt. udgifter til anden tolk. I det konkrete tilfælde indsætter vi dog et kan foran pålægges bod. Det skyldes, at ordregiver har forståelse for, hvis leverandøren har udfordringer med at levere nytilkomne sprog med få personer. Det vurderes, at en dags frist på bekræftelse kan accepteres. Se svar på spørgsmål 7.

4 Vi skal opfordre til, at det aftales/tilbydes et mindre administrationsgebyr (f.eks. 75,- kr.) ved ordregivers aflysning af bekræftede aftaler. Bilag 1 Tilbudsliste. Det er vores klare erfaring, at det vil være hensigtsmæssigt at videotolkning afregnes pr. påbegyndt ½ time og herefter pr. ¼ time. De fleste videotolkninger varer samlet mere end 15 minutter og en pris pr. ½ time vil kun omfatte bureauets grundomkostninger én gang i stedet for 2 x ¼ time. 3.6 Aflysning / forsinkelse. Tolkens / leverandørens aflysning : der pålægges bod på 1500 kr. hvordan har man fundet frem til dette beløb? mener udbyder, at det står i relation til tolkeprisen? Forslag : der udsteds kreditnota på tolkeopgaven. Forsinkelse: Er tolken forsinket, kan rekvirent gøre brug af tolkebistand til 50% af prisen, gælder dette også hvis tolken bliver forsinket pga. eks trafik at der ikke er ledige p. pladser ved mødeadressen mm. og at rekvirent bliver gjort opmærksom på dette? Forslag: vælger rekvirent at bruge tolken honoreres 100%, hvis ikke udstedes kreditnota til rekvirent. 18A Evalueringsskema Er det rekvirent af tolk der skal udfylde evalueringsskema? Hvilke forudsætninger har rekvirenten for at vurdere tolkens arbejde? vi får ofte tilbagemeldinger fra tolke, hvor bruger af tolk ikke er professionel. Forslag: Tilbudsgiver tilbyder kurser for tolkebrugere, ligesom vi afholder kurser for tolke. 4 Tilbudsgiver skal give tilbud på et afbestillingsgebyr, jf. punkt 3.6 og bilag 1, tilbudsliste. Det kan accepteres, at prisen på videotolkning afregnes pr. hver halve time og efterfølgende hvert kvarter. Se svar på spørgsmål 7. Det er tolkens opgave at komme til tiden. Begrundelse for forsinkelse er ordregiver uvedkommende. Det er rekvirenten som udfylder skemaet. Oplever leverandøren, at sagsbehandleren ikke har været saglig, rettes henvendelse til den aftaleansvarlige i kommunen. Dertil gøres opmærksom på, at enhver negativ besvarelse skal begrundes af sagsbehandler. Kommunerne vil gerne tage imod et tilbud om kursusvirksomhed/uddannelse i at anvende tolke, men har

5 desværre ikke mulighed for at sende alle medarbejdere på kursus Pkt. 3.1 Evaluering/spørgeskema. Det er et stort setup med skemaevaluering af alle tolkninger med mails både frem og tilbage samt pointregistrering. Det vil måske være mere relevant at vende hele evalueringen 180 grader og lave et system til systematisk opsamling/behandling af eventuelle utilfredsstillende tolkninger, hvor der ikke kun fokuseres på et point-tal, men differentieret kigges på, hvad der ikke var tilfredsstillende, så kritikken kan bruges fremadrettet. Er der mulighed for at opdele udbuddet i geografiske delområder, således at tilbudsgiver har mulighed for at byde på nogle/enkelte kommuner? De fleste spørgeskemaprogrammer kan løse denne opgave uden større problemer. Hvis der er tale om en negativ evaluering (score på mindre end 3) vil evalueringen altid skulle begrundes. Vi finder ikke belæg for at opdele udbuddet i geografiske delområder. Tilbudsgivere opfordres til at indgå konsortium med andre leverandører for at kunne løse den samlede opgave. 5