Rapport for tilsynsbesøg på botilbudet Skovsbovej den 9. oktober 2007

Transkript

1 Område: Det Sociale Område Udarbejdet af Jette Pedersen Afdeling: Handicap og Socialpsykiatri Dato: 30. november 2007 Journal nr.: 07/4890 Rapport for tilsynsbesøg på botilbudet Skovsbovej den 9. oktober 2007 Tilsynet er foretaget af konsulenterne Bettina Sørensen og Jette V. Pedersen Region Syddanmark. Tilsynet er anmeldt og aftalt. Sammenfatning Det er tilsynets vurdering, at Skovsbovej er et veldrevet og velfungerende botilbud med høj grad af faglighed. Det vurderes at der er en engageret og ansvarsbevidst medarbejdergruppe, og at der både i ledelsen og i medarbejdergruppen er fokus på en fortsat udvikling af de eksisterende kvalifikationer. Der er tilsynets vurdering, at der er god overensstemmelse mellem Skovsbovejs overordnede idégrundlag og målsætning og indholdet i tilbudet og beboernes/brugernes oplevelse. I tilsynet er der fremkommet forskellige fokusområder som ledelsen på Skovsbovej allerede er i gang med at arbejde med: Implementering af Bostedsystem Udvikling/styrkelse af samarbejdet i den samlede ledergruppe. At komme på plads igen efter en vanskelig periode p.gr.a. ressourceknaphed og dønninger efter en svær personalesag. Genetablering af regelmæssige MUS - samtaler Gennemførelse APV med fokus på psykisk arbejdsmiljø I forhold til handleplaner så arbejder man på Skovsbovej med BOSTEDSSYSTEMET og der forefindes handleplaner for alle beboere og brugere i tilbudet. Tilsynet vurdere, at der er en ansvarlig og professionel tilgang til at håndtere medicin. Der er udarbejdet en instruks i medicinhåndtering som bliver flugt. Tilsynet vurdere, at personalet har en god og relevant viden om reglerne for magtanvendelse. Tilsynet har i forbindelse med besøget på Skovsbovej ikke fundet anledning til at pege på anbefalinger, men vil som det fremgår af ovenstående understøtte de fokusområder ledelsen har og de tiltag som ledelsen har iværksat. Rapporten har været sendt i høring på Skovsbovej og det har ikke givet anledning til nogen kommentarer bortset fra få faktuelle rettelser. 1

2 Generelt om Skovsbovej Skovsbovej er et socialpsykiatrisk botilbud i henhold til Servicelovens 108. Driftsherre er Region Syddanmark. Værdigrundlaget for Botilbudet Skovsbovej er baseret på 6 grundlæggende ideer: Fælles mål - skal sikre at der på tværs i organisationen altid arbejdes hen imod de samme fastlagte mål Åbenhed alle i og omkring botilbudet mødes med åbenhed og tillid. Information til beboere, pårørende, og ansatte prioriteres højt. Dialog som fundament for planlægning, meningsdannelse, problemløsning og udvikling. Respekt for hinandens viden, synspunkter, erfaringer, fælles mål og aftaler Risikovillighed som et vigtigt element i en fortløbende udviklingsproces og dermed opnå øgede kompetencer. En selvkritisk og reflekterende holdning bevidst og åben refleksion med henblik på løbende vurdering og udvikling af faglig praksis. På Skovsbovej søges at skabe rammer for et godt liv for beboerne, hvor den enkeltes muligheder og rettigheder sikres. Beboerne mødes med et kærligt og rummeligt miljø, hvor den enkelte støttes og hjælpes på egne præmisser og i respekt for og hensyntagen til omgivelserne (Kilde: Idégrundlag for Botilbudet Skovsbovej) Målgruppen: Voksne sindslidende med betydelig eller varigt nedsat funktionsevne, som har behov for specialiseret indsats og særlig støtte hele døgnet for at få hverdagen til at fungere. Hus E er målrettet beboere med udadreagerende adfærd. Skovsbovej er normeret til 38 beboere, herudover er der indgået kontrakt med Svendborg Kommune om serviceydelser til en borger i eget hjem Der har i løbet af 2007 ikke været udflytninger. Flowet i beboergruppen har igennem de seneste år været begrænset. Der er aktuelt en lille gruppe af ældre beboere som har boet på Skovsbovej i mange år og hvor det vurderes at de ikke kan flyttes til kommunale plejehjem p.gr.a. deres fortsatte behov for et socialpsykiatrisk botilbud. Dog er der løbende drøftelser i forhold til disse beboere, idet de, udover den psykiatriske indsats også har behov for en høj grad af fysisk pleje, hvilket i praksis er besværliggjort af botilbudets fysiske rammer (ikke handicapegnet). Aktuelt er 4 på venteliste til botilbudet 2

3 Boligforhold/fysiske rammer Botilbudet består af 38 moderne lejligheder, fordelt på 5 huse. Husene A, B, C og D er i 2 plan og alle huse har fælles køkken-alrum. Hver lejlighed er på 40,7m2 har egen altan/ terasse og indeholder køkkenniche, stue, soveværelse og badeværelse. Hus E, indeholder 6 lejligheder i et plan med fælles opholdsstue og køkken/alrum. Administrationsbygningen indeholder, udover kontor for forstander, souschef, sekretær og mødelokale, også stort aktivitetsrum /festsal med adgang til computere. Motionsrum forefindes i kælderen. Derudover 3 vaskerier til fælles afbenyttelse. Byggeriet, som er opført i 2003, er beliggende ved skov i smukke omgivelser i udkanten af Svendborg, tæt på indkøbsmuligheder, bybus og tog. Beboerne giver ved tilsynsbesøget udtryk for at være glade for de fysiske rammer. Beskriver bl.a. at det er dejlige lejligheder i passende størrelse og at det er godt at have separat soveværelse. De fysiske rammer for personalet De fysiske rammer på Skovsbovej er gode, dog bemærkes fra ledelsen, at der savnes faciliteter i form af personalekontorer, eksempelvis deler en afdelingsleder kontor med den øvrige medarbejdergruppe og har således ikke mulighed for at gennemføre individuelle samtaler mv. i sit kontor, men må i de situationer finde alternativer i form af ledige birum/kontorer andre steder i botilbudet. Personale Skovsbovej har en normering på 53,25,fordelt på ca.55 medarbejdere. Personalegruppen er tværfaglig sammensat og består af sygeplejersker, social - og sundhedsassistenter, plejere, pædagoger ergoterapeuter, køkkenassistenter, kontorassistent, husassistenter og pedel. Medarbejderne giver udtryk for, at tværfagligheden i personalesammensætningen er positiv. Der er tradition for at anvende den enkelte faggruppes viden internt i huset og der er en høj grad af bevidsthed om forskelligheder uden fagkampe. I de enkelte huse varetages den daglige madlavning af en køkkenassistent og der er muligheder for de beboere, som har lyst, til at deltage. Skovsbovej har tilknyttet en psykiatrisk lægekonsulent. Ledergruppen består af en forstander, en souschef og 2 afdelingsledere. Afdelingslederne har hver en stedfortræder. 3

4 Skovsbovej er uddannelsessted for sygeplejerskestuderende, speciale studerende psykiatriske sygeplejersker og social- og sundhedsassistent elever. Ved stillingsopslag er der stor interesse og et stort antal ansøgere. Flere søger job på Skovsbovej efter at have været i praktik der og søger så tilbage efter endt uddannelse. Flow i personalegruppen er minimalt indenfor den socialfaglige gruppe mens medarbejdere i køkken - og rengøringsgruppen er udskiftet gennem de seneste år. Forklaringen på dette skal formentlig findes i at der i forbindelse med flytningen af botilbudet fra Kværndrup i 2003 skabtes en helt ny struktur og arbejdsgang især for disse medarbejdere, f.eks. afskaffelse af centralkøkken, og især, at den nye organisering, hvor man vægter, at der er tilknyttet en køkkenassistent og en rengøringsassistent til hvert hus, betyder, at disse er ansat på forholdsmæssigt lavt timetal. Ledergruppen har meget fokus på, at opdeling af medarbejderne i individuelle huse giver udfordring i forhold til bemanding. Det er således mere sårbart når medarbejdergruppen er fordelt i 5 huse i stedet for 3 afdelinger som på det gamle Grønnebakken. For at imødegå problemer ved at medarbejdere kun er få i det enkelte hus er der nu indført overlap til faglig refleksion. Botilbudet har i løbet af 2007 været påvirket af flere faktorer som såvel medarbejdere som ledelsen påpeger, har givet store udfordringer til samarbejdet og påvirket arbejdsmiljøet. Omstillingen fra Fyns Amt til Region Syddanmark har betydet en lang periode, hvor det ikke har været muligt at få overblik over tilbudets økonomi, der har således været tilbageholdenhed fra ledelsesside med besættelse af vakante stillinger samt vikardækning. På Skovsbovej er der blevet ansøgt om ekstraressourcer til at tage vare på de beboere der har nogle helt specielle behov disse ansøgninger er blevet imødekommet hvilket har betydet mulighed for ansættelse af ekstra personale. En svær personalesag har siden februar fyldt meget for såvel ledelse som medarbejdere. Samarbejde mellem ledelse og medarbejdere vurderes som især godt til nærmeste ledere, mens der udtrykkes ønske om en højere grad af tydelighed i holdninger fra den øverste ledelse. Fra medarbejderne gives udtryk for at det mærkes, at ledelsen tager hånd om disse forhold og at processen er på rette vej. Der er etableret løbende opfølgning og supervision for den samlede ledergruppe med henblik på at imødekomme ovenstående Alle medarbejdere deltager i faste supervisionsforløb med ekstern supervisor. Derudover kan supervisor tilkaldes ad hoc. Medarbejderne beskriver det kollegiale samarbejde som fremragende, præget af omsorg og interesse for hinanden. Der er etableret MED- udvalg på Skovsbovej og der bliver altid sendt dagsordenen og referater ud fra møderne så alle medarbejdere kan følge med i hvad der drøftes. 4

5 MUS- samtaler har, bl.a. på grund af sygdom i ledergruppen, ikke kunne gennemføres som oprindelig planlagt. Dette påpeges af såvel medarbejdere som ledelse og der arbejdes aktuelt i MED udvalget på udformning af nye skemaer og således på at få reetableret regelmæssige MUS- samtaler for alle. Sygefravær er aktuelt 3 %, under 14 dage og 2 % langtidssyge. Der er udarbejdet en sygefraværspolitik. APV foretages løbende der bliver fulgt op og rettet til i forhold til problemområder. En arbejdsgruppe er i færd med at udforme nye skemaer til APV med fokus på det psykiske arbejdsmiljø, hvilket ledelse og medarbejdere er enige om skal være indsatsområde fremadrettet. Handleplaner Der foreligger handleplaner for alle beboere. For de beboere der ikke har ønsket en handleplan er der udarbejdet en faglig plan. Skovsbovej har videreført arbejdet med handleplaner i BOSTEDSSYSTEMET. Handleplansarbejdet blev igangsat i 1999 og er siden videreudviklet på baggrund af personaleudviklingsprojekter, hvor man har sat fokus på at udvikle konceptet for at sikre øget beboerinddragelse, større faglighed og forbedret dokumentation. Alle beboere er ud fra deres individuelle forudsætninger aktive i udarbejdelsen af planen. Brugerne skriver ikke selv handleplanen. Der er i medarbejdergruppen og beboergruppen enighed om vigtighed af at beboerne er inddraget i handleplansarbejdet da det er deres liv det drejer sig om og handleplanen er deres redskab til at nå de mål de gerne vil. Som medarbejder skal man altid kunne læse om hvad der bliver arbejdet med for den enkelte beboer hvilket opleves som en tryghed både for medarbejderne og for beboerne. Beboerne kan derved altid få den hjælp de har behov for også selvom deres kontaktperson ikke er til stede. Der er et godt samarbejde med de kommunale sagsbehandlere og disse deltagere i langt de fleste statusmøder på Skovsbovej. I forbindelse med tilsynsbesøget er 2 handleplaner gennemgået. Det fremgår tydeligt at handleplanerne er udarbejdet med beboerne. Mål og delmål i handleplanerne virker realistiske og operationelle, set i forhold til den konkrete beboer og de tilstedeværende ressourcer. Udviklingsperspektivet for beboerne tager afsæt i de nære ting, primær i forhold til almindelige dagligdags problemstillinger. Der er i forhold til implementering af det nye system en holdning i personalegruppen om at handleplansarbejdet er et stort arbejde men et godt og konstruktivt arbejde sammen med beboerne. Pårørende- og brugerinddragelse 5

6 På Skovsbovej er udarbejdet pårørendepolitik i samarbejde med pårørenderepræsentanter og beboerrådet. Informationsmappe udleveres til nye beboere og pårørende, derudover udsendes informationsbrev 4 gange årligt. De pårørende inddrages i det omfang beboeren ønsker det. En stor del af beboerne har et meget spinkelt netværk og det bliver der arbejdet med at forbedre såfremt beboerne ønsker det. Der afholdes pårørendearrangement to gange årligt. Der arrangeres diskotek to gange årligt og dette afholdes med stor deltagelse af beboere/brugere fra andre bo og aktivitetstilbud. Der afholdes beboer/brugermøde hver uge i de enkelte huse. På disse møder drøftes forskellige emner som dels beboerne og dels personalet tager op. Beboerne giver overfor tilsynet udtryk for, at personalet er positiv i forhold til forslag om aktiviteter.. Beboerrådsrepræsentanter deltager i ansættelsessamtaler ved faste stillinger, og der er på Skovsbovej etableret et beboerråd, som mødes med ledelsen hver anden måned. Beboerne giver udtryk for at de er meget glade for denne indflydelse. Magtanvendelser På Skovsbovej har der i 2007 og indtil tilsynsbesøget været 3 indberetninger om magtanvendelse. Derudover er der, i forhold til to beboere, installeret alarmsystem i form af en døralarm. Forebyggelse af magtanvendelse indgår som grundelement i det daglige arbejde og der arbejdes målrettet med konfliktløsning for at undgå at komme ud i situationer, hvor magtanvendelse bliver aktuel. Der er etableret undervisningsforløb i konflikthåndtering for medarbejderne med ekstern underviser, hvilket de beskriver som et godt redskab i det daglige arbejde. Personalet er bekendt med reglerne om magtanvendelse og er vidende om indberetningspligten ved magtanvendelse. Der er på Skovsbovej udarbejdet et udførligt sæt retningslinier for, hvordan magtanvendelser håndteres og disse retningslinier er tilgængelige og kendte for alle medarbejdere i botilbudet, og indgår i introduktionsmaterialet til nye medarbejdere. Beboerne er bekendt med klagemulighed, både i forhold til magtanvendelser og klager generelt Der er udarbejdet skriftlig vejledning til beboere og pårørende der hænger tilgængeligt i botilbudet. Nyt personale introduceres i reglerne og procedurerne for magtanvendelser og indberetningspligten. På personalemøder og i medudvalget er magtanvendelser og håndtering af evt. konflikter i øvrigt et fast punkt på dagsordnen. Medicinhåndtering 6

7 Der forefindes en grundig og omfattende medicininstruks. Medarbejderne oplever regler og retningslinier på området som klare og tydelige. Alle medarbejdere (undtagen sygeplejersker) gennemgår et medicinkursus og underskriver gennemførelse af kurset, inden de varetager opgaver i forhold til medicinadministration. Der foregår løbende opfølgning af medicinundervisningen, i dialog mellem personalegruppen og afdelingslederne. Ad hoc drøftes håndtering af nye præparater med stedets lægekonsulent. Det overvejes aktuelt, hvorledes medicinområdet kan implementeres i BOSTEDSSYSTEMET. Beboerne bistås, efter individuelle aftaler, med medicinadministration. De socialpsykiatriske metoder På Skovsbovej arbejder man bevidst ud fra et miljøterapeutisk perspektiv, dvs. de bevidst gør brug af det omgivende miljø til at træne og vedligeholde praktiske, sociale og psykologiske færdigheder. Der er fokus på ressourceorienteret tilgang i stedet for problemorienteret. På Skovsbovej har man fokus på de kognitive metoder i form af social færdighedstræning og psykoedukation. I ledergruppen arbejder man på at implementere en anerkendende systemisk tilgang som endnu en metode. Den enkelte beboer har et udredningsark, som skal være med til at synliggøre ressourcer og problemområder. Dette danner grundlag for det videre samarbejde med beboeren, herunder udarbejdelse af tilhørende fagligplan og handleplan for de enkelte områder. Valget af metoderne tager udgangspunkt i den enkelte beboer/bruger individuelle behov. Udgangspunktet er den enkeltes hverdag som er baseret på socialt samvær og fælles gøremål. 7